計劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題探討

崔慧

中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）02-000-01

摘 要 隨著我國人口不斷增多，計劃生育檔案管理的問題也被提出，由于經(jīng)濟(jì)時代的到來，國家信息化水平不斷地的提升，對于檔案管理也要有所創(chuàng)新，與數(shù)字化模式相接軌。本文就計劃生育檔案管理方面的問題進(jìn)行探討，提出有建設(shè)性的創(chuàng)新性建議，提高管理效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞 計劃生育 檔案管理 數(shù)字化管理 創(chuàng)新性 管理問題探討

我國是世界上的人口大國，對于人口的管理一直是重中之重的問題。尤其對于計劃生育檔案管理方面，一直政府非常關(guān)注的問題?，F(xiàn)如今是信息化時代，要把計劃生育檔案管理同數(shù)字化相結(jié)合，采取較為先進(jìn)的管理方法，利用信息時代的優(yōu)勢，在工作中，不斷的更新信息，對舊檔案整理、歸檔、上傳網(wǎng)絡(luò)、加入保密管理等，通過這樣的方式，既方便了工作人員辦公，又節(jié)約了空間，提高效率。

一、數(shù)字化管理檔案的優(yōu)勢

采取數(shù)字化管理計劃生育檔案是目前較為新穎且較為高效率的管理辦法。其優(yōu)勢如下：第一，借助于互聯(lián)網(wǎng)快速的運(yùn)行模式，把計劃生育檔案逐步地更新和整理，縮短了工作時間，提高了辦事效率；第二，把計劃生育檔案上傳至互聯(lián)網(wǎng)，更加方便其他部門提取有用信息，改變過去手工查找的方式，為工作人員提供了較大的方便；第三，每個時期都會有不同的計劃生育類活動，而使計劃生育檔案管理數(shù)字化以后，就可以通過信息查找出所要尋找的人或者事件，便于活動的開展和工作的處理。由此可見，計劃生育檔案管理數(shù)字化是必然趨勢，也是最好的管理方法。

二、計劃生育檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）深入理解創(chuàng)新、全面普及創(chuàng)新

要想真正的把計劃生育檔案管理做到全面數(shù)字化發(fā)展，就必須要認(rèn)識到創(chuàng)新的重要性。在軟件方面，工作人員要總結(jié)出一套較為合適的操作方式和管理模塊，使之得以在軟件操作中實施；在硬件方面，單位要提高電腦硬件設(shè)施，使之可以承載較為龐大的計劃生育檔案信息，確保存儲不受影響。

（二）合理管理檔案、提高工作水平

計劃生育檔案管理一直是一項較為繁冗的工作，也是一項重復(fù)性較高的工作，針對這樣的工作狀態(tài)，要不斷的提高工作人員自身的業(yè)務(wù)水平，對工作人員普及數(shù)字化的優(yōu)勢，把數(shù)字化充分的應(yīng)用到工作中；與此同時，在更新信息時，要不斷的合適檔案錄入是否正確，對特殊標(biāo)記的事項要做好記錄；此外，還要注意及時刪除無用的信息，對已經(jīng)歸檔的檔案做好保密措施，不能隨意的泄露個人檔案信息，做好信息的維護(hù)工作，提高工作效率的同時提升工作水平。

（三）全民標(biāo)準(zhǔn)化管理、推進(jìn)檔案管理落實

隨著時代信息技術(shù)的快速發(fā)展，計劃生育檔案管理工作也要普及數(shù)字化管理模式。單位要引進(jìn)先進(jìn)的操作軟件和設(shè)備，對過去手工錄入和辦公的操作予以取締。要求每一位工作人員能熟練掌握數(shù)字化管理計劃生育檔案的操作方法。在工作中積極發(fā)現(xiàn)問題，提出創(chuàng)新性的策略或者問題，全民重視數(shù)字化管理，查缺補(bǔ)漏，不斷的完善管理系統(tǒng)，逐步推進(jìn)檔案管理與數(shù)字化操作的完美結(jié)合。

三、探討管理問題、提高數(shù)字化效率

（一）處理好保密檔案、做好防范工作

我國有很多計劃生育檔案是不能隨便公開泄露的，針對此項要求，對計劃生育檔案管理實施數(shù)字化是一項挑戰(zhàn)性的工作。工作人員要對保密檔案進(jìn)行加密處理，同時，可以采取防火墻等方法對侵略性病毒予以防范。此外，也可以對檔案設(shè)定二維碼管理模式，借助于二維碼的復(fù)雜結(jié)構(gòu)來提高檔案的秘密性。利用此類方法，可以更好的提高計劃生育檔案管理的安全性，保護(hù)公民的隱私。

（二）網(wǎng)絡(luò)存儲信息與實際檔案有效結(jié)合

數(shù)字化管理提倡把檔案信息存入互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，從而實現(xiàn)信息的集中化管理，以使得檔案可以更加全面和完善的保存。但是，數(shù)字化管理也存在一些問題，有些信息容易丟失或者存儲錯誤之后無法找到原稿進(jìn)行校對更正。針對這樣的問題，工作人員就要做好實際檔案的保存和管理工作，在數(shù)字化信息錄入之后，必須要進(jìn)行認(rèn)真核對，對于有疑難問題的檔案，應(yīng)該保存原稿，以備后用。另一方面，在查找檔案時，要設(shè)定一些快速查找檢索功能，方便查詢?nèi)藛T可以在較短時間內(nèi)尋找到想要的結(jié)果，提高工作效率；在檔案歸檔之后，要定期維護(hù)和更新，確保檔案正確性、辦事效率化、管理數(shù)字化運(yùn)行，通過良好的創(chuàng)新性策略使得實際管理與網(wǎng)絡(luò)管理可以融洽的結(jié)合，促進(jìn)計劃生育檔案管理邁向新的發(fā)展道路。

四、結(jié)語

綜上所述，采取創(chuàng)新型的管理辦法，將計劃生育檔案管理與數(shù)字化相結(jié)合，使得計劃生育檔案管理不再是一個難題。隨著信息不斷的更新，計生管理方式也在不斷的創(chuàng)新和更改，緊跟數(shù)字化發(fā)展的步伐；同時，工作人員利用數(shù)字化管理，去篩選有用的信息，更好的為人民服務(wù)，從而全面的提升我國計劃生育管理水平，提高計生問題的解決能力，進(jìn)而提高工作效率。

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