電子成長檔案在醫(yī)院人力資源管理中的應(yīng)用與創(chuàng)新

張佳佳

(秦皇島市第一醫(yī)院 河北 秦皇島 066000)

電子成長檔案在醫(yī)院人力資源管理中的應(yīng)用與創(chuàng)新

張佳佳

(秦皇島市第一醫(yī)院 河北 秦皇島 066000)

人力資源對于醫(yī)院來說是絕對的核心競爭力，因此人事檔案作為醫(yī)院人力資源管理中的一項(xiàng)不可或缺的資源就顯得尤為重要。但是現(xiàn)在醫(yī)院人事檔案多為紙質(zhì)材料，檢索、利用人事檔案時極不便利，造成工作效率低、準(zhǔn)確率難以保證等不良后果。在新醫(yī)改形勢下，建立電子成長檔案，提高檔案材料的利用率，為醫(yī)院人力資源的管理與創(chuàng)新打下了夯實(shí)的基礎(chǔ)。

電子成長檔案；人事檔案管理；人力資源

在現(xiàn)代殘酷的競爭環(huán)境中，人力資源在現(xiàn)代醫(yī)院的戰(zhàn)略生存資源中的地位不可替代，與此同時它也是關(guān)系到醫(yī)院能否進(jìn)一步發(fā)展的關(guān)鍵因素。人事檔案作為人力資源管理中的最不可或缺的組成部分，將人事檔案通過電子信息錄入形成電子成長檔案，能夠讓醫(yī)院更加便捷地獲取真實(shí)性、可靠性高的材料，以便使用和選拔人才，則變得極為重要。

一、以往醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

(一)醫(yī)院人事檔案管理相對落后

隨著醫(yī)院人事管理制度不斷改革與創(chuàng)新，醫(yī)院在使用與選拔人才時在手續(xù)上則更加簡化、便捷。但是由于現(xiàn)在人事檔案的管理方式比較落后，人事檔案管理的相關(guān)制度既不夠完善、更新也不及時，這就很大地束縛了人才合理流動。醫(yī)院在人事檔案管理上面臨這一現(xiàn)狀，當(dāng)醫(yī)院急需一位高級專業(yè)技術(shù)人員時，卻因?yàn)槠鋯挝蝗耸聶n案管理制度比較刻板，無法及時轉(zhuǎn)遞人事檔案，這就導(dǎo)致醫(yī)院無法對引進(jìn)的這位高級專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行資質(zhì)審核、核定工資等，這對引進(jìn)工作來說則帶來很大困難，極大限制了人才流動。

(二)醫(yī)院人事檔案存放及保管相對落后

醫(yī)院人事檔案作為一種具有極強(qiáng)的專業(yè)性、政治性、機(jī)密性的檔案材料，單獨(dú)存放并且由專人保管是不容置疑的[1]。隨著醫(yī)院的規(guī)模和人員不斷發(fā)展與壯大下，相關(guān)的檔案材料越來越多。面臨的挑戰(zhàn)就是由于檔案管理人員對信息化的認(rèn)識不足，導(dǎo)致信息化管理水平顯得極度缺乏，在檔案管理工作中總是依據(jù)原有的、古板的思維模式，建檔不齊備、不具系統(tǒng)性、工作程序不夠嚴(yán)謹(jǐn)。很多檔案管理人員從未經(jīng)過專業(yè)化培訓(xùn)，臨時兼任就去管理檔案，不懂檔案歸類、入檔原則；不熟悉檔案如何進(jìn)行信息化管理，從而導(dǎo)致工作效率低下，人事檔案存放及保管相對落后。時常發(fā)生檔案材料不全，卻未及時通知補(bǔ)充等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案材料不完整。

(三)醫(yī)院人事檔案管理人員緊缺與素質(zhì)低下

現(xiàn)在醫(yī)院普遍面臨從事人力資源管理人員短缺這一現(xiàn)象，又由于人事工作瑣碎、工作量大，無法安排專人來管理人事檔案。醫(yī)院人事檔案管理人員的緊缺直接造成材料無法及時入檔，人事檔案無法及時更新，醫(yī)院在選用和提拔人才時不能夠獲得最新、最可靠的材料。檔案管理人員素質(zhì)低下主要在如下兩個方面體現(xiàn)：一是思想不夠重視。如果檔案管理人員缺乏責(zé)任心，就很可能使長期積累下來未及時入檔的材料流失；另一方面是文化知識的不足?，F(xiàn)在我們所處的社會信息化程度越來越高，電子檔案正逐步在某些方面替代手寫檔案。這就要求從事檔案管理的人員必須具有相當(dāng)?shù)男畔⒒幚砟芰Α！?未接受過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏必備的職業(yè)素質(zhì)使檔案管理者對于電子檔案的整理排序、信息安全保護(hù)、計算機(jī)病毒防治等缺乏足夠的應(yīng)對能力[2]。”

二、電子成長檔案在人力資源管理中的應(yīng)用與創(chuàng)新

(一)建立電子成長檔案

為更便捷的為醫(yī)院選用和提拔人才提供真實(shí)、可靠的材料，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，醫(yī)院根據(jù)自己的實(shí)際情況為每位在編人員建立電子成長檔案(非在編人員檔案人事代理，無法考究檔案信息，又考慮到人員緊缺、時間緊、任務(wù)重等因素暫未完成非在編人員電子成長檔案的建立)。電子成長檔案主要包括人員基本信息、學(xué)歷信息、工作經(jīng)歷、獲獎情況、科研立項(xiàng)、年度考核、人員調(diào)動、職務(wù)變動等信息。電子成長檔案的建立即方便快速查找人員信息，同時還保證了檔案材料保存的永久，使得人事檔案的管理系統(tǒng)化、科學(xué)化的程度更高?！?引進(jìn)或研制出能夠適合本院檔案管理的信息化管理系統(tǒng)，建立起人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)”[3]，從而更好地為人力資源調(diào)配服務(wù)。

(二)電子成長檔案在人力資源管理中的應(yīng)用與創(chuàng)新

醫(yī)院建立了電子成長檔案后，可以實(shí)現(xiàn)人事信息共享，加強(qiáng)了醫(yī)院各部門之間的聯(lián)系與合作，有效的提高醫(yī)院人事檔案管理的使用價值，使管理工作更好的進(jìn)行。對于不同部門開通不同的共享權(quán)限，實(shí)現(xiàn)資源共享、信息無紙化辦公，極大地提高了人事管理效率。在需要更改或添加新的人事檔案時，能夠節(jié)省人工查詢相應(yīng)檔案的時間，運(yùn)用信息化的方式進(jìn)行檢索，在更加便捷同時，同樣能夠保證人事檔案的真實(shí)性與時效性。

電子成長檔案的建立，在人力資源管理中是一大創(chuàng)新，推翻了原來紙質(zhì)材料傳輸、記載，迅速、高效地檢索出所需人員信息，這在人力資源管理、人才選拔與任命、信息統(tǒng)計、各科室間信息共享、實(shí)現(xiàn)無紙化辦公中都是一重大突破，很大程度上提高了人事管理的工作效率。

檔案人員也要積極學(xué)習(xí)，不斷提高自己的管理水平與技能，滿足醫(yī)院對檔案管理工作的需要，提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量，以便為醫(yī)院人力資源提供更好的服務(wù)[4-5]?？傊?，檔案信息化建設(shè)既是當(dāng)今社會發(fā)展的必然趨勢，也對醫(yī)院發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響。建立電子成長檔案，完善在編人員檔案電子信息，在醫(yī)院合理配置人員、開發(fā)人才資源，促進(jìn)醫(yī)院快速發(fā)展等方面起著重要的作用。

[1]孫鳳娟.小議醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀.中國實(shí)用醫(yī)藥，2010，5(22)：258-259.

[2]石青.醫(yī)院人事檔案管理存在的問題與對策.中國醫(yī)院，2009，(1)：112.

[3]成芳.現(xiàn)階段高校檔案管理工作存在的問題及應(yīng)對措施.開封教育學(xué)院報，2007，(4)：49-50.

[4]李秋霞.試論績效考核在醫(yī)院人力資源管理中的運(yùn)用.企業(yè)改革與管理,2014，(10):58-59.

[5]鄧俞.基于人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的思路探索.蘭臺世界,2014，(3):116.

張佳佳(1989.01-)，女，漢族，秦皇島市第一醫(yī)院人力資源處。