Excel技能在輔導(dǎo)員事務(wù)性工作中的應(yīng)用

張靜 徐可心 崔婷玉

【摘 要】高校輔導(dǎo)員應(yīng)將工作重心放在學(xué)生思政工作上，這就需要提高日常事務(wù)性工作效率，表格制作是一項(xiàng)較為繁瑣的工作，excel的靈活操作是一項(xiàng)輔導(dǎo)員必不可少的技能。

【關(guān)鍵詞】excel技能；輔導(dǎo)員；事務(wù)性工作

高校輔導(dǎo)員肩負(fù)著人才培養(yǎng)的重要使命，全國高校思想政治工作會(huì)議的召開和中發(fā)〔2016〕31號文件為高校輔導(dǎo)員的工作明確了方向，大學(xué)輔導(dǎo)員應(yīng)該將工作重心放在提高自身思想政治理論水平上，放在學(xué)生思政教育，幫助學(xué)生樹立正確的價(jià)值觀和就業(yè)觀上，這就需要大學(xué)輔導(dǎo)員提高處理學(xué)生事務(wù)性工作的效率，把更多的精力放在思政教育上，提高Excel技能是提高事務(wù)性工作效率的有效途徑。

一、代碼編寫

學(xué)習(xí)代碼編寫就是學(xué)習(xí)一種思維方式，簡單的代碼編寫工作能夠大大提高日常工作效率，代碼編寫的思路首先是學(xué)習(xí)簡單的代碼編寫方法，其次是編寫“特色化”代碼與個(gè)人事務(wù)性工作高度契合，最后就是簡單應(yīng)用在各項(xiàng)事務(wù)性表格制作工作中。具體的用途一是構(gòu)建小型數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫包括學(xué)生在校的各項(xiàng)基本信息，數(shù)據(jù)庫及時(shí)更新，每次的數(shù)據(jù)提取只需要一個(gè)按鈕即可完成，二是計(jì)算類工作，如獎(jiǎng)學(xué)金的計(jì)算，排名的計(jì)算等，也是點(diǎn)擊按鈕即可完成計(jì)算。具體的操作步驟是開發(fā)工具——查看代碼——代碼編程——形成操作界面，以獎(jiǎng)學(xué)金計(jì)算過程中的一部分編程為例，如圖1所示。

二、常用函數(shù)

函數(shù)的運(yùn)用相比代碼編寫難度較低，也能夠更便捷的運(yùn)用在各項(xiàng)表格操作工作中，部分函數(shù)應(yīng)用頻率較高，如Average函數(shù)，Vlookup函數(shù)，If函數(shù)，Sumproduct函數(shù)等。

Count函數(shù)，Sum函數(shù)，Average函數(shù)等屬于比較簡單的函數(shù)，運(yùn)用頻率也比較高，如圖2所示。Vlookup函數(shù)用于數(shù)據(jù)的查找，是最方便快捷的數(shù)據(jù)查找工具，可以快捷導(dǎo)入學(xué)生的各項(xiàng)信息，如通過相同字段學(xué)號查找到數(shù)據(jù)庫中的班級，出生年月，家庭住址等信息，具體操作如圖3所示。If函數(shù)可用作核驗(yàn)兩列數(shù)據(jù)是否相等，還可用于班級成績排名：首先將表格數(shù)據(jù)按成績降序后，按班級升序，然后班級排名列第一個(gè)單元格輸入數(shù)字1，從第二個(gè)單元格輸入if函數(shù)，雙擊第二個(gè)單元格右下角的加號即可完成操作，如圖4所示。Sumproduct函數(shù)可以用作數(shù)組的相乘，用來計(jì)算加權(quán)平均成績等，如圖5所示。函數(shù)的功能很強(qiáng)大，且簡單便捷，靈活的運(yùn)用各個(gè)函數(shù)能夠極大的提高工作效率。

三、數(shù)據(jù)管理與分析

對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選、分類匯總和利用數(shù)據(jù)透視表都屬于數(shù)據(jù)管理與分析的基本操作范疇，數(shù)據(jù)管理與分析工具中數(shù)據(jù)透視表可以快速匯總大量數(shù)據(jù)，如用于各班級各項(xiàng)證書的統(tǒng)計(jì)，各班級各種教材的預(yù)定量等，還有兩項(xiàng)運(yùn)用較多，但容易被忽視的數(shù)據(jù)分析工具：“條件格式”和“分類匯總”。條件格式可用于檢查學(xué)生重名情況，用于重點(diǎn)標(biāo)注出成績不及格的同學(xué)予以重點(diǎn)關(guān)注，用于評獎(jiǎng)學(xué)金時(shí)篩選不同分?jǐn)?shù)段的同學(xué)；分類匯總不僅可以用于分類匯總各班級或各專業(yè)同學(xué)的各項(xiàng)情況，還可用于分頁打印，操作簡單快捷，如圖6所示。

日常表格制作工作中，代碼，函數(shù)和數(shù)據(jù)管理與分析工具各有優(yōu)勢，代碼學(xué)習(xí)困難，操作簡單；函數(shù)簡單易用；數(shù)據(jù)管理工具可視性強(qiáng)。在日常的表格制作中積極探索各項(xiàng)技巧，能夠達(dá)到事半功倍的效果，做學(xué)生工作也是一樣，提高理論素養(yǎng)，掌握溝通技巧，才有可能做好思政工作，更好地為國家青年人才的培養(yǎng)盡一份力。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 胡建華，樓吉林.Excel VBA實(shí)用教程[M].浙江大學(xué)出版社，2015.