現(xiàn)代信息化視閾中的醫(yī)院檔案管理研究

河南省駐馬店市中醫(yī)院（463000）張毓

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化技術(shù)給醫(yī)院的診療和管理工作帶來了極大的便利。然而受傳統(tǒng)管理觀念的影響，醫(yī)院檔案管理技術(shù)仍處于改革狀態(tài)，管理水平相對落后，十分不利于現(xiàn)代醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的提高[1]。為了改善醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，提高管理效率，筆者結(jié)合多年醫(yī)院檔案管理經(jīng)驗，初步探討有效的管理模式，為提高醫(yī)院的診療服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院信息儲存和處理的核心地帶，是醫(yī)院不可或缺的管理部門。但由于受多種因素的影響，醫(yī)院檔案管理仍存在以下問題：①檔案管理人員配置不足，專業(yè)能力低下。醫(yī)院檔案管理部門屬于后勤服務(wù)部門，專業(yè)檔案管理人員比例少，導(dǎo)致管理人員整體專業(yè)水平低下，在管理工作中缺乏創(chuàng)新，管理技術(shù)和能力不足。②醫(yī)院信息化管理設(shè)備匱乏，信息化管理難度大。信息化管理檔案需要完善的硬件設(shè)施，由于醫(yī)院資源有限，加上醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)檔案信息化管理理念不強，對檔案管理設(shè)施資金投入不足，檔案信息化管理難度大[2]。③實施分散式管理模式，不利于信息化管理。部分醫(yī)院將檔案分散到各個科室或部門進行管理，且每個科室或部門管理的水平參差不齊，造成管理混亂，集中管理難度大，甚至出現(xiàn)紕漏或錯誤現(xiàn)象。

2 醫(yī)院檔案信息化管理的必要性

2.1 有利于提高檔案管理的效率 醫(yī)院檔案涉及所有科室和部門，且醫(yī)院每天診療都會產(chǎn)生新的檔案資料，其種類繁多、資料龐雜、信息龐大，傳統(tǒng)的人工管理模式難以滿足快速增長的檔案信息量。信息化管理是利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，將醫(yī)院檔案和資料綜合處理，可實現(xiàn)信息快速處理，且處理量大、處理速度快、處理效果準確，不僅可以減少人工勞動力，緩解人工勞動強度，降低人工成本，而通過信息化技術(shù)管理能大大提高管理效率[3]。

2.2 是提升醫(yī)院綜合實力的表現(xiàn) 醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院正常運轉(zhuǎn)不可或缺的部分，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量即是提升醫(yī)院綜合實力的具體體現(xiàn)。在當(dāng)前信息化時代背景下，醫(yī)院為了改善就醫(yī)條件，提高服務(wù)質(zhì)量，醫(yī)院運轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)都采取信息化管理，比如就醫(yī)一卡通，可實現(xiàn)刷卡掛號、刷卡預(yù)約、刷卡就診、刷卡取藥、刷卡付款等，給醫(yī)院管理帶來極大的便利。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院信息化管理的必然要求。檔案管理信息化建設(shè)，通過電腦技術(shù)、信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等綜合作用，可實現(xiàn)檔案快速整理、快速搜索、快速查找，能有效規(guī)避人為管理的弊端，大大提高檔案管理制度[4]。

2.3 是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在要求 醫(yī)院檔案管理關(guān)系醫(yī)院運轉(zhuǎn)各個環(huán)節(jié)，其管理質(zhì)量優(yōu)質(zhì)與否直接關(guān)系到醫(yī)院綜合質(zhì)量水平的高低。在醫(yī)院檔案管理屬于精細化管理工作，需要高素質(zhì)的專業(yè)人才在管理中不斷地探索、創(chuàng)新、改革，避免檔案管理不善丟失，或者檔案查找困難。這就需要醫(yī)院加大力度，引進和培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才，增強其專業(yè)技能、崗位操作技能和職業(yè)思想意識，進而提升醫(yī)院人才的綜合水平和核心競爭力，確保醫(yī)院穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展[5]。

3 醫(yī)院檔案信息化管理的措施

3.1 建設(shè)高素質(zhì)檔案管理團隊 醫(yī)院應(yīng)當(dāng)強化人才競爭意識，加大力度引進檔案管理人才，建立高素質(zhì)高水平專業(yè)團隊，為檔案信息化管理奠定人才基礎(chǔ)。同時醫(yī)院通過多種方式和途徑培養(yǎng)人員的職業(yè)技能，通過專題講座或培訓(xùn)等途徑增強人員的綜合素質(zhì)。此外，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)搭建檔案管理學(xué)習(xí)和交流平臺，與國內(nèi)國際大醫(yī)院檔案管理接軌，通過與外院進行交流和學(xué)習(xí)，豐富管理人員的經(jīng)驗和見識，促使其管理工作中不斷整合創(chuàng)新，提高管理水平[6]。

3.2 加大投入更新信息化硬件設(shè)施 硬件設(shè)施是信息化管理的基礎(chǔ)，因此醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加大資金投入，更換管理舊設(shè)備，提升硬件設(shè)備的配置。由于醫(yī)院檔案信息量十分龐大，硬件設(shè)施的引進應(yīng)當(dāng)滿足高配置、大處理量、快速度等條件，才能確保信息化的質(zhì)量。醫(yī)院檔案管理部門可通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)一鍵式資源共享，一鍵式檔案分類管理，一鍵式信息查找。檔案信息化管理需要建立電子檔案，利用管理軟件或系統(tǒng)可進行實時更新，可現(xiàn)實檔案信息快速入檔，提高檔案的管理效率。

3.3 建立健全檔案信息化管理制度 完善的管理制度是信息化管理順利實施的有效保障。通過各種制度明確崗位操作規(guī)程，劃分崗位責(zé)任區(qū)，避免管理人員責(zé)任心不強導(dǎo)致的管理紕漏現(xiàn)象。同時醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將信息化崗位管理制度上墻，確保管理人員有章可循，避免違規(guī)操作引發(fā)檔案丟失或損毀?？傊?，制度對管理行為可以起到指導(dǎo)和規(guī)范的作用，明確管理人員的職責(zé)，減少責(zé)任推脫現(xiàn)象發(fā)生[7]。

3.4 實行醫(yī)院檔案資料集中管理制 采取信息化管理，首先應(yīng)當(dāng)將醫(yī)院內(nèi)所有檔案資料由檔案管理部門統(tǒng)一歸集和管理，避免分散式管理造成資料遺失。檔案資料信息化管理應(yīng)當(dāng)執(zhí)行統(tǒng)一標準，規(guī)范化管理。比如資料信息格式化、檔案入檔統(tǒng)一化、檔案傳送專人執(zhí)行等，再比如檔案資料歸檔封存采用統(tǒng)一印制的封面，統(tǒng)一類別編碼，方便查詢。建立檔案信息管理體系，將實體檔案電子化、信息化，并電子檔案與紙質(zhì)檔案同步更新，保持信息一致性，完善信息管理體制，規(guī)范管理行為。

3.5 檔案資料管理應(yīng)重視信息安全工作 醫(yī)院檔案資料不僅涉及患者個人隱私，甚至涉及醫(yī)療技術(shù)機密，因此醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)當(dāng)重視保密工作，確保醫(yī)院檔案資料的安全性。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強防范意識，具備惡意病毒偵查能力，對重要檔案和資料的入檔管理應(yīng)當(dāng)嚴格審查，避免重要檔案或資料被不法分子惡意傳播或利用。在日常管理中，應(yīng)當(dāng)加強計算機或管理軟件的防護工作，提高電子信息儲存的安全性。

4 結(jié)束語

綜上所述，在信息化時代背景下，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)不僅能提高管理效率，減輕管理人員的勞動強度，同時對提升醫(yī)院綜合水平具有十分重要的意義。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代發(fā)展的趨勢，加強檔案管理信息化建設(shè)的投入，通過引進信息化管理高端人才，為信息化管理提供人才保障，同時加大投資力度完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施，建立健全信息化管理制度，并將醫(yī)院內(nèi)所有檔案資料統(tǒng)一歸集，集中管理，全面促進檔案信息化管理，最后在實施信息化管理過程中應(yīng)當(dāng)加強檔案資料的保密工作，確保檔案資料的安全性，提升醫(yī)院的服務(wù)水平。