基于信息化的高校檔案服務(wù)策略探討

郭登權(quán)

(四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川 遂寧 629000)

基于信息化的高校檔案服務(wù)策略探討

郭登權(quán)

(四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川 遂寧 629000)

隨著我國(guó)科技的不斷發(fā)展和進(jìn)步，高校檔案的服務(wù)環(huán)境發(fā)生了巨大的變化，傳統(tǒng)模式的檔案服務(wù)方式已經(jīng)無法滿足各種群體對(duì)檔案的需求。高校對(duì)檔案管理的方式進(jìn)行一定的轉(zhuǎn)變，加快高校檔案管理的信息化建設(shè)，提高整體的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率，滿足高校內(nèi)部師生對(duì)檔案管理的需求。文章通過對(duì)高校內(nèi)部信息化檔案服務(wù)的現(xiàn)狀和方法進(jìn)行了分析，并提出了相對(duì)的措施，以期實(shí)現(xiàn)提高高校的信息化檔案服務(wù)的目的。

信息化；高校檔案；策略

信息化發(fā)展是科技經(jīng)濟(jì)時(shí)代的必然趨勢(shì)，也是檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)的需要。隨著信息化時(shí)代的飛速發(fā)展，高校的師生對(duì)檔案服務(wù)的需求不斷增長(zhǎng)，同時(shí)師生們對(duì)檔案服務(wù)的要求也變得更加多樣化，這就需要對(duì)高校檔案服務(wù)進(jìn)行一定的管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化高校檔案服務(wù)的提升，以便為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為教學(xué)科研工作服務(wù)、為廣大的師生和社會(huì)各界提供更加便利的服務(wù)。

1 高校信息化高校檔案服務(wù)的現(xiàn)狀

目前，各大高校逐漸認(rèn)識(shí)到高校檔案服務(wù)的重要性，也因此正在尋找合適的措施來實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化時(shí)代下的高校檔案服務(wù)的提升。首先需要明確目前各大高校的信息化高校檔案服務(wù)中主要存在的問題，再針對(duì)這些問題進(jìn)行改進(jìn)和分析，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案服務(wù)的提升。

1.1 高校檔案服務(wù)的形式較為單一

高校檔案服務(wù)的形式較為單一，途徑缺乏新意，嚴(yán)重地影響了高校檔案服務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展，隨著高校檔案管理工作在高校的發(fā)展工作中的作用不斷增加，其無法提供足夠的服務(wù)，從事相關(guān)工作的人員也逐漸感受到了力不從心。高校檔案服務(wù)在發(fā)展的過程中往往會(huì)受到多種因素的影響，無法及時(shí)跟上時(shí)代的需求，其中較為顯著的表現(xiàn)就是其始終采用單一的形式進(jìn)行服務(wù)。隨著我國(guó)科技的發(fā)展和進(jìn)步，我國(guó)的科技水平得到了顯著地提升，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)已經(jīng)融入到人們生活的各個(gè)階段，但高校的檔案管理服務(wù)沒能夠及時(shí)跟進(jìn)，采用的服務(wù)方式仍然是面對(duì)面的服務(wù)，無法建立一個(gè)有效的網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)機(jī)制。這也就使得高校檔案管理工作人員在面對(duì)師生的服務(wù)需求日漸多樣化和個(gè)性化而明顯力不從心，無法提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。由于缺乏數(shù)據(jù)的互通這也就使得各大高校的檔案服務(wù)職能局限在本校以內(nèi)，有著極為明顯的局限性，服務(wù)范圍較小。由于服務(wù)范圍的限制，阻礙了高校內(nèi)部的檔案管理服務(wù)的進(jìn)一步提升和發(fā)展，缺乏經(jīng)驗(yàn)的交流和溝通的同時(shí)，也缺乏數(shù)據(jù)的互通，這也就使得資源更為有限。而高校檔案的服務(wù)形式極為單一，多數(shù)的高校檔案服務(wù)工作的表現(xiàn)形式依舊是檔案復(fù)印檔案查閱以及相關(guān)的證明開具等工作。其中在這些工作中，檔案復(fù)印的服務(wù)站的比例尤其之多。隨著廣大的高校師生對(duì)檔案的咨詢服務(wù)以及檔案的目錄等信息的需求不斷增加，而受到目前服務(wù)形式的限制，并不能夠很好地提供相應(yīng)的服務(wù)，嚴(yán)重影響了高校檔案的服務(wù)的作用。

1.2 高校的檔案服務(wù)工作人員的專業(yè)素質(zhì)有限

由于檔案管理工作的專業(yè)性人員較少，這也就導(dǎo)致了各大高校的檔案服務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊。這些工作人員中很多是從之前的工作中延續(xù)下來的，在傳統(tǒng)的管理模式下進(jìn)行長(zhǎng)期的工作。然而隨著目前的需求和發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為了高校檔案管理服務(wù)的必然發(fā)展趨勢(shì)，因此對(duì)各大高校的檔案管理的工作人員的素質(zhì)就有了更高的要求。這需要檔案管理的工作人員具有熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力的同時(shí)，能夠熟練掌握各大辦公軟件和信息軟件，這主要在于檔案管理的工作人員的工作在信息化的背景下，不僅需要簡(jiǎn)單地對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)印和對(duì)資料進(jìn)行查閱等，更需要長(zhǎng)期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行應(yīng)用。正是由于這些需求，各大高校的檔案管理的工作人員需要具備足夠?qū)I(yè)技能的同時(shí)，還需要掌握足夠的計(jì)算機(jī)能力，具有足夠的職業(yè)素養(yǎng)。然而，我國(guó)各大高校的檔案管理工作人員缺乏專業(yè)知識(shí)和技能，欠缺計(jì)算機(jī)技術(shù)等問題，很難滿足時(shí)代的需求和發(fā)展的需要，不能夠真正地勝任這些工作。

1.3 高校的檔案管理服務(wù)普遍存在缺乏足夠有效完整的信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系

隨著高校檔案管理工作在高校的發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用，高校廣大師生對(duì)檔案服務(wù)的質(zhì)量要求也就因此不斷提高。在這種形勢(shì)下，檔案管理的工作人員就要提高檔案管理信息的服務(wù)質(zhì)量，高校應(yīng)及時(shí)建立一套更加完善的信息服務(wù)體系。目前來看，高校的檔案服務(wù)管理缺乏足夠完善的信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系，這其中主要在于一些高校不能夠及時(shí)地意識(shí)到檔案服務(wù)評(píng)價(jià)管理體系的重要性，也就因此沒有及時(shí)建立一個(gè)完整的檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系。當(dāng)然也有一部分高校意識(shí)到其重要性和意義，但是由于經(jīng)驗(yàn)的限制和與此相關(guān)的服務(wù)體系的指標(biāo)并不完備，這就導(dǎo)致了信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系形同虛設(shè)，無法發(fā)揮其作用和效果，難以達(dá)到最終的目的。還有一部分原因在于，雖然有部分高校對(duì)信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系的設(shè)立較為完善，但是由于重視度不足，難以在真正的運(yùn)行過程中落實(shí)，執(zhí)行力度不足，導(dǎo)致信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系難以發(fā)揮作用。

2 基于信息化的高校檔案服務(wù)的策略研究

為了提高高校信息化檔案服務(wù)的質(zhì)量和效果，需要在對(duì)目前存在的問題進(jìn)行研究的同時(shí)，針對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行改進(jìn)，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)質(zhì)量的整體上的提升，其主要的措施包括：

2.1 需要強(qiáng)化服務(wù)形式，拒絕單一的服務(wù)形式

應(yīng)改變傳統(tǒng)模式下的服務(wù)意識(shí)，努力豐富服務(wù)形式。在這個(gè)過程中首先需要加強(qiáng)員工對(duì)于主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。這就需要改變以往的認(rèn)知，這是由于以往的認(rèn)知導(dǎo)致多數(shù)的高校檔案管理的服務(wù)人員缺乏主動(dòng)服務(wù)的工作意識(shí)，工作過程中充滿了被動(dòng)性，嚴(yán)重限制了檔案管理工作的功能，也使得檔案信息的完整性不容易得到最好的保證。因此，需要調(diào)動(dòng)員工的積極性，提高服務(wù)意識(shí)，提高認(rèn)知，變被動(dòng)為主動(dòng)，給各大高校的師生提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

工作人員的工作積極性對(duì)于整個(gè)高校檔案服務(wù)質(zhì)量具有著決定性的作用，為了保證高校檔案服務(wù)質(zhì)量能夠有質(zhì)的飛躍和提升，需要首先提高工作人員的工作積極性，積極為廣大師生提供服務(wù)和幫助，實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量和水平的提升。隨后需要加強(qiáng)雙向服務(wù)的建設(shè)，高校檔案管理部門的主要工作就是為高校內(nèi)科研教育以及后勤等工作提供足夠的重要資料支撐，以此提供最為便利周全的服務(wù)，這也是高校檔案服務(wù)的主要工作和職責(zé)。然而事實(shí)上，高校檔案服務(wù)不能僅滿足提供這些服務(wù)，不能局限于這些，還需要主動(dòng)拓展自身的服務(wù)功能，給學(xué)校師生提供更為便利的工作。這就需要在制度的建設(shè)基礎(chǔ)上打開業(yè)務(wù)空間，將整個(gè)工作流程不斷細(xì)化，建立檔案的工作橫向服務(wù)體系。這樣，高校檔案管理在進(jìn)一步與高校財(cái)務(wù)教育等發(fā)展的同時(shí)，還可以不斷拓展業(yè)務(wù)范圍和空間。在這個(gè)過程中，要嚴(yán)格立足于便利快捷的原則，全面性的提升檔案服務(wù)以及開發(fā)建設(shè)工作。在這個(gè)過程中不僅僅可以為高校師生提供服務(wù)，還可以將服務(wù)目標(biāo)擴(kuò)展到社會(huì)之中，向社會(huì)開放適當(dāng)?shù)母咝n案，為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)，有效地推動(dòng)了高校檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展和良性運(yùn)轉(zhuǎn)，脫離學(xué)校的局限性。這樣不僅僅實(shí)現(xiàn)了作用的發(fā)揮，也實(shí)現(xiàn)了對(duì)學(xué)校的宣傳的目的，大大推動(dòng)了高校檔案服務(wù)的發(fā)展和運(yùn)作。當(dāng)然還可以大力發(fā)展現(xiàn)代化的服務(wù)性手段，也就是積極地融合計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)信息等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化的發(fā)展，使得高校檔案服務(wù)工作更為快捷便利。當(dāng)高校檔案服務(wù)工作采用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠有效地提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率的同時(shí)，也給用戶帶來更為舒適的體驗(yàn)。各大高校檔案管理工作人員可以加強(qiáng)服務(wù)的創(chuàng)新，加強(qiáng)對(duì)新技術(shù)的采用和融合。改進(jìn)并創(chuàng)新服務(wù)方案，實(shí)現(xiàn)推動(dòng)高校檔案服務(wù)的質(zhì)量的目的。

2.2 提高高校檔案管理服務(wù)工作人員的專業(yè)性

在這個(gè)過程中需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，隨著信息時(shí)代的到來，信息的更迭速度之快，使得信息化的重要性越來越為顯著，這就需要相關(guān)的工作人員具有足夠的專業(yè)技能。對(duì)于高校的檔案管理工作人員來說，足夠的專業(yè)技能和經(jīng)驗(yàn)是勝任工作的前提，需要相關(guān)的管理人員加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，強(qiáng)化工作人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的掌握，同時(shí)還需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，保證工作人員能夠較為熟練地掌握工作中需要使用的計(jì)算機(jī)技能。與此同時(shí)需要強(qiáng)化人員配備的結(jié)構(gòu)，為檔案管理服務(wù)人員的隊(duì)伍中注入新的能量，整個(gè)隊(duì)伍實(shí)現(xiàn)最為合理的配備，既有經(jīng)驗(yàn)豐富的老一輩的工作人員，還需要具備有活力有干勁的年輕人，保證團(tuán)隊(duì)的協(xié)調(diào)性和完整性。

在這個(gè)過程中，不僅需要對(duì)此進(jìn)行改進(jìn)，還可以對(duì)這些員工進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，包括針對(duì)工作經(jīng)驗(yàn)較為豐富，已經(jīng)具備了一定的檔案專業(yè)的技能和知識(shí)理論以及基本操作的老員工，對(duì)其進(jìn)行一些新技術(shù)和新方法的補(bǔ)充。與此同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)這些員工的教育，提高專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)積極性。只有提高服務(wù)人員的專業(yè)技能和服務(wù)團(tuán)隊(duì)的水平和實(shí)力，才能夠從真正意義上的最大程度地發(fā)揮整個(gè)高校檔案服務(wù)的作用，最大程度為高校的廣大師生提供最為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和環(huán)境。

2.3 建立一個(gè)較為完善的檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系

對(duì)于高校的建設(shè)來說，建立一個(gè)完善的檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系有著極為重要的作用，這是由于其能夠有效地提高高校檔案服務(wù)的工作質(zhì)量和水平。就目前來看，我國(guó)各大高校中都有著一定的教學(xué)以及科研工作等各個(gè)方面的成績(jī)，這些優(yōu)異的成績(jī)構(gòu)建了一套較為完善的檔案管理服務(wù)體系。也就是在建立一個(gè)完善的檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系的過程中，首先應(yīng)提升高校師生以及工作人員的認(rèn)知，也就是讓所有人都能夠充分地意識(shí)到檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系的重要意義，并都能夠積極地為構(gòu)建完善的檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系貢獻(xiàn)自己的一份力量。隨后，需要對(duì)檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系進(jìn)行完善和補(bǔ)充，確定相應(yīng)的評(píng)價(jià)指標(biāo)，這些指標(biāo)需要包括服務(wù)指標(biāo)以及服務(wù)的流程，也包括對(duì)服務(wù)信息的采集和服務(wù)制度的保障以及采用的服務(wù)方式，師生對(duì)服務(wù)的滿意度的評(píng)價(jià)和服務(wù)的有效性等，這些信息能夠有效地反饋出服務(wù)的有效性和真實(shí)性，更能夠反映出服務(wù)的狀態(tài)和服務(wù)需求。通過對(duì)信息的采集能夠有效地分析出服務(wù)中存在的問題以及服務(wù)的有效性，并積極的獎(jiǎng)懲分明，對(duì)評(píng)價(jià)度高的服務(wù)人員給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)以此激勵(lì)服務(wù)人員的積極性。最后需要針對(duì)構(gòu)建的完整的檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系進(jìn)行專業(yè)性質(zhì)的審核，通過相關(guān)部門的嚴(yán)格審核，保障信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系能夠真正的落到實(shí)處。簡(jiǎn)而言之就是需要高校建立一個(gè)健全完整的高校檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系，在這個(gè)過程中需要針對(duì)高校本身的特點(diǎn)并借鑒其他高校的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，積極響應(yīng)工作，將工作落到實(shí)處，最大程度的發(fā)揮高校檔案信息服務(wù)評(píng)價(jià)體系的作用和意義，給廣大的師生提供最為便利的服務(wù)。

總之，在當(dāng)前的信息化發(fā)展的背景下，高校檔案管理工作發(fā)展的方向已經(jīng)不斷的趨向于信息化，網(wǎng)絡(luò)化，在這個(gè)過程中更加重視資源的共享化和高效性。高校檔案服務(wù)作為高校中極為重要的一環(huán)，有著至關(guān)重要的意義和作用。在當(dāng)前的信息化時(shí)代背景下，針對(duì)檔案服務(wù)進(jìn)行適當(dāng)?shù)母牧迹瑢ふ腋鼮橛行У拇胧┐龠M(jìn)高校檔案信息服務(wù)質(zhì)量的措施。這就需要強(qiáng)化工作人員的配置，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念，加強(qiáng)服務(wù)質(zhì)量，豐富服務(wù)形式，相關(guān)的工作人員應(yīng)積極配合，找出最為有效的方案，提升整體的工作水平和能力。

[1]藍(lán)皚珠.信息化背景下的高校檔案服務(wù)策略分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2014(35).

[2]譚春霞.信息化背景下高校檔案服務(wù)策略探究[J].黑龍江史志,2015(3).

[3]楊鳳蓮.信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,(3).

責(zé)任編輯：鄧榮華

G270.7

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1672-2094（2017）02-0166-03

2017-01-20

郭登權(quán)（1970-），男，四川遂寧人，四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館員。研究方向：高校檔案管理。