科研單位低值易耗品管理問題及對策探究

中國石油集團石油管工程技術(shù)研究院 張月艷 黨小松

西安培華學(xué)院 韓香亭

科研單位低值易耗品管理問題及對策探究

中國石油集團石油管工程技術(shù)研究院 張月艷 黨小松

西安培華學(xué)院 韓香亭

低值易耗品作為單位一項流動資產(chǎn)，因其單位價值低、流動快、用量大、日常管理瑣碎等特點一直以來不被重視，因此出現(xiàn)無專人管理、管理方法單一、賬面混亂，浪費嚴重等現(xiàn)象。隨著時代的發(fā)展，節(jié)約型社會理念的提倡，科研院所針對這些問題采取了設(shè)定專人管理、完善低耗管理制度、建立信息化管理系統(tǒng)、定期盤點等改進措施，在保障科研及生產(chǎn)的前提下，節(jié)約資金、減少浪費、最大化降低單位經(jīng)營成本。

低值易耗品 管理問題 探究

一、引言

近年來，隨著科研院所規(guī)模的不斷擴大、業(yè)務(wù)增多，低值易耗品需要的種類也愈來愈多，數(shù)量也越來越大，產(chǎn)生的經(jīng)費在單位的經(jīng)營成本中所占比重也日益增大，對它的管理也就需要不斷加強。

在新《企業(yè)會計準(zhǔn)則》中，低值易耗品指不能作為固定資產(chǎn)的各種用具用品，如工具、管理用具、玻璃器皿、勞動保護用品以及生產(chǎn)經(jīng)營過程周轉(zhuǎn)使用的包裝容器等，其特點是單位價值較低，或使用期限相對于固定資產(chǎn)較短，在使用過程中保持原有實物形態(tài)基本不變。而在單位的實際管理中，它通常分為兩大類60多種。

二、低耗品管理中存在的問題

(一)重視程度不夠，無專人管理

在科研院所的資產(chǎn)管理中，多有“重固定資產(chǎn)管理、輕低值易耗品管理”的現(xiàn)象，因為固定資產(chǎn)單位價值高，一次性投入大，是科研單位實驗室建設(shè)和生產(chǎn)中的核心組成部分，而且它代表著科研單位的綜合實力，關(guān)系著科研人員的項目結(jié)題、考核結(jié)算等問題，同時也是上級管理部門的重點檢查項，所以科研單位長期將固定資產(chǎn)作為資產(chǎn)管理的重點；而低值易耗品與固定資產(chǎn)相比單位價值低、品種多、消耗速度快，且管理繁雜，在日常工作中經(jīng)常會被單位管理者忽略，難以引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，使用和管理的制度也不健全，缺少考核機制，沒有設(shè)專人管理。

(二)管理方法單一

對低值易耗品的管理，最初管理方式是手工管理，經(jīng)常出現(xiàn)領(lǐng)料單因書寫不規(guī)范、字跡潦草等看不清情況，對月底對賬、查詢和統(tǒng)計造成很大困難，費時費力不說，漏記和丟票的現(xiàn)象更是常見。

目前，大多科研院所對低耗的管理已從手工操作過渡到單機版管理系統(tǒng)（管家婆軟件就是其中一種），相較于以前的手工管理，這種管理軟件首先就解決了票據(jù)中手寫的規(guī)范性，保證了內(nèi)容的全面性，因為它有電子票據(jù)和打印票據(jù)兩種，對于管理員在與財務(wù)對賬、查詢和統(tǒng)計上大大提高了工作效率，但這也僅局限于對材料的出庫、入庫、結(jié)存等情況的管理，對于單位的項目管理者、實際使用者而言，仍有許多實際的問題存在，比如：項目管理者想對某個項目管理的耗材成本了解；領(lǐng)用者想知道某種辦公用品庫存多少，卻不知從哪里查，而這些往往只能通過管理員才能操作完成。

(三)賬面混亂，購物不規(guī)范

低值易耗品因其特點，在管理上一直比較松散，目前大多科研院所采用部門“自用自購、以報列支”的模式，由財務(wù)對各部門的低值易耗品經(jīng)費總額控制，至于該經(jīng)費購買哪種物品，數(shù)量是多少，以及如何購買都沒有進行監(jiān)管，尤其是辦公用品按人頭平均費用，就造成一些部門不同程度地存在違規(guī)操作，像虛假購買或自行購買物品，開發(fā)票時卻不據(jù)實填寫、用其它常規(guī)日用辦公品代替等情況，這就造成賬實不符；同時由于一些低值易耗品購入是一次性列入事業(yè)支出，財務(wù)部門大多沒有對在用低值易耗品設(shè)立明細賬，而使用部門也無明細記錄，對低值易耗品的管理造成了漏洞。

(四)強調(diào)按計劃采購，使用浪費嚴重

由于科研院所業(yè)務(wù)多，實驗室設(shè)備分散管理，本地有，外地也有，加上一些常年駐外的現(xiàn)場檢測組都是根據(jù)各自的需要申報計劃，購買所需低值品，相互間沒有形成合理的有效的統(tǒng)一調(diào)配管理機制，不可避免地導(dǎo)致諸如手套、拖布、探頭、潤滑油等物品重復(fù)購買，管理中缺乏制約和監(jiān)督，不管業(yè)務(wù)多少，每月申報相同數(shù)量的計劃，購買等量的物品，浪費比較嚴重。

三、改善低值易耗品管理的對策

(一)提高認識，加強管理

低值易耗品為單位流動資產(chǎn)的重要組成部分，且占有相當(dāng)大的比例，在科研、試驗研究、生產(chǎn)中起著重要的作用，加強對他的管理可以有效減少浪費、節(jié)約資金、降低科研成本，所以要從根本上改變以往對低耗管理的錯誤認識，完善相關(guān)采購及管理制度，提高管理意識，使制度落到實處。比如對低耗品源頭的采購崗可設(shè)雙人，一方面可緩解采購業(yè)務(wù)量大時不能及時滿足科研需求的狀況，另一方面也起到了互相監(jiān)督的作用。

(二)建立符合單位實際的信息化管理系統(tǒng)

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的今天，建立符合科研院所發(fā)展模式的低耗品信息化管理系統(tǒng)，可很快提升低耗品管理的效率。像西安漢唐書城就是信息化管理的成功典范，在上下二層樓的千萬種書中，如何不浪費時間查找個人所需書的種類和具體位置，購買者在進入書城一樓時，就可通過內(nèi)部任一聯(lián)網(wǎng)的電腦進行分類搜索和查詢，避免了盲目而辛苦的尋找，節(jié)約了時間購買者的時間；而管理員在不間斷發(fā)布新書購回信息的同時，也可通過查詢庫存量獲取各類書的銷售量，間接掌握書的銷售動態(tài)量，從而進行明確的補貨采購活動。

科研院所建成與本單位實際需求相符合的信息化管理系統(tǒng)后，通過設(shè)置密碼授權(quán)的方式對相關(guān)人員設(shè)置不同的權(quán)限，在不泄密的情況下，工作人員均可在單位內(nèi)有網(wǎng)絡(luò)的情況下對低耗品進行系統(tǒng)查詢、申領(lǐng)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等操作；管理人員也可隨時發(fā)布采購信息、查詢領(lǐng)用情況、進行月末對賬及結(jié)存等賬薄管理，這種系統(tǒng)在一定程度上突破了時空的限制，縮短了使用流程，節(jié)約了大量的人力、物力和財力。

(三)規(guī)范采購程序，選擇合理采購模式，對庫存進行不定期抽查或盤點

管理人員結(jié)合上月低耗品結(jié)余及下一階段的耗材申報計劃，編制總的采購計劃，并上報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。在計劃審批下來后，根據(jù)實際情況選擇不同的采購方式，對于技術(shù)要求低、用量大的物品，可集中統(tǒng)一采購；對于量大的可進行一年一度的招標(biāo)或談判等方式確定固定供貨商；對于專業(yè)化程度較高、總額小的，可允許自行采購，但要加強監(jiān)督管理，不定期抽查或定期盤點庫存實物。尤其對購物發(fā)票、貨物驗收單及領(lǐng)用票據(jù)進行嚴格審核，確保賬實一致，對低耗進行有效內(nèi)部控制。

(四)配備專人管理，加強培訓(xùn)

為了提高低值易耗品的利用效率，節(jié)約單位資金，降低科研及生產(chǎn)成本，減少浪費，科研院所應(yīng)配備專職低值易耗品管理人員，同時不定期對他們進行相關(guān)培訓(xùn)，加強政策法規(guī)學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高管理人員的工作效率及服務(wù)意識。

四、結(jié)束語

低值易耗品作為科研院所流動資產(chǎn)的重要組成部分，它不僅是單位科研及生產(chǎn)的有力保障，還關(guān)系到企業(yè)資金的占用率和有效利用率，所以，它的管理不僅在制度上要不斷完善，還要建立信息化管理系統(tǒng)，配備專職管理人員，在倡導(dǎo)節(jié)約型社會理念的今天，做到發(fā)現(xiàn)問題及時改進，最大程度降低企業(yè)成本，提高經(jīng)濟效益。

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