太老套的工作方式，得改

王家源

小米智能硬件部門的例會(huì)，通常安排在周一上午，有18個(gè)人參加，會(huì)議的流程很簡(jiǎn)單，負(fù)責(zé)人張敏先會(huì)總結(jié)上周的工作，介紹核心產(chǎn)品的進(jìn)展、公司層面的新動(dòng)向，再由每個(gè)人介紹手頭工作的進(jìn)度。整個(gè)過程不超過半小時(shí)。而3年前，張敏剛從騰訊進(jìn)入小米的時(shí)候，部門會(huì)議常常要開到一個(gè)半小時(shí)左右。

一切以效率為中心，低效的工作方式在會(huì)議中都被優(yōu)化了：會(huì)議時(shí)間被縮短，PPT不再炫技、頁(yè)數(shù)也不是越多越好，討論在微信群里即時(shí)展開，只有傳正式文件才通過郵件。

高效的背后是行業(yè)的迅速發(fā)展和變化，互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)是最重視更新迭代速度的行業(yè)。與任何一名在互聯(lián)網(wǎng)公司工作的公司人一樣，滴滴出行離職員工張雅楠曾告訴《第一財(cái)經(jīng)周刊》，她的工作非常飽和，只有不斷提高效率，才能給生活擠出更多時(shí)間。每天早上，她會(huì)給自己列3條今日計(jì)劃。

傳統(tǒng)企業(yè)有具體的年度規(guī)劃，員工可以按照計(jì)劃按部就班。而互聯(lián)網(wǎng)公司的年度規(guī)劃只能定個(gè)大方向，然后隨時(shí)根據(jù)市場(chǎng)發(fā)展勢(shì)頭，調(diào)整上市的產(chǎn)品以及產(chǎn)品的發(fā)布時(shí)間—如果市場(chǎng)苗頭稍有不對(duì)，計(jì)劃內(nèi)的產(chǎn)品就會(huì)取消，很多硬件產(chǎn)品也會(huì)提前上市。空降的產(chǎn)品則需要馬上做研究，明確市場(chǎng)策略。

“變化非?？?，要求大家的反應(yīng)速度也快一些?！睆埫粽f。加入小米前，他在傳統(tǒng)廣告行業(yè)待過5年，兩者間對(duì)追逐時(shí)效的差異讓他感受深刻。

“我現(xiàn)在雖然會(huì)議多，但是會(huì)議的效率比較高。”張敏說，每周，他除了要開部門會(huì)議，還要參加管理層會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)、銷售會(huì)以及外部商務(wù)合作會(huì)。平均每天都有一到兩個(gè)會(huì)議，但每個(gè)都是“短平快”的節(jié)奏，基本控制在一小時(shí)之內(nèi)。就算上午開了兩個(gè)會(huì)，張敏仍有時(shí)間處理一對(duì)一溝通的工作。

開會(huì)和PPT是公司常用的工作方式，同時(shí)也是公司人的“煩惱”—沒有什么比拖沓的會(huì)議、冗長(zhǎng)的PPT更讓公司人沮喪的了。而改進(jìn)這些古老的工作方式，能讓工作的效率立即提升。比如：

1 為開會(huì)立一套規(guī)矩。要求會(huì)議前做充分準(zhǔn)備、限制開會(huì)人數(shù)、縮短會(huì)議流程、嚴(yán)格控制時(shí)間……一旦搭建了開會(huì)的制度，不僅能讓會(huì)議迅速“瘦身”，后面的工作也會(huì)輕松許多。

2 做會(huì)議準(zhǔn)備。不僅限于本周的工作計(jì)劃，有時(shí)，一張列著所有員工上周工作總結(jié)的表格，也能起到對(duì)比激勵(lì)的作用，有利于公司人養(yǎng)成以周為周期復(fù)盤工作的習(xí)慣。

3 限制開會(huì)人數(shù)，能讓溝通更充分。小米內(nèi)部普通的跨部門項(xiàng)目會(huì)，由每個(gè)部門的主管加各自的執(zhí)行者組成，每場(chǎng)項(xiàng)目會(huì)一般不超過6個(gè)人。開會(huì)前，幾個(gè)部門主管先拉一個(gè)微信群，事先溝通一下核心內(nèi)容，做好會(huì)議準(zhǔn)備。

4 限時(shí)開會(huì)。開短會(huì)的目的不是單純地縮短開會(huì)時(shí)間，而是在短時(shí)間內(nèi)找到解決方法。

一小時(shí)是張敏設(shè)置的會(huì)議時(shí)長(zhǎng)上限，如果一件事討論了一個(gè)小時(shí)仍然不能做決策或者有定論，意味著這件事再討論下去也不會(huì)有實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。這時(shí)候，他會(huì)讓大家停下來，把這個(gè)“作業(yè)”領(lǐng)回去，重新思考，第二天繼續(xù)推進(jìn)。

5 一對(duì)一溝通最高效。會(huì)議的目的之一是集思廣益，但在會(huì)議上與某個(gè)員工一對(duì)一討論，會(huì)讓其他人覺得“事不關(guān)己”，也容易讓會(huì)議時(shí)間沒有節(jié)制。把這部分時(shí)間轉(zhuǎn)化為私下的面對(duì)面溝通，不僅讓溝通更深入，私人化的交流也能建立信任，讓公司人更有歸屬感。

面對(duì)面溝通通常會(huì)花費(fèi)管理者不少時(shí)間，但重要的是，及時(shí)的反饋也許會(huì)幫助公司人在工作出錯(cuò)之前懸崖勒馬，節(jié)省試錯(cuò)成本。這不僅體現(xiàn)在上下級(jí)溝通，減少工位間的隔板，也能增加同事間的即時(shí)互動(dòng)。

A

PPT再不改，就只能被稱為上一代“神器”

簡(jiǎn)化PPT

會(huì)議中使用的工具一定程度上會(huì)影響人的注意力。PPT彌補(bǔ)了Word冗長(zhǎng)文字的缺陷，圖表和關(guān)系圖讓邏輯關(guān)系變得清晰。這些誕生于1980年代的辦公工具在幫助提升工作效率上確實(shí)有所貢獻(xiàn)，但長(zhǎng)時(shí)間占據(jù)公司人的日常工作后，人們對(duì)它們的使用有變復(fù)雜的趨勢(shì)，這很危險(xiǎn)，你該學(xué)著簡(jiǎn)化它們。

PPT能體現(xiàn)歸納、提煉、演示等綜合能力，用它輔助邏輯，能在抽象的內(nèi)容中建立清晰的邏輯順序。大多數(shù)情況下，越簡(jiǎn)潔的的PPT越能被理解，其背后的邏輯和想法能更好地傳達(dá)。

但你一定也有過看PPT看得昏昏欲睡的經(jīng)歷。冗長(zhǎng)的PPT讓人抓不住重點(diǎn)，過多的動(dòng)畫分散了你的精力。為了更好地突出重點(diǎn)，你最好減少PPT頁(yè)數(shù)。有時(shí)在信息對(duì)等的情況下，直接使用原始的Excel數(shù)據(jù)表格代替PPT會(huì)更好。

換句話說，讓PPT的使用回歸工具性，對(duì)動(dòng)畫、特效等“高大上”的效果也別那么看重。

司思去年曾在亞馬遜電子書部門實(shí)習(xí)，亞馬遜有極簡(jiǎn)的PPT模板，僅在右下角放置logo，弱化了PPT的形式。而小米市場(chǎng)部的內(nèi)部會(huì)議中，可以口頭講完的事情就不會(huì)使用PPT。項(xiàng)目會(huì)議若涉及具體的傳播計(jì)劃和市場(chǎng)方案，則會(huì)使用PPT輔助。張敏要求每頁(yè)P(yáng)PT講清楚一件事情，10頁(yè)P(yáng)PT講清楚一個(gè)方案。“一個(gè)人如果要聽100頁(yè)的PPT，基本上都會(huì)犯困的。一個(gè)方案的目的，怎么具體落實(shí)，時(shí)間安排是什么，目前有什么問題，列完了基本就10頁(yè)?！睆埫粽f。

具體到每頁(yè)P(yáng)PT則需要突出重點(diǎn)。輔助的文字同樣會(huì)分散注意力，它需要主講人直接講述，而不是在PPT上羅列出來。張敏認(rèn)為，一個(gè)項(xiàng)目若需要做PPT，就意味著它已經(jīng)可以落到實(shí)際的操作層面，那在使用這項(xiàng)“工具”時(shí)就要用很快的邏輯串聯(lián)，不要忘了它是為了效率而使用的。

用Excel取代PPT

有時(shí)，公司內(nèi)部的會(huì)議涉及很多數(shù)據(jù)性內(nèi)容，Excel表格可以充當(dāng)PPT。換句話說，如果大家都是“行家里手”，制作PPT的步驟有時(shí)可以省略。

在下半年促銷活動(dòng)多的時(shí)候，亞馬遜電子書部門原本每周的PPT匯報(bào)，會(huì)直接改為看Excel數(shù)據(jù)表單，節(jié)省了制作PPT的環(huán)節(jié)。也就是說，PPT正在被更高效的方式所替代。

B

更先進(jìn)的工作方式來自新工具

畫思維導(dǎo)圖

在部分會(huì)議的討論環(huán)節(jié)，德勤會(huì)采用視覺同傳：畫師用圖像同步記錄會(huì)議的討論內(nèi)容。視覺同傳不僅記錄會(huì)議流程，還做“翻譯”—將討論中的利益關(guān)系、上下游關(guān)系理順?！耙郧伴_完會(huì)的匯報(bào)是一份PPT或者Word版的會(huì)議紀(jì)要，而現(xiàn)在用一幅畫呈現(xiàn)，一目了然。”德勤中國(guó)創(chuàng)新規(guī)劃主管合伙人馮曄對(duì)《第一財(cái)經(jīng)周刊》說。

討論具體的傳播方案、發(fā)布會(huì)時(shí)，小米的張敏也會(huì)在白板上畫導(dǎo)圖，這樣不僅有利于歸納會(huì)議紀(jì)要，也是對(duì)思維的整理。其中最重要的是時(shí)間軸，列好項(xiàng)目的時(shí)間節(jié)點(diǎn)有助于推進(jìn)項(xiàng)目。隨后，相應(yīng)負(fù)責(zé)人會(huì)參與討論，并在會(huì)議結(jié)束后在白板上形成一個(gè)環(huán)形圖。

記錄的角色通常由新人擔(dān)任，每次新人入職，張敏都會(huì)在會(huì)上做一兩次示范，再由新人嘗試。白板最常用的元素有數(shù)字和字母，圓、三角、方形等圖形，以及表示相關(guān)性的曲形箭頭、直線箭頭、粗箭頭。在張敏看來：“圖形化是工作中挺重要的能力，這個(gè)習(xí)慣養(yǎng)成之后，對(duì)于組織能力、表達(dá)能力、發(fā)散能力都有提升?！?/p>

數(shù)字化和移動(dòng)化

除了快速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)公司，越來越多的傳統(tǒng)企業(yè)也在改變管理理念，借鑒技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)思維方式，提升自己的投入產(chǎn)出比。

銀泰是阿里巴巴旗下的“新零售”試驗(yàn)田，去年年底，三十多個(gè)家居淘品牌入駐銀泰杭州武林店的House Selection生活美學(xué)館。每一件商品都有二維碼，消費(fèi)者可以直接掃碼從淘寶下單，并選擇現(xiàn)場(chǎng)提貨或者郵寄到 家。

從銀泰的角度來講，按照傳統(tǒng)零售的流程，每次訂貨都要用郵件向供應(yīng)商下單，有時(shí)還需要對(duì)方蓋章，訂貨的流程非常長(zhǎng)。House Selection的負(fù)責(zé)人劉志通對(duì)《第一財(cái)經(jīng)周刊》說，生活美學(xué)館線上和線下的庫(kù)存完全打通后，供應(yīng)商就能通過檢測(cè)系統(tǒng)自動(dòng)補(bǔ)貨，減少了中間流程和環(huán)節(jié)。

移動(dòng)辦公時(shí)代，電子郵件并非一無是處。它的可加密、保存商業(yè)證據(jù)等功能，可以確保它在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)不會(huì)被淘汰。但需要即時(shí)溝通時(shí)，最好用即時(shí)通訊應(yīng) 用。

和客戶一起解決問題

一些更加先進(jìn)的呈現(xiàn)方式，也可以使得工作方式得以進(jìn)化。

2月底，德勤在中國(guó)的首個(gè)勤創(chuàng)空間（Greenhouse）成立，這是德勤在全球的第39個(gè)勤創(chuàng)空間。這個(gè)會(huì)議空間配備了VR、AR、可觸屏、電子白板等設(shè)備，馮曄認(rèn)為，高技術(shù)設(shè)備以及開放式的環(huán)境，可以幫助客戶打開思路，激勵(lì)他們高效地產(chǎn)出更有建設(shè)性、更大膽的想 法。

勤創(chuàng)空間定位于服務(wù)戰(zhàn)略客戶，客戶帶著問題來到勤創(chuàng)空間，德勤協(xié)助客戶產(chǎn)出創(chuàng)意。在勤創(chuàng)空間中，一場(chǎng)會(huì)議的參與者既有客戶，也有德勤配備的“旅程引導(dǎo)師”、視覺同傳和行業(yè)專家。為了讓產(chǎn)出的想法更好地落地，德勤還將數(shù)字化、數(shù)據(jù)分析、信息安全等原本散落在各個(gè)部門的技術(shù)人員集合在了勤創(chuàng)空間，共同辦 公。

淘汰老套的工作方式更大的挑戰(zhàn)在于打破固有的思維模式，在咨詢業(yè)，傳統(tǒng)的模式是客戶帶著具體的問題來尋找答案，而在勤創(chuàng)空間，客戶帶著一個(gè)公司層面的問題來，得到的不是一個(gè)答案，而是解決問題的方法。“原來是你問我答的方式，現(xiàn)在是我們一起尋找方法?！瘪T曄說。

不過，他也擔(dān)心新的工作方法會(huì)讓員工和客戶都“水土不服”。中國(guó)企業(yè)有很強(qiáng)的層級(jí)觀念，勤創(chuàng)空間則講求讓每個(gè)人平等地發(fā)表想法?？蛻粢膊灰欢芸焖俳邮芨顿M(fèi)咨詢，買來的不是一個(gè)答案，而只是找來一個(gè)幫手。

“看一家公司的管理水平，先看它如何開會(huì)?！币粋€(gè)事實(shí)是，在提高工作效率和員工的工作積極性方面，工作方式正扮演著越來越重要的角色，它直接催生了超過500億元規(guī)模的軟件即服務(wù)（SaaS）市場(chǎng)。而每個(gè)公司都會(huì)形成自己的工作方式方法論，它往往能體現(xiàn)一家公司的文化氛圍，不僅影響著每個(gè)公司人的工作積極性，也是評(píng)價(jià)公司管理水平的重要考量。具體到每位公司人，像張雅楠一樣，在工作中找到最適合自己的工作方式，能讓自己在面對(duì)deadline時(shí)更從容。