面向優(yōu)撫對(duì)象的民政檔案管理與利用分析

閆曉慧

【摘要】隨著自然災(zāi)害與全球局部戰(zhàn)爭(zhēng)的頻繁發(fā)生，我國(guó)的優(yōu)撫對(duì)象呈現(xiàn)出逐年增多的趨勢(shì)，在這種情況下就要求我國(guó)政府加強(qiáng)對(duì)優(yōu)撫對(duì)象的檔案管理工作。本文以優(yōu)撫對(duì)象的民政檔案為視角，通過(guò)對(duì)檔案管理與利用的分析，為我國(guó)優(yōu)撫對(duì)象的民政檔案管理提供理論的建議。

【關(guān)鍵詞】?jī)?yōu)撫對(duì)象；民政檔案管理；民政檔案利用

我國(guó)于1956年正式確立了優(yōu)撫制度。這項(xiàng)制度自從被確立以來(lái)，由于其具有的優(yōu)勢(shì)被我國(guó)長(zhǎng)期堅(jiān)持與使用。而自我國(guó)建國(guó)以來(lái)，一直處于相對(duì)和平的狀態(tài)，優(yōu)撫對(duì)象呈現(xiàn)出基本穩(wěn)定的狀態(tài)。但建國(guó)以后，我國(guó)也曾發(fā)生過(guò)局部戰(zhàn)爭(zhēng)與自然災(zāi)害，這些都集中性地使我國(guó)優(yōu)撫對(duì)象在數(shù)量急劇上升。而隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與深化改革的不斷進(jìn)行。我國(guó)目前重點(diǎn)優(yōu)撫對(duì)象的數(shù)量呈現(xiàn)出了逐年上升的趨勢(shì)。而這也就給各個(gè)地方的民政機(jī)構(gòu)提出了檔案管理上的新要求。如何有效地管理優(yōu)撫對(duì)象的民政檔案是一個(gè)亟待探討解決的問(wèn)題。

一、面向優(yōu)撫對(duì)象的民政檔案管理

做好優(yōu)撫對(duì)象的檔案管理工作可以從三個(gè)方面入手：

（一）完善檔案管理制度。有效管理優(yōu)撫檔案，首先要完善優(yōu)撫檔案的管理制度。要建立動(dòng)態(tài)管理的管理制度，將重點(diǎn)的優(yōu)撫對(duì)象納入管理與審核的體系，定期對(duì)其基本情況與生活情況進(jìn)行更新，為有效地開(kāi)展優(yōu)撫工作提供檔案的支持。同時(shí)各個(gè)民政單位也要積極地改變管理方式，使檔案管理向著標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的方向發(fā)展。同時(shí)還要加強(qiáng)信息化的建設(shè)，使管理模式更加規(guī)范，便捷。

（二）加強(qiáng)電子檔案與紙質(zhì)檔案的結(jié)合。有效管理優(yōu)撫檔案，要加強(qiáng)電子檔案與紙質(zhì)檔案的結(jié)合。而這對(duì)于工作人員的核心要求就是：做到電子檔案與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存歸檔。而要做到這一點(diǎn)，就需要工作人員熟練地掌握紙質(zhì)歸檔與電子歸檔的方法。同時(shí)對(duì)于一些不擅長(zhǎng)使用電子歸檔的優(yōu)撫人員，檔案管理人員要幫助其完成檔案填寫、核對(duì)以及電子保存的各個(gè)程序。而在這期間，工作人員要著重注意工作態(tài)度與工作方法。而在實(shí)踐中，各個(gè)基層單位還總結(jié)出了關(guān)于電子檔案與紙質(zhì)檔案結(jié)合管理的具體工作要求，即“一全、 二清、 三有序”。

（三）及時(shí)整理檔案信息。優(yōu)撫對(duì)象的一個(gè)重要的特點(diǎn)就是：其基本狀態(tài)處于隨時(shí)變化中，即有的優(yōu)撫對(duì)象會(huì)隨著時(shí)間的推移而不再滿足被優(yōu)撫的條件，這時(shí)其就喪失了被優(yōu)撫的資格。而有些沒(méi)有滿足優(yōu)撫條件的對(duì)象，可能因時(shí)間經(jīng)過(guò)或發(fā)生重大事情而滿足了被優(yōu)撫的條件。同時(shí)還包括優(yōu)撫對(duì)象去世，重大疾病等其他情況。而這些都會(huì)導(dǎo)致優(yōu)撫對(duì)象的信息的變化。這就要求工作人員要及時(shí)地整理及更新優(yōu)撫檔案的信息。

可以從以下幾個(gè)方面入手：制作統(tǒng)一的檔案信息目錄，方便管理；實(shí)行一對(duì)一的全程跟蹤服務(wù)；隨時(shí)更新電子數(shù)據(jù)，方便隨時(shí)查詢。

（四）加強(qiáng)檔案防護(hù)設(shè)施的更新與保養(yǎng)。檔案防護(hù)設(shè)施包括：防盜設(shè)施（防盜門）、防火設(shè)施（滅火器）、防磁設(shè)施（防護(hù)磁柜）、防毒設(shè)施（消毒機(jī)）等。這些設(shè)施在不同的方面能有效地保護(hù)檔案不被破壞。因而要做好這些設(shè)施的更新與保養(yǎng)。例如：防磁柜的更新?lián)Q代十分迅速的設(shè)施，因而對(duì)于防磁柜要做到及時(shí)更新，以免其失效而導(dǎo)致檔案消磁的問(wèn)題。而對(duì)于滅火器，加濕器等器械要做到及時(shí)的維護(hù)與保養(yǎng)，使其保持良好的工作狀態(tài)，能夠隨時(shí)投入工作。

二、面向優(yōu)撫對(duì)象的民政檔案利用

（一）完善優(yōu)撫檔案利用制度。優(yōu)撫檔案是國(guó)家為有效服務(wù)優(yōu)撫對(duì)象而建立的，便于管理的檔案。對(duì)這種檔案的利用要秉持有利于優(yōu)撫對(duì)象的原則，不能濫用。因而必須建立優(yōu)撫對(duì)象的民政檔案利用制度。首先要強(qiáng)調(diào)的是：優(yōu)撫檔案不能外借，要確保優(yōu)撫檔案的信息安全，防止優(yōu)撫檔案被不法分子利用。其次要建立信息化的利用方式，但對(duì)于信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用時(shí)要保護(hù)好信息的安全。可以采用設(shè)置工作網(wǎng)絡(luò)與隨時(shí)更換密鑰的方式。最后需要說(shuō)明的是：要嚴(yán)格執(zhí)行優(yōu)撫檔案的利用制度，對(duì)于違反制度的人員要給出懲罰，并責(zé)令其對(duì)造成損失負(fù)責(zé)。

（二）完善電子優(yōu)撫檔案的利用途徑。對(duì)于電子優(yōu)撫檔案的有效利用，能有效提高優(yōu)撫檔案的利用效能?？梢詮娜齻€(gè)方面進(jìn)行利用：

第一，優(yōu)先考慮“拷貝”利用的途徑。拷貝利用具有其他利用方式所不具備的優(yōu)點(diǎn)?？截惱媚茏畲笙薅鹊乇Ａ粼茧娮訖n案的信息，因而能使利用人對(duì)檔案信息的利用達(dá)到最大化。所以在對(duì)電子優(yōu)撫檔案進(jìn)行利用的時(shí)候要優(yōu)先考慮使用“拷貝利用的方式。而這里需要說(shuō)明的是：在使用“拷貝”方式時(shí)需要將優(yōu)撫信息轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)的文檔格式，也可以提供打印件或復(fù)印件。

第二，利用通信傳輸。通信傳輸也是有效利用優(yōu)撫檔案的途徑之一。與“拷貝”方式相比，這種利用方式具有不受時(shí)間與地域限制的優(yōu)點(diǎn)，因而可以在滿足互聯(lián)網(wǎng)的要求的情況下廣泛地使用。但需要強(qiáng)調(diào)的是：對(duì)這種方式的使用需要謹(jǐn)慎應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒與網(wǎng)絡(luò)信息泄露。因而這種方式也一般被應(yīng)用在民政部門的內(nèi)部。

第三，現(xiàn)場(chǎng)查詢，直接利用。這種利用方式多存在于民政部門的檔案查詢現(xiàn)場(chǎng)，主要針對(duì)老齡優(yōu)撫對(duì)象和不善于利用電腦的優(yōu)撫對(duì)象。通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)查詢，可以使這部分優(yōu)撫對(duì)象也能及時(shí)了解到自身的信息。

三、總 結(jié)

加強(qiáng)對(duì)優(yōu)撫對(duì)象民政檔案的管理，有利于政府有效地服務(wù)于優(yōu)撫對(duì)象。本文從優(yōu)撫檔案的管理與優(yōu)撫檔案的利用兩個(gè)方面分析闡釋了優(yōu)撫檔案有效管理與利用途徑。并針對(duì)特殊情況做出了說(shuō)明，最后筆者要強(qiáng)調(diào)的是：優(yōu)撫檔案管理要來(lái)源于對(duì)實(shí)踐的總結(jié)，因而基層的檔案管理人員對(duì)這個(gè)問(wèn)題也要積極研究，深入探討，為優(yōu)撫檔案的管理與利用作出貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

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