如何做好電子文檔管理

王新良

電子文件的分類與甄別 在信息社會之中，電子文件是信息記錄的主要形式。網(wǎng)絡(luò)之中的電子文件數(shù)量十分巨大，需 要人們加以科學(xué)地管理，才能便于人們的利用。

那么，我們首先應(yīng)當(dāng)解決電子文件的分類問題。電子文件由于與紙質(zhì)文件形態(tài)的不同，其分類原則與方法也應(yīng)當(dāng)有所區(qū)別。

在一臺沒有聯(lián)網(wǎng)的幾個部門共用的計算機之中，我們可以按照不同部門或時間先后順序?qū)C內(nèi)文件簡單劃分一下。各自部門的文件以部門間稱相互區(qū)別，或以文件錄入者的姓名或代碼 相互區(qū)別。而內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中的計算機文件，就應(yīng)當(dāng)按行業(yè)、地區(qū)或系統(tǒng)相區(qū)別，然后再給予每 個文件的制發(fā)單位一個獨立的數(shù)碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協(xié)調(diào)，也可參 照檔案全宗號和檔案分類號劃分電子文件的類別。

電子文件的檢索原則應(yīng)當(dāng)是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學(xué)分類，才能實現(xiàn)查找便捷。計算機對文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過是信息處理速度遠 遠地超過人腦對檢索詞的反映速度。但是，如果機內(nèi)文件雜亂無章，文件名稱不規(guī)范，同樣 會制約機檢速度。查找網(wǎng)上文件，更不可以盲目檢索，而必須知道所查找文件的網(wǎng)址、系統(tǒng) 、文件制發(fā)單位和文件名稱等等一系列檢索符號。否則，如同大海撈針。另一方面，電子文 件也需要保密或限制利用。企業(yè)經(jīng)營決策、長遠規(guī)劃、技術(shù)專利、客戶管理文件、基本數(shù)據(jù)等不少信息屬于企業(yè)內(nèi)部機密，有些內(nèi)容不允許部人員知悉，有些可有償利用。對于這一部 分文件，一般的用密鑰加以控制。隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都 再難以做到絕對保密。所以，對于企業(yè)的核心機密，應(yīng)當(dāng)采用更加穩(wěn)妥的保密手段。

電子文件的甄別也是需要我們加以考慮的問題。這個問題的關(guān)鍵是區(qū)別電子文件真?zhèn)?、區(qū)別電子文件的原件與復(fù)制件。電子文件進入網(wǎng)絡(luò)運行后，其復(fù)制是極為便利的，同時，也不能 排除別有用心者對客戶文件或檔案進行篡改，這樣的行為可能嚴重損害某些網(wǎng)上客戶的信譽 或經(jīng)濟權(quán)益，甚至引起法律糾紛。這樣，我們就必須認真考慮電子文件的真?zhèn)巫R別問題。筆 者認為，電子文件制發(fā)單位可在機內(nèi)輸入隱形條碼，使之與偽造或復(fù)制件相區(qū)別。當(dāng)網(wǎng)上用 戶使用任何一份文件時，他只知道該文件內(nèi)容，而無法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或依據(jù)使用。

電子文件的鑒定與歸檔 電子文件在歸檔之前，要進行認真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有查考利用價值或藝術(shù)保管價值的， 才有必要作為電子檔案保存下來。其余的電子文件就可以在機內(nèi)刪除。

電子文件的鑒定，也存在著區(qū)別真?zhèn)螁栴}。檔案部門所保管的電子檔案，應(yīng)當(dāng)是電子文件的原件或真實的電子文件；否則，電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應(yīng)當(dāng)區(qū)別出原件與復(fù)制件。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據(jù)性。檔案部門應(yīng)當(dāng)將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔 ，以維護電子文件的權(quán)威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。歸檔的電子文件復(fù)制件應(yīng)注明原制發(fā)單位和復(fù)制人，使之與原件相區(qū)別。此外，還應(yīng)對電子文件的完整性進行鑒定。主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件制發(fā)法律手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完 整性、文件辦理過程的完整性等等。

鑒定后需要歸檔的電子文件均應(yīng)編制歸檔文件順序號，確定文件的保管期限，打印出文件移交目錄，以便辦理文件移交手續(xù)。電子文件的歸檔方式，有軟盤的歸檔和網(wǎng)絡(luò)中的置換歸檔兩種方式。軟盤歸檔主要是四通打字機的文件軟盤或未聯(lián)網(wǎng)的計算機文件軟盤。這些軟盤要進行編號，以便于雙方查驗。網(wǎng)絡(luò)之中的電子文件在移交前應(yīng)通知檔案部門做好文件接收的置換工作，然后由文件管理部門通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)向檔案部門傳送歸檔文件，并將文件管理權(quán)向 檔案部門移交。網(wǎng)絡(luò)中的電子文件歸檔也應(yīng)打印出文件目錄以備交接查存，重要文件應(yīng)拷貝出軟盤備存。交接雙方按照規(guī)定辦理手續(xù)并在交接目錄上簽名，以示負責(zé)。