淺議SAP系統(tǒng)中科目優(yōu)化及其對預(yù)算控制的影響

韋艷　林永銳

摘 要 使用過SAP系統(tǒng)的工作人員都知道，SAP系統(tǒng)有著自己獨到的優(yōu)勢，在全面的企業(yè)架構(gòu)下財務(wù)控制嚴謹，它具有強大的集成性；其針對不同行業(yè)有不同的解決方案；基于財務(wù)核算全過程的運行，將財務(wù)管控前置到事前和事中。本文以A船舶制造企業(yè)為例，通過對SAP系統(tǒng)中成本科目進行優(yōu)化，探索其對船舶制造預(yù)算管控的影響。

關(guān)鍵詞 SAP系統(tǒng)；成本科目；預(yù)算管控

簡單地講，生產(chǎn)制造企業(yè)的SAP系統(tǒng)就是在一個集成的環(huán)境下，以企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門的有效數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，推動會計信息系統(tǒng)的高效工作。通過SAP系統(tǒng)的強大信息數(shù)據(jù)集成特性，各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)就基于同一環(huán)境下，協(xié)同業(yè)務(wù)單位間使用統(tǒng)一規(guī)范的語言來描述業(yè)務(wù)處理，信息數(shù)據(jù)得快速準確地傳遞，企業(yè)整體的工作效率提高了，內(nèi)部事務(wù)的計劃性與有效性也大大提高了，財務(wù)預(yù)算管控能力也越來越強大，為管理決策發(fā)揮更大的作用。

縱觀船舶制造業(yè)SAP系統(tǒng)預(yù)算管理的發(fā)展，傳統(tǒng)的財務(wù)預(yù)算管理基于財務(wù)報表數(shù)據(jù)，缺少源頭和事前的探究，預(yù)算準確性和管控效果并不明顯。近年來，不少企業(yè)在實施全面預(yù)算時先納入業(yè)務(wù)預(yù)算，根據(jù)企業(yè)的實際情況，深入分析業(yè)務(wù)預(yù)算與財務(wù)預(yù)算的數(shù)理關(guān)系、協(xié)同運作關(guān)系，對應(yīng)找出解決問題的建議，并在工作實踐中去檢驗與論證。經(jīng)過對A船舶企業(yè)多年的成本預(yù)算管控情況的探索，以PDCA循環(huán)管理的思路，長期積累的經(jīng)驗可以指導(dǎo)信息系統(tǒng)的優(yōu)化，A船舶工業(yè)企業(yè)對成本科目的調(diào)整就對成本預(yù)算控制就帶來了明顯的管控效果。

一、梳理項目成本預(yù)算科目，完善項目工號管理促使成本管控與財務(wù)管理在ERP系統(tǒng)的統(tǒng)一

A船舶工業(yè)企業(yè)在SAP中開發(fā)了建造項目成本預(yù)算系統(tǒng)，實現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)單船成本預(yù)算管控，并且做到了超預(yù)算系統(tǒng)中無法創(chuàng)建采購申請、采購訂單、收貨、領(lǐng)用、報銷入賬功能的全過程控制，實現(xiàn)了單船各明細成本科目的預(yù)算、實際、承接成本對比分析等功能，為船舶企業(yè)基層管理、業(yè)務(wù)主管職能部門、業(yè)務(wù)執(zhí)行部門提供了統(tǒng)一管理平臺，真正實現(xiàn)了建造項目預(yù)算成本管控業(yè)務(wù)與財務(wù)的一體化管理。

通過建立起完整的建造項目成本分類體系，并與現(xiàn)有的目標成本科目進行對照或統(tǒng)一，實現(xiàn)生產(chǎn)成本料、工、費目標成本明細與SAP 財務(wù)核算科目的統(tǒng)一，將原有WBS結(jié)構(gòu)按工區(qū)二層的結(jié)構(gòu)細化為按成本科目五層的結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)從材料、設(shè)備、外包、外協(xié)、直接人工、各項費用的預(yù)算明細科目控制，由原來部門單元的二層結(jié)構(gòu)向五層結(jié)構(gòu)推進，并將341個預(yù)算成本科目全部在系統(tǒng)中錄入和實時跟蹤。解決了長期以來會計科目無法滿足成本科目核算的需求，使得業(yè)務(wù)成本管理與財務(wù)成本管理在ERP系統(tǒng)中無法統(tǒng)一的矛盾得到了根本性解決。

二、把控關(guān)鍵成本科目的數(shù)據(jù)采集，將項目成本預(yù)算管控點前置

一般來說，船舶生產(chǎn)企業(yè)的業(yè)務(wù)預(yù)算是將約占項目成本總額近70%的材料、設(shè)備管理作為成本管控的重點，讓設(shè)計成為成本管理的源頭，加強生產(chǎn)的過程控制。

船舶建造的建造成本60-70%是材料設(shè)備成本，管理好材料設(shè)備成本單船建造成本控制才有保障。在物料編碼梳理的過程中，技術(shù)、物資、生產(chǎn)部門與信息室、財務(wù)部、經(jīng)營部成本室不斷加強溝通，就信息化整合不斷進行碰撞，確定了物資編碼與目標成本預(yù)算管理層次對接的方案。

從經(jīng)營報價成本的分解、技術(shù)部材料清單的傳輸、物資部采購申請的清單創(chuàng)建，材料設(shè)備的揀配領(lǐng)用，材料設(shè)備信息流一直在SAP系統(tǒng)中流動，通過系統(tǒng)自動產(chǎn)生預(yù)算、實際發(fā)生的信息正是大家需要掌握的核心。經(jīng)營、技術(shù)、物資在掛單時就已知道成本多少，本次使用多少，還有多少空間可使用，如果超過項目總預(yù)算，系統(tǒng)會進行干預(yù)，不允許通過，從而解決了成本管理的業(yè)務(wù)前端編制和業(yè)務(wù)前端控制難題。對于生產(chǎn)領(lǐng)用環(huán)節(jié)，想多領(lǐng)、多用的空間已經(jīng)沒有，必須通過技術(shù)設(shè)計的源頭來解決。

通過關(guān)鍵節(jié)點數(shù)據(jù)采集的實施、反饋、流程的優(yōu)化，A船舶工業(yè)企業(yè)實現(xiàn)了建造項目成本自動歸集。以前建造項目成本管理的跟蹤，通常采用更多的人工進行歸集，該系統(tǒng)實施后以前同一項工作需要4人1周的單船預(yù)算工作量，現(xiàn)在1人2天即可完成。大大提高了工作效率，同時數(shù)據(jù)準確性大幅提高，數(shù)據(jù)分析追溯更有數(shù)據(jù)倉庫依據(jù)。

三、預(yù)算科目、成本中心逐步細化及統(tǒng)一

通過內(nèi)部流程優(yōu)化，會計科目和承諾項目實現(xiàn)一對一或者多對一的關(guān)系，解決了長期以來上級集團科目與下屬企業(yè)科目口徑不統(tǒng)一的問題，使得預(yù)算管理與財務(wù)管理的矛盾得到了根本性解決，數(shù)據(jù)的可比性得到保證。

另外，SAP費用預(yù)算系統(tǒng)在集團層面進行延伸，結(jié)合生產(chǎn)領(lǐng)域的特點進行了深度開發(fā)，集團根據(jù)下屬企業(yè)各自的特點進行再細分。A船舶工業(yè)企業(yè)設(shè)置二級科目147個，三級科目76個，費用科目涵蓋所有費用類業(yè)務(wù)，凸顯內(nèi)部控制“不留死角”的全面性要求。

通過參考成本中心結(jié)構(gòu)設(shè)置相應(yīng)的基金中心。成本中心不再是單獨的個體，從預(yù)算基金中心和承諾項目兩個維度設(shè)置預(yù)算政策，區(qū)分可控預(yù)算和不可控預(yù)算，據(jù)此進行預(yù)算編制、控制和分析。成本中心性質(zhì)發(fā)生變化只需將成本中心移至相應(yīng)的基金中心即可。

四、項目成本科目優(yōu)化對成本預(yù)算管控的效果

（一）倒逼各個環(huán)節(jié)主動控制成本

單船成本預(yù)算經(jīng)過公司辦公會討論通過，最后形成由總經(jīng)理與各業(yè)務(wù)部門簽訂的成本管控責(zé)任書，成本管理部門通過SAP系統(tǒng)實現(xiàn)剛性管理，如確有必要調(diào)整，則需經(jīng)過嚴格的批準。

通過341個預(yù)算成本科目細化管控，讓各業(yè)務(wù)部門明確自己對應(yīng)的科目，并通過事前策劃、事中發(fā)生、實時查詢找到成本控制的空間，讓各個業(yè)務(wù)部門實現(xiàn)了要我管成本到我要管成本的根本性改變，輔以建造經(jīng)理對單船成本負責(zé)，建造經(jīng)理隨時都能查詢管控成本信息，并結(jié)合生產(chǎn)進度和成本費用預(yù)算、已發(fā)生、預(yù)計發(fā)生的綜合考慮，將成本管理納入到生產(chǎn)管理中同步策劃、同步實施。

該系統(tǒng)實現(xiàn)了管生產(chǎn)必須管成本，管業(yè)務(wù)必須管費用的管理目標。剛性的預(yù)算控制、統(tǒng)一細化的成本管控方式和核算，反過來將對設(shè)計、生產(chǎn)、物資等各方面提出更高的要求，使得業(yè)務(wù)加強事先的整體計劃性。在一定程度上推動了設(shè)計精度、生產(chǎn)精度、采購降本能力的提升，促進了成本的持續(xù)下降。

（二）在SAP系統(tǒng)中實現(xiàn)間接費用預(yù)算管控

成本和間接費用是公司的兩大管控重點。A船舶工業(yè)企業(yè)2014年6月份正式在SAP系統(tǒng)實現(xiàn)預(yù)算管控，依靠已有的物料管理等模塊，將費用預(yù)算控制交給系統(tǒng)，將業(yè)務(wù)推到業(yè)務(wù)前段。

費用預(yù)算項目的實施使預(yù)算管控力度得到空前的加強，達到“年度預(yù)算+月度下達”、“承諾預(yù)算+支付預(yù)算”實現(xiàn)事前、事中、事后的全過程預(yù)算控制。當(dāng)月業(yè)務(wù)前端采購、財務(wù)費用記賬占用的預(yù)算和支付預(yù)算總和超出當(dāng)月下達預(yù)算時，根據(jù)預(yù)算管控方案，實行剛性控制，實現(xiàn)在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中的預(yù)算控制。

（三）預(yù)算編制的改變及完善

通過系統(tǒng)流程優(yōu)化，A船舶工業(yè)企業(yè)徹底改變以往傳統(tǒng)的預(yù)算的編制方法，擺脫以EXCEL為主的預(yù)算編制工具。改變以往預(yù)算管理缺少流程化過程，部門之間無法共享數(shù)據(jù)，造成數(shù)據(jù)匯總和溝通的困難的局面。通過優(yōu)化，SAP費用預(yù)算系統(tǒng)的實施對預(yù)算流程化、系統(tǒng)化管理起到很好的作用，系統(tǒng)自動協(xié)調(diào)各個業(yè)務(wù)部門參與預(yù)算編制并且自動實現(xiàn)數(shù)據(jù)匯總和比對，大大提高了企業(yè)預(yù)算編制的效率，預(yù)算數(shù)據(jù)質(zhì)量得到質(zhì)的提高。

（四）預(yù)算執(zhí)行的改變及完善

A船舶工業(yè)企業(yè)預(yù)算事后控制的傳統(tǒng)局面、控制環(huán)節(jié)滯后的局面得到完全的改觀。在SAP費用預(yù)算系統(tǒng)中，使用不同預(yù)算功能模塊，對于超出預(yù)算的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)會在業(yè)務(wù)發(fā)生時就自動進行錯誤或警告提示，超過預(yù)算的經(jīng)濟行為無法繼續(xù)執(zhí)行，預(yù)算管控實現(xiàn)全面前置管理。

（五）預(yù)算分析的改變及完善

A船舶工業(yè)企業(yè)以往主要依賴EXCEL為預(yù)算分析工具，手工錄入核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)，效率低下，容易出錯，而且無法進行追溯分析。

SAP費用預(yù)算系統(tǒng)中可以自動實現(xiàn)預(yù)算、實際數(shù)據(jù)實時對比分析，支持預(yù)算報表到核算系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的追溯分析，支持績效考核，確保目標的實現(xiàn)，大大提高分析的準確性，為管理決策提供強有力的支撐。

（六）擴大費用預(yù)算管控領(lǐng)域

1.日常報銷預(yù)算控制

通過部門建立采購訂單或采購申請占用相應(yīng)的預(yù)算額度。根據(jù)成本中心和費用科目，檢查對應(yīng)基金中心和承諾科目的可用預(yù)算，如果預(yù)算不足，報錯并不予保存，業(yè)務(wù)部門需采取相應(yīng)的流程手續(xù)。

2.領(lǐng)料方面預(yù)算控制

材料預(yù)算控制通過MM物料發(fā)貨自動集成記賬的材料費用，占用相應(yīng)的預(yù)算額度，如果預(yù)算不足，報錯并不予保存。但目前領(lǐng)料只是在庫存管理員過賬的時候才會提示預(yù)算不足，集團信息中心應(yīng)該考慮的是在填寫預(yù)留的時候就占用預(yù)算，一方面可以減少部門亂填領(lǐng)料單，另一方面減少出現(xiàn)預(yù)算不足的情況。

3.PM方面預(yù)算控制工廠維護（Plant Maintenance，PM）

PM建立采購申請的介面無法更改承諾項，系統(tǒng)自動把數(shù)據(jù)保存到配置的承諾項中，每次建好采購申請后再去修改承諾項降低工作效率，集團針對這方面需要請SAP顧問對視圖進行擴展，可直接修改承諾項，減少操作的頻率。

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