信息技術(shù)對傳統(tǒng)會計流程的影響

(山西財經(jīng)大學(xué) 山西 太原 030006)

信息技術(shù)對傳統(tǒng)會計流程的影響

張巖

(山西財經(jīng)大學(xué)山西太原030006)

會計的本質(zhì)是給使用者傳遞信息，傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程的信息質(zhì)量已經(jīng)無法滿足使用者的要求，而在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大環(huán)境下，信息技術(shù)對會計業(yè)務(wù)流程的影響使其逐步跟上了時代的步伐，主要從信息的加工環(huán)節(jié)、信息的及時性、信息的共享性以及信息的地理局限性三個方面做出相應(yīng)的改進(jìn)，使得企業(yè)可以做出更加全面的決策。

信息技術(shù)；會計業(yè)務(wù)流程；信息共享；實時控制

傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程主要包括兩個方面，財務(wù)流程和會計核算流程。財務(wù)流程主要包括：數(shù)據(jù)的收集、加工、存儲、輸出，是連接業(yè)務(wù)流程與管理流程的橋梁。會計核算流程主要包括原始憑證的整理與匯總，記賬憑證的填制與匯總，日記賬、明細(xì)分類賬的登記與匯總以及會計報表的編制等。

一、傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程的缺陷

(一)信息的采集與加工繁瑣。在傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程中，會計部門與其他業(yè)務(wù)部門相互獨(dú)立，業(yè)務(wù)處理流程與財務(wù)處理流程也是相互獨(dú)立的，因此，會計系統(tǒng)對信息的加工處理過程總是獨(dú)立于企業(yè)的其他業(yè)務(wù)，以至于存在“信息孤島”現(xiàn)象。而會計部門的信息來源主要是從其他各部門收集，但是在此模式下，信息采集的主觀意愿成分比較多，容易造成所采集的信息的不客觀，以至于信息使用者對信息的了解不夠全面，這就對信息的使用者造成一定的阻礙與困擾。

(二)信息不及時且難以控制。在傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程中，財會人員采集數(shù)據(jù)后，通常會經(jīng)過復(fù)雜的加工程序才能得到相應(yīng)的會計信息，這就使得會計數(shù)據(jù)的及時性受到了影響。即使在會計信息化之后，會計人員對計算機(jī)的運(yùn)用也只是表面地將手工財務(wù)自動化，簡單地將傳統(tǒng)會計流程進(jìn)行了“搬家”，而忽略了大量的管理信息，因此，并未從本質(zhì)上改變會計業(yè)務(wù)處理流程，難以滿足管理者多層次的需要。

(三)信息閉塞。在傳統(tǒng)會計信息處理系統(tǒng)中，各部門、各系統(tǒng)之間相互獨(dú)立，各部門的信息交流基本上都是面向各部門的上下級，這種基于縱向的管理模式，使得部門間橫向的信息溝通受阻，那么會計數(shù)據(jù)的處理結(jié)果也只是將各部門的信息加以簡單地集成，并不能展示經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全貌。因此，企業(yè)管理者并不能獲取經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全面信息，也就難以做出準(zhǔn)確的決策。

(四)信息必須在地理上統(tǒng)一。在傳統(tǒng)的會計流程中，數(shù)據(jù)的存儲必須是地理上的“在一起”，當(dāng)企業(yè)要進(jìn)行信息的整合協(xié)調(diào)時，被整合的數(shù)據(jù)對象必須處于同一地理位置才可以，這為企業(yè)使用信息的過程增加了大量的時間成本和人力成本。

二、信息技術(shù)下的會計業(yè)務(wù)流程

(一)信息的自動加工。在傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)處理流程中，數(shù)據(jù)的采集處理與業(yè)務(wù)的處理是相互獨(dú)立的。而在信息化環(huán)境下，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集與處理業(yè)務(wù)的集成，即在處理業(yè)務(wù)的同時完成對數(shù)據(jù)的采集和處理。由于會計業(yè)務(wù)處理的主要對象是數(shù)據(jù)，這樣可以簡化數(shù)據(jù)的處理流程，為企業(yè)其他業(yè)務(wù)的處理提供時間和資源上的可能。

在發(fā)生一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時，信息錄入員會把原始憑證錄入會計業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，經(jīng)審核后，相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)就會存儲至總數(shù)據(jù)庫，然后系統(tǒng)就會自動套用憑證模版自動產(chǎn)生憑證，并且將會計業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)的賬戶名稱、日期、金額、摘要等數(shù)據(jù)填入憑證的相應(yīng)欄目，隨后相應(yīng)的分錄也會自動產(chǎn)生，這樣一次性輸入的模式使得信息的安全性得到了保障。而且當(dāng)需要生成相應(yīng)的報表或者查看相應(yīng)賬簿時，只需要通過數(shù)據(jù)庫檢索語句就可以實現(xiàn)。

(二)信息的及時性。在信息化條件下，憑證的數(shù)據(jù)及信息使用者的數(shù)據(jù)的全部源頭都是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)單據(jù)。當(dāng)使用者需要了解企業(yè)相關(guān)的信息時，如賬簿或者會計報表，就不用再經(jīng)過會計人員的核算來完成，而只需要根據(jù)賬簿的特征查詢相應(yīng)的賬簿，或者通過數(shù)據(jù)匯總生成會計報表，這就提高了會計信息的及時性與便捷性。

(三)信息共享。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大浪潮中，信息共享是一大亮點(diǎn)。在傳統(tǒng)的會計流程中，數(shù)據(jù)的傳遞僅限于各部門內(nèi)部，然后縱向提交給各部門的上級，其他部門想要查詢該數(shù)據(jù)就必須經(jīng)過一定的申定程序，這為企業(yè)增加了很多管理成本。在信息環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)卻解決了這種不方便因素。當(dāng)信息錄入員在把經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)存儲至總數(shù)據(jù)庫中后，該信息對于企業(yè)的橫向部門都是透明的，各個部門都可以按己所需，對數(shù)據(jù)進(jìn)行查看使用。這種方式縮短了信息的傳遞時間，規(guī)避了信息的滯后性，優(yōu)化了數(shù)據(jù)的存儲空間，也避免了人為因素的影響。這也在無形中起到了部門間相互監(jiān)督的作用，從而保證了企業(yè)會計數(shù)據(jù)的安全性。

(四)信息突破地理限制。在網(wǎng)絡(luò)中，信息可以突破地理的限制進(jìn)行傳輸，因此，信息使用者可以隨時讀取存儲于總數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)的整合與協(xié)調(diào)。這對于母子公司、總分公司的管理大有裨益，即都可以在公司總部進(jìn)行各單位部門經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的查詢管理，以及相關(guān)會計賬簿的查看校驗等。

三、信息技術(shù)下會計流程需要注意的問題

(一)會計檔案的存儲。由于信息化下數(shù)據(jù)的存儲與傳輸都是基于網(wǎng)絡(luò)的，因此數(shù)據(jù)的存儲方式必須保證一定的連續(xù)性及一致性。同時每份會計檔案都要做及時的“三維”備份——生成此時點(diǎn)會計檔案所使用的系統(tǒng)類型、所使用的數(shù)據(jù)庫種類、打印出的紙質(zhì)會計檔案等，這樣才能在日后會計信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障或者系統(tǒng)升級時，才能完整恢復(fù)當(dāng)時的會計數(shù)據(jù)。

(二)安全性。盡管在信息技術(shù)下的會計業(yè)務(wù)流程給會計數(shù)據(jù)的安全性帶來了相應(yīng)的保障，但是在互聯(lián)網(wǎng)四通八達(dá)的今天，基于互聯(lián)網(wǎng)的會計處理流程依舊還是有一定的風(fēng)險。處于網(wǎng)絡(luò)中的計算機(jī)很有可能被其他計算機(jī)竊取信息，也可能遭受黑客或者競爭對手的惡意攻擊。因此，在網(wǎng)絡(luò)中發(fā)展會計信息化需要有一個安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在實際中，企業(yè)一般會使用防火墻技術(shù)來保證內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)相對于外網(wǎng)的安全性。

(三)信息人員的素質(zhì)。信息化的會計處理流程需要相關(guān)人員具備一定的計算機(jī)知識，熟練掌握計算機(jī)基本操作，并能夠解決系統(tǒng)在日常中出現(xiàn)的問題，當(dāng)然，前提是必須有系統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)知識。要讓財會人員意識到會計信息化不僅僅是擁有了便捷的記賬工具，更擁有了以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的信息處理技術(shù)。

(四)監(jiān)管與控制。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，企業(yè)的內(nèi)部數(shù)據(jù)是共享的，一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)很可能被多個部門多次利用，這就對數(shù)據(jù)的真實性提出了挑戰(zhàn)。因此，在新型的會計業(yè)務(wù)流程中，企業(yè)的控制時點(diǎn)會前移，在業(yè)務(wù)處理過程中就完成對數(shù)據(jù)的采集、加工及檢查，確保在數(shù)據(jù)的源頭就保證數(shù)據(jù)的真實性。為了保證錄入數(shù)據(jù)的真實性與有效性，在財會人員錄入經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的相關(guān)信息后，就要有專業(yè)的審核人員對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實性以及數(shù)據(jù)的正確性進(jìn)行核實。

四、小結(jié)

在信息化大潮流中，信息技術(shù)給會計處理流程帶來了史無前例的影響與沖擊。它既簡化了會計記賬處理程序，又優(yōu)化了會計信息的存儲，更能使信息的及時獲取成為可能，這對企業(yè)的管理無疑是巨大的支持。但同時，我們也應(yīng)該樹立強(qiáng)烈的網(wǎng)絡(luò)安全防范意識，因為網(wǎng)絡(luò)是互通的，若網(wǎng)絡(luò)的安全得不到相應(yīng)的安全保障，那信息技術(shù)帶來的各種便捷也就失去了意義。因此，制定電子環(huán)境下會計數(shù)據(jù)的安全規(guī)范也是非常必要的。相應(yīng)地，為了配合會計的快速信息化，培養(yǎng)相應(yīng)的信息化人才也是必不可少的。這樣，才能使會計信息系統(tǒng)的運(yùn)行更加高效，為社會創(chuàng)造更多的價值。

[1]管福遠(yuǎn).網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計業(yè)務(wù)流程重建[J].時代金融，2015(11)：206-210

[2]程勇.淺析電商會計問題[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2016(3)：143-144

張巖(1992-)，女，漢族，山西晉中市人，學(xué)生，會計碩士，山西財經(jīng)大學(xué)，研究方向：企業(yè)會計。