關(guān)于工程建設(shè)資料全面有效管控的思考

桑利軍

河南工業(yè)大學(xué)（450000）

關(guān)于工程建設(shè)資料全面有效管控的思考

桑利軍

河南工業(yè)大學(xué)（450000）

這里對(duì)工程建設(shè)資料存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出實(shí)行規(guī)范化管理和全面有效控制的思考。

工程資料；問(wèn)題分析；有效控制

經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，為建筑行業(yè)開(kāi)創(chuàng)了廣闊的發(fā)展前景。一座座高樓大廈——生活小區(qū)、學(xué)校、醫(yī)院、商店、體育館、文化館等設(shè)施如雨后春筍般拔地而起，極大地滿(mǎn)足了人們生活、學(xué)習(xí)、工作、文化、娛樂(lè)的需求，也提高了廣大人民群眾的生活水平。

然而，任何一個(gè)行業(yè)的快速發(fā)展，都不可避免地出現(xiàn)這樣或那樣的問(wèn)題，建筑行業(yè)同樣如此。作為一名從事工程建設(shè)管理的工作人員，筆者多年來(lái)參與了大大小小十幾個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目。長(zhǎng)期的工作實(shí)踐，使我深切感受到建筑行業(yè)日新月異的發(fā)展和變化，也清楚地認(rèn)識(shí)到在行業(yè)突飛猛進(jìn)發(fā)展的過(guò)程中，應(yīng)與其發(fā)展相適應(yīng)的工程管理水平卻相對(duì)滯后，由此所引發(fā)的工程延期、成本增加、資金浪費(fèi)乃至工程安全等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。百年大計(jì)質(zhì)量為先。工程質(zhì)量與人民群眾的生活息息相關(guān)，一項(xiàng)優(yōu)質(zhì)的建設(shè)工程必須以嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度、科學(xué)高效、嚴(yán)格規(guī)范管理為基礎(chǔ)。

下面結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，著重對(duì)建設(shè)工程管理中十分重要又容易被忽視的——工程資料管理工作所出現(xiàn)問(wèn)題進(jìn)行深入分析，并闡述其在工程建設(shè)中的重要性和迫切性。

工程建設(shè)資料是隨著工程的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和竣工驗(yàn)收等活動(dòng)的進(jìn)行逐步積累形成的，它客觀反映和真實(shí)記錄了建設(shè)活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范的工程資料也是建設(shè)工程今后管理、維護(hù)、改建或擴(kuò)建的重要依據(jù)。因此，必須對(duì)工程資料的收集、整編、審核、驗(yàn)收等工作實(shí)行嚴(yán)格規(guī)范的管理和全面有效的控制。

1 對(duì)工程資料規(guī)范化管理過(guò)程常見(jiàn)問(wèn)題的分析

1.1管理不到位，導(dǎo)致資料缺乏完整性和真實(shí)性

每一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目都須經(jīng)歷立項(xiàng)、勘探、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、結(jié)算等漫長(zhǎng)的過(guò)程，少則一兩年、多則三五年，甚至更長(zhǎng)的時(shí)間。在這個(gè)過(guò)程中積累形成的資料則涵蓋了項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、地質(zhì)勘探報(bào)告、上級(jí)批復(fù)文件、規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、招投標(biāo)文件、合同、預(yù)算、施工管理、竣工驗(yàn)收以及竣工圖紙等各個(gè)階段的原始資料，涉及到建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等不同的參建單位和各個(gè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)和管理人員。由此可見(jiàn)，工程資料的收集、整理、編制是一項(xiàng)內(nèi)容復(fù)雜、文件種類(lèi)繁多、數(shù)量巨大且要求規(guī)范、嚴(yán)格、準(zhǔn)確、細(xì)致的龐大的系統(tǒng)工程。

在實(shí)際工作中，一些參建單位卻往往把工作重點(diǎn)放在抓工程進(jìn)度和趕工期上，忽視了工程資料的管理。工程資料管理制度的執(zhí)行與落實(shí)、人員的配備等環(huán)節(jié)不夠到位，如無(wú)專(zhuān)職和專(zhuān)業(yè)的資料管理人員，且相關(guān)人員更換頻繁，工程資料交接不及時(shí)，甚至不按規(guī)定進(jìn)行交接,出現(xiàn)管理上的失控和真空，造成工程資料的缺失。等到工程竣工驗(yàn)收時(shí)，再臨時(shí)突擊整理資料。例如，某個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目在進(jìn)行結(jié)算前，工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人四處請(qǐng)人幫助，推薦和介紹工程資料管理人員，要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)盡快完成工程資料的收集、整理、編制等工作，并承諾給予高額回報(bào)。經(jīng)過(guò)了解，該工程項(xiàng)目施工單位自認(rèn)為工程規(guī)模不算太大，因此從工程籌備、開(kāi)工、施工到竣工的過(guò)程中始終沒(méi)有配備工程資料管理人員，到了工程竣工結(jié)算時(shí)，才急于尋找資料管理人員，應(yīng)付差事，以求工程結(jié)算之需。結(jié)果送審的工程竣工結(jié)算資料中，關(guān)鍵的技術(shù)資料不齊全。技術(shù)變更、現(xiàn)場(chǎng)簽證等資料與工程建設(shè)實(shí)際情況嚴(yán)重不符，施工日志等原始資料缺失，竣工圖沒(méi)有顯示出設(shè)計(jì)變更的真實(shí)狀況等等。因此，該施工單位報(bào)送的竣工結(jié)算資料幾次被相關(guān)部門(mén)退回，進(jìn)行重新修訂、補(bǔ)充和整改……如此形成的檔案資料無(wú)疑是缺乏完整性和真實(shí)性的,它即不能真實(shí)反映工程的實(shí)際情況，也不能使工程的驗(yàn)收、結(jié)算工作順利進(jìn)行。

1.2 工程資料管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高,影響資料的的規(guī)范性

工程資料的收集、整理、編制、歸檔有其遵循的原則、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和要求，相關(guān)人員不僅要熟知《檔案管理辦法》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí),還應(yīng)具備一定的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力，以負(fù)責(zé)任的工作態(tài)度參與整個(gè)工程建設(shè)活動(dòng)，才能編制出具有規(guī)范性、完整性、真實(shí)性的高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的工程資料。

但由于檔案管理意識(shí)的薄弱，管理隊(duì)伍的不穩(wěn)定，加之檔案管理人員缺乏基本的管理和業(yè)務(wù)素質(zhì)，在資料的收集、整理、編制、立卷中出現(xiàn)許多不規(guī)范、不統(tǒng)一、不合理等現(xiàn)象。

1）工程準(zhǔn)備階段文件不按規(guī)定使用原件，且無(wú)發(fā)文單位加蓋的公章。所發(fā)文件的紙張、規(guī)格不符合規(guī)范要求。這樣勢(shì)必會(huì)造成二次返工、重新整理，以致于浪費(fèi)不必要的人力和物力。

2）施工過(guò)程中設(shè)計(jì)變更單、現(xiàn)場(chǎng)簽證單、技術(shù)核定單等資料不按照要求加蓋參建單位印章或相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字不全；變更單編號(hào)與工程資料編號(hào)不一致。這類(lèi)資料是將來(lái)的工程結(jié)算依據(jù)，牽涉到工程造價(jià)，若簽字蓋章不全，在工程結(jié)算時(shí)將被認(rèn)為是無(wú)效的結(jié)算資料而不能作為結(jié)算依據(jù)，這樣肯定會(huì)給施工單位帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。另外，簽字蓋章若不及時(shí)處理而采用事后補(bǔ)簽完善的方式，由于人員變動(dòng)大，時(shí)過(guò)境遷，從而導(dǎo)致簽證內(nèi)容與實(shí)際不符。

3）原始記錄書(shū)寫(xiě)不規(guī)范、潦草、出現(xiàn)錯(cuò)別字等，使用鉛筆或圓珠筆，而非要求的碳素墨水或藍(lán)黑墨水。鉛筆和圓珠筆字跡隨著時(shí)間的推移會(huì)出現(xiàn)褪色、模糊不清的現(xiàn)象，不能長(zhǎng)期保存，因此不能在需要存檔的工程資料上應(yīng)用。

4）原件缺失，以復(fù)印件頂替。按照建筑行業(yè)相關(guān)規(guī)定，需要存檔和備案的資料必須要以原件為準(zhǔn)，若以復(fù)印件頂替即違反相關(guān)規(guī)定。

5）竣工圖不按規(guī)定進(jìn)行編制。設(shè)計(jì)、技術(shù)變更部分未在圖中標(biāo)注或標(biāo)注不完整。工程竣工圖紙不僅是結(jié)算的依據(jù)，而且也是將來(lái)工程更新、維修、改造的基礎(chǔ)資料，是十分重要的一項(xiàng)竣工資料。有些施工單位在提交竣工圖紙時(shí)僅僅是在原來(lái)的施工圖上加蓋竣工圖章，而不把相應(yīng)的設(shè)計(jì)變更和新增內(nèi)容標(biāo)注在相應(yīng)的位置，這樣會(huì)為以后的工作帶來(lái)很大麻煩。

2 對(duì)工程資料實(shí)行規(guī)范化管理和全面有效控制的思考

2.1 增強(qiáng)管理意識(shí)，強(qiáng)化管理措施、規(guī)章制度和用人政策的有效管控

參建各方必須充分認(rèn)識(shí)到，工程資料管理與工程進(jìn)度、工程質(zhì)量管理在工程建設(shè)中具有同樣重要的意義，是一項(xiàng)不可忽視、不可缺少的重要的管理工作。應(yīng)從項(xiàng)目建設(shè)初期即制定行之有效措施，明確工作職責(zé)，注重相關(guān)措施的執(zhí)行與落實(shí)，摒棄在用人上的隨意性、隨機(jī)性等不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖龇ǎ鋫浞蠈?zhuān)業(yè)要求、細(xì)心、耐心、有責(zé)任心的資料管理員；同時(shí)要適時(shí)做好專(zhuān)業(yè)知識(shí)和職業(yè)技能的培訓(xùn)和教育工作，確保相關(guān)管理人員的穩(wěn)定性，為工程資料的規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對(duì)規(guī)章制度和用人政策的有效管控。

2.2 對(duì)工程資料收集、整理等進(jìn)行全過(guò)程的有效管控

參建單位須做到資料的收集整編與工程建設(shè)同步進(jìn)行，嚴(yán)格落實(shí)工程資料編制“三同步”的原則，即工程立項(xiàng)開(kāi)工與資料收集同步、工程施工過(guò)程與竣工資料形成同步、工程完工驗(yàn)收與竣工資料驗(yàn)收同步。配合工程進(jìn)度定期對(duì)每一階段資料的收集、整理情況進(jìn)行檢查、審核，對(duì)出現(xiàn)的資料不完整、不真實(shí)、不統(tǒng)一、不規(guī)范等現(xiàn)象及時(shí)發(fā)現(xiàn)、認(rèn)真整改，并使該項(xiàng)工作制度化，對(duì)工程資料的收集、整理、立卷等每個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行全過(guò)程的有效管控。

工程資料管理人員要直接參與工程立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等全過(guò)程。根據(jù)工程的進(jìn)展情況，每完成一個(gè)階段，工程資料按照專(zhuān)業(yè)、時(shí)間等規(guī)范要求收集、整理一個(gè)階段。同時(shí)，認(rèn)真審核資料是否完整、分類(lèi)和編排是否合理，防止資料的缺失，確保形成的工程資料符合規(guī)范化的要求。

施工現(xiàn)場(chǎng)資料和監(jiān)理資料是工程建設(shè)資料中非常重要的兩個(gè)環(huán)節(jié)，這兩類(lèi)資料的整理者是施工單位和監(jiān)理單位。筆者重點(diǎn)闡述一下建設(shè)單位資料管理人員如何加強(qiáng)對(duì)施工單位和監(jiān)理單位的資料管理。

1）建設(shè)單位應(yīng)在相關(guān)合同中約定工程資料保證金制度。針對(duì)目前施工單位及監(jiān)理單位在資料整理及移交方面存在的問(wèn)題，建設(shè)單位可以在合同中約定從工程款中預(yù)留一定的數(shù)額作為工程資料保證金，待工程竣工結(jié)算完成后再返還，這樣可以督促施工單位和監(jiān)理單位對(duì)工程資料進(jìn)行規(guī)范化管理,確保其移交的資料能真實(shí)有效地反映施工過(guò)程。

2）賦予工程資料管理人員一定的權(quán)利。責(zé)任和權(quán)利是相輔相成的，因此賦予工程資料管理人員一定的權(quán)利也是非常重要的。例如，如何從施工開(kāi)始就對(duì)資料進(jìn)行規(guī)范化整理,杜絕工程資料造假、與工程進(jìn)度相比嚴(yán)重滯后的現(xiàn)象發(fā)生。筆者認(rèn)為，可以與工程款支付聯(lián)系起來(lái)，工程款支付要參考資料管理人員的意見(jiàn),需經(jīng)過(guò)管理人員的認(rèn)可后才能支付，這樣才能使施工和監(jiān)理單位重視工程資料的收集和整理。

3）建設(shè)單位應(yīng)制定規(guī)范的資料管理模板。一個(gè)大的建設(shè)項(xiàng)目的施工會(huì)由不同的施工和監(jiān)理單位參建，各個(gè)單位整理和裝訂工程資料的模式形式各異，不可能統(tǒng)一，在這種情況下建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)自身的存檔要求制定統(tǒng)一的模板，讓參建單位作為參考，避免二次返工。

2.3 對(duì)工程資料移交、審核、驗(yàn)收的有效管控

作為工程資料管理過(guò)程的一個(gè)重要環(huán)節(jié)——資料的移交、驗(yàn)收，也須實(shí)施有效的管控。

參建單位應(yīng)建立嚴(yán)格的工程資料交接、審核制度，對(duì)移交的工程資料必須嚴(yán)格把關(guān)。工程管理人員會(huì)同檔案管理人員應(yīng)高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，依據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》及合同相關(guān)條文，認(rèn)真審核資料內(nèi)容是否完整統(tǒng)一，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，文件整理、歸類(lèi)、書(shū)寫(xiě)、立卷是否規(guī)范，竣工圖編制是否符合要求，移交的電子版資料是否與紙質(zhì)資料相符合等。經(jīng)審核工程資料符合規(guī)范要求，建設(shè)單位及參建單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及管理人員在移交清單上簽字、蓋章,然后接收、歸檔。

2.4 采用智能化管理，以提高工程建設(shè)資料的編制、歸檔、查閱的效率

目前，傳統(tǒng)的資料管理還是以人工存檔、計(jì)算機(jī)制表、復(fù)印機(jī)復(fù)印、手工填寫(xiě)等方式為主，這樣不僅需要非常大的儲(chǔ)存空間、消耗大量紙張，還不利于資料的查閱和檢索。因此采取一種方便快捷的智能化管理軟件就顯得非常重要。目前，市場(chǎng)上已經(jīng)研究開(kāi)發(fā)出各種各樣的檔案智能化管理軟件，供選擇的范圍也非常廣泛。

工程資料的規(guī)范性、真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性決定了它的重要性，其重要性決定了它全過(guò)程有效管控的必要性、現(xiàn)實(shí)性和迫切性。只有做到了工程資料管理過(guò)程的有效管控，才能編制準(zhǔn)確、規(guī)范的工程資料，并充分發(fā)揮它的科學(xué)和依據(jù)作用。