關(guān)于辦公室公文管理和保密問(wèn)題的研究

穆泰然

摘要：辦公室文件管理及保密工作越來(lái)越收到單位或企業(yè)的重視，提升文件管理工作及保密工作，對(duì)于保護(hù)企業(yè)的機(jī)密技術(shù)以及企業(yè)的業(yè)務(wù)往來(lái)是非常關(guān)鍵的。為此，本文從辦公室公文管理及保密工作的重要性出發(fā)，分析了目前辦公室公文管理工作中存在的問(wèn)題，并在這些問(wèn)題的基礎(chǔ)上重點(diǎn)的探討了辦公室公文管理及保密工作的具體措施：規(guī)范辦公室公文的管理制度，制定更加有效的崗位職責(zé)；簽訂有效的保密合同，從法律上約束公文管理人員；提升公文管理人員的業(yè)務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：辦公室 保密文件 業(yè)務(wù)水平 公文管理

一、辦公室公文管理和保密工作的重要性

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，辦公室公文管理及保密工作越來(lái)越收到企事業(yè)單位的重視。公文管理工作周密細(xì)致，保密工作做的好，可以有效的保證單位資料的規(guī)范以及獨(dú)有性。尤其是一些技術(shù)問(wèn)題，如果管理上存在問(wèn)題，就會(huì)帶來(lái)很大的麻煩，尤其是如果出現(xiàn)泄露的現(xiàn)象，那就給單位帶來(lái)不可估量的損失。為此，研究和探討辦公室公文管理及保密問(wèn)題是一個(gè)重要的課題。本文從辦公室公文管理及保密工作的重要性出發(fā)，分析了目前辦公室公文管理工作中存在的問(wèn)題，并在這些問(wèn)題的基礎(chǔ)上重點(diǎn)的探討了辦公室公文管理及保密工作的具體措施。最后得出：企事業(yè)單位在以后的辦公室管理工作中，必須提升公文管理的質(zhì)量，落實(shí)更加有效的管理措施，制定更加細(xì)致的公文管理人員的崗位職責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)層做好監(jiān)督工作，從根本上落實(shí)公文管理工作的規(guī)范同時(shí)保證公文文件的安全性。只有這樣，才能不斷的提升辦公室公文管理水平，提升文件的保密度，讓單位處于一個(gè)健康可持續(xù)的發(fā)展軌道中。

二、辦公室公文管理工作中存在的問(wèn)題

作者通過(guò)多年的公文管理工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出如下目前我國(guó)辦公室公文管理工作中經(jīng)常遇到的問(wèn)題：公文管理人員業(yè)務(wù)水平低；公文管理制度不夠細(xì)致；單位領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對(duì)于文件保密性的認(rèn)識(shí)。

（一）公文管理人員業(yè)務(wù)水平低

很多單位的公文管理人員工作積極性不高，對(duì)于公文管理工作的認(rèn)識(shí)程度不夠，總覺(jué)得是一件非常簡(jiǎn)單工作，負(fù)責(zé)文件的匯總以及發(fā)放，回收工作等。這樣的工作定位勢(shì)必會(huì)降低其業(yè)務(wù)水平，工作積極性也會(huì)降低。

（二）公文管理制度不夠細(xì)致

目前，很多的單位對(duì)于公文管理工作沒(méi)有制定更加詳細(xì)的管理制度，在管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題，不知道如何處理，這就給增強(qiáng)公文管理及文件保密工作帶來(lái)了很大的麻煩。主要是缺乏有效的管理依據(jù)，所以制定詳細(xì)的管理制度是非常關(guān)鍵的。

（三）單位領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對(duì)于文件保密性的認(rèn)識(shí)

單位領(lǐng)導(dǎo)層由于工作太多，任務(wù)繁忙，缺乏對(duì)公文管理工作的過(guò)問(wèn)，也缺乏對(duì)于文件保密性的認(rèn)識(shí)。信息化飛速發(fā)展的現(xiàn)在，做好單位技術(shù)保密工作是非常重要的，有利于在同行業(yè)間保持技術(shù)的領(lǐng)先性。為此，在以后的管理中，必須加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)文件保密的認(rèn)識(shí)度。

三、辦公室公文管理及保密工作的具體措施

在總結(jié)以上公文管理工作中存在的問(wèn)題的前提下，總結(jié)出如下提升辦公室公文管理及保密工作水平的具體措施：規(guī)范辦公室公文的管理制度，制定更加有效的崗位職責(zé)；簽訂有效的保密合同，從法律上約束公文管理人員；提升公文管理人員的業(yè)務(wù)水平。

（一）規(guī)范辦公室公文的管理制度，制定更加有效的崗位職責(zé)

要想提升辦公室公文管理工作的規(guī)范性，就要從制度上加強(qiáng)落實(shí)。這就要求單位的領(lǐng)導(dǎo)層首先重視公文管理工作的重要性，并根據(jù)公文管理工作的特點(diǎn)制定有效的管理制度以及適合本單位的崗位職責(zé)。制度和崗位職責(zé)制定完善后，剩下的就是如何有效的落實(shí)。這就需要管理層加強(qiáng)管理，一切根據(jù)制度和崗位職責(zé)來(lái)進(jìn)行，一旦發(fā)現(xiàn)管理人員違反制度和崗位職責(zé)落實(shí)不到位的現(xiàn)象，就必須根據(jù)制度進(jìn)行處理，讓公文管理人員養(yǎng)成良好的習(xí)慣和責(zé)任心。

（二）簽訂有效的保密合同，從法律上約束公文管理人員

對(duì)于一個(gè)單位來(lái)說(shuō)，很多的先進(jìn)技術(shù)和業(yè)務(wù)往來(lái)都是非常機(jī)密的，如果一旦泄露，就會(huì)給公司帶來(lái)不可估量的損失。為此，員工進(jìn)入單位進(jìn)行工作，在簽訂合同的同時(shí)也要簽訂有效的保密協(xié)議，保密協(xié)議連同合同都具有法律效力。一旦員工辭職或者離崗等，根據(jù)保密協(xié)議的要求，不能將公司的機(jī)密文件帶出作為他用。

（三）提升公文管理人員的業(yè)務(wù)水平

公文管理人員業(yè)務(wù)水平的高低直接關(guān)系著公文工作開(kāi)展的好壞。所以作為單位，必須不斷的提升公文管理人員的業(yè)務(wù)水平。讓公文管理人員在工作中不斷的提升自身的對(duì)于公文文件的管理能力。為此，單位可以經(jīng)常組織公文管理工作方面的知識(shí)培訓(xùn)，有效的提升員工的業(yè)務(wù)水平。作為公文管理人員，一定要有好的責(zé)任心，對(duì)于文件進(jìn)行管理時(shí)，必須發(fā)放后做好監(jiān)督工作，定期收回文件，做好文件的管理工作。另外，公文人員可以創(chuàng)新更多的適合本單位的公文管理方法以便加強(qiáng)公文文件的管理。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，企事業(yè)單位在以后的辦公室管理工作中，必須提升公文管理的質(zhì)量，落實(shí)更加有效的管理措施，制定更加細(xì)致的公文管理人員的崗位職責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)層做好監(jiān)督工作，從根本上落實(shí)公文管理工作的規(guī)范同時(shí)保證公文文件的安全性。只有這樣，才能不斷的提升辦公室公文管理水平，提升文件的保密度，讓單位處于一個(gè)健康可持續(xù)的發(fā)展軌道中。

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（作者單位：山東黃河物資儲(chǔ)備中心）