大型醫(yī)院基建項目檔案管理工作探討

陳 霞

(青島大學(xué)附屬醫(yī)院，山東 青島 266000)

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大型醫(yī)院基建項目檔案管理工作探討

陳 霞

(青島大學(xué)附屬醫(yī)院，山東 青島 266000)

以青島大學(xué)附屬醫(yī)院為例，結(jié)合大型醫(yī)院基建項目檔案特點(diǎn)，從業(yè)主對建檔工作不夠重視、基建檔案管理機(jī)制不完善、收集歸檔材料不及時欠完整、管理硬件不足四方面，分析了檔案管理中存在的主要問題，并提出了相對應(yīng)的對策建議。

大型醫(yī)院，基建項目，工藝流程，基礎(chǔ)設(shè)施

隨著我國城市化不斷推進(jìn)，城市大型醫(yī)院集團(tuán)化發(fā)展，掀起了大型醫(yī)院新院區(qū)建設(shè)高潮。一般大型醫(yī)院建設(shè)了多個院區(qū)，并在不斷地擴(kuò)張建設(shè)，建筑面積動輒幾十萬平方米。在大型醫(yī)院建設(shè)過程中，基建檔案管理往往不到位，不同程度影響了醫(yī)院建筑的維護(hù)和使用，有時甚至?xí)o醫(yī)院造成重大損失。以青島大學(xué)附屬醫(yī)院(簡稱青大附院)為例，該院始建于1898年，截至2017年5月，已經(jīng)發(fā)展為四個院區(qū)，開放床位4 000張，占地面積34萬m2，目前建筑總面積達(dá)到86萬余平方米。

1 大型醫(yī)院基建項目檔案特點(diǎn)

大型醫(yī)院基建檔案是指在醫(yī)院各院區(qū)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)全過程中形成的、應(yīng)作為檔案保存的技術(shù)、管理等文件資料，指從項目醞釀決策、報建手續(xù)辦理、施工、采購、竣工驗收移交及試運(yùn)行等建設(shè)全過程中形成的、具有保存價值的圖紙、文字、圖像、聲像等各種載體的文件資料，包括報建資料(項目立項及批復(fù)、可研及批復(fù)、初步設(shè)計及批復(fù)、規(guī)劃及土地手續(xù)、施工許可證等)、勘察設(shè)計資料(圖紙及相關(guān)論證、決策文件)、招標(biāo)采購資料、施工及驗收資料、設(shè)備技術(shù)文件及試運(yùn)行等文件內(nèi)容[1，2]。相比普通建筑工程，醫(yī)院基建檔案主要有以下特點(diǎn)。

1.1 工藝復(fù)雜，檔案繁多

大型醫(yī)院具有專業(yè)特殊、科室齊全、床位規(guī)模大等特點(diǎn)，并且工藝流程復(fù)雜嚴(yán)格、要求高，如潔污分流、醫(yī)患分流、手術(shù)室和ICU空氣凈化、核醫(yī)學(xué)科射線防護(hù)、放射放療、醫(yī)療廢水廢物處理等的嚴(yán)格要求，需要進(jìn)行針對性專項設(shè)計和精細(xì)化施工，以便于符合專門的工藝流程設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)和工程驗收要求，因此過程中形成繁多的檔案資料。另外，大型醫(yī)院建設(shè)項目的復(fù)雜性決定了招標(biāo)采購多，至少100多項，由此而產(chǎn)生大量的招投標(biāo)和評標(biāo)資料。而且因為大型醫(yī)院建設(shè)涉及面廣，工藝流程復(fù)雜，標(biāo)準(zhǔn)及要求高的原因，參與部門較多，建設(shè)檔案材料豐富、數(shù)量大，加上建設(shè)管理機(jī)構(gòu)一般不是長期從事醫(yī)院建設(shè)管理的專業(yè)隊伍，建設(shè)管理人員需要邊管理邊學(xué)習(xí)，且檔案專職人員往往到位不及時，檔案資料很容易分散。

1.2 建設(shè)周期長，應(yīng)歸檔資料易丟失

大型醫(yī)院項目因為工藝復(fù)雜、體量大等原因，醞釀研討、工程設(shè)計、專業(yè)設(shè)備考察、采購及精細(xì)化施工等工作需要時間較長；若施工過程中遇到籌劃不細(xì)、變更頻繁及資金不到位等甲方因素，施工組織不力甚至發(fā)生事故險情等乙方因素，或遇到天氣異常、建材價格突變緊缺等外部因素，都會引起建設(shè)周期不同程度的延長。大型醫(yī)院建設(shè)工期少則三四年，多則五六年，時間越長，檔案材料流失可能性越大。如青大附院東區(qū)、北院區(qū)及黃島區(qū)一些基建項目幾乎同時開展，幾班人馬分別負(fù)責(zé)管理，工期三年多，沒有檔案專職人員，檔案資料分散且不易匯集、整理，很容易造成檔案材料散落、丟失。

2 檔案管理中存在的主要問題

目前大型醫(yī)院基建檔案管理主要存在以下問題。

2.1 業(yè)主對建檔工作不夠重視

2006年6月，國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合下發(fā)了《重大工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案驗收辦法》，規(guī)定：“項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期，不得進(jìn)行或通過整個工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期的竣工驗收。”

但大型醫(yī)院建設(shè)過程中，醫(yī)院建設(shè)分管領(lǐng)導(dǎo)及管理人員因為政策掌握不足和經(jīng)驗欠缺等原因，對建檔工作不重視，認(rèn)為檔案管理是建設(shè)管理的末端，甚至認(rèn)為檔案管理只是工程竣工后圖紙的簡單歸集，失去了施工過程中歸檔的最佳時機(jī)，往往造成歸檔資料不全面、最后找補(bǔ)的檔案材料不真實(shí)，使項目留下了永久的遺憾和欠缺，為將來的檔案使用埋下了重大隱患。

2.2 基建檔案管理機(jī)制不完善

因為種種原因，許多大型醫(yī)院沒有設(shè)置基建檔案管理專門機(jī)構(gòu)，也沒有專職的基建檔案管理人員，檔案管理都由其他管理人員兼職，流動輪換頻繁。沒有建立基建檔案管理制度和流程，或者制度流程執(zhí)行不到位。沒有專門的檔案工作場所，檔案質(zhì)量、安全得不到保障。有的甚至大量圖紙往檔案室一堆就算歸檔，沒有規(guī)范的整理和交接，需要時查找不到的現(xiàn)象非常普遍。

2.3 收集歸檔材料不及時、欠完整

由于大型醫(yī)院建設(shè)周期長、專業(yè)性強(qiáng)、階段多、參建方多等原因，形成的檔案具有種類多、復(fù)雜、成套性等特點(diǎn)，需要及時的收集歸檔。因為業(yè)主缺乏重視、沒有專職管理人員催交、制度流程不完善、缺少歸檔規(guī)劃等因素，使得大型醫(yī)院建設(shè)過程中歸檔不及時、欠完整，歸檔資料散落在不同地方，有的在業(yè)主技術(shù)管理人員處，有的在設(shè)計人員手里，有的堆在施工單位、監(jiān)理單位處，有的在設(shè)備供應(yīng)商手里，非常容易丟失，等到竣工再完整收集幾乎不可能。

2.4 管理硬件不足

巴斯夫和殼牌近日分別宣布了在中國擴(kuò)建世界規(guī)模石化聯(lián)合體的計劃。巴斯夫和中國石化簽署諒解備忘錄，加強(qiáng)在上游和中游領(lǐng)域的合作關(guān)系，共同開發(fā)快速增長的中國電池材料市場，并計劃在南京的揚(yáng)子石化-巴斯夫聯(lián)合公司建設(shè)新的催化裂化裝置，預(yù)計今年底完成可行性研究。同時，殼牌與中海油簽署一份諒解備忘錄，將評估兩家公司合資運(yùn)營的聯(lián)合公司，并探討在廣東惠州新建一套規(guī)模一體化的石化裝置，以提升聯(lián)合公司的競爭力。

做好大型醫(yī)院檔案管理，需要一定規(guī)模的辦公場所、配備計算機(jī)、掃描儀、除濕機(jī)、檔案架等設(shè)施。大型醫(yī)院建設(shè)管理一般在施工現(xiàn)場，辦公房屋緊張，環(huán)境雜亂。很多形成的檔案資料只是簡單的堆積；聲像檔案、電子檔案缺少保存介質(zhì)，不能定期整理和轉(zhuǎn)移；檔案室經(jīng)常悶熱潮濕，安全性差，達(dá)不到檔案保管的“八防”要求；檔案管理的現(xiàn)代化程度低，計算機(jī)應(yīng)用水平跟不上建設(shè)需要，影響了檔案管理的工作效率和效益。

3 對策建議

為了不斷提高大型醫(yī)院基建項目的質(zhì)量和效益，充分發(fā)揮基建項目在大型醫(yī)院后期運(yùn)營使用中的作用，規(guī)范醫(yī)院建設(shè)工程資料的歸檔整理，保障醫(yī)院基本建設(shè)檔案資料能夠準(zhǔn)確、完整、長期、有效地保存以便能夠快速便捷地為后期需求提供所需的服務(wù)，依據(jù)中華人民共和國《檔案法》、中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定，提出以下工作建議。

3.1 業(yè)主進(jìn)一步調(diào)整觀念，增強(qiáng)檔案管理意識

大型醫(yī)院基建檔案記錄了醫(yī)院建設(shè)的全過程，包括決策、設(shè)計、施工、造價、設(shè)備技術(shù)資料等全部文件，是醫(yī)院的歷史和醫(yī)院生命的重要組成部分，規(guī)范真實(shí)的基建檔案為醫(yī)院的使用和維修維護(hù)提供憑證和依據(jù)；是工程質(zhì)量的反映，是建設(shè)后評價的工作基礎(chǔ)，也是“魯班獎”“泰山杯”等各類獎項評選的重要依據(jù)。因此業(yè)主應(yīng)調(diào)整觀念，增強(qiáng)建設(shè)過程中的檔案管理意識，實(shí)現(xiàn)全面真實(shí)規(guī)范歸檔。青大附院黃島院區(qū)(即西海岸醫(yī)療中心)就是嚴(yán)格按照爭創(chuàng)“魯班獎”的各項要求，以過硬的建設(shè)項目評價，通過初審、復(fù)審，于2012年2月獲得“魯班獎”，在整個過程中基建檔案管理功不可沒。

3.2 完善工作機(jī)制和流程，抓好落實(shí)

大型醫(yī)院應(yīng)設(shè)置專門的基建檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專業(yè)的專職管理人員，建立完備的工作制度和流程，制度中應(yīng)包括各階段詳細(xì)的應(yīng)歸檔資料名稱和歸檔時間要求及歸檔工作職責(zé)分工，項目實(shí)施前及實(shí)施過程中應(yīng)加強(qiáng)工程管理人員和檔案管理人員的溝通，對檔案管理工作進(jìn)行階段性考核，使參建各方的歸檔意識入腦入心，保證基建檔案整理規(guī)范、歸檔及時、保管安全。如青大附院東區(qū)是在收購私營醫(yī)院萬杰醫(yī)院的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步進(jìn)行改造建設(shè)的，交接過程中醫(yī)院對基建檔案十分重視，安排專職人員嚴(yán)格按照程序整理其基建檔案，確保檔案的完整性，為醫(yī)院以后的基建建設(shè)打下了良好的基礎(chǔ)，提供了有力的保障。

3.3 按照以下原則做好大型醫(yī)院基建檔案管理工作

1)在大型醫(yī)院各院區(qū)的基本建設(shè)管理和工程建設(shè)活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史資料，均屬醫(yī)院基建類檔案，應(yīng)當(dāng)歸檔管理。2)大型醫(yī)院基建檔案應(yīng)當(dāng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，確保檔案文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和可有效利用。3)大型醫(yī)院基建檔案管理應(yīng)納入醫(yī)院的基建規(guī)劃、計劃、管理制度和基建人員職責(zé)范圍之中，做到工程一啟動就與建立檔案工作同步啟動；項目實(shí)施過程中，應(yīng)與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；竣工驗收時，應(yīng)與竣工圖的驗收同步進(jìn)行檔案驗收。4)大型醫(yī)院在布置基建項目工作計劃的同時，應(yīng)布置建立積累基建文件材料的任務(wù)。當(dāng)單項工程結(jié)束后，基建部門分管基建檔案工作的負(fù)責(zé)人，應(yīng)組織對本項目形成歸檔的基建文件材料進(jìn)行整理工作。醫(yī)院基建檔案的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數(shù)、歸檔手續(xù)等均應(yīng)按《基本建設(shè)項目檔案資料管理規(guī)定》實(shí)行。

3.4 充分采用信息化新技術(shù)，提升基建檔案管理水平

計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)的快速發(fā)展給基建檔案管理和使用帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，大型醫(yī)院基建項目實(shí)施初期，應(yīng)按照建立電子檔案數(shù)據(jù)庫、實(shí)現(xiàn)電子查詢、遠(yuǎn)程應(yīng)用等目的，配備信息化檔案管理硬件設(shè)備，做好電子檔案管理規(guī)劃，應(yīng)用專業(yè)的檔案管理軟件，為基建電子檔案的及時建立、便捷使用打好基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)大型醫(yī)院基建檔案資源的共建共享。如青大醫(yī)院建立電子檔案數(shù)據(jù)庫后，為醫(yī)院四個院區(qū)的二期、三期規(guī)劃、改造和建設(shè)提供了快捷高效的便利條件，極大的提高了醫(yī)院基建工作效率。

4 結(jié)語

大型醫(yī)院基建檔案是建設(shè)過程的真實(shí)記錄，是醫(yī)院長期運(yùn)營的寶貴資源和重要保障，體現(xiàn)了大型醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)的成長與發(fā)展歷程。因此，大型醫(yī)院基建檔案工作非常關(guān)鍵，是醫(yī)院管理工作的重要環(huán)節(jié)，是醫(yī)院提高績效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證[3]。因此加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案的科學(xué)化管理工作，是大型醫(yī)院面臨的新課題，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來重視和加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，使醫(yī)院的基建檔案資料能更好地為醫(yī)院的建設(shè)、運(yùn)營和維護(hù)發(fā)揮作用[4]。

[1] 沈麗嬌.如何提高醫(yī)院基建檔案的歸檔率[J].中國醫(yī)藥指南,2011,9(3):39-40.

[2] 李天資.電子病案的優(yōu)越性和局限性的研究[J].中國誤診學(xué)雜志，2007,7(22)：5221-5223.

[3] 李天資.病案出院記錄書寫質(zhì)量調(diào)查分析[J].右江醫(yī)學(xué)，2005,33(6)：675-676.

[4] 閻保華.醫(yī)院基建檔案管理淺析[J].云南檔案，2007(7)：74.

Discussion major hospital infrastructure projects file management

Chen Xia

(AffiliatedHospitalofQingdaoUniversity,Qingdao266000,China)

Taking the Affiliated Hospital of Qingdao University as the example, combining with the characteristics of large hospital infrastructure program, the paper analyzes the main problems in the archive management from the insufficient owners’ attention to archiving, imperfect management mechanism of the infrastructure documents, incomplete collection of materials, and weak management in hardware, and points out the respective suggestions and strategies.

large hospital, infrastructure program, craft procedure, infrastructure

1009-6825(2017)15-0255-02

2017-03-10

陳 霞(1972- )，女，館員

TU246.18

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