我省藝術(shù)類高職院校科研檔案管理淺析

馮顯容

湖南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院 湖南長(zhǎng)沙 410012

根據(jù)《檔案法》和《藝術(shù)檔案管理辦法》，可以將藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案理解為藝術(shù)類高職院校在科研創(chuàng)作、日常管理及專項(xiàng)工作過(guò)程中形成的，真實(shí)記載的具有保存和利用價(jià)值的文字、表格、數(shù)據(jù)、圖片、照片、聲像、實(shí)物等各種形式的資料。結(jié)合我省藝術(shù)類高職院校實(shí)際情況來(lái)看，藝術(shù)類高職院校大多是由藝術(shù)類的中職、技工學(xué)校合并或升級(jí)來(lái)的，相對(duì)而言科研能力較弱，同時(shí)容易忽略科研過(guò)程中的檔案價(jià)值及其管理，但隨著藝術(shù)類高職院校對(duì)綜合管理的重視與實(shí)際發(fā)展，科研能力與管理水平逐步提高，而且藝術(shù)類高職的科研除了對(duì)藝術(shù)理論的研究，也側(cè)重于藝術(shù)創(chuàng)造和藝術(shù)實(shí)踐，科研成果直接與市場(chǎng)或崗位接軌，所以藝術(shù)類高職的科研更具有藝術(shù)親民性，科研檔案有著很高的歷史保護(hù)價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。然而，我省藝術(shù)類高職院校的科研檔案管理工作與其他綜合類高校相比，特別是與綜合類本科院校相比起步晚，為適應(yīng)藝術(shù)類高?？蒲惺聵I(yè)的發(fā)展，科研檔案的管理與建設(shè)需要進(jìn)一步加強(qiáng)重視，及時(shí)規(guī)范并逐步提高，相關(guān)部門應(yīng)該認(rèn)真思考，努力探求較好的管理方法和途徑。

一、藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案管理的意義

（一）歷史的意義

藝術(shù)類高職院校科研檔案的內(nèi)容包括藝術(shù)類高職師生歷年的各種學(xué)術(shù)成果、學(xué)術(shù)性論文、文章和著作等，包括公開(kāi)發(fā)表、宣讀、交流的和未經(jīng)發(fā)表、交流的文稿等，它是藝術(shù)類高職院校學(xué)術(shù)水平的真實(shí)記錄?？陀^地記錄了既往的學(xué)術(shù)歷史情況，是一所藝術(shù)類高職院校不同時(shí)期學(xué)術(shù)水平的反映和憑證。保存這些科研檔案，就是保存學(xué)?？蒲邪l(fā)展的歷史，保存不同時(shí)期研究者的研究成果為藝術(shù)類高職院校和社會(huì)積累與保存歷史文化財(cái)富，尤其是在高校體制改革和現(xiàn)代技術(shù)高速發(fā)展的今天，在整個(gè)高校中科研檔案在學(xué)校科研管理中所處的地位也越來(lái)越重要。科研檔案作為一種資源儲(chǔ)備，具體見(jiàn)證著合格評(píng)估、評(píng)優(yōu)評(píng)估、示范評(píng)估、卓越評(píng)估等藝術(shù)類高職院校發(fā)展軌跡。

（二）現(xiàn)實(shí)的意義

藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案管理也是一整套業(yè)務(wù)管理工作，對(duì)學(xué)校的教學(xué)和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重大作用。比如，科研檔案在管理過(guò)程中，有接收、鑒定、整理、編目、統(tǒng)計(jì)、保管、利用以及對(duì)科研檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)等各個(gè)環(huán)節(jié)，還包括現(xiàn)代信息技術(shù)在藝術(shù)類高職院校科研檔案管理中的應(yīng)用。隨著藝術(shù)類高職院?？蒲兴降牟粩嗵岣吆托畔⒒夹g(shù)的飛速發(fā)展，科研檔案作為重要信息資源在教學(xué)、科研、管理和文化建設(shè)等方面發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，將其納入高?？蒲泄芾淼幕A(chǔ)性、日常性工作，進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化管理，是提高高?？蒲泄芾硭降谋匾疤?，使科研日常工作、科研管理工作和科研建檔工作同步進(jìn)行，密切跟蹤科研活動(dòng)的全過(guò)程，準(zhǔn)確界定科研檔案成果的價(jià)值，有利于建立完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科研檔案。通過(guò)查閱已有的檔案資料，可以判斷科研成果歸屬，減少無(wú)謂的重復(fù)勞動(dòng)，提高研究效率，拓展研究視野，保證工作質(zhì)量。有利于促進(jìn)藝術(shù)類高職院?？茖W(xué)研究的發(fā)展和科研水平的提升，有利于科研成果與市場(chǎng)接軌，為社會(huì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

二、明確藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案的歸檔內(nèi)容

根據(jù)藝術(shù)類高職院?？蒲谢顒?dòng)的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行分類，藝術(shù)類高職院校科研檔案大致可分為科研項(xiàng)目檔案、科研文書檔案和科研成果檔案。

（一）科研項(xiàng)目檔案

科研項(xiàng)目包括校級(jí)、省級(jí)、國(guó)家級(jí)項(xiàng)目（課題）?？蒲许?xiàng)目檔案是科研實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，它記載和反映了科研項(xiàng)目研究的全過(guò)程和具體成果。這部分檔案是藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案的主體部分，主要包括：項(xiàng)目（課題）申報(bào)材料，批準(zhǔn)文件，研究或?qū)嵤┓桨福芯繉?shí)施過(guò)程中的重要原始記錄，研究工作總結(jié)及研究成果報(bào)告，成果鑒定、驗(yàn)收、評(píng)審及成果獎(jiǎng)勵(lì)的有關(guān)材料，成果推廣階段所形成的文件等。

（二）科研文書檔案

藝術(shù)類高職院?？蒲形臅鴻n案是科研管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，它記載和反映學(xué)?？蒲泄芾砘顒?dòng)的歷史過(guò)程和經(jīng)驗(yàn)，包括：科研計(jì)劃，總結(jié)，學(xué)校和上級(jí)管理部門下發(fā)的在科研日常管理和專項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的管理性科研文件、材料。也包括各級(jí)各類的項(xiàng)目申報(bào)通知、各項(xiàng)目立項(xiàng)文件、各項(xiàng)目結(jié)題文件和成果獲獎(jiǎng)文件等。另外，還有藝術(shù)類高職院校本校制定的科研管理相關(guān)規(guī)章制度文件等。

（三）科研成果檔案

藝術(shù)類高職院?？蒲谐晒麢n案是鑒證學(xué)?？蒲袑?shí)力的依據(jù)之一，因此科研成果管理在科研管理中有著重要意義。藝術(shù)類高職院?？蒲谐晒饕▽W(xué)?？蒲谐晒麉R編、科研統(tǒng)計(jì)報(bào)表、教師公開(kāi)發(fā)表的學(xué)術(shù)論文和編寫的學(xué)術(shù)著作、獲獎(jiǎng)成果和證書、專利資料等。

三、提高藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案管理能力

（一）提高檔案管理認(rèn)識(shí)

要使藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案管理能力得到提升，首先要在思想上，充分認(rèn)識(shí)到科研檔案管理的重要性，它是科研歷史的重要憑證，是積累科研經(jīng)驗(yàn)的一種手段，是進(jìn)行科學(xué)研究的重要依據(jù)，是進(jìn)行學(xué)術(shù)交流的有力工具，是促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容。學(xué)校可通過(guò)職稱評(píng)審、教育教學(xué)評(píng)估等有效載體凸現(xiàn)科研檔案的重要性，通過(guò)舉行專家講座、上門服務(wù)等途徑加以宣傳普及，促使教師加強(qiáng)認(rèn)識(shí)和理解藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案管理的重要作用、歸檔內(nèi)容和歸檔方式，從而準(zhǔn)確判斷目前藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案管理工作的狀態(tài)，提出合理可行的藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案的建設(shè)方案，對(duì)今后做好藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案工作，提升學(xué)校科研能力、科研管理水平，都有著十分重要的意義。

（二）加強(qiáng)管理隊(duì)伍的培養(yǎng)

按照科研管理的條例，一個(gè)科研項(xiàng)目（課題）的前期準(zhǔn)備、研究實(shí)施、鑒定驗(yàn)收、成果申報(bào)、獎(jiǎng)勵(lì)認(rèn)定以及推廣應(yīng)用等各個(gè)階段的材料必須收集和歸檔?？蒲腥藛T是科研檔案的形成者和利用者，科研管理部門是直接服務(wù)科研人員和科研工作的部門，作為科研檔案管理人員要熟悉科研材料的產(chǎn)生、形成及相互關(guān)系，要做好積極與科研人員的溝通、對(duì)接，找到收集和整理檔案的行之有效的方法，及時(shí)做好資料的收集與保存。

（三）加強(qiáng)管理方法的改進(jìn)

1.全面及時(shí)歸檔

目前，我省藝術(shù)類高職院校在科研管理方面，大多已經(jīng)對(duì)科研項(xiàng)目的開(kāi)展和科研管理同時(shí)進(jìn)行了提出了要求，并取得了一定成效，但對(duì)科研資料的收集、歸檔卻相對(duì)滯后。這不利于科研檔案的收集和保存的完整性。例如，一些科研項(xiàng)目要全面完成，往往周期長(zhǎng)、范圍廣、人員多、資料雜，有時(shí)，在科研項(xiàng)目開(kāi)展的過(guò)程中會(huì)根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)之前的計(jì)劃作一定的調(diào)整，從而使相應(yīng)的資料內(nèi)容發(fā)生變化，所形成的檔案也會(huì)隨之變化。因此，項(xiàng)目研究、項(xiàng)目管理與項(xiàng)目建檔要同時(shí)展開(kāi)，邊研究、邊管理、邊建檔三者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，確?？蒲袡n案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并能有效的提供利用。例如：在校內(nèi)制定激勵(lì)機(jī)制或獎(jiǎng)懲制度，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，充分發(fā)揮項(xiàng)目組在檔案的形成、收集、立卷等工作中的主觀能動(dòng)性，在科研活動(dòng)開(kāi)展的各個(gè)階段，及時(shí)完善科研資料的歸檔工作。在校內(nèi)定期開(kāi)展檔案工作評(píng)比，對(duì)檔案整理成效好的項(xiàng)目給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)沒(méi)有達(dá)到歸檔要求的項(xiàng)目提出整改建議，要求及時(shí)整改，遲遲未整改到位的不予結(jié)題或不予參加評(píng)優(yōu)評(píng)先。藝術(shù)類高職院校的科研管理部門、檔案管理部門以及科研檔案形成的具體部門或項(xiàng)目組，要相互配合，在科研檔案管理中，明確職責(zé)，形成一個(gè)合理的歸檔秩序，提高檔案收集的質(zhì)量和效率，使科研檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，進(jìn)一步完善藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案的管理工作。

2.加強(qiáng)信息管理

傳統(tǒng)的檔案搜索與交流方式已經(jīng)不適應(yīng)大量的檔案管理新發(fā)展、新需求，信息化管理是檔案管理的必由之路，亦是大勢(shì)所趨，藝術(shù)類高職院校的科研檔案管理也不例外。為了盡可能地開(kāi)發(fā)和利用藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案資源，必須進(jìn)行數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)科研檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化利用，在不涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的前提下，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案電子化，為檔案管理提供便捷途徑，這不僅是傳遞信息的便利途徑，而且也是良好的服務(wù)渠道。將傳統(tǒng)的查閱、外借、展覽、檢索等利用信息化平臺(tái)來(lái)解決。藝術(shù)類高職院校由于信息化管理起步較晚，需加強(qiáng)這一塊的關(guān)注與投入力度，從而最大限度地解決藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案信息資源的及時(shí)流通，傳遞最新的科研動(dòng)態(tài)，也可避免某一科研工作的重復(fù)進(jìn)行，更好地利用已有基礎(chǔ)，提高科研能力，也更好地服務(wù)于藝術(shù)類高職院校的科研工作。

3.實(shí)現(xiàn)資源共享

藝術(shù)類高職院校的科研檔案，反映了學(xué)校藝術(shù)類科研發(fā)展的歷史和現(xiàn)狀，它是一種記載，也是一種憑證，反映了學(xué)校已有的科研能力，這是科研檔案需要完整保存的一個(gè)原因，但是科研工作及管理更重要的是利用科研成果，使學(xué)校及這一藝術(shù)門類得以更好的發(fā)展。因此，對(duì)藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是學(xué)校檔案管理工作的拓展與深化，高職院?？蒲袡n案工作者在不違背知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)情況下，可根據(jù)客觀實(shí)際需要，編研開(kāi)發(fā)藝術(shù)類科研檔案信息資源，在校內(nèi)或指定范圍內(nèi)形成有效分享，避免科研資源的浪費(fèi)與重復(fù)。例如：利用某一已有的藝術(shù)類科研檔案實(shí)體，進(jìn)行系統(tǒng)的較深層次的加工，用新的語(yǔ)言匯編成相對(duì)集中、系統(tǒng)的信息資料，把靜態(tài)的檔案動(dòng)態(tài)化，供全?？蒲泄ぷ髡邊⒖肌Ｒ猿浞职l(fā)揮藝術(shù)類高職科研的精品成果在一定范圍內(nèi)得到有效交流傳播，從而使分散化、零星化的科研成果得到有效整合與分享，也使藝術(shù)類技藝、技能得到更好的傳承。

4.參與市場(chǎng)交流

藝術(shù)類高職院校的科研檔案，包含著許多精品節(jié)目、精品工藝形成的經(jīng)過(guò)與成果，為使這些成果更好的發(fā)揮其意義，并為文化強(qiáng)省、文化強(qiáng)國(guó)作出貢獻(xiàn)，藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案工作者可以深化服務(wù)形式，結(jié)合學(xué)校科研檔案特點(diǎn)，將科研成果及早與市場(chǎng)接軌，積極參與市場(chǎng)活動(dòng)，在建立有效的檢索系統(tǒng)、做好科研檔案的編錄、保存的基礎(chǔ)上對(duì)檔案中科研成果涉及的新工藝、新技術(shù)、新發(fā)現(xiàn)，在不涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題的情況下，在學(xué)校的統(tǒng)籌安排下及時(shí)與社會(huì)相關(guān)部門進(jìn)行交流，并配合學(xué)校為成果轉(zhuǎn)讓與開(kāi)發(fā)等提供必要的檔案材料，及時(shí)為供給者與需求者架起橋梁，更好地推動(dòng)科研成果傳播與轉(zhuǎn)化。

四、結(jié)語(yǔ)

在思想上高度重視藝術(shù)類高職院校科研檔案，明確科研檔案的管理范圍，依據(jù)檔案管理相關(guān)法規(guī)，采取有效措施規(guī)范科研檔案管理，能為藝術(shù)類高職院?？蒲泄ぷ鞯纳钊腴_(kāi)展提供有效服務(wù)，為藝術(shù)類高職院?？蒲兴降奶嵘峁┯行е?，為藝術(shù)類高職院校的可持續(xù)發(fā)展提供有力保障，也為社會(huì)文藝、技藝的傳承與發(fā)展保駕護(hù)航。

[1]教育部、國(guó)家檔案局第27號(hào)令.高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].2008年9月1日實(shí)施.

[2]柯翠英.對(duì)高校科研檔案管理一體化模式的思考[J].新東方.2009（2）.

[3]楊麗輝.高等學(xué)?？蒲袡n案管理改革淺論[J]開(kāi)封教育學(xué)院學(xué)報(bào).2009（1）.