“法制化”“數(shù)字化”
——探析信息時(shí)代檔案管理新“兩化”

左 婭

(機(jī)關(guān)事務(wù)管理局 重慶 409000)

“法制化”“數(shù)字化”
——探析信息時(shí)代檔案管理新“兩化”

左 婭

(機(jī)關(guān)事務(wù)管理局 重慶 409000)

筆者主要著力于探索當(dāng)今信息時(shí)代背景下，檔案管理的新宗旨和新模式，試圖通過查閱大量國內(nèi)外文獻(xiàn)結(jié)合多年工作經(jīng)驗(yàn)，歸納整理出檔案管理的基本內(nèi)涵，并分析新時(shí)代檔案管理的中心議題。以此，在發(fā)揮前人科研功用的同時(shí)結(jié)合現(xiàn)代科學(xué)手段，使檔案管理在現(xiàn)代社會(huì)的轉(zhuǎn)型中獲得最大效益，達(dá)到新時(shí)代新管理的要求。

檔案管理；信息時(shí)代；“法制化”；“數(shù)字化”

一、檔案管理的含義和意義

檔案是檔案學(xué)和檔案管理工作中的最基本部分，百余年來，中外檔案界對(duì)檔案的定義不一。在國內(nèi)，學(xué)者對(duì)檔案定義認(rèn)同較高的是劉淑紅提出的“檔案的本質(zhì)屬性在于，檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、價(jià)值性等特點(diǎn)，其中，歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性。因此，可將檔案的定義簡(jiǎn)要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)”[1]我國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語》將“檔案”定義為：“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄?！盵2]

由此可見，檔案管理是管理工作的重要部分，是保存歷史真實(shí)面貌的可行手段，是提高工作質(zhì)量和效率的必要條件，檔案管理成果一定程度決定了單位資源配置的取向和模式和未來發(fā)展方向。更重要地，檔案管理對(duì)單位自身科學(xué)發(fā)展、精神文明建設(shè)、和人民群眾正當(dāng)權(quán)益的維護(hù)都起著不可替代作用。

二、檔案管理的現(xiàn)狀

信息技術(shù)發(fā)展影響到生活和工作地方方面面，檔案管理工作也不可避免地處于大時(shí)代背景下，一旦錯(cuò)失進(jìn)步的機(jī)會(huì)，便會(huì)如很多研究者警惕的“檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在整個(gè)發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險(xiǎn)?！盵3]目前，如何適應(yīng)時(shí)代趨勢(shì)，更新和創(chuàng)新管理思維，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)化自然升級(jí)成為重要研究課題。

三、“法制化”

筆者注意到，檔案管理走在前端的國家，普遍都有檔案立法：全國統(tǒng)一的檔案立法或聯(lián)邦制國家，各個(gè)州、市各自行使立法權(quán)，建立自己的檔案管理法。1794年6月25日，法國頒布檔案管理法文，使檔案館的性質(zhì)發(fā)生了根本的變化，隨后，作為專門的、具有檔案工作根本大法性質(zhì)的法國檔案管理法文，成為近代檔案管理立法的范例，為他國檔案管理規(guī)則提供了藍(lán)本。

“目前，西方國家的檔案法規(guī)主要對(duì)公共檔案的收集、管理、開放利用作出法律規(guī)定”。例如，1978年，美國明文規(guī)定總統(tǒng)文件屬國家所有，必須全部移交給總統(tǒng)圖書館；瑞士蘇黎世州規(guī)定，文件形成者有義務(wù)向檔案館移交有價(jià)值的檔案并且未經(jīng)國家檔案館同意，文件形成者不準(zhǔn)銷毀任何文件。

結(jié)合歷史和外國經(jīng)驗(yàn)，顯而易見的答案是：無論年代，無論國家，只有依法治“檔”，才有可能做好檔案管理工作。

(一)建章立制是前提。法制建設(shè)的前提是修繕法律法規(guī)，做到有法可依。于檔案管理同理，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理信息化的保證，也是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。首先，把建立健全檔案管理制度作為工作重心，根據(jù)實(shí)際情況出臺(tái)明確的管理大綱，使其基本滿足檔案管理規(guī)范化的需要。其次，各單位以大綱和統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等為母本，按己所需出臺(tái)具體的管理細(xì)則，將檔案管理規(guī)范化落到可行之處。依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建立細(xì)則，進(jìn)一步建立檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源，形成暢通無阻的資源共享和共同管理模式。

(二)形成規(guī)范是核心。規(guī)范化管理確保檔案管理?xiàng)l例有序?qū)嵤?，以形成管理人員的工作規(guī)范。一方面，做好基礎(chǔ)工作。結(jié)合上級(jí)部門和本部要求，明確歸檔范圍、流程，“采用指導(dǎo)制和面質(zhì)制雙保險(xiǎn)機(jī)制”，有針對(duì)性地確保檔案收集全面、完整；另一方面，強(qiáng)化過程監(jiān)督。對(duì)需要?dú)w檔的文件嚴(yán)把進(jìn)庫質(zhì)量，堅(jiān)持剔除不符規(guī)范類文件，收件之后分類分區(qū)保管，以便查找核對(duì)，并保證文件安全，防止泄密情況發(fā)生。

(三)與時(shí)俱進(jìn)是保障。實(shí)現(xiàn)檔案管理法制化，必須堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)。一是法律法規(guī)的完善。緊隨時(shí)代，根據(jù)具體工作要求的更新，法律條文也應(yīng)不斷修繕，從而滿足更廣闊的用途，從宏觀把握住檔案管理的整體規(guī)劃和未來發(fā)展方向。二是檔案管理人員應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與法制教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，也提升自身的法律素質(zhì)。相關(guān)部門為其提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極創(chuàng)造條件，邀請(qǐng)檔案學(xué)權(quán)威人士就地講解新檔案管理知識(shí)，也可安排專職檔案干部進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，接受檔案員的業(yè)務(wù)咨詢，以保證在法制建設(shè)與時(shí)俱進(jìn)時(shí)，相關(guān)人員能繼續(xù)進(jìn)步。

四、“數(shù)字化”

在整個(gè)人類社會(huì)發(fā)展史上，檔案有著歷史憑證、科學(xué)研究的巨大作用。因此，做好檔案管理工作尤為重要。隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已不能適應(yīng)當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)云計(jì)算的發(fā)展，檔案管理數(shù)字化成為新形勢(shì)下檔案管理不可逆的發(fā)展趨勢(shì)，可以確定，檔案管理數(shù)字化建設(shè)是時(shí)代賦予檔案管理新任務(wù)。

檔案管理數(shù)字化是指“通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸后，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。”

(一)檔案信息資源數(shù)字化。把檔案數(shù)字化建設(shè)納入單位信息化建設(shè)體系布局，進(jìn)行整體把控，統(tǒng)籌規(guī)劃：以高標(biāo)準(zhǔn)配置檔案專用設(shè)備和服務(wù)器，研發(fā)檔案處理軟件，比如集圖案掃描處理、儲(chǔ)存等功能于一體的應(yīng)用以及建立涵蓋數(shù)字化建設(shè)運(yùn)行安全的應(yīng)用，為數(shù)字化建設(shè)提供平臺(tái)，推動(dòng)形成年初有計(jì)劃、過程有保證的檔案管理常態(tài)，確保工作穩(wěn)步進(jìn)行。

具體步驟如下：1、對(duì)歸檔的電子文件嚴(yán)格把關(guān)，仔細(xì)檢查，并與紙質(zhì)文件進(jìn)行核對(duì)。為了減少由電子稿失誤檔案，必須與紙質(zhì)版仔細(xì)核對(duì)，經(jīng)過核對(duì)，才能存入檔案庫，如有不合之處，必須再次確認(rèn)。2、做到移交、審核、接收、進(jìn)庫智能一體化管理。數(shù)字化不僅僅是文件的電子化，而是貫穿檔案管理整個(gè)過程的現(xiàn)代化，從管理人收件、審件、存檔都應(yīng)是數(shù)字過程。3、將文件智能分類并編號(hào)存檔。利用電子化篩選、分類排序功能，完成匯總，再將完善的數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入檔案管理軟件，自動(dòng)生成編號(hào)，完成數(shù)字化歸檔，上傳至云網(wǎng)絡(luò)，合理配置檔案信息資源，最終實(shí)現(xiàn)資源共享。

(二)數(shù)字化利用檔案。檔案管理，其根本目的在于檔案利用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)價(jià)值。服務(wù)價(jià)值是檔案管理價(jià)值得以體現(xiàn)的直接手段，學(xué)習(xí)檔案利用方法、拓展檔案利用手段，是檔案管理工作人員價(jià)值的重要體現(xiàn)。除檔案收集、整理、鑒定等工作，在管理好檔案的基礎(chǔ)上，檔案管理工作也要適應(yīng)社會(huì)需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑：第一、學(xué)習(xí)、利用數(shù)字化，著重做好檔案的編目、檢索、查找等工作，隨時(shí)可以為利用者提供所需的檔案。既然檔案最基礎(chǔ)也最關(guān)鍵的作用在于利用檔案，那么檔案管理人的首要工作便是在需要時(shí)，以最快的速度找到相關(guān)檔案，傳統(tǒng)管理在這點(diǎn)上面，明顯不如數(shù)字化管理，所以，檔案管理人應(yīng)緊隨時(shí)代，不斷學(xué)習(xí)。第二、在數(shù)字化管理時(shí)，確保檔案安全。對(duì)于珍貴或重要檔案，可用備有微縮或復(fù)制等紙質(zhì)保留件，以代替原件使用，確保原件安全；同時(shí)，電子產(chǎn)品更新?lián)Q代極快，這要求加強(qiáng)檔案設(shè)備管理，減少外界條件對(duì)檔案造成的損害。

[1]王雪梅.對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作地思考[J].黑龍江史志,2014,1.

[2]劉淑紅.淺析檔案的定義及檔案的特征[J].中國地名,2012,(3).

[3]《檔案工作基本術(shù)語(2000)》[M].2000.

左婭(1976-)，女，土家族，重慶黔江區(qū)人，重慶市黔江區(qū)機(jī)關(guān)事務(wù)管理局，研究方向：檔案管理。