黃桂華
摘 要:隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科學(xué)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步,檔案管理也隨著時(shí)代的腳步不斷創(chuàng)新。城建檔案管理在城市建設(shè)中占有非常重要的地位。在新時(shí)代的背景下,采取措施提高城建檔案管理的數(shù)字化水平,極大程度地滿足相關(guān)人員對(duì)檔案管理的需求,是相關(guān)工作人員亟須考慮的問(wèn)題。為了促進(jìn)城建工作的發(fā)展,城建檔案管理工作需要提高自身數(shù)字化建設(shè)的水平。因此,闡述了城建檔案管理建設(shè)存在的問(wèn)題,僅供參考。
關(guān)鍵詞:城建檔案;檔案管理;數(shù)字化技術(shù);計(jì)算機(jī)
中圖分類號(hào):G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A DOI:10.15913/j.cnki.kjycx.2016.24.033
我國(guó)的檔案管理工作以傳統(tǒng)的管理模式為主,存在很多弊端,比如數(shù)字化水平低、員工素質(zhì)有待提高等,這些問(wèn)題成為了我國(guó)檔案管理發(fā)展的絆腳石。因此,對(duì)檔案管理數(shù)字化水平進(jìn)行全面提升,不斷改變管理理念,是我國(guó)檔案管理事業(yè)發(fā)展進(jìn)步的必經(jīng)之路。一些城建單位還在用傳統(tǒng)的檔案管理方式,多依賴于人工操作,這些對(duì)單位的發(fā)展和數(shù)字化的實(shí)踐造成了不利影響,對(duì)城建企業(yè)自身發(fā)展也不利。隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及城建系統(tǒng)數(shù)字化進(jìn)程的逐步深入,給城建檔案管理帶來(lái)了前所未有的巨大挑戰(zhàn),同時(shí),也給城建檔案管理帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇。傳統(tǒng)的“實(shí)體檔案”管理模式受到了全新的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響,文件的接收、儲(chǔ)存、應(yīng)用和文件的真實(shí)性、完整性受到了巨大的沖擊,擺在我們面前的緊迫任務(wù)是怎樣使城建檔案數(shù)字化建設(shè)加快、使數(shù)字化技術(shù)得到充分利用。此外,電子檔案的管理也漸漸被納入數(shù)字化建設(shè)的日程中。
1 城建檔案數(shù)字化技術(shù)概述
檔案信息化發(fā)展達(dá)到一定階段后,就產(chǎn)生了檔案數(shù)字化,它對(duì)檔案工作由傳統(tǒng)管理變?yōu)楝F(xiàn)代管理有促進(jìn)作用,對(duì)傳統(tǒng)利用模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代利用模式也有促進(jìn)作用。現(xiàn)代化檔案管理采用了現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),比如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)。應(yīng)用這些科學(xué)技術(shù),從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體向“無(wú)紙”的數(shù)字載體進(jìn)行了轉(zhuǎn)變,使工程檔案資料的數(shù)字存儲(chǔ)和查閱得以實(shí)現(xiàn)。
1.1 數(shù)字化技術(shù)
信息的離散化表述、感知、定量、處理、控制、傳遞、存貯,以數(shù)字電子計(jì)算機(jī)軟硬件、協(xié)議、周邊設(shè)備為基礎(chǔ)的集成技術(shù)就是數(shù)字化技術(shù)。在檔案數(shù)字化技術(shù)中,把紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)換成“數(shù)字”載體是關(guān)鍵的環(huán)節(jié)之一,是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可使用的數(shù)字信息的過(guò)程,應(yīng)用現(xiàn)代掃描技術(shù)是紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化成“數(shù)字”載體的過(guò)程。這種數(shù)字化掃描技術(shù)使用計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備等硬件設(shè)備,符合城建紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范的要求。
1.2 城建檔案的分類
城建檔案紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化成“數(shù)字”載體的設(shè)備就是掃描設(shè)備。目前,依照檔案數(shù)字化的發(fā)展方向,需要從紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)換成“數(shù)字”載體的檔案為:科技檔案,包括對(duì)城市基本建設(shè)、生產(chǎn)等活動(dòng)反映的檔案;文書(shū)檔案,即對(duì)行政、黨務(wù)管理等活動(dòng)反映的檔案;照片檔案,即對(duì)視察工程項(xiàng)目的照片、施工的照片、各種活動(dòng)的照片等反映的檔案。
1.3 數(shù)字化文件的要求
對(duì)數(shù)字化文件的質(zhì)量技術(shù)要求包括圖像的頁(yè)面清晰可辨,不能有雜點(diǎn)、黑邊等存在于數(shù)字圖像中;圖像的偏斜角度不能大于1°,圖像的偏斜不可以超過(guò)頁(yè)面內(nèi)半個(gè)文字。
2 存在的問(wèn)題
城建企業(yè)中應(yīng)用電子檔案還屬于新興事物,與紙質(zhì)文檔相比,雖然優(yōu)勢(shì)很大,但也存在很多不足。
2.1 安全系數(shù)低
對(duì)于使用數(shù)字設(shè)備生成的電子檔案,只要其中一個(gè)操作環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題,就造成全部文檔均無(wú)法確定。電子數(shù)據(jù)的易復(fù)制性、易改動(dòng)性、易消失性和網(wǎng)絡(luò)的易被侵害性給電子檔案的安全保密帶來(lái)了極大的威脅。這些是如今數(shù)字化檔案管理存在的較為突出的問(wèn)題。此外,對(duì)于有些缺乏責(zé)任感的管理人員,未進(jìn)行較好的備份和存檔,導(dǎo)致文件損毀現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。
2.2 信息管理水平不高
城建檔案管理的概念比較陳舊,并沒(méi)有隨時(shí)代的發(fā)展而出現(xiàn)實(shí)質(zhì)性的改變。在我國(guó)城建單位中,信息管理水平仍處于初級(jí)階段,而檔案處理還處于人工操作階段,計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)很低。這個(gè)文件管理模式不是真正意義上的數(shù)字化。在我國(guó),信息技術(shù)的工作尚處于起步階段,應(yīng)用時(shí)間不長(zhǎng),各種技術(shù)裝備的配置不完善。由于信息技術(shù)是推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的根本保證,因此,大量的軟件和硬件設(shè)施有待改進(jìn)。同時(shí),由于缺乏文件管理的經(jīng)驗(yàn),城建單位檔案管理的錯(cuò)誤也將浪費(fèi)資源和企業(yè)的資金。
2.3 對(duì)數(shù)字化檔案的管理不重視
城建單位通常對(duì)加快城建工程的建設(shè)較為注重,卻對(duì)單位檔案建設(shè)忽視。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為,檔案工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展不能夠起到實(shí)質(zhì)性的作用,不重視檔案管理工作和庫(kù)藏檔案資源的管理,對(duì)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的重要性沒(méi)有充分意識(shí)到,未改變封閉守舊的檔案管理觀念,導(dǎo)致檔案管理電子化的建設(shè)受到了影響。
3 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)策略
3.1 統(tǒng)籌規(guī)劃,注意風(fēng)險(xiǎn)防控
城建檔案數(shù)字化建設(shè)屬于很復(fù)雜的一項(xiàng)系統(tǒng)工程,涉及到管理、技術(shù)、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)以及政策等各個(gè)方面。要統(tǒng)籌策劃,科學(xué)、合理設(shè)計(jì),并進(jìn)行嚴(yán)格的管理,從而保證安全。規(guī)劃和立項(xiàng)時(shí),要將檔案數(shù)字化的風(fēng)險(xiǎn)防控當(dāng)作非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)密的科學(xué)論證,并將經(jīng)費(fèi)預(yù)算做好。建設(shè)城建檔案數(shù)字化的信息系統(tǒng)時(shí),要保證系統(tǒng)平臺(tái)的可擴(kuò)展性、前瞻性、安全性和兼容性,要有合理的備份策略,穩(wěn)定、安全的操作系統(tǒng),可靠、穩(wěn)定的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng),實(shí)時(shí)備份系統(tǒng),功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件,強(qiáng)大的數(shù)據(jù)容錯(cuò)能力等;滿足業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng),不違反計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī),設(shè)計(jì)與相關(guān)檔案工作相符;系統(tǒng)必須具備可移植性、易操作性、安全性、開(kāi)放性、可擴(kuò)展性以及兼容性,還要記錄完備操作日志,具有嚴(yán)格的權(quán)限管理功能;加密存儲(chǔ)和傳輸屬于機(jī)密級(jí)的數(shù)字化檔案信息,保證檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的安全;對(duì)進(jìn)口的計(jì)算機(jī)和數(shù)字化轉(zhuǎn)換工具進(jìn)行安全保密檢查,沒(méi)有問(wèn)題后才能使用。
3.2 做好備份工作
在城建檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)存儲(chǔ)介質(zhì)和設(shè)備的選用上,要選擇質(zhì)量可靠和成熟技術(shù)的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì),并將設(shè)備定期檢測(cè)、更新、存儲(chǔ)介質(zhì)、技術(shù)升級(jí)和技術(shù)跟蹤等工作做好;做好
載體更新和數(shù)據(jù)遷移工作,以免設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)的老化而引發(fā)一些問(wèn)題;加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)遷移和載體更新的監(jiān)督管理,檢驗(yàn)經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)換之后的檔案信息,對(duì)其結(jié)構(gòu)、背景信息、內(nèi)容完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行核實(shí),并保證數(shù)字檔案的真實(shí)性和完整性;定期備份檔案,防止人禍天災(zāi)等突發(fā)事件造成數(shù)字檔案的毀滅性破壞,對(duì)于一些珍貴的檔案,日過(guò)條件允許,則要利用各種介質(zhì)、格式以及軟硬件進(jìn)行異地保存。
3.3 提高檔案管理工作人員的素質(zhì)
信息技術(shù)的日新月異為檔案數(shù)字化帶來(lái)了新的挑戰(zhàn),檔案管理人員要適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展的需要,不斷學(xué)習(xí),提高自身的素質(zhì)。在信息大環(huán)境下,相關(guān)工作人員應(yīng)提升自身的管理操作能力,以高度的修養(yǎng)和敬業(yè)精神面對(duì)數(shù)字化技術(shù)帶來(lái)的挑戰(zhàn);要根據(jù)當(dāng)今時(shí)代的數(shù)字化特征,積極學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí),并進(jìn)行理論知識(shí)和檔案管理實(shí)踐的有效運(yùn)用,積極創(chuàng)新,從而提高自身的管理能力。因此,城建部門需要增加檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)會(huì),提升檔案管理人員對(duì)信息化的掌握程度,打造一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。
4 結(jié)束語(yǔ)
隨著公開(kāi)信息程度逐漸的變高,相應(yīng)的檔案社會(huì)性質(zhì)也在慢慢強(qiáng)化,使檔案利用范圍也在慢慢增大。檔案管理工作者要根據(jù)實(shí)際情況,實(shí)事求是地開(kāi)展工作,明確工作目標(biāo),并不斷改進(jìn)和完善檔案管理制度,慢慢地將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉蠒r(shí)代特征的新模式。城建檔案信息應(yīng)順應(yīng)當(dāng)今發(fā)展形勢(shì)的需求,把目光放長(zhǎng)遠(yuǎn),對(duì)檔案采用數(shù)字化技術(shù)對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化建設(shè),使其更好地服務(wù)于社會(huì)。
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〔編輯:張思楠〕