淺析做好文秘工作對施工企業(yè)的作用及影響

閆芬

摘要：在施工企業(yè)中，文秘工作主要是負責企業(yè)內部上下級之間、企業(yè)與外部各機構單位之間的溝通與協(xié)調，是領導必不可少的參謀助手。在經濟飛速發(fā)展的時代，各個施工企業(yè)也越來越重視企業(yè)當中的文秘工作，對文秘工作的水平和能力要求也在逐漸提高。因此，在這種背景下，文秘人員必須要切實做好工作才能更好的服務于企業(yè)的發(fā)展。本文中將對文秘工作的重要性以及文秘如何更好的服務于企業(yè)提出幾點意見。

關鍵詞：文秘工作；施工企業(yè)；重要性

不論在何種企業(yè)中，文秘工作都是不可缺少的一個工作部門。如果將企業(yè)比作一部高效運轉的機器，那么文秘工作就是這部機器中連接各個部件的螺絲釘，看似不起眼，但是缺少它是萬萬不可的。只有真正重視文秘工作并且發(fā)揮其最大作用，才能使企業(yè)更好的運轉。

一、施工企業(yè)中文秘工作的重要作用

（一）施工企業(yè)中文秘工作的屬性

一是服務性。這也是文秘工作的最基本職能，就是為企業(yè)中的各級領導、各個部門、每位員工提供各類型的服務工作，比如文件的上傳下達、公務用章的管理等等，該項職能的重要性不言而喻。

二是政治性。一般來說，文秘工作主要的服務對象還是企業(yè)中領導層級的人員，需要幫助領導在整個工作中時刻牢記國家大政方針，落實國家相關政策。

三是從屬性。由于文秘工作不僅要為領導服務，同時也是為項目部提供服務工作。一方面要聽從領導指揮，按照領導的指示安排完成各項工作任務，另一方面，文秘部門也要將領導的工作意圖及時向項目部傳達，同時也要將項目部的工作進度以及工作中的問題及時向領導反饋，在雙方之間起到橋梁的作用，也為項目部提供會議接待、文書審批等常規(guī)性工作。因此，文秘工作不能獨立存在，需要從屬于領導和項目部門而存在。

四是綜合性。與企業(yè)中其他主管部門不同，文秘工作的內容很廣，涉及到企業(yè)的各個方面，例如上傳下達文件、文書整理歸檔、會議服務、文件傳輸打印、人員接待等等，同時還要根據領導的指示安排，要定期或不定期的收集整理各個主管部門的業(yè)務數據，進行匯報或通報。

（二）施工企業(yè)中文秘工作的重要作用

因為施工企業(yè)的職能部門比較多，每個職能部門的專業(yè)性又相對較高，因此在其中起著溝通協(xié)調作用的文秘工作就起著很大的作用。它的重要作用主要是：

一是領導的參謀助手作用。文秘工作是叢書領導工作中的，也就注定其是領導了解各部門工作開展情況的重要通道，也為領導的重要決策提供數據依據。

二是溝通協(xié)調作用。因為施工企業(yè)的職能部門比較多，文秘工作作為企業(yè)這部大機器中的“螺絲釘”，就是要將各個部門之間有效的連接起來，保證各個部門之間的溝通與協(xié)調，及時將上級領導工作意見進行傳達，有效的反饋領導決策的實施情況。

三是代表企業(yè)形象作用。施工企業(yè)大部分都是專業(yè)技術人員，施工作業(yè)場地多，因此文秘工作部門就要承擔起對外的溝通的職能。正是基于此項職能，文秘人員在工作中會接觸到各種社會人員，也是對外展示自己企業(yè)的形象，他們的工作中的一舉一動都代表著企業(yè)的形象。

四是化解企業(yè)內部矛盾的作用。由于文秘工作又帶有很強的政治性，它的工作范圍又會涉及到施工企業(yè)中的每一個人，因此它就需要做好員工的思想工作，加強同員工的相互溝通，及時了解他們的工作需求，及時發(fā)現苗頭性問題并解決，化解企業(yè)的內部矛盾，這才能使企業(yè)進行良好的運轉，保證企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展。

二、做好文秘工作應具備的幾種意識

一是學習意識。由于文秘工作具有很強的綜合性，因此文秘人員必須要有時刻學習的觀念，不斷更新自己的知識能力，拓寬知識面和綜合能力，同時，作為施工企業(yè)的文秘人員也要精通相關法律法規(guī)、業(yè)務知識，為企業(yè)提供最基本的法律服務，使自己能夠轉變成為綜合性、專業(yè)性的綜合性文秘人員。

二是效率意識。對于施工企業(yè)來說，工程的進度就是企業(yè)的生命，因此工作效率直接影響到企業(yè)的效益，按時完成工程項目也是企業(yè)誠信經營的一種體現。所以，文秘人員必須時刻保持工作效率優(yōu)先的意識，在處理工作中保持雷厲風行，當然也要兼顧工作質量，是企業(yè)更好的發(fā)展。

三是全局意識。因為文秘工作有很多的對外業(yè)務，在對外工作中又代表著企業(yè)的形象，但是文秘工作從本質上來說仍是施工企業(yè)工作中的一部分，因此文秘人員應當具有全局意識，工作角度要時刻從企業(yè)的全局利益出發(fā)，沉著應對。

四是應變意識?，F在經濟環(huán)境是不斷變化的，隨時可能出現新的問題和情況，因此文秘人員要時刻注重大環(huán)境的發(fā)展和變化，及時發(fā)現新形勢、新情況，發(fā)生新的問題時要冷靜應對、全局思考、沉著從容的解決。

三、文秘人員必須具備的能力

一是要具有較高的文字水平。文秘人員工作中一項很重要的工作任務就是大量的文件起草等文字處理工作。文字處理能力是一種綜合能力的體現，要想做到內外兼顧并不容易。所以，作為文秘人員必須要有扎實的文字功底，不僅要將領導意圖寫進材料中，同時也要體現國家的方針政策，不斷加強寫作實踐，熟練掌握各種類型文正的寫作，注意文風改革，培養(yǎng)和洗煉文字表達能力。

二是廣泛的社交能力。文秘所從事的不僅僅是文書起草的工作，還要負責對外接待、各部門之間溝通協(xié)調的工作，因此文秘人員必須具備廣泛的社交能力。

三是領悟與理解能力。文秘人員的工作大部分都是有領導直接指導的，這就要求文秘人員要能夠準確的領悟領導的意圖，對于直接表達出的意圖一般都能夠很好的掌握，但是對于領導暗示性行的指示與精神就需要文秘人員具有很好的悟性與理解能力，準確的領悟領導的想法后，才能夠準確、高效的處理事情。

四、結束語

在施工企業(yè)中，文秘工作是必不可少的一部分，它是施工企業(yè)內部各部門之間、以及同外部之間驚醒溝通的有效橋梁，充當著領導進行決策的參謀助手，因此文秘人員必須要積極提升自我的綜合能力，更好的適應新時代對文秘工作的要求。

參考文獻：

[1]陳浩.從價值觀取向看文秘人員的角色定位[J].辦公室業(yè)務，2012（4）：36-37.