探討事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理

鄧靜儀

摘要：事業(yè)單位文書檔案管理作為事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，在事業(yè)單位發(fā)展過程發(fā)揮著重要的作用。隨著科技的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，事業(yè)單位文書管理工作也進(jìn)行了改革，但是仍然存在一些問題有待解決。本文將對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行簡要分析，進(jìn)而對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理的重要作用以及加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理措施加以闡述，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案；規(guī)范化管理；現(xiàn)狀；措施

隨著我國事業(yè)單位改革步伐不斷的加快，事業(yè)單位對(duì)文書管理工作也提出了更高的要求，文書檔案不僅詳細(xì)的記載著事業(yè)單位的發(fā)展歷程，而且也為事業(yè)單位的決策提供重要的參考作用。若想充分發(fā)揮出文書檔案對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，必須要加強(qiáng)文書檔案規(guī)范化管理力度，運(yùn)用科學(xué)的技術(shù)手段提高文書檔案管理工作效率。

一、事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理未給予足夠的重視

事業(yè)單位未能充分的意識(shí)到文書檔案管理的重要作用，普遍認(rèn)為文書檔案管理僅僅是對(duì)一些文件進(jìn)行存檔，而與事業(yè)單位的發(fā)展沒有直接的關(guān)系。因此，一些事業(yè)單位雖然也實(shí)施文書檔案管理，然而，在其管理過程中只是簡單的對(duì)文書進(jìn)行分類、收集以及保存，未能充分發(fā)揮出文書檔案的重要作用，在文書檔案管理過程中，所投入的人力與物力資源相對(duì)較為不足，不利于文書檔案的合理化與規(guī)范化管理，從而在一定程度上不能確保文書檔案的完整性。

（二）事業(yè)單位文書檔案未形成規(guī)范性的管理制度

大多數(shù)事業(yè)單位雖然已經(jīng)制定相關(guān)的文書檔案管理規(guī)章制度，文書檔案人員也按照相關(guān)條款進(jìn)行文書檔案管理與分類。但是，從目前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來看，其文書檔案管理制度相對(duì)還是不夠完善。舉例來說，（1）事業(yè)單位未能制定出較為明確的檔案管理制度，而是將文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類與管理，這樣為文書檔案查找造成一定的麻煩；（2）未能生成文書檔案目錄，不利于檔案查找。

（三）事業(yè)單位文書檔案管理模式較為落后

目前，事業(yè)單位文書檔案管理模式上相對(duì)比較落后，雖然，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各行各業(yè)，但是相對(duì)于事業(yè)單位文書檔案管理還未實(shí)現(xiàn)科學(xué)化與自動(dòng)化。有些事業(yè)單位所用采用自動(dòng)化文書檔案不能與之相適應(yīng)，從根本上無法提高文書檔案管理工作的效率；同時(shí)還有部分事業(yè)單位仍然采用的是人工管理模式，這樣管理較為封閉，不能有效地實(shí)現(xiàn)資源共享，不利于事業(yè)單位的發(fā)展。

二、事業(yè)單位文書檔案管理的重要作用

（一）促進(jìn)事業(yè)單位工作效率的提高

事業(yè)單位文書檔案記載著事業(yè)單位工作人員的工作情況以及事業(yè)單位所舉行的重要活動(dòng)等方面內(nèi)容，通過查閱文書檔案可以了解每一位工作人員的工作狀態(tài)，其可作為事業(yè)單位人員評(píng)優(yōu)以及晉級(jí)的主要憑證，基于此，事業(yè)單位工作人員會(huì)努力完成每一項(xiàng)工作內(nèi)容，在一定程度上極大的提高事業(yè)單位工作人員的效率。

（二）促進(jìn)事業(yè)單位健康穩(wěn)定發(fā)展

隨著市場經(jīng)濟(jì)體系的一體化和多樣化，事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r也倍受關(guān)注，為了能夠更好的了解事業(yè)單位的發(fā)展歷程，找出事業(yè)單位在發(fā)展過程中的存在不足，以此作為經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，才促進(jìn)事業(yè)單位能夠健康發(fā)展，必須要加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理建設(shè)。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理措施

為了能夠充分發(fā)揮出事業(yè)單位檔案管理的重要作用，必須要有針對(duì)性的完善現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，制定規(guī)范性的文書檔案管理模式，從而才能促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展。

（一）增強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理重視度

為了能夠增強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理工作的重視度，提高相關(guān)文書檔案工作人員的規(guī)范化意識(shí)，事業(yè)單位可以采取必要的措施使文書檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)文書檔案對(duì)事業(yè)單位未來發(fā)展的重要作用。比如，事業(yè)單位可組織對(duì)相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高其檔案管理能力，從而有效的落實(shí)事業(yè)單位檔案管理工作，保障文書檔案完整性。

（二）完善事業(yè)單位文書檔案管理制度

在事業(yè)單位文書檔案管理過程中，必須要制定完善的文書檔案管理制度，從事業(yè)單位的實(shí)際情況出發(fā)，找出文書檔案管理中存在的不足并且進(jìn)行及時(shí)改正。同時(shí)也要建立檔案監(jiān)督體制，特別是對(duì)財(cái)政文書檔案管理，必須建立相應(yīng)的監(jiān)督管理部門，有效監(jiān)督才能提高相應(yīng)人員的警惕，避免由于工作人員失誤對(duì)事業(yè)單位造成不良的影響。

（三）加大文書檔案人員配置 提升管理質(zhì)量

建立完善的文書檔案管理工作激勵(lì)機(jī)制，提高文書檔案相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)，對(duì)提高檔案管理工作的質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。然而，在建立文書檔案管理工作激勵(lì)機(jī)制的過程中，必須要形成合理的獎(jiǎng)懲制度，從而使相關(guān)的檔案管理人員能夠充分的明確自身工作職責(zé)所在，增強(qiáng)工作責(zé)任感，確保文書檔案管理工作能夠有序進(jìn)行。

四、結(jié)語

綜上所述，從事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀上看，由于在觀念上未能給予檔案管理工作足夠的重視，致使文書檔案管理在人力上以及制度上缺乏一定的先進(jìn)性，不能有效的發(fā)揮文書檔案借鑒作用。因此，事業(yè)單位必須要采取積極的措施，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，提高文書檔案規(guī)范化管理，從而達(dá)到文書檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的實(shí)際效果。

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