農(nóng)村飲水安全工程檔案管理工作思考

鄭建民

（臨汾市水利局，山西 臨汾 041000）

農(nóng)村飲水安全工程檔案管理工作思考

鄭建民

（臨汾市水利局，山西 臨汾 041000）

農(nóng)村飲水安全工程是重點民生工程，做好工程檔案管理工作意義重大，文章總結(jié)了農(nóng)村飲水安全工程檔案管理工作的一些做法，對檔案管理中存在的問題進行了分析，提出了做好農(nóng)村飲水安全工程檔案管理工作的建議。

農(nóng)村飲水安全；檔案；管理

1 引言

臨汾市總?cè)丝?34.5萬人，其中農(nóng)村人口250.3萬人，占總?cè)丝诘?7.61%。全市山多川少，十年九旱，水資源嚴重不足，水資源總量15.2億m3，人均占有水資源量380m3，呈現(xiàn)出人口多、用水量多、水資源量相對少的特點，水資源供需矛盾相對突出。為保障農(nóng)村飲水安全，近年來，臨汾市把解決農(nóng)村飲水作為一項重要工作常抓不懈。到2010年，全市建設(shè)各類農(nóng)村飲水工程3 743處，基本解決了農(nóng)村人口的飲水問題，實現(xiàn)了農(nóng)村飲水安全全覆蓋。之后開展了提高農(nóng)村群眾用水標準工程建設(shè)，進一步提高水質(zhì)標準，提高自來水入戶率。截至目前，全市飲用自來水（包括簡易自來水）人口占到農(nóng)村人口的94%。

農(nóng)村飲水安全工程作為重要的民生工程，投資規(guī)模大、建設(shè)時間長、建設(shè)地點分散、單項工程小而多，決定了農(nóng)村飲水安全工程檔案資料具有數(shù)量多、資料分散、收集管理難度大的特點，因此，做好農(nóng)村飲水安全檔案工作是一件復雜而系統(tǒng)的工作。

2 農(nóng)村飲水安全工程檔案工作重要性分析

2.1 工程檔案是維護管理農(nóng)村飲水安全工程的第一手資料

臨汾市農(nóng)村飲水安全工程點多面廣、戰(zhàn)線長，全市4 819處農(nóng)村飲水工程，其中單村供水工程就有3 519個，占飲水工程總數(shù)的73%。工程使用過程中一旦出現(xiàn)問題，在對其維護、維修、改造過程中，工程檔案就是必不可少的依據(jù)和憑證。

2.2 工程檔案為今后農(nóng)村飲水安全工程建設(shè)提供參考和借鑒

在解決農(nóng)村吃水問題上，臨汾市經(jīng)過了人畜吃水、飲水解困、飲水安全、標準提高等幾個階段，每個階段工程建設(shè)都有不同的技術(shù)要求和側(cè)重點，完整的農(nóng)村飲水安全工程檔案，為今后提高工程設(shè)計質(zhì)量提供了參考和借鑒，也是開展農(nóng)村飲水安全工程學術(shù)研究、持續(xù)進行工程建設(shè)的寶貴資料。

2.3 工程檔案是保障農(nóng)村群眾安全飲水的重要依據(jù)

在自然和社會環(huán)境影響下，自然災害、突發(fā)事件難免發(fā)生，也可能對農(nóng)村飲水安全工程產(chǎn)生不同程度的影響，要避免或減少其影響，保障農(nóng)村群眾飲水安全，就必須分析研究工程檔案中的數(shù)據(jù)和結(jié)論，提前預防和有效解決自然災害、突發(fā)事件產(chǎn)生的影響。同時，工程檔案還是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據(jù)。

3 主要做法

在農(nóng)村飲水安全工程項目實施中，根據(jù)實際情況，形成了一套檔案收集管理模式，力爭為工程提供一份翔實可靠的檔案材料。

3.1 工程實施前期的資料收集

工程前期文件材料主要有項目投資計劃、資金文件、批復、會審紀要、實施方案、變更設(shè)計及批復、法人建立文件、項目公示、招標公告、招標文件、中標通知書等。

3.2 工程施工期間的資料收集

施工文件材料主要有項目劃分申請、報告、批復、單元工程質(zhì)量評定表、隱蔽工程驗收簽證，水泥、沙、石、鋼筋、混凝土砂漿配合比資料，砂漿、混凝土試件檢測報告、施工日志，工程工藝、設(shè)備材料、管材合格證、設(shè)備合格證等。此外還包括開工申請、開工令、隱蔽工程簽證、中間報量、聯(lián)合計量單、完工結(jié)算書及支付證書等監(jiān)理文件材料。

3.3 竣工驗收及運行管理資料收集

竣工驗收文件材料主要有建設(shè)管理報告、施工管理報告、監(jiān)理報告、質(zhì)量評定報告、資金支付資料、財務(wù)決算報告、審計報告；工程運行管理資料主要有受益戶統(tǒng)計表、移交清單、試運行報告、工程管護制度、管護協(xié)議、水質(zhì)化驗報告等。

3.4 根據(jù)工程特點做好檔案資料整理

由于農(nóng)村飲水安全工程量小、數(shù)量多，單個工程很難裝訂成一本，因為一個批次的很多程序都是同時審批的，包括資金下達、方案審查、招標、設(shè)計、施工、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督等，這些資料應(yīng)批次裝訂，避免資料重復，但裝訂時注意對每個工程進行編碼，一個工程對應(yīng)一個編碼，以方便工程準確快捷的通過編碼將其找出。檔案裝訂應(yīng)按照水利部頒發(fā)的水利工程建設(shè)項目文件材料檔案管理規(guī)定實施。同時，由于農(nóng)村飲水工程檔案使用頻率高，不要用檔案盒裝，最好用硬殼紙當封面，用線捆扎封邊裝訂。

3.5 嚴把檔案資料收集管理環(huán)節(jié)

在工程檔案收集管理中，要本著“對過去負責、為現(xiàn)在服務(wù)、替未來著想”的原則，確保各類檔案資料的規(guī)范性、完整性和準確性。對接收的建設(shè)管理類、勘測設(shè)計類、建設(shè)監(jiān)理類、施工管理類、竣工驗收類等工程建設(shè)檔案，管理辦法、管理制度、用戶協(xié)議、安全責任書等運行管理檔案，工程建設(shè)、水費收繳與使用等財務(wù)檔案，各類配件、管材出入庫登記等物資檔案，分別進行分類、整理、編目、裝盒、入庫，做到整齊規(guī)范，排列有序，查找方便。

4 檔案管理存在問題

4.1 對檔案資料收集管理工作重視不夠

農(nóng)村飲水安全工程是一項重要的民生工程，涉及到老百姓的切身利益，有關(guān)單位大多認為其重點應(yīng)突出解決好工程設(shè)計、建設(shè)工期、工程質(zhì)量和工程效益上，忽視了檔案的收集、整理、歸檔、管理，導致工程檔案管理工作相對滯后，檔案的系統(tǒng)性、準確性得不到有效保障。

4.2 檔案收集管理專業(yè)人員缺乏

在農(nóng)村飲水安全工程項目建設(shè)中，檔案收集管理人員一般是新參加的工作人員、工程技術(shù)人員或兼職人員，有的甚至是臨時抽調(diào)，身兼數(shù)職，缺乏檔案專業(yè)知識，對工程檔案收集管理比較陌生，不熟悉檔案收集管理的法規(guī)和制度，很難適應(yīng)工程檔案收集管理工作需要。專業(yè)檔案管理人才更是奇缺，在一定程度上影響了農(nóng)村飲水安全工程檔案管理工作。

4.3 工程檔案資料不齊全

由于農(nóng)村飲水安全工程前期工作距離實施時間跨度較大，往往哪個部門形成的檔案資料就保存在哪個部門，甚至保存在承辦人手中，信息不容易掌握，導致前期工作檔案資料收集不齊全。而且由于農(nóng)村飲水安全單項工程規(guī)模較小、施工技術(shù)難度不大，對施工單位資質(zhì)要求不是很高，多為資質(zhì)較低的施工企業(yè)，對工程檔案資料的收集管理水平參差不齊，導致施工資料不規(guī)范、不完整。同時個別資料還存在不完善、不完整情況，存在以施工圖、甚至示意圖代替竣工圖，簽字手續(xù)不齊全等問題。

5 思考及建議

農(nóng)村飲水安全工程的建設(shè)與使用，對提高農(nóng)村群眾生活質(zhì)量，促進當?shù)厣鐣?jīng)濟發(fā)展具有深遠意義。做好工程項目檔案收集管理工作，是每個工程參與者義不容辭的工作職責。結(jié)合工作實際，就農(nóng)村飲水安全工程檔案收集管理工作談幾點建議。

5.1 明確檔案收集管理責任

農(nóng)村飲水安全工程參建單位在重視工程進度、工程質(zhì)量的基礎(chǔ)上，要進一步提高檔案收集管理意識，壓實檔案收集管理責任，切實發(fā)揮建設(shè)單位的龍頭作用。建設(shè)單位項目法人對檔案工作負總責，勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位負責人員，按各自職責對檔案分級負責，全程跟蹤農(nóng)村飲水安全工程檔案資料的收集整理，確保工程檔案系統(tǒng)、完整、準確、規(guī)范。

5.2 做好工程檔案收集整理工作

依據(jù)農(nóng)村飲水安全檔案形成的特點，區(qū)別不同情況，確定相應(yīng)的收集方法。對形成周期短、時間性強的檔案，做到及時收集，避免因時間拖延造成的內(nèi)容混淆、遺缺，降低檔案質(zhì)量；對形成周期長的檔案，劃分收集時間區(qū)段，確保檔案的完整性，堅持從檔案形成的源頭抓起，做到前期介入到位、中期控制超前、后期檢查嚴格，重點收集管理好工程設(shè)計變更、隱蔽工程等資料文件，體現(xiàn)工程建設(shè)的真實面貌，杜絕擅自修改、偽造或事后補做檔案資料的現(xiàn)象，確保工程檔案的規(guī)范化、標準化和真實性。

5.3 建立工程檔案規(guī)范管理網(wǎng)絡(luò)

農(nóng)村飲水安全工程范圍廣、工期長、資料多、環(huán)節(jié)復雜，形成的檔案資料種類多、數(shù)量多，為了實現(xiàn)工程項目檔案標準管理，必須建立相配套的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，完善管理制度和工作程序。在項目檔案收集整理階段做到下達任務(wù)與提出事件材料歸檔同步；檢查計劃進度與檢查文件材料情況同步；驗收鑒定工程與驗收鑒定材料歸檔同步；項目總結(jié)與文件材料完全歸檔同步，確保應(yīng)歸檔文件材料“顆粒歸倉”。

5.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

加強對檔案收集管理人員的業(yè)務(wù)知識培訓，逐步提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，有條件的單位可以聘請專業(yè)檔案人員，深入工地，對工程檔案收集、整理、移交、驗收等工作進行指導，對存在的問題及時改正。同時，檔案管理人員要增強事業(yè)心和責任感，積極主動了解工程動態(tài)和資料流向，自覺做好檔案收集管理工作，做到不遺不漏，保證檔案資料的齊全、完整、準確，使工程檔案資料能準確地反映工程建設(shè)的全過程。

5.5 加大工程檔案的現(xiàn)代化管理力度

注重運用計算機、照相機、錄音筆、攝像機、光盤技術(shù)、掃描儀等現(xiàn)代工具收集整理工程建設(shè)資料，這樣不僅便于檢索，延長保存期，增加保密性，還可以通過對比來選擇最佳農(nóng)村飲水安全工程施工方案，達到節(jié)約人力、物力的目的。同時，要積極開發(fā)利用工程檔案資源，主動提供檔案服務(wù)，充分發(fā)揮工程檔案資料的價值，為全市經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)。

G271

C

1004-7042（2017）03-0013-02

鄭建民（1972-），男，1997年畢業(yè)于山西師范大學漢語言文學專業(yè)，副研究館員。

2017-01-08；

2017-02-17