檔案管理中電子文件的存儲(chǔ)技術(shù)分析

王守亮

摘 要：電子文件與人類信息的傳遞有著緊密的關(guān)系，是信息傳遞的一種憑證，也是人類進(jìn)行信息保存的一種工具。電子文件的存儲(chǔ)意味著檔案管理已經(jīng)取得了迅速的進(jìn)步，在文件的管理上也進(jìn)行了一系列的創(chuàng)新，但是在存儲(chǔ)的技術(shù)上還需要不斷的研究，保證電子文件管理的安全性和保密性。本文就是對(duì)檔案管理中電子文件的存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)行分析，為檔案管理的不斷進(jìn)步作出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子文件；存儲(chǔ)技術(shù)

電子文件使用的文件載體是磁盤(pán)或者是磁帶，人們?cè)诓檎椅募倪^(guò)程中，需要利用計(jì)算機(jī)，因?yàn)榇疟P(pán)或者是磁帶僅僅是一種儲(chǔ)存的載體，因此需要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的傳輸。在生活中，電子文件的類型有很多種，電子文件的產(chǎn)生主要有兩種，一種是與科技有關(guān)的電子文件，這種文件是技術(shù)性的，例如光柵圖等，另外一種就是在日常辦公的過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件，這種文件是在處理日常事務(wù)中產(chǎn)生的。這些電子文件都屬于檔案中的一種，因此在儲(chǔ)存技術(shù)上需要不斷的完善。

1 管理文件中存在的問(wèn)題

1.1 未能夠有效的進(jìn)行歸檔處理

我國(guó)企業(yè)在二十世紀(jì)九十年代的時(shí)候，使用的就是軟盤(pán)進(jìn)行企業(yè)信息的存儲(chǔ)，之后又出現(xiàn)了光盤(pán)和計(jì)算機(jī)硬盤(pán)，這樣電子文件的存儲(chǔ)載體就取得了迅速的進(jìn)步，文件的內(nèi)容主要是日常的工作活動(dòng)，除此之外，還有著源程序代碼和技術(shù)性文件，有些文件也沒(méi)有進(jìn)行充分的整理、歸檔和鑒定工作人員僅僅是將科技材料或者是相關(guān)的企業(yè)文件放入硬盤(pán)和軟盤(pán)內(nèi)，這樣文件在日積月累的過(guò)程中，就會(huì)出現(xiàn)泛濫成災(zāi)的現(xiàn)象，這樣文件就比較混亂，檢索和管理在程序上也就會(huì)出現(xiàn)一系列混亂的現(xiàn)象。從存檔上來(lái)看，電子文件也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的質(zhì)量審查，從技術(shù)上來(lái)看，沒(méi)有任何的時(shí)效性和正確性，文件也就出現(xiàn)了極大的缺陷，在利用的過(guò)程中，文件管理極容易出現(xiàn)歸檔性的問(wèn)題，如果以上問(wèn)退沒(méi)有得到有效的解決，就會(huì)出現(xiàn)一系列的問(wèn)題，需要引起我們的注意。

1.2 版本管理存在著不足之處

現(xiàn)在有很多的科研產(chǎn)品在研究和開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的文件，這些文件需要有效的管理，因此在日常的工作中，除了要對(duì)本單位和上級(jí)的機(jī)關(guān)產(chǎn)生的文件進(jìn)行管理之外，還有很多的項(xiàng)目文件進(jìn)行管理。但是現(xiàn)在有很多的科研開(kāi)發(fā)檔案都是使用了源程序代碼形成了一系列的電子檔案，這些電子文檔都在各個(gè)部門(mén)的開(kāi)發(fā)人員那里存檔，檔案管理人員就無(wú)法按照常規(guī)的程序進(jìn)行收集，導(dǎo)致了檔案部門(mén)在收集的過(guò)程中面臨著程序性的問(wèn)題。在程序運(yùn)行的過(guò)程中，如果文件存儲(chǔ)的程序出現(xiàn)了一系列的問(wèn)題，這時(shí)就需要進(jìn)行正常到維護(hù)，在客戶自接的系統(tǒng)和開(kāi)發(fā)人員的系統(tǒng)上進(jìn)行及時(shí)的更正，但是如果在本企業(yè)電子文件的保存上并沒(méi)有及時(shí)的存檔，因此極容易出現(xiàn)重復(fù)更正的問(wèn)題，這樣就會(huì)出現(xiàn)人力和財(cái)力上的極大浪費(fèi)，對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行也是極為不利的，尤其是在企業(yè)系統(tǒng)版本管理上會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的困難，一定要引起我們的注意。

2 存儲(chǔ)技術(shù)

首先；在進(jìn)行文件貯存的過(guò)程中，一定要使用比較特殊的存檔文件的存儲(chǔ)柜，最大限度的保證電子文件的安全性。當(dāng)電子文件在存儲(chǔ)的時(shí)候，一把是在磁介質(zhì)和光介質(zhì)中進(jìn)行電子文件的存貯，在存儲(chǔ)的過(guò)程中，一定要建立一個(gè)與企業(yè)的電子文件的儲(chǔ)存環(huán)境相符合的環(huán)境狀態(tài)。而存放電子文件的柜子在溫濕度上也要進(jìn)行控制，這樣就可以保證存儲(chǔ)接觸能夠在正常的環(huán)境中保存。電子文件的載體在擺放的時(shí)候，一定要保證直立的狀態(tài)，在存儲(chǔ)環(huán)境上必須要避光，不能夠有大量的灰塵，也要與磁場(chǎng)遠(yuǎn)離，這樣就能夠?qū)⒄麄€(gè)運(yùn)行的狀態(tài)處理好，使存儲(chǔ)介質(zhì)能夠正確的保存電子文件。

其次，要按照國(guó)家關(guān)于檔案管理的規(guī)定進(jìn)行電子當(dāng)納的存儲(chǔ)，根據(jù)相關(guān)的原則在存儲(chǔ)的過(guò)程中，將軟盤(pán)中的文件轉(zhuǎn)移到光盤(pán)內(nèi)，這樣便于對(duì)文件的版本進(jìn)行有效的管理。在存儲(chǔ)方式上的轉(zhuǎn)移主要是針對(duì)長(zhǎng)期儲(chǔ)存來(lái)說(shuō)的，因?yàn)檐洷P(pán)和磁盤(pán)在使用的過(guò)程中，有著一定的年限限制，經(jīng)常出現(xiàn)操作失誤的現(xiàn)象，如果不經(jīng)常更換就會(huì)導(dǎo)致文件出現(xiàn)損壞，無(wú)法復(fù)原。而且在使用的時(shí)候，常常會(huì)出現(xiàn)誤操作，這對(duì)于電子文件的使用非常不利。如果存儲(chǔ)制度完善，而且經(jīng)濟(jì)條件允許，在管理版本文件的時(shí)候，可以使用版本管理器。這樣的管理方法要比將文件放在光盤(pán)或者是磁盤(pán)中更有效。管理器的研發(fā)還能保證存儲(chǔ)技術(shù)的革新。

再次，在電子文件數(shù)量持續(xù)增加的時(shí)候，存儲(chǔ)文件就會(huì)使用磁盤(pán)列陣的方式。通過(guò)這種方式能將存儲(chǔ)的成本降低，同時(shí)增加了文件的搜索效果。磁盤(pán)列陣是將不同類型、不同容量的磁盤(pán)連接在一起，這樣在讀取數(shù)據(jù)的時(shí)候，更加快速而且精確。使用磁盤(pán)列陣的方式存儲(chǔ)是因?yàn)樵摯鎯?chǔ)方式有較多優(yōu)點(diǎn)：首先，將有限的存儲(chǔ)容量提高，是可以使用的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)也增加。而且數(shù)據(jù)在存放的時(shí)候，有選擇性。從而使數(shù)據(jù)在吞吐的時(shí)候成串。其次使用這種存儲(chǔ)方式可以保證文件能夠快速存儲(chǔ)，即使是多臺(tái)的機(jī)器也能一同運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)文件高效率傳輸。

在檢驗(yàn)文件的時(shí)候有了必要的較驗(yàn)技術(shù)，從而保證存儲(chǔ)的文件都是合理可靠的。將文件放入硬盤(pán)中存儲(chǔ)，如果硬盤(pán)出現(xiàn)了故障，那么會(huì)影響文件，帶來(lái)的后果也嚴(yán)重。如果能夠把不同的硬盤(pán)連接在一起，可以使存儲(chǔ)量增加，這樣可以有效的避免文件的丟失。因?yàn)橐恍┪募诖鎯?chǔ)的時(shí)候，會(huì)因?yàn)榇疟P(pán)損壞等原因而丟失，使用這種存儲(chǔ)方式可以保證文件的安全。但是在使用的過(guò)程中，要根據(jù)本單位的實(shí)際情況出臺(tái)相應(yīng)的管理措施。這些措施都成為電子文件存儲(chǔ)的依據(jù)。

最后，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護(hù)工作。做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護(hù)，首先要抓好信息存儲(chǔ)載體制成材料這個(gè)問(wèn)題，嚴(yán)格把好電子文件制成材料質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長(zhǎng)期保存打下基礎(chǔ)。第二，保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)體安全。實(shí)體安全主要指環(huán)境和設(shè)備的安全。要有專人負(fù)責(zé)管理應(yīng)用，有良好的室內(nèi)環(huán)境，保證機(jī)器設(shè)備和磁介質(zhì)不會(huì)因溫度太高或大幅波動(dòng)及火災(zāi)受到致命的傷害。第三，要保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，可設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限和文件屬性等。

結(jié)束語(yǔ)

由上述可知，將電子文件存儲(chǔ)是一個(gè)單位必要的工作，而且在存儲(chǔ)的時(shí)候，還要保證有效性，是電子文件能成為單位發(fā)展的重要資源，拓展單位的發(fā)展空間。盡管在存儲(chǔ)文件的時(shí)候，會(huì)遇到問(wèn)題，但是在改革存儲(chǔ)方式之后，也取得較高效果，對(duì)于單位的發(fā)展有積極的作用。

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