醫(yī)院二級倉庫管理模式探討

張貫東

河南省許昌市中心醫(yī)院，河南許昌 461000

醫(yī)院二級倉庫管理模式探討

張貫東

河南省許昌市中心醫(yī)院，河南許昌 461000

在醫(yī)院信息化建設(shè)落后的年代里，醫(yī)院通常是以“以出定支”的方式來核算高值耗材的消耗，即每月科室領(lǐng)取多少耗材，無論當月是否已經(jīng)全部使用，均計入當月的成本費用。這種方式致使不少醫(yī)院高值耗材管理存在多方面問題，無法做到醫(yī)院運營成本的精準核算，一直是醫(yī)院管理工作中的重點和難點。但是隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，尤其是通過HERP信息系統(tǒng)實行倉庫二級庫管理后，高值耗材的管理已不再是件難事。

高值耗材；二級庫；流程；管理規(guī)定

伴隨著我國醫(yī)療體制改革的不斷深化并進入“攻堅期”，逐步實現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)濟管理模式精細化勢在必行。而如何以最小的成本獲得最大的經(jīng)濟效益又是每一個醫(yī)院的戰(zhàn)略選擇，這就對醫(yī)院的倉庫管理提出了更高的要求。該研究認為，只有借助現(xiàn)代信息化技術(shù)加強對醫(yī)院醫(yī)用耗材的管理與監(jiān)督力度，尤其是對高值耗材的管理，才能使醫(yī)院成本核算更加準確，才能對醫(yī)療成本進行更加有效地控制。因此，許昌市中心醫(yī)院于2013年底與北京東軟望?？萍加邢薰竞灱s，啟動了醫(yī)院綜合運營系統(tǒng)（HERP）項目。在該項目的物流管理系統(tǒng)中，對醫(yī)院部分重點科室實行了二級倉庫管理模式。通過建立科學(xué)的倉庫管理流程，實現(xiàn)了高值耗材入、出庫的動態(tài)管理，對衛(wèi)生耗材實現(xiàn)了實時、有效的控制。

1 一級倉庫管理模式下存在的問題

醫(yī)院的高值耗材，一般是指直接用于患者身體、對安全性有嚴格要求，且限于某些?？剖褂玫膬r格相對較高的一次性消耗材料或醫(yī)療器械。醫(yī)療機構(gòu)通常將有收費標準的、?？浦委熓褂玫男l(wèi)生材料列入高值耗材范圍，如骨科植入、神經(jīng)外科植入、心臟介入、人工關(guān)節(jié)、其他臟器介入替代等醫(yī)用材料。隨著近幾年醫(yī)院收入的不斷增長，高值耗材在醫(yī)院材料成本中所占比例逐年增大。因此，對于這類材料的管理就成了醫(yī)院經(jīng)營管理中的重點，備受管理層關(guān)注。而該院以前在一級庫管理模式下，高值耗材管理中曾存在以下問題：①“以領(lǐng)定消”不能真實地反映醫(yī)院當期成本。在醫(yī)院的日常工作中，各科室往往憑經(jīng)驗從一級倉庫直接領(lǐng)用衛(wèi)生材料，這個月領(lǐng)多了，下個月就少領(lǐng)些。尤其是遇到重大節(jié)假日的月份，為防止有突發(fā)事件發(fā)生，不少科室就會大量領(lǐng)用耗材存放在各科室?guī)旆浚?jié)假日后的月份領(lǐng)用的耗材又會明顯減少。通常，醫(yī)院財務(wù)核算是按照庫存物資出庫匯總金額來進行賬務(wù)處理的，即以當期倉庫出庫數(shù)列成本支出。這樣就形成了各月份科室物資消耗變化幅度很大，導(dǎo)致財務(wù)成本分析數(shù)據(jù)不準確。這種“以領(lǐng)定消”的管理方式，不能與當期收入相匹配，不利于提高資金使用效率，合理降低庫存，也不利于醫(yī)院對成本的有效控制。②庫房打“白條”現(xiàn)象嚴重，擾亂醫(yī)院倉庫管理秩序。由于跟臺高值耗材規(guī)格型號復(fù)雜多樣，庫房不可能全部備貨，否則就易造成衛(wèi)生耗材和資金的積壓。正常情況下，醫(yī)院跟臺高值耗材多采取定向供應(yīng)模式，直接由使用科室根據(jù)患者手術(shù)要求進行申請，一般在手術(shù)確定前3～7 d向醫(yī)療裝備部門提出申請；對急診手術(shù)可直接實施緊急采購，后補辦手續(xù)。然后，供應(yīng)商根據(jù)手術(shù)要求配貨，并經(jīng)過采購部門驗收、供應(yīng)室消毒處理后提供手術(shù)室使用。但因臨床高值耗材的使用存在突然性和多樣性，經(jīng)常會出現(xiàn)使用科室臨時改變需要而倉庫又缺貨的情況。這種情況下，為了不影響臨床工作，只能先通知供應(yīng)商立即送貨。但因貨物的驗收、簽字、辦理入庫流程需要時間，科室無法當時辦理出庫手續(xù)，只能先給倉庫打白條借出。如果倉庫管理員責任心不強，久而久之，就會形成白條大量積壓，破壞了倉庫管理制度，導(dǎo)致嚴重的賬實不符，嚴重影響醫(yī)院的成本核算和分析。③庫存占用資金大，影響醫(yī)院資金周轉(zhuǎn)。以往一級倉庫管理模式下，幾乎無法做到“零庫存”，倉庫物資庫存量一般都很大。尤其是為了保證臨床需要，倉庫經(jīng)常會儲備一定量常用的、不同規(guī)格型號的各式高值耗材，但有一部分耗材卻是長期處于備而無用的狀態(tài)，造成了資金占用，一定程度上影響了醫(yī)院資金的正常周轉(zhuǎn)。④存在漏收費現(xiàn)象，給醫(yī)院造成經(jīng)濟損失。長期以來，醫(yī)院高值耗材的收費往往依靠操作人員的自覺性計價，這種計價方式不僅隨意性較大，而且無法嚴格審核價格的準確性。在日常檢查中發(fā)現(xiàn)，個別醫(yī)務(wù)人員由于對醫(yī)用材料的名稱、規(guī)格型號和價格缺乏足夠的了解和認識，存在多收費或少收費現(xiàn)象；甚至個別患者已辦理出院手續(xù)離院了，打“白條”借出的高值耗材還未完善入庫、出庫手續(xù)，科室因不知價格無法記賬，導(dǎo)致跑賬，給醫(yī)院造成經(jīng)濟損失。⑤高值耗材信息無法追蹤，存在醫(yī)療安全隱患。在傳統(tǒng)的倉庫管理方式中，對高值耗材的生產(chǎn)批號、失效日期以及安全監(jiān)控等方面的重要信息不能及時地進行管理和處理，使得高值耗材過期報廢的情況經(jīng)常發(fā)生，這對醫(yī)院是不小的損失。日常工作中，那些專業(yè)性比較強的高值耗材往往存放在使用科室，因受存放地條件限制，致使科室驗收保管高值耗材的風險加大，一旦將過期耗材誤給患者使用，將造成非常嚴重的后果，存在極大的醫(yī)療安全隱患。

2 醫(yī)院二級庫入、出庫流程

鑒于醫(yī)院一級倉庫管理模式存在諸多弊端，該研究在醫(yī)院綜合運營系統(tǒng)工程實施后，排除阻力和干擾，首先把介入、手術(shù)科室及材料消耗大戶作為重點科室，推行二級庫管理模式，對醫(yī)院高值耗材實行條碼追蹤管理。

①所謂二級庫，是相對于醫(yī)學(xué)裝備部一級大倉庫而言的，是指臨床科室、醫(yī)技科室、輔助科室在醫(yī)院一級大倉庫領(lǐng)用材料后形成各自的二級庫存；凡屬二級倉庫管理范圍的材料物資，材料會計首先按照醫(yī)院有關(guān)規(guī)定辦理正常入庫手續(xù)，然后再將其從醫(yī)學(xué)裝備倉庫移至相應(yīng)的科室二級倉庫。這個過程簡稱“移庫”?？剖以谑褂貌牧蠒r自行辦理出庫，通過條碼掃描，出庫數(shù)據(jù)便自動傳至醫(yī)院會計核算系統(tǒng)和醫(yī)院成本核算系統(tǒng)，凡二級倉庫未使用的高值耗材不計入當期成本。

②醫(yī)院二級庫軟件流程圖，見圖1。

圖1 醫(yī)院二級庫軟件流程圖

3 醫(yī)院二級倉庫管理規(guī)定

為了加強醫(yī)院二級倉庫管理，增強衛(wèi)生耗材采購和使用的透明性、安全性，杜絕隱患，在優(yōu)化和規(guī)范二級庫流程的同時，還制定了以下管理規(guī)定：①凡建立二級倉庫的科室，必須設(shè)有兼職庫管員來負責該科室二級倉庫的一切事務(wù)，包括二級倉庫內(nèi)各種衛(wèi)生耗材、條碼標簽的保管工作。②醫(yī)用耗材必須由醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備部統(tǒng)一集中進行采購。凡使用科室未經(jīng)醫(yī)院許可私自違規(guī)采購的，醫(yī)院有權(quán)拒付貨款，相關(guān)人員需承擔相應(yīng)責任。③二級倉庫存放的物資，必須是經(jīng)過醫(yī)學(xué)裝備部人員驗收合格后的產(chǎn)品，未經(jīng)驗收或不合格產(chǎn)品一律不得進入二級倉庫。凡因私自入庫及使用不合格產(chǎn)品引發(fā)的各類不良后果，由科室負責人和當事人負全責。④使用科室如果發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品或質(zhì)量可疑產(chǎn)品時，應(yīng)立即停止使用，并及時報告醫(yī)學(xué)裝備部進行處理，不得自行作退、換貨處理；二級倉庫不得隨意與供應(yīng)商調(diào)換庫內(nèi)的任何耗材物資，嚴禁不合格產(chǎn)品進入醫(yī)院流通渠道。⑤二級倉庫必須設(shè)置電子賬冊或手工賬冊，隨時做好賬物的登記工作；月終，科室?guī)旃軉T、護士長需盤點賬物，打印出物資月報表、出庫分類統(tǒng)計表并簽名確認，確保二級庫物資賬賬相符、賬實相符。⑥凡設(shè)立二級倉庫的科室，必須嚴格按照醫(yī)院設(shè)計的東軟望海HERP系統(tǒng)相關(guān)流程進行操作。為了真實地反映科室材料成本費用，確保醫(yī)院成本核算的準確性，各科室當月實際發(fā)生材料費用應(yīng)于當月及時辦理出庫，嚴禁任何弄虛作假行為。⑦二級倉庫中高值耗材的收費標準須經(jīng)醫(yī)院物價管理部門審批?？剖腋咧岛牟牡膶嶋H使用與收費必須統(tǒng)一，嚴禁就高收費、虛增數(shù)量多收費等違規(guī)、違紀行為。⑧醫(yī)院職能部門將定期或不定期地對設(shè)立二級倉庫的科室進行監(jiān)督檢查，對于故意或嚴重擾亂醫(yī)院成本核算、違反醫(yī)院物價管理制度的科室，將視情節(jié)嚴重對其進行經(jīng)濟處罰。

4 二級庫管理模式的優(yōu)勢

通過二級庫管理模式的運行，避免了以前倉庫管理中出現(xiàn)的一系列問題，取得了以下明顯成效。

4.1 實現(xiàn)了“以耗定支”，減少了資金占用。

醫(yī)院實現(xiàn)了HERP系統(tǒng)與HIS系統(tǒng)的順利對接，目前優(yōu)化后的“物流管理系統(tǒng)”已經(jīng)正常運行了2年多，從高值耗材的采購、入庫、出庫、使用全過程看，比傳統(tǒng)的材料采購等流程更加便捷，消滅了倉庫打白條借貨現(xiàn)象，規(guī)范了倉庫管理；同時，實現(xiàn)了“以耗定支”，每月能按照高值耗材的實際消耗來進行當期醫(yī)療成本核算，財務(wù)成本分析準確，更加具備參考價值。另外，凡價值高的骨科植入材料、介入材料均實現(xiàn)了“零庫存”，從而有效減少了資金占用量，優(yōu)化了資源結(jié)構(gòu)，加速了醫(yī)院資金周轉(zhuǎn)。

4.2 減輕人員工作量，提高了工作效率。

醫(yī)院實現(xiàn)二級庫管理模式后，系統(tǒng)支持各種條碼的掃描和自動解析，自動識別物品名稱規(guī)格、效期、批號等信息。對跟臺高值耗材，醫(yī)院嚴格要求供應(yīng)商配合醫(yī)院建立標準化手術(shù)包，明確每個手術(shù)包中所包含的耗材名稱規(guī)格及具體數(shù)量，簡化使用時的操作難度。利用條碼技術(shù)將高值耗材和患者信息融為一體，通過掃條形碼實現(xiàn)高值耗材的采購、供貨、入出庫、收費登記等操作，并根據(jù)患者使用情況進行追蹤和快速查看，大大減輕了臨床、庫房采購等人員的工作量。凡設(shè)立二級庫的科室，其庫管員進入二級庫管理系統(tǒng)，隨時可以了解衛(wèi)生材料的出入庫及庫存情況，為其領(lǐng)用高值耗材、控制本科室成本提供了依據(jù)。

4.3 實現(xiàn)了醫(yī)用高值耗材精細化管理，有效防范了漏費風險

在醫(yī)院高值耗材的管理中，利用條形碼對高值耗材進行精細化管理，避免了高值耗材的流失。在進行高值耗材的管理中，掃描條形碼的計價信息形成數(shù)據(jù)源頭，只有患者計價了，才能確認為科室收入和對供應(yīng)商付款，同時將數(shù)據(jù)提供給多個經(jīng)濟管理部門，形成出入庫以及財務(wù)部門往來賬款，提升了醫(yī)院高值耗材的協(xié)同化管理水平，避免了高值耗材的流失，杜絕了多收費、少收費及漏收費現(xiàn)象。

4.4 實現(xiàn)了高值耗材信息追溯，降低了醫(yī)療安全風險

二級庫管理解決了高值耗材信息追溯難的問題。按照醫(yī)院二級庫管理規(guī)定，在規(guī)范高值耗材的信息中，采用條形碼的方式對高值耗材進行管理，在入庫前先進行統(tǒng)計，準備核對詳細的入庫的信息；各科室在使用高值耗材時，嚴格按照有關(guān)管理的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，并運用條形碼掃描記錄相關(guān)科室的信息，以便于高值耗材出現(xiàn)問題時，明確責任，及時聯(lián)系相關(guān)科室對高值耗材的損失負責。同時，在二級庫管模式的基礎(chǔ)上，高值耗材在庫房中均可以找到專業(yè)的庫管人員進行監(jiān)督管理，高值耗材從二級庫出庫之后會及時為患者應(yīng)用，以此來減少高值耗材出現(xiàn)過期等問題，從而保證了高值耗材的批號以及有效期，降低了醫(yī)療事件的發(fā)生率。

5 小結(jié)

綜上所述，隨著近年來醫(yī)院精細化管理的進行，物資管理在醫(yī)院經(jīng)營管理活動中的作用也越來越大。以往常規(guī)的一級倉庫物資管理系統(tǒng)因其不能完成對醫(yī)用耗材的全程跟蹤、出現(xiàn)數(shù)據(jù)斷流、使財務(wù)核算管理缺失有力的數(shù)據(jù)支持等局限性，已不能夠滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理的需要了。因此，醫(yī)院對于可計費、可計量的成本實施二級庫實耗實銷管理模式就顯得十分必要。通過二級庫管理模式，可以完善醫(yī)院管理流程，清晰把握耗材物資流向，實現(xiàn)醫(yī)用耗材與每一個患者相對應(yīng)，為醫(yī)院成本核算提供越來越合理且明晰化的數(shù)據(jù)，同時也利于醫(yī)院推進精細化績效考核的合理落實。

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[2]謝海玉.論新醫(yī)改對公立醫(yī)院財務(wù)管理信息化建設(shè)的影響及應(yīng)對策略[J].職工總會計師，2014（10）：86-87.

[3]周紅梅.加強成本核算，提高醫(yī)院精細化管理水平[J].財會學(xué)習，2016（2）：53-54.

Study on Hospital Second-level Store Management Model

ZHANG Guan-dong
Xuchang Central Hospital,Xuchang,Henan Province,461000 China

In the backward era of the hospital information construction,the hospital usually checks the High value consumables by the Determining Expenditure Based On expenses,namely no matter whether all the consumables were used up or not,they will be counted into the cost for the month,and the method leads to many issues in the High value consumables management,failing to do a good job in the precise accounting of the hospital operation cost,and it is always the key point and difficult point in the hospital management,but with the constant development of the hospital information construction, especially after we conduct the second-level store management of HERP information system,the management of high value consumables has not been a difficult matter.

High value consumables;Second-level warehouse;Process;Management regulations

R197.32

A

1672-5654（2017）02（b）-0136-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.05.136

2016-11-11）

張貫東（1967.5-），女，河南許昌人，本科，高級會計師，研究方向：醫(yī)院財務(wù)會計。