在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中建立醫(yī)院臨時(shí)采購藥品審批功能的實(shí)踐Δ

劉英俊，吳惠珍，安 靜，張旭東，任炳楠，宋浩靜，支旭然，董占軍（河北省人民醫(yī)院藥學(xué)部，石家莊 050051）

·藥房管理·

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中建立醫(yī)院臨時(shí)采購藥品審批功能的實(shí)踐Δ

劉英俊＊，吳惠珍，安 靜，張旭東，任炳楠，宋浩靜，支旭然，董占軍#（河北省人民醫(yī)院藥學(xué)部，石家莊 050051）

目的：改進(jìn)醫(yī)院臨時(shí)采購藥品審批工作流程，提高工作效率。方法：介紹我院在醫(yī)院辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)中嵌入臨時(shí)采購藥品審批工作的功能模塊的情況，并對其應(yīng)用效果進(jìn)行評價(jià)。結(jié)果：通過確定并實(shí)施我院臨時(shí)采購藥品的行政審批流程、系統(tǒng)功能權(quán)限分配、審批流程設(shè)計(jì)等操作，在OA系統(tǒng)中建立了對臨時(shí)采購藥品進(jìn)行審批的功能。這一功能實(shí)現(xiàn)了審批工作的方便、快捷、及時(shí)和網(wǎng)絡(luò)化、無紙化，以及采購藥品等相關(guān)信息的記錄規(guī)范化，并可隨時(shí)查閱及自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。結(jié)論：將臨時(shí)采購藥品審批功能嵌入進(jìn)醫(yī)院OA系統(tǒng)中，可簡化該項(xiàng)工作的流程，為臨床提供更好的服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院藥事管理工作的發(fā)展。

臨時(shí)采購藥品；OA系統(tǒng)；審批流程；功能模塊

辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)是用網(wǎng)絡(luò)連接軟件構(gòu)建的用于單位內(nèi)部辦公及通信的平臺(tái)系統(tǒng)，該系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)工作流程處理的自動(dòng)化、無紙化和網(wǎng)絡(luò)化。近年來，很多醫(yī)院和科室開始引進(jìn)OA系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院工作的全面信息化[1-3]。臨時(shí)采購藥品是醫(yī)院的一項(xiàng)常規(guī)工作，即臨時(shí)采購不在本院基本用藥目錄內(nèi)的藥品或臨床急需藥品、特殊藥品等。為充分提高我院臨時(shí)采購藥品審批工作的效率及實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，我院將臨時(shí)采購藥品審批工作引入OA系統(tǒng)中。筆者從原臨時(shí)采購藥品審批工作模式分析、臨時(shí)采購藥品審批在OA系統(tǒng)中的建立及應(yīng)用效果評價(jià)三方面來介紹將醫(yī)院臨時(shí)采購藥品審批流程引入OA系統(tǒng)后的作用及影響。

1 原臨時(shí)采購藥品審批工作模式分析

我院原臨時(shí)采購藥品采購流程是由臨床科室主任填寫紙質(zhì)臨時(shí)采購藥品申購單后報(bào)送采購員，采購員根據(jù)現(xiàn)有庫存等情況判斷是否需要采購，如需要采購則將申購單填寫后交由藥學(xué)部主任、主管院長審批。此工作模式存在以下缺點(diǎn)：（1）紙質(zhì)采購藥品申購單需人工錄入欲采購的藥品信息，因信息內(nèi)容較煩瑣，包括采購科室、申請人、采購藥品名稱及規(guī)格等，導(dǎo)致填寫程序也較為煩瑣，采購員費(fèi)時(shí)費(fèi)力。（2）藥學(xué)部主任、主管院長只能在辦公時(shí)間、辦公區(qū)域內(nèi)對紙質(zhì)申購單進(jìn)行審批，由于審批者會(huì)不時(shí)審查出申購單內(nèi)藥品信息填寫不完整等情況，需多次修改或?qū)徟虼?，審批過程較煩瑣，且不利于對該項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督。如因?qū)徟叱霾罨蚱渌闆r，申購單不能及時(shí)被審批，導(dǎo)致出現(xiàn)采購不及時(shí)或先口頭同意再補(bǔ)簽字這種不規(guī)范的情況。因此，對原工作模式進(jìn)行改進(jìn)勢在必行。原臨時(shí)采購藥品申購單信息見圖1。

2 臨時(shí)采購藥品審批流程在OA系統(tǒng)中的建立

2.1 臨時(shí)采購藥品的行政審批

該項(xiàng)工作所有的審批都應(yīng)通過臨時(shí)采購藥品審批工作流程實(shí)現(xiàn)：首先，由藥學(xué)部相關(guān)人員對常用臨時(shí)采購藥品信息進(jìn)行維護(hù)，以保證后期統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；其次，臨床科室申請人提交申請，先轉(zhuǎn)采購員審批，并提供參考意見信息；再次，由藥學(xué)部主任、主管院長審批后采購，保障臨床供應(yīng)；最后，采購?fù)瓿珊?，采購員填寫采購藥品的價(jià)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息后結(jié)束流程并歸檔。

圖1 原臨時(shí)采購藥品申購單信息圖示Fig 1 The original temporary drug purchase requisition

2.2 系統(tǒng)權(quán)限分配

系統(tǒng)權(quán)限分為瀏覽、新建、下載/打印、編輯、刪除、存檔、統(tǒng)計(jì)、分析、報(bào)表等，全院職工都有自己的OA系統(tǒng)賬號(hào)和密碼，均可提交臨時(shí)采購藥品申請。臨床科室負(fù)責(zé)人、采購員、藥學(xué)部主任、主管院長具有審批和查看統(tǒng)計(jì)結(jié)果的權(quán)限。為避免密碼被盜，主管院長使用的是個(gè)性化簽名（即手寫的電子版）。

2.3 審批流程設(shè)計(jì)

工作流程是單位制度的具體執(zhí)行體現(xiàn)。通過預(yù)先定制設(shè)計(jì)，根據(jù)工作需要可方便地設(shè)計(jì)出自己想要的工作流程。在OA系統(tǒng)中，預(yù)先設(shè)計(jì)好工作流程，相關(guān)人員按制定的步驟執(zhí)行，辦理完畢后流程結(jié)束并歸檔。OA系統(tǒng)中臨時(shí)采購藥品審批流程步驟見圖2。

圖2 OA系統(tǒng)中臨時(shí)采購藥品審批流程步驟Fig 2 Temporary drug purchase process steps in the OAsystem

3 臨時(shí)采購藥品審批功能在OA系統(tǒng)中建立后的效果評價(jià)

3.1 具有統(tǒng)計(jì)分析及監(jiān)控功能

具有監(jiān)控權(quán)限的人員可隨時(shí)調(diào)取臨時(shí)采購藥品的信息，如按申請科室、申請人、采購藥品名稱、采購數(shù)量等信息進(jìn)行分類匯總統(tǒng)計(jì)；也可調(diào)取某段時(shí)間內(nèi)某個(gè)藥品的采購信息，對采購總量、采購科室、申請人、配送公司、患者信息等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，從而為藥事管理委員會(huì)調(diào)整目錄內(nèi)藥品結(jié)構(gòu)提供參考和依據(jù)。OA系統(tǒng)中臨時(shí)采購藥品監(jiān)控界面示例見圖3。

圖3 OA系統(tǒng)中臨時(shí)采購藥品監(jiān)控界面示例Fig 3 Example of temporary drug purchase monitoring interface in the OAsystem

由圖3可見，在OA系統(tǒng)中，臨時(shí)采購藥品文件齊全且可隨時(shí)查閱并統(tǒng)計(jì)，優(yōu)于原先利用Excel表格計(jì)算公式的原始模式。在OA系統(tǒng)中開設(shè)臨時(shí)采購藥品審批流程后，所有文件都可及時(shí)存儲(chǔ)在其中，并可根據(jù)系統(tǒng)授予的不同權(quán)限進(jìn)行調(diào)閱；通過藥品臨時(shí)采購信息管理平臺(tái)，采用數(shù)字化、智能化技術(shù)對公文信息進(jìn)行整合、存儲(chǔ)和加工，醫(yī)院可定期對臨時(shí)采購藥品信息和臨床用藥信息進(jìn)行收集、分析，并根據(jù)信息分析結(jié)果為相關(guān)問題的解決提供建議。臨時(shí)采購藥品審批流程引入OA系統(tǒng)前后相關(guān)指標(biāo)比較見表1。

表1 臨時(shí)采購藥品審批流程引入OA系統(tǒng)前后相關(guān)指標(biāo)比較Tab 1 Comparison of related indexes of temporary drug purchase approval process before and after introduced into OAsystem

3.2 審批方式更加方便快捷

由于采用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，流程參與人員能隨時(shí)接收來自管理層或其他工作人員的信息和手機(jī)短信，極大地方便了工作人員之間的及時(shí)聯(lián)絡(luò)。審批中所附帶的文件、附件、批示意見等信息可相互展現(xiàn)，保證了審批流程中有效信息的完整流轉(zhuǎn)。引入OA系統(tǒng)后，臨時(shí)采購審批實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。只要有移動(dòng)上網(wǎng)設(shè)備，相關(guān)負(fù)責(zé)人可在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)均可及時(shí)處理臨時(shí)采購藥品申購單，極大地縮短了藥品臨時(shí)采購的審批周期。通過OA系統(tǒng)，管理部門可有效協(xié)調(diào)藥學(xué)部與臨床科室間的工作，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作辦公，審批流程信息化流通速度成倍提高，促進(jìn)了患者用藥安全、有效、及時(shí)。

3.3 表單內(nèi)容完善

臨時(shí)采購藥品的申請表單設(shè)計(jì)規(guī)范，藥品出、入庫全過程有據(jù)可查，實(shí)現(xiàn)了對臨時(shí)采購藥品的閉環(huán)管理。

審批者對表單的審計(jì)內(nèi)容主要包括3個(gè)部分：（1）藥品信息及采購理由。審批負(fù)責(zé)人可根據(jù)藥品的性質(zhì)、用途及醫(yī)院是否有類似或可替代藥品等信息決定是否采購。（2）患者信息。藥學(xué)部可對審批采購后患者的用藥進(jìn)行合理性審查，藥品的去向可詳細(xì)到患者及其用藥時(shí)間、用法用量等，確保藥品使用信息可追溯，保證患者的用藥安全、合理。（3）審批意見。審批負(fù)責(zé)人可清楚地查看各審批流程中提出采購申請的科室負(fù)責(zé)人、藥學(xué)部采購員、藥學(xué)部主任、主管院長等的申請?jiān)蚣跋嚓P(guān)意見等，可清晰地知曉相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見及應(yīng)注意的事項(xiàng)。OA系統(tǒng)中臨時(shí)采購藥品申請界面見圖4。

圖4 OA系統(tǒng)中臨時(shí)采購藥品申請界面Fig 4 Temporary drug purchase application interface in OAsystem

3.4 流程規(guī)范

OA系統(tǒng)中臨時(shí)采購藥品采購申請流程清楚明確，記錄填寫規(guī)范，且可進(jìn)行查證管理：臨時(shí)采購藥品審批流程對所有參與者都有明確的流程指向，并可隨時(shí)查看；發(fā)起申請的操作開始后，所有參與者都會(huì)及時(shí)收到相應(yīng)的通知以及時(shí)處理。另外，在該系統(tǒng)中，每一流程運(yùn)行階段都有辦理時(shí)間記錄，不僅規(guī)范了科室管理體系及促進(jìn)相關(guān)人員及時(shí)執(zhí)行流程操作，杜絕了隨意涂改、篡改、漏填或不按時(shí)填寫記錄等不良工作習(xí)慣，還確?？苾?nèi)工作分工與責(zé)任明確，極大地提高了工作效率。辦公流程的規(guī)范，建立了緊密、協(xié)調(diào)、簡單、可靠的管理機(jī)制，也間接促使醫(yī)院員工工作的規(guī)范化。

3.5 節(jié)省資源

臨時(shí)采購藥品審批流程在OA系統(tǒng)的應(yīng)用，不但避免了紙張的不必要使用，還減少了印刷、筆墨、訂書釘、曲形針等其他辦公費(fèi)用，為醫(yī)院節(jié)省了相關(guān)開支。

4 討論

OA系統(tǒng)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的辦公模式，簡化了辦公流程，避免再出現(xiàn)“找人辦、等人辦”的現(xiàn)象，使需要多部門、多級別辦理的事務(wù)都可通過OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，由此提高了醫(yī)院綜合管理水平。

OA系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院管理流程中，實(shí)現(xiàn)了工作流、信息流和知識(shí)流的聯(lián)合管理，規(guī)范了辦公流程。臨時(shí)采購藥品審批流程在OA系統(tǒng)中運(yùn)行后避免了多部門審批的等待時(shí)間，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了相關(guān)負(fù)責(zé)人處理工作的靈活性，使其可優(yōu)先處理更有價(jià)值、更重要的事務(wù)，整體提高了醫(yī)院辦事效率和對信息的可控性，提高了執(zhí)行力。

借助該系統(tǒng)，我院還可對臨時(shí)采購藥品的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對某段時(shí)間內(nèi)采購的藥品按數(shù)量、金額、次數(shù)進(jìn)行排名，對排名靠前的藥品進(jìn)行原因分析；還可調(diào)查我院基本藥品目錄中的藥品常規(guī)采購價(jià)格比臨時(shí)采購的藥品價(jià)格是否更高、我院哪些品種送貨不及時(shí)或供給不足，或因地震、流感等不可抗力的突發(fā)事件而導(dǎo)致的我院和供貨公司藥品庫存不足等信息。根據(jù)不同原因采取相應(yīng)措施，如適當(dāng)調(diào)整藥品價(jià)格、對供貨公司實(shí)行服務(wù)評分制度，或經(jīng)藥事管理委員會(huì)討論后決定某藥品是否納入醫(yī)院基本藥物目錄以長期采購等。另外，通過OA系統(tǒng)，我院對醫(yī)院現(xiàn)有的工作流程進(jìn)行了梳理，提高了辦公效率，降低了辦公成本，為醫(yī)務(wù)工作者提供了一個(gè)科學(xué)、先進(jìn)、開放的信息化辦公平臺(tái)[4]。

在OA系統(tǒng)中不但可引入臨時(shí)采購藥品審批工作，還可用于血站、醫(yī)院護(hù)理站等部門或排班工作[5-10]中，推進(jìn)各項(xiàng)工作的流程改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)管理工作的信息化、科學(xué)化、流程化。

綜上所述，臨時(shí)采購藥品信息化管理是醫(yī)院信息化管理的重要組成部分，將臨時(shí)采購藥品審批工作引入OA系統(tǒng)中，不但可簡化臨時(shí)采購藥品流程，還有利于藥學(xué)部門更好地服務(wù)于臨床，促進(jìn)醫(yī)院藥事管理工作的發(fā)展。

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Application Practice of Establishing Temporary Drug Purchase Approval Function of Hospital in Office Automation System

LIU Yingjun，WU Huizhen，AN Jing，ZHANG Xudong，REN Bingnan，SONG Haojing，ZHI Xuran，DONG Zhanjun（Dept.of Pharmacy，Hebei People’s Hospital，Shijiazhuang 050051，China）

OBJECTIVE：To improve the hospital workflow and efficiency in temporary drug purchase approval process. METHODS：The approval function for temporary drug purchase was introduced into office automation（OA）system in our hospital，and the effects were evaluated.RESULTS：According to ensuring the administrative approval process，system function permission assignment and approval process design in temporary drug purchase in our hospital，functions for approving temporary drug purchase were established in OA system.It achieved convenient，efficient，timely，networking and paperless approval work，as well as standardized record，checking out at any time and automatic statistics for drug purchase.CONCLUSIONS：Introducing temporary drug purchase approval function into hospital OA system can simplify workflow，provide better service for clinic，and promote development of hospital pharmacy management.

Temporary drug purchase；OA system；Approval process；Function module

R95

A

1001-0408（2017）10-1372-04

2016-06-02

2016-12-07）

（編輯：劉 萍）

河北省醫(yī)學(xué)科學(xué)研究課題計(jì)劃（No.20130418）

＊藥師。研究方向：醫(yī)院藥學(xué)信息化。電話：0311-85988640。E-mail：804998458@qq.com

#通信作者：主任藥師，碩士。研究方向：醫(yī)院藥學(xué)。電話：0311-85988604。E-mail：13313213656@126.com

DOI10.6039/j.issn.1001-0408.2017.10.20