信息化條件下會計檔案電子化管理

羅海青

中圖分類號：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）03-000-02

摘 要 近年來，我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)在世界范圍內(nèi)取得了較好的成績，各行各業(yè)獲得了前所未有的發(fā)展空間，各項(xiàng)事業(yè)的改革日益深化。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，信息化技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用。檔案管理正向電子化管理邁進(jìn)。相較而言，電子檔案在環(huán)境方面具有很高的要求，非常容易被破壞，所以在管理方面要求非常嚴(yán)格。本文將簡單分析現(xiàn)階段會計檔案電子化管理的意義，存在的問題，然后提出相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞 信息化 會計檔案 電子化 管理

在計算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展背景下，會計工作正從電算化向信息化轉(zhuǎn)變，對于會計檔案的管理，隨之發(fā)生了巨大的變化，財務(wù)工作者可以依靠高端的信息化方式，能夠建立無紙化財務(wù)信息資源共享，而傳統(tǒng)的手工記賬紙質(zhì)憑證及相應(yīng)的檔案已經(jīng)由數(shù)字檔案和電子憑證替代。在信息化條件下，傳統(tǒng)的檔案管理模式不再適應(yīng)會計信息化需求，因此，必須進(jìn)行會計檔案的電子化管理。

一、信息化條件下電子會計檔案電子化管理的特征

現(xiàn)階段，會計檔案的電子檔通常都是采用磁帶、磁盤、光盤等方式存儲，還有一些工作人員會利用云存儲相關(guān)信息，將電子檔案存放于云端網(wǎng)絡(luò)空間，這對環(huán)境的要求要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出紙質(zhì)檔案，很容易受到破壞?？墒沁@種方式又具有查閱方便、信息量大的特點(diǎn)。

（一）會計檔案電子化管理對環(huán)境具有較高要求

紙質(zhì)會計檔案會占用很大的存儲空間，在對資料的分類和保存方面也很復(fù)雜，管理難度很高。而電子檔案在空間方面要求很少，查閱起來也很簡單，可是存儲在磁盤或光盤等介質(zhì)上的信息，對環(huán)境要求非常高，如果環(huán)境溫度過高或者超市，就極容易損毀光盤或磁盤當(dāng)中的信息。

（二）電子檔案易被破壞

會計電子檔案都是在磁介質(zhì)當(dāng)中存儲的，信息的集中程度比較高。而且和紙質(zhì)檔案最大的區(qū)別為，會計電子檔案如果被篡改，通常不會留有任何痕跡，不容易發(fā)現(xiàn)，造成會計檔案真實(shí)性的降低。磁盤通常都會有相應(yīng)的使用壽命，在信息保存過程相應(yīng)的數(shù)據(jù)同樣面臨被破壞的危險，還要考慮設(shè)備更新，這些都會影響會計檔案中相應(yīng)數(shù)據(jù)的有效性，導(dǎo)致信息失真。另外，還要高度注意防止他人對信息進(jìn)行惡意篡改，如果出現(xiàn)此種情況，損失將是巨大的。

（三）具有領(lǐng)域?qū)挿海瑑?nèi)容豐富的特點(diǎn)

在傳統(tǒng)的會計檔案當(dāng)中，常常含有一些原始單據(jù)，記賬憑證，報表和賬目等，是反應(yīng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的一項(xiàng)重要材料。而會計電子檔案中不僅包含以上諸項(xiàng)，還含有計算機(jī)硬盤和磁介質(zhì)中存儲的一些電子數(shù)據(jù)，所以在內(nèi)容方面非常豐富。

（四）具有較強(qiáng)的高速性和共享性

在信息化條件下，會計檔案的電子化管理當(dāng)中，利用相應(yīng)的計算機(jī)進(jìn)行信息處理，所以在處理及整合數(shù)據(jù)方面，速度會呈幾何倍增加，相應(yīng)的信息還能利用網(wǎng)絡(luò)傳遞，有利于共享某些會計信息，提高信息共享性。所以在信息化條件下，會計檔案的電子化管理能夠提高速度，更大程度地發(fā)揮檔案的價值。

二、現(xiàn)階段會計檔案在電子管理中存在的問題

（一）缺乏完善的管理制度

目前，很多企業(yè)的會計電子檔案都是企業(yè)財務(wù)軟件管理者進(jìn)行管理，可是財務(wù)工作者畢竟是非科班檔案管理者，因此進(jìn)行管理會計電子檔案的時候，常常會存在一些管理不善問題。且在實(shí)際的電子檔案管理工作中缺乏較好的管理制度，相應(yīng)管理者的工作職責(zé)得不到明確，缺乏規(guī)范的管理流程，非常隨意。所以在實(shí)際工作中就會存在檔案歸類錯誤或數(shù)據(jù)對視的問題，也會有無法查找的問題，從而不能有效使用會計電子檔案。

（二）缺乏良好的保存環(huán)境

保存會計的電子檔案的時候，很多部門通常都會利用傳統(tǒng)方式來保存和管理，這樣的環(huán)境常會存在磁場干擾嚴(yán)重或超市問題，還有一些企業(yè)的檔案室并沒有進(jìn)行明確規(guī)定不準(zhǔn)隨意進(jìn)入，造成相應(yīng)的會計檔案被惡意篡改或環(huán)境遭到破壞。

（三）不采用統(tǒng)一的財務(wù)軟件版本

目前，有很多版本的財務(wù)軟件，并未進(jìn)行統(tǒng)一，各款財務(wù)軟件在操作方法及功能方面也都存在差異，這就導(dǎo)致財務(wù)工作者學(xué)習(xí)軟件時的困難。通常而言，財務(wù)工作者不會了解全部財務(wù)原件，對各款軟件熟悉的程度也都不一樣，所以無法避免出現(xiàn)一些失誤性操作。

（四）不能及時備份

會計檔案所記錄的通常是非常重要的財務(wù)數(shù)據(jù)及信息，一些檔案管理者不能深刻認(rèn)識會計檔案管理的重要性，不能嚴(yán)格要求自己，所以就會存在不能及時備份數(shù)據(jù)的問題。如果會計檔案損毀或丟失，那么造成的損失就是永久性，相應(yīng)數(shù)據(jù)根本不能進(jìn)行恢復(fù)。

（五）缺少計算機(jī)維護(hù)工作者

進(jìn)行會計檔案電子化管理的前提是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，可是網(wǎng)絡(luò)自身也有很多危險問題，比如網(wǎng)絡(luò)黑客，網(wǎng)絡(luò)病毒等等，從而嚴(yán)重威脅檔案信息。因此，進(jìn)行會計檔案電子化管理就必須配備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)工作者有效維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，可是目前幾乎沒有單位或者部門配備了專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)專業(yè)人才，一般都是財務(wù)工作者通過短期培訓(xùn)然后負(fù)責(zé)日常的維護(hù)，也有的單位或部門只有在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題后才會聘請專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)，從而無法保證維護(hù)效果，還存在信息泄露的危險，為企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。

三、信息化條件下會計檔案電子化管理對策

（一）管理制度化

在管理會計電子檔案的時候，必須建立健全相應(yīng)的制度。會計檔案中的信息和數(shù)據(jù)都非常重要，所以進(jìn)行管理的時候就要特別注意，避免一點(diǎn)差池，這點(diǎn)只有有效執(zhí)行相應(yīng)制度才能得到保證。具體而言，可以從以下幾個部分著手。第一，制定會計檔案電子管理和傳遞的流程，工作人員整理好相應(yīng)的信息和數(shù)據(jù)之后，應(yīng)根據(jù)具體要求對數(shù)據(jù)進(jìn)行刻盤和備份，然后根據(jù)有關(guān)規(guī)定保存到會計檔案庫當(dāng)中，分類存放好。此外，檔案管理者必須對電子檔案進(jìn)行定期和不定期的維護(hù)及檢查，從而保證會計檔案具有較強(qiáng)的完整性。其次，要制定比較嚴(yán)格的會計檔案管理的規(guī)范，比如查閱相應(yīng)電子檔案的時候必須通過提前申請和審批，管理電子檔案人員也必須遵循有關(guān)規(guī)定，不可進(jìn)行違規(guī)操作。

（二）提高會計檔案保存環(huán)境的安全性

會計檔案要用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行保存。一些企業(yè)或部門會將會計檔案進(jìn)行紙質(zhì)檔案和電子檔案共同保存，電子檔案用于查詢，比較方便，紙質(zhì)檔案在保存方面則有很多優(yōu)勢，可以對電子檔案的有關(guān)信息進(jìn)行校對。保存電子檔案的時候，只少要備份一份，所以要將原盤和磁盤進(jìn)行分開保存。保存會計電子檔案的環(huán)境應(yīng)注意防潮性，防火性，防磁性，保證庫房溫度在規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，避免陽光直射的位置，此外還要保持良好的通風(fēng)。磁盤應(yīng)存放在防磁柜中，避免磁盤感染一些計算機(jī)病毒。

（三）選用軟件時保證版本一致

目前，市場上有很多版本的財務(wù)軟件，且軟件的更新速度也非?？?，所以財務(wù)人員在軟件選擇及使用方面也面臨很多困難。針對這種情況，企業(yè)或部門必須積極強(qiáng)化對財務(wù)人員計算機(jī)軟件業(yè)務(wù)的培訓(xùn)力度，選擇新的財務(wù)軟件或進(jìn)行版本更新后，要對相應(yīng)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，避免由于對軟件不熟悉產(chǎn)生的失誤性操作。

四、結(jié)語

對企業(yè)而言，會計檔案具有非常重要的意義，在信息化條件下，會計檔案必然走向電子化管理道路。所以相應(yīng)的企業(yè)及部門負(fù)責(zé)人必須高度重視對會計檔案的電子化管理，制定相應(yīng)的規(guī)范，從而保證會計信息的安全性及高效性。

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