高職教育國際化質(zhì)量保障機(jī)制檔案管理模式

高職院校開展國際教育交流與合作過程中，檔案工作為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的頂層設(shè)計提供了重要的科學(xué)決策依據(jù)，為國際合作院校間深入開展教學(xué)管理、學(xué)術(shù)交流和廣泛合作提供了經(jīng)驗參照。走入新時代的高職高專教育國際化工作以“建立具有較廣泛社會公信力的中外合作辦學(xué)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和保障體系”為抓手，服務(wù)高職院校響應(yīng)“一帶一路”國家倡議、培育工匠精神、促進(jìn)就業(yè)創(chuàng)業(yè)、主動服務(wù)地方和社會需求的目標(biāo)體系清晰可見。在原有檔案管理提供合作院校辦學(xué)歷史和所在國家合作辦學(xué)政策等基礎(chǔ)功能上，橫向聯(lián)動國際合作院校，縱向服務(wù)國家教育審批機(jī)構(gòu)、指導(dǎo)與監(jiān)管部門，來完善教育國際化全鏈聯(lián)動的質(zhì)量保障機(jī)制檔案管理。

1 概念

自 2008年9月1日教育部和國家檔案局施行《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號令）以來，各高校根據(jù)學(xué)校的實際情況又對檔案收集和分類情況進(jìn)行了調(diào)整。教育國際化檔案管理不在分類名稱中所列，因此大部分高職院?？傮w參照“外事類”檔案分類的規(guī)定，在自我探索中形成教育國際化檔案管理實施辦法。依據(jù)《管理辦法》中“外事類”檔案概念，本文中“教育國際化檔案”是指高等職業(yè)院校在經(jīng)教育部審批的中外合作辦學(xué)項目和其他教育國際化工作載體中，與國外團(tuán)體、個人在學(xué)術(shù)、科研、人才等方面的交流合作過程中所形成的有保存價值的文字、 圖表以及其他影音視頻資料。

教育國際化合作特色決定了檔案材料的雙語言性、跨行業(yè)性和跨校性特征。為充分發(fā)揮教育對外開放和漢語言傳播主渠道作用，其檔案管理首先要明確建立雙語電子檔案的目標(biāo)，針對檔案歸檔、分類和利用方面，制定適應(yīng)于教育國際化的檔案管理實施辦法，有必要針對進(jìn)行跨境企業(yè)訂單式或雙校園培養(yǎng)項目的“2+1”“1+2”“3+2”等多類型合作模式的學(xué)生，完善在校學(xué)歷留學(xué)生和非學(xué)歷留學(xué)生檔案管理，在跨境和跨校合作過程中輔助做好學(xué)歷和課程進(jìn)修認(rèn)證工作。

2 現(xiàn)狀及問題

筆者運(yùn)用文獻(xiàn)調(diào)查法，通過檢索“中外合作辦學(xué)檔案”“外事檔案”“國際教育交流與合作檔案”等主題，選取中文數(shù)據(jù)庫相關(guān)學(xué)術(shù)論文53篇，總結(jié)高職院校教育國際化檔案管理主要存在三個問題：（1）管理平臺分散，檔案信息系統(tǒng)責(zé)任和權(quán)利往往分散在多個部門，各個檔案信息平臺之間極少實現(xiàn)共享；（2）作用發(fā)揮有限，目前關(guān)于檔案管理制度在信息交互化、資源數(shù)字化、雙語特色化等方面建設(shè)存在短板，并未發(fā)揮服務(wù)“示范性中外合作辦學(xué)項目”評估、“國際化特色高?！苯ㄔO(shè)及擴(kuò)大“職業(yè)教育國際影響力”指標(biāo)等工作的應(yīng)有作用；（3）服務(wù)形式單一，相比國外高校，國內(nèi)高校檔案網(wǎng)站服務(wù)形式和內(nèi)容較為單一，開放利用工作還不充分，與師生和社會人士日益增長的查檔用檔需求不匹配。

3 質(zhì)量保障機(jī)制檔案

教育部《關(guān)于印發(fā)〈高等職業(yè)院校內(nèi)部質(zhì)量保證體系診斷與改進(jìn)指導(dǎo)方案〉（試行）啟動相關(guān)工作的通知》中提出，高職院校診改的具體任務(wù)是“完善高職院校內(nèi)部質(zhì)量保證體系”、“提升教育教學(xué)管理信息化水平”和“樹立現(xiàn)代質(zhì)量文化”。筆者所在的浙江經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院成為浙江省高職院校內(nèi)部質(zhì)量保證體系診斷改進(jìn)第一批試點(diǎn)院校之一，自2016年8月頒布《浙江省高職院校內(nèi)部質(zhì)量保證體系診斷與改進(jìn)工作實施方案》以來，學(xué)校教育國際化工作重點(diǎn)對照“內(nèi)部質(zhì)量保證體系診斷項目參考表”進(jìn)行專項檔案管理。

首先，質(zhì)量保障機(jī)制檔案收集、存儲、歸檔內(nèi)容形成與“參考表”緊密關(guān)聯(lián)，同時結(jié)合教育部頒布的高職高專中外合作辦學(xué)評估指標(biāo)體系進(jìn)行針對性收集和整理。

其次，在完成內(nèi)部質(zhì)量保證接受外部評估或考核之前，以國際質(zhì)量管理體系ISO9000 文件材料收集標(biāo)準(zhǔn)為綱要，結(jié)合教育國際化質(zhì)量保證機(jī)制實際需要，探索完善檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化體系，形成具有“國際標(biāo)準(zhǔn)、符合實際、創(chuàng)新特色”的質(zhì)量保障機(jī)制檔案管理模式。

再次，依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》和教育部頒發(fā)的一系列中外合作辦學(xué)文件相關(guān)要求，從雙語言性、跨行業(yè)性和跨校性等特征出發(fā)，將質(zhì)量保障機(jī)制檔案管理內(nèi)容列為辦學(xué)規(guī)劃、項目審批、師資隊伍、教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生管理、文件管理、機(jī)制管理等8個類目，以此為據(jù)進(jìn)行檔案收集、管理和應(yīng)用化服務(wù)。

表1：全要素質(zhì)量保障機(jī)制檔案管理分級職能列表（以2017年為例）

4 “全要素、全組織、全鏈條”檔案管理模式

4.1 檔案收集

目前，高職院校統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門根據(jù)教育部2008年4月頒發(fā)的《高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估方案》要求完成相應(yīng)工作。受此項工作啟發(fā)，筆者應(yīng)用系統(tǒng)思維方法開展教育國際化檔案收集工作。

系統(tǒng)思維是指系統(tǒng)的內(nèi)部相關(guān)作用存在著一定的層次性，包括元素與元素之間、元素與部分之間、部分與部分之間、部分與整體之間等不同層次及其相互之間的相關(guān)作用。系統(tǒng)內(nèi)部相關(guān)作用是形成系統(tǒng)整體結(jié)構(gòu)的重要內(nèi)在機(jī)制之一[1]。教育部頒發(fā)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》明確規(guī)定“高等學(xué)校檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開發(fā)利用”?；谙到y(tǒng)思維的檔案收集，是在多個合作院校學(xué)院層面統(tǒng)籌規(guī)則與指導(dǎo)下，對各校相關(guān)部門人員分工協(xié)調(diào)，注重優(yōu)化檔案資源分配，不斷完善各系統(tǒng)之間互通渠道的檔案管理方式。具體來說，在加強(qiáng)傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化和電子文件的收集歸檔基礎(chǔ)上，按照質(zhì)量保障機(jī)制檔案內(nèi)容，整合各個院校、職能部門、院系與行業(yè)企業(yè)合作檔案材料建設(shè)專項檔案資源庫，形成多層次的檔案管理網(wǎng)絡(luò)及其職責(zé)劃分，逐步納入學(xué)校的總體規(guī)劃、規(guī)章制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍或?qū)W校綜合管理水平的評估指標(biāo)體系，形成各部門分工明確、協(xié)同工作的檔案管理長效機(jī)制，以此準(zhǔn)確反映某一時期學(xué)校的教育國際化工作發(fā)展情況。

4.2 檔案管理

《大數(shù)據(jù)時代》作者維克托·邁爾·舍恩伯格認(rèn)為“大數(shù)據(jù)的核心就是預(yù)測”，實現(xiàn)大規(guī)模有價值信息、技術(shù)與應(yīng)用的集成和動態(tài)處理，是大數(shù)據(jù)形成應(yīng)用價值的關(guān)鍵。從筆者工作角度看，歷年須完成包括中國高等教育國際化發(fā)展?fàn)顩r、全國高等職業(yè)教育質(zhì)量年報等在內(nèi)的近十項教育國際化年報工作，都需要數(shù)字檔案本源性靜態(tài)信息的輸出[2]。來自不同組織部門和依據(jù)指標(biāo)的數(shù)據(jù)采集平臺在學(xué)分認(rèn)證、課程銜接、中外合作辦學(xué)、學(xué)生結(jié)構(gòu)和規(guī)模、國際職業(yè)資格認(rèn)證體系、國際競賽參與、跨國或外向型企業(yè)合作[3]、留學(xué)生情況等評估要素上卻保持一致，因此我們要加強(qiáng)研究將質(zhì)量保障機(jī)制檔案信息系統(tǒng)的統(tǒng)合數(shù)據(jù)應(yīng)用到各平臺完成填報，并適時開展高職院校教育國際化發(fā)展趨勢分析工作。

在大數(shù)據(jù)時代背景下，云計算、大數(shù)據(jù)使得處理跨行業(yè)、跨校檔案數(shù)據(jù)庫和海量檔案資源成為可能。因此，應(yīng)以數(shù)字檔案資源建設(shè)為核心，建立基于大數(shù)據(jù)平臺的檔案管理，將共性要素進(jìn)行組織整合，逐步加大利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對質(zhì)量保障機(jī)制的關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)分析，并將靜態(tài)信息轉(zhuǎn)化為質(zhì)量保障機(jī)制要求的動態(tài)信息，以此追蹤國際化要素或策略在實現(xiàn)既定目的或目標(biāo)方面的進(jìn)展和質(zhì)量[4]。

4.3 檔案服務(wù)

高校檔案信息作為承載高校成長過程的原始記錄，將這些原始記錄通過公共獲取的方式提供給社會公眾使用，是高校檔案管理機(jī)構(gòu)實現(xiàn)高校社會性與文化性本質(zhì)的主要途徑[5]。隨著我國各級政府管理職能向社會化服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，筆者所在學(xué)校作為省直機(jī)關(guān)辦學(xué)體制下的高職院校，檔案信息資源的“互聯(lián)網(wǎng)+共享模式”是今后檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

檔案網(wǎng)站在建設(shè)時就必須樹立“以用戶為中心”的信息服務(wù)理念，實現(xiàn)“展示型”向“服務(wù)型”功能定位的轉(zhuǎn)變。在建立共享檔案數(shù)據(jù)資源庫基礎(chǔ)上，提供一體化的數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)歸檔，通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺完成雙語電子檔案信息的傳輸，向國內(nèi)外、校內(nèi)外檔案利用者提供快捷的檔案信息查詢服務(wù)。此外，高職院校應(yīng)創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式，建立社會化媒體信息數(shù)據(jù)知識庫，開發(fā)智能手機(jī)、平板電腦為代表的便攜式設(shè)備檔案應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源流通人工智能化，挖掘社會化媒體信息數(shù)據(jù)資源的潛在使用價值，從而加快高職院校檔案信息資源智能化服務(wù)的步伐[6]。

5 檔案管理經(jīng)驗

5.1 建檔規(guī)范化

樹立檔案質(zhì)量文化觀，加強(qiáng)電子文件的質(zhì)量管理及開發(fā)利用是教育國際化檔案管理工作的起點(diǎn)。浙江省高職院校檔案人員依據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》規(guī)定，根據(jù)浙江省檔案局研究制定的《浙江省直單位電子公文歸檔與電子檔案管理暫行辦法》規(guī)定，將電子公文與其元數(shù)據(jù)建立持久有效的關(guān)聯(lián)，確保電子公文及其元數(shù)據(jù)自形成起完整無缺，在信息交換、存儲和顯示過程中保證電子公文內(nèi)容真實完整。

5.2 歸檔標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理模式既要保證與國內(nèi)省內(nèi)高校教育國際化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)一致，更要與國際質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)接軌。國際質(zhì)量管理體系ISO9000 的“持續(xù)改進(jìn)”原則，同樣適用于建立并保持檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系。ISO9000國際化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系中的手冊、程序和操作文件是教育國際化檔案歸檔保存的主要依據(jù)，統(tǒng)一數(shù)字化資源標(biāo)準(zhǔn)，以此形成教育國際化質(zhì)量保障機(jī)制檔案的教學(xué)管理、學(xué)生管理、科研管理、人事管理、資產(chǎn)管理等標(biāo)準(zhǔn)化歸檔文件。

5.3 服務(wù)一體化

目前高職院校的教育國際化檔案管理尚分散在各級職能或相關(guān)部門，因此需要依據(jù)高校檔案“集中統(tǒng)一管理”原則，并基于系統(tǒng)思維的收集方式，要將校園局域網(wǎng)所有文件在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)后匯總校級職能部門，使校級檔案總數(shù)據(jù)庫與各級各部門數(shù)據(jù)庫資源實現(xiàn)資源共享。在此基礎(chǔ)上編制檔案檢索工具，在學(xué)校官網(wǎng)上增加檔案相關(guān)鏈接，不僅能夠為校內(nèi)外人員開展檔案上網(wǎng)服務(wù)與形成檔案資源動態(tài)監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)，還可以持續(xù)開發(fā)與挖掘檔案信息資源價值，將檔案信息管理系統(tǒng)打造成為向社會各界展示教育國際化辦學(xué)成果的重要窗口。

5.4 管理常態(tài)化

檔案管理部門只有持續(xù)常態(tài)化開展檔案管理工作，才能實現(xiàn)時間節(jié)點(diǎn)上全校性橫向監(jiān)控與對國際化專業(yè)人才培養(yǎng)全過程的歷時監(jiān)控。根據(jù)辦學(xué)實際和師生的用檔需求，需要不斷調(diào)整歸檔內(nèi)容、完善制檔標(biāo)準(zhǔn)、提高共享能力、擴(kuò)展服務(wù)方式，使檔案資源綜合管理服務(wù)水平不斷提升，為學(xué)校辦學(xué)頂層設(shè)計及日益增長的師生、社會人士多元化需求，提供更準(zhǔn)確的研究參考、使用和咨詢服務(wù)。

注釋與參考文獻(xiàn)：

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