信息化背景下檔案管理建設(shè)的探索研究

于洪琳

摘 要：隨著全球信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。本文針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理存在的問題，提出了現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)，有利于提高工作效率、增強(qiáng)信息共享、促進(jìn)組織優(yōu)化，并提出了加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；建設(shè)

2015年7月，習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)，“深入開展科學(xué)研究，要加強(qiáng)資料收集和整理，必須通過檔案、資料、事實(shí)來說話?！边@表明，檔案在社會(huì)中具有十分重要的作用，是社會(huì)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。檔案具體是指對(duì)國家和社會(huì)具有重要保存價(jià)值的各種文字、聲音、圖像等不同形式的原始、真實(shí)的歷史記錄。

企業(yè)檔案作為一種寶貴的信息資源，真實(shí)記錄和保存著企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)和人才資料，對(duì)于企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營和長期發(fā)展具有十分重要的意義。隨著改革開放的不斷發(fā)展，信息化水平的不斷進(jìn)步，加強(qiáng)檔案信息的共享和利用，實(shí)施企業(yè)檔案信息化建設(shè)，不斷完善企業(yè)檔案，已經(jīng)成為必然趨勢(shì)[1]。

一、檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)質(zhì)就是指由“傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案實(shí)體”轉(zhuǎn)變?yōu)椤艾F(xiàn)代的數(shù)字化檔案信息”。檔案信息化建設(shè)主要包括三項(xiàng)內(nèi)容：①檔案信息的數(shù)字化；②檔案信息系統(tǒng)化（注重信息存儲(chǔ)、傳遞、接受的全過程）；③檔案信息的共享化。（見圖1）

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及應(yīng)用，現(xiàn)代檔案信息主要分為三類：信息類和數(shù)據(jù)類。信息類數(shù)據(jù)主要包括辦公系統(tǒng)文件、情報(bào)系統(tǒng)信息等；數(shù)據(jù)類信息主要包括財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、生產(chǎn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、物流信息數(shù)據(jù)等?，F(xiàn)代化檔案管理最核心的問題在于新華的高度共享，即在最短時(shí)間內(nèi)將最恰當(dāng)?shù)男畔⒕_共享到相應(yīng)部門，為企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展服務(wù)。

二、傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問題

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件繁多、種類繁多，隨著檔案管理工作人員的流動(dòng)，檔案信息查找工作變得力不從心。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要存在以下問題[2]：

（一）檔案材料不宜保存

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料保存需要適合的溫度、濕度、光照等條件，當(dāng)檔案保管室內(nèi)出現(xiàn)溫度過高、濕度過大、光照較強(qiáng)等特殊條件，或者發(fā)生火災(zāi)、地震等災(zāi)害時(shí)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案極易發(fā)生損害。

（二）檔案材料不宜查找

由于檔案材料是長期的重要文件、資料的保存，短則五年、十年，長則幾十年。一般情況下，檔案館內(nèi)日積月累的紙質(zhì)材料浩如煙海。從如此繁雜的檔案材料中查找相關(guān)信息，一來頗為耗時(shí)，可能需要耗費(fèi)幾天、十幾天，工作效率低下；二來準(zhǔn)確率不高，由于紙質(zhì)檔案間細(xì)微的差別，極易造成錯(cuò)誤；再者會(huì)耗費(fèi)大量人力。

三、檔案管理信息化建設(shè)的重要意義[3]

隨著全球信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化發(fā)展，信息技術(shù)和系統(tǒng)已成為企業(yè)競爭的核心環(huán)節(jié)。企業(yè)的外部市場營銷手段、人才競爭，內(nèi)部的業(yè)務(wù)管理、組織結(jié)構(gòu)、管理方式都需要最新的信息與技術(shù)系統(tǒng)。因此，必須要加強(qiáng)企業(yè)生產(chǎn)、管理全過程中的信息技術(shù)應(yīng)用，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。檔案管理的信息化建設(shè)有利于提高企業(yè)工作效率、增強(qiáng)信息資源共享利用、促進(jìn)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化，具有十分重要的意義。

（一）促進(jìn)企業(yè)提高工作效率

信息化檔案管理有利于企業(yè)短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息的共享，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)人員、資金、技術(shù)等資源流通，降低企業(yè)的生產(chǎn)成本，提高企業(yè)工作效率。同時(shí)，流動(dòng)的信息共享有利于企業(yè)打破原有的技術(shù)屏障，實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新，促進(jìn)企業(yè)創(chuàng)新。

（二）增強(qiáng)信息資源共享利用

通過對(duì)企業(yè)原紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子掃描、存檔，創(chuàng)建企業(yè)信息共享數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)信息化共享，企業(yè)各部門間的信息資源的交流與共享變得更加方便快捷，各部門通過信息共享數(shù)據(jù)庫，及時(shí)調(diào)取工作過程中需要的數(shù)據(jù)和信息，有利于促進(jìn)工作效率的提高。

（三）促進(jìn)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化

傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)呈“金字塔”型，以多層級(jí)為特點(diǎn)，企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)較為僵化，不利于信息化的傳播。現(xiàn)代的檔案信息通過電子文件，全部錄入企業(yè)信息共享數(shù)據(jù)庫，各部門通過適當(dāng)權(quán)限及時(shí)獲知數(shù)據(jù)，信息獲取變得更加精準(zhǔn)、快捷。傳統(tǒng)“金字塔”型組織結(jié)構(gòu)將逐漸被更加開放的“網(wǎng)絡(luò)型”組織結(jié)構(gòu)所替代，降低了信息交流成本，有利于加強(qiáng)決策層與執(zhí)行層的溝通。

四、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案信息化團(tuán)隊(duì)建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)，首先要加強(qiáng)信息化隊(duì)伍建設(shè)，招聘、培養(yǎng)一大批信息化的專業(yè)技術(shù)人才，提高檔案管理工作人員的水平。一方面，對(duì)信息化隊(duì)伍進(jìn)行基礎(chǔ)理論和專業(yè)技能的培訓(xùn)，既要掌握檔案管理相關(guān)知識(shí)，又要具備相關(guān)計(jì)算機(jī)處理文件檔案的技術(shù)；另一方面，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的培訓(xùn)，幫助其了解數(shù)據(jù)庫開發(fā)、軟件應(yīng)用、數(shù)據(jù)采集等知識(shí)，為信息化建設(shè)做好人才儲(chǔ)備。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理信息平臺(tái)建設(shè)主要包括三個(gè)方面，一是加大檔案收集管理力度，確保檔案資料信息的真實(shí)準(zhǔn)確；二是加大文檔數(shù)字化整理，對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化掃描、歸檔，確保檔案材料完整、準(zhǔn)確，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫；三是加強(qiáng)企業(yè)信息共享數(shù)據(jù)庫建設(shè)，理順企業(yè)內(nèi)各部門隸屬關(guān)系和權(quán)限，優(yōu)化信息共享渠道，對(duì)各部門開放信息共享數(shù)據(jù)庫[4]。

（三）加強(qiáng)檔案信息化制度建設(shè)

任何一項(xiàng)工作的成功完成，必須要有規(guī)范的制度加以保障。在企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中，必須制定完備的規(guī)章制度，保證信息數(shù)字化建設(shè)工作能夠有條不紊地開展。首先，應(yīng)當(dāng)設(shè)立一批專業(yè)的人才隊(duì)伍負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，定期考核，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制；其次，對(duì)于檔案的整理、借閱、歸檔等程序，設(shè)立完備的制度，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)有效；再者，采取電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式，共同存儲(chǔ)，保證檔案內(nèi)容的完備；最后，加強(qiáng)檔案信息的安全管理，對(duì)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)采取相應(yīng)的保障制度[5]。

參考文獻(xiàn)：

[1]王莉莉.信息化背景下的檔案管理與創(chuàng)新[J].中共伊犁州委黨校學(xué)報(bào)，2015（03）：101-103.

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[3]秦立民，相立武，楊亮.信息化背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新研究[J].中國管理信息化，2015（22）：151.

[4]劉漢青.信息化條件下地質(zhì)檔案管理的應(yīng)用實(shí)踐及對(duì)策——以長慶油田地質(zhì)檔案管理實(shí)踐為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（03）：52-53.

[5]姬紅慶.淺談企業(yè)人事檔案管理的信息化建設(shè)[J].新西部（理論版），2012（11）：68+70.