論高校檔案管理工作的創(chuàng)新方略

霍海波

摘 要：高校的檔案管理工作是高校的重要工作之一，但目前大部分高校的檔案管理工作存在諸多問題，如管理人員思想落后、管理體制不健全甚至缺失等等。高校檔案管理工作不僅密切關(guān)系著高校教育科研工作的發(fā)展，更關(guān)乎全校師生的前途與命運(yùn)。因此，在網(wǎng)絡(luò)化高速發(fā)展的今天，如何使高校檔案管理工作能夠適應(yīng)信息化社會發(fā)展趨勢就顯得尤為重要。本文通過分析高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)，提出了高校檔案管理工作面對當(dāng)前嚴(yán)峻形勢的幾點(diǎn)創(chuàng)新思路。

關(guān)鍵詞：高等院校；檔案管理；創(chuàng)新

隨著高等教育越來越普及，高校檔案管理工作也愈加重要，因為高校檔案保存著高校在教育教學(xué)、學(xué)術(shù)研究、行政管理等方面最原始的資料，儲存著全校師生的智慧結(jié)晶，具有不可估量的價值。近年來，隨著社會逐漸進(jìn)入信息化時代，創(chuàng)新高校檔案管理工作變得越來越緊迫。

一、高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，使得信息的傳播方式更加方便快捷，但也為傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

（一）信息傳播的實時化。傳統(tǒng)的紙制檔案管理，受時間與空間的限制較為嚴(yán)重，檔案的管理與利用都是手工的。而在網(wǎng)絡(luò)條件下，信息的傳播更加快速，檔案的收集、分類、存貯和管理都可以“實時”獲得，網(wǎng)絡(luò)時代是一個信息傳輸異常頻繁、迅速的時代，檔案用戶之間、檔案館之間、檔案用戶與檔案館之間的地理距離已消失，要求新時期的檔案管理工作必須與計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行銜接，才能夠為快速、準(zhǔn)確和有效提高檔案信息創(chuàng)造條件。

（二）信息傳播的多元化。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，使得信息的傳播領(lǐng)域更加寬泛，互聯(lián)網(wǎng)在人們溝通方面的優(yōu)勢，使得計算機(jī)在檔案管理中占有了重要的位置，它不僅逐漸取代了紙制檔案，更對檔案信息的收集、整理、保管等基礎(chǔ)工作的手段提出了更高的要求。“紙制+數(shù)字化”的檔案管理，成為高校檔案工作的多元化新格局。

（三）公眾需求的個性化。在網(wǎng)絡(luò)時代，檔案利用者對檔案的要求更高，很多資料檔案利用者都可以通過網(wǎng)絡(luò)的搜索引擎輕松的獲得。對檔案部門的檔案質(zhì)量的要求更高，要求檔案部門必須考慮到使用者的現(xiàn)實需求，進(jìn)行“量身定制”，充分考慮不同用戶對信息的特殊要求，才能夠適應(yīng)新時期的需要[1]。

二、高校檔案管理工作的創(chuàng)新思路

（一）突出檔案管理工作的主動性。1、積極建立檔案管理網(wǎng)站。通過建立檔案管理網(wǎng)站平臺將檔案的“收集、分類、存貯、利用”集成化。為學(xué)校的各部門分配用戶名與密碼，賦予一定的權(quán)限，相關(guān)的檔案資料可以通過網(wǎng)站直接上傳到高校的檔案數(shù)據(jù)庫中，積極組織各單位上傳檔案資料，提高收集工作的效能。2、推進(jìn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。在保證密級的前提下，在網(wǎng)站上公開部分檔案的目錄，使使用者能夠直接下載，使檔案的利用更加方便。要積極利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對傳統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行改造。檔案管理工作要積極與“云計算”相結(jié)合，與“云服務(wù)器”代理商進(jìn)行合作，將高校的檔案上傳到服務(wù)商的“云服務(wù)器”中，來對檔案資料進(jìn)行共享，為用戶提供更加便捷的服務(wù)[2]。

（二）突出檔案管理工作的互動性。1、建立讀者信息反饋機(jī)制。要利用好論壇、QQ群、微博、微信等形式，積極與使用者進(jìn)行溝通。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，要廣泛應(yīng)用推廣聯(lián)機(jī)公共目錄系統(tǒng)服務(wù)，為檔案使用者打造互動的平臺。2、與其它檔案館進(jìn)行聯(lián)動。要進(jìn)一步與其它檔案館進(jìn)行聯(lián)動，實現(xiàn)檔案資源的充分共享。充分利用好校園網(wǎng)、高校校域網(wǎng)、城域網(wǎng)，增強(qiáng)與其它學(xué)校檔案館的協(xié)作、相互整合，形成更大的檔案資源，提高為檔案使用者服務(wù)的實效性。

（三）實現(xiàn)檔案管理工作的精細(xì)化。當(dāng)前的檔案管理要更加精細(xì)化、專業(yè)化，對相關(guān)的資料進(jìn)行細(xì)分，使每個檔案使用者都能夠精確的找到自己所需要的資料。檔案的精細(xì)化管理的內(nèi)涵就是企業(yè)在規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，對其收集、存儲、利用的過程進(jìn)行科學(xué)細(xì)化和合理優(yōu)化的過程，以實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、工作方式標(biāo)準(zhǔn)化、管理制度化、職工職業(yè)化[3]。在實際工作中，高?？梢岳谩霸朴嬎恪钡木_定位功能，建立精確搜索矩陣，滿足檔案使用者的特定需求。要積極開辟“在線服務(wù)”功能，通過細(xì)分化的信息服務(wù)系統(tǒng)，提供高校的日常教學(xué)、行政管理、學(xué)術(shù)研究等模塊的數(shù)據(jù)查詢，契合網(wǎng)絡(luò)時代下信息實時化傳播的需要。

（四）探索檔案管理工作的市場化。在信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)與使用的角度看，高校檔案館的職能不斷發(fā)生著變化，不再是單純的資料收藏機(jī)構(gòu)，而是高校各類信息的聚集中心和交流中心。因此，有必要利用信息化的優(yōu)勢，創(chuàng)造性的探索高校檔案管理的市場化運(yùn)作模式，為高校的檔案館發(fā)展提供更強(qiáng)大的活力?？梢詫鹘y(tǒng)的高校檔案使用過程進(jìn)行商業(yè)化運(yùn)作，針對用戶需求在互聯(lián)網(wǎng)上建立一個集“檢索查詢、特色服務(wù)、在線資料商店”為一體的網(wǎng)站，打造檔案產(chǎn)業(yè)服務(wù)實體。將傳統(tǒng)高校的檔案服務(wù)范圍，擴(kuò)大到整個社會?？梢詾槿鐣臋n案使用者提供“有償”服務(wù)。要把傳統(tǒng)的信息采集、編目、使用、咨詢等業(yè)務(wù)擴(kuò)展到社會活動中來，通過一系列社會活動，增強(qiáng)高校檔案館的影響范圍。例如：高?？梢岳米约旱膶W(xué)科優(yōu)勢，結(jié)合海量的檔案資料，開展經(jīng)濟(jì)、法律、管理待方面的咨詢，廣泛吸納全社會的檔案使用者。

三、結(jié)束語

網(wǎng)絡(luò)時代的到來，使信息傳播更加實時化、多元化，人們對于信息的要求也越來越趨向于個性化，這些都為新時期的高校檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。高校檔案管理工作只有充分發(fā)揮自身主動性，將檔案管理與網(wǎng)絡(luò)相銜接，有效利用網(wǎng)絡(luò)的各項優(yōu)勢，才能使高校檔案管理工作更加精細(xì)化。不僅如此，還可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)各使用人群之間的互動，實現(xiàn)檔案資源的共享。只有不斷滿足網(wǎng)絡(luò)時代對高校檔案管理工作的要求，才能提高檔案管理工作效能，實現(xiàn)資源的最大化利用。

參考文獻(xiàn)：

[1]李群.淺析高校檔案管理工作創(chuàng)新[J].黑龍江史志，2013（13）.

[2]高曉晶.數(shù)字化時代高校檔案管理創(chuàng)新方法探討[J].華章，2013（24）.