事業(yè)單位檔案管理問題探討

叢亞光

摘要：事業(yè)單位檔案管理是事業(yè)單位管理工作中的一項重點內(nèi)容，具有極強的專業(yè)性和保密性。隨著經(jīng)濟發(fā)展速度的加快，市場經(jīng)濟體制不斷在發(fā)展中完善，這也給信息的處理提出了更高的要求。事業(yè)單位檔案管理為了迎合市場的發(fā)展，不斷進(jìn)行完善，并在國家相關(guān)政策的支持下得到了更加標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的發(fā)展，但從目前整體發(fā)展情況來看，還存在諸多問題，值得我們專業(yè)人員關(guān)注和解決。對此，就針對事業(yè)單位檔案管理中的問題和對策展開探討，為事業(yè)單位檔案管理水平的提升提供有效參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；對策

中圖分類號：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.01.030

檔案管理工作是一項復(fù)雜且專業(yè)的工作，包含了從檔案的收集到統(tǒng)計等一系列的工作，是事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分。隨著我國科技的不斷發(fā)展、信息技術(shù)應(yīng)用的普及，給事業(yè)單位檔案管理提出了更新更高的要求，并且在現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷深化的前提下，傳統(tǒng)管理形式也迎來了新的挑戰(zhàn)。雖然我國檔案事業(yè)在國家重視和不斷變革中取得了顯著的發(fā)展，但其中仍有較多問題存在阻礙著它的進(jìn)一步發(fā)展，因此要正視這些問題，并制定出行之有效的解決措施是當(dāng)前亟待解決的。

1事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1.1管理環(huán)節(jié)薄弱和認(rèn)識上不夠

檔案管理給很多人造成的認(rèn)識都是存在誤區(qū)的，大多數(shù)都認(rèn)為這是一項檔案的保管工作，只要是檔案不丟失、不損壞就完成了工作，豈不知這樣想法只是片面的理解了檔案管理的工作內(nèi)容，也是由于這樣的錯誤想法使檔案管理工作在單位中引不起足夠的重視，自然對其的經(jīng)費和人員的投入也必然不會充足，這樣就會在很大程度上阻礙其工作的順利開展。通過這點分析，我們可以看出，領(lǐng)導(dǎo)及工作人員如果沒有正確的認(rèn)識，就很容易忽略檔案工作的重要性和作用的發(fā)揮，也必然無法適應(yīng)時代的發(fā)展要求了。

1.2檔案缺乏必要的分類系統(tǒng)

從本質(zhì)上分析，檔案管理存在兩個方面的價值：第一，憑證性功能。第二，應(yīng)用功能。兩個價值相對比的話，檔案在現(xiàn)實科技中的應(yīng)用是具關(guān)鍵性的。在實際檔案管理工作的開展中，工作人員往往將工作的重點都集中在了資料的收集方面，忽略了分類整理的重要性?？萍紮n案開展收集和整理，就是為了實現(xiàn)之后的資料查閱和參考，但要是缺乏統(tǒng)一的查閱系統(tǒng)，那么就會從根本上降低利用率，檢索效率自然也高不了。探究其中的原因，主要就是專業(yè)技術(shù)人員的缺乏和嚴(yán)格資料整理流程的制定。

1.3檔案管理模式落后，水平較低

在很多事業(yè)單位中，檔案管理人員存在自身專業(yè)素質(zhì)差、管理模式落后及變動頻繁等情況，往往都是這些因素使得檔案管理工作失去了應(yīng)有的意義，并且得不到足夠的重視。除此之外，對于信息資料的收集、整理和歸檔等，也存在著嚴(yán)重的業(yè)務(wù)水平不高的情況，很多的基層事業(yè)單位根本沒有對檔案管理作為重點工作來開展，因此沒有成立獨立的部門對檔案資料進(jìn)行管理，檔案人員也自然而然沒有針對性的工作，從事的辦公室工作也從檔案的管理轉(zhuǎn)移到了辦公勤務(wù)類，逐漸成了辦公室的勤雜工，這樣情況也之直接導(dǎo)致單位檔案管理工作的表面化，更加失去了管理的科學(xué)性和規(guī)范性，使檔案管理陷入了混亂中。甚至在檔案管理工作中還會出現(xiàn)錯誤歸檔、保管期的混亂情況，這些都阻礙了檔案管理的發(fā)展。

1.4軟硬件設(shè)施不夠健全

從目前來看，很多單位雖然有單獨的檔案管理室，但大都很小且位置偏僻，僅有簡單的檔案柜可以使用，導(dǎo)致眾多檔案都處于堆積的狀態(tài)下，不利于檔案的管理和儲存。并且很多單位沒有軟硬件的配置，檔案也沒有建立電子信息管理，采用的是傳統(tǒng)的手工檔案記錄，這在很大程度上就脫離了時代的發(fā)展，嚴(yán)重滯后于政府采購事業(yè)的發(fā)展。

2事業(yè)單位檔案管理的建議

2.1提高對檔案管理工作的重視程度

要提高對檔案管理工作的重視，首先應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的思想，將檔案管理工作提到日程中來，給予足夠的重視，將其當(dāng)作一項重點內(nèi)容實施，高層領(lǐng)導(dǎo)的重視是基礎(chǔ)，可以定期的組織一些檔案管理的培訓(xùn)，安排管理人員積極參加，通過培訓(xùn)提高他們的積極性，提高他們的工作素質(zhì)。其次，對于檔案管理工作人員來說也應(yīng)該意識到自己工作性質(zhì)的重要，對工作本身負(fù)起責(zé)任，提高自身收集信息和管理信息的水平。單位還可以根據(jù)自身的發(fā)展條件制定合理地考核制度，通過考核制度激發(fā)工作人員對崗位的熱情，使管理工作更加規(guī)范化。

2.2加強檔案的分類管理

在開展單位檔案管理時，要制定一系列的計劃，并且將檔案分類作為關(guān)鍵性的工作來開展。檔案的工作人員首先要對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的分類，做好歸檔工作。檔案分類管理一般會根據(jù)幾個標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行：（1）檔案的內(nèi)容；（2）建立檔案時間；（3）檔案實際情況等，根據(jù)這些對檔案進(jìn)行分類，可以實現(xiàn)檔案的有效查詢、資料的有效提取、信息的有效運用。同時還要注意一定，檔案分類中相關(guān)人員，必須采用科學(xué)的分類方法，遵照嚴(yán)格規(guī)定來開展。

2.3增加專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素養(yǎng)

信息技術(shù)和計算機科技的發(fā)展，給人們的生活生產(chǎn)帶來了巨大的改變，但歸根結(jié)底還是在于人潛能的發(fā)揮，關(guān)鍵的就是人才。因此要實現(xiàn)檔案管理的發(fā)展，也要重視人才的培養(yǎng)。第一，要通過招聘等形式，引進(jìn)專業(yè)人才，充實檔案管理的工作隊伍；第二，對目前的工作人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，不斷提升檔案管理方面的專業(yè)素養(yǎng)。作為檔案管理人員，也要通過學(xué)習(xí)和經(jīng)驗累積，開拓思維和視野，提升自身專業(yè)素養(yǎng)，學(xué)會將先進(jìn)的管理經(jīng)驗和理論應(yīng)用其中，不斷改進(jìn)和完善檔案的管理。

2.4加強檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

數(shù)字化已經(jīng)成為當(dāng)前的一個重要趨勢，因此檔案管理也要將其作為發(fā)展的一個方向，不斷推進(jìn)檔案信息資源的數(shù)字化發(fā)展，從而實現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)。同時，這對于檔案原件來講，也是一種保護(hù)和儲存的重要方式。要實現(xiàn)檔案數(shù)字化，就要充分發(fā)揮出先進(jìn)信息手段的作用，將信息的載體從物質(zhì)轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式，并通過檔案目錄的創(chuàng)建，提供更加便捷的服務(wù)。數(shù)字檔案和傳統(tǒng)檔案并不是對立關(guān)系，他們可以長期共存，起到互補的作用。檔案信息化還要注意規(guī)范化的落實，這是檔案信息化建設(shè)的重要工作之一，也是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要標(biāo)志。事業(yè)單位在實現(xiàn)檔案管理信息化的過程中，要時刻遵照國家的管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身的發(fā)展現(xiàn)狀和管理制度來開展，并注意實踐性，從中吸取經(jīng)驗不斷完善。檔案目錄是檔案管理有效開展的一個關(guān)鍵性工作，除了要符合國家標(biāo)準(zhǔn)外要具有操作性。另外，對于檔案內(nèi)容、項目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及格式也要有統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能實現(xiàn)檔案的有效管理。

3結(jié)語

總之，事業(yè)單位檔案管理工作是一項系統(tǒng)且艱巨的任務(wù)，必須引起上層領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視。在實際工作中，要加強對管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，并通過現(xiàn)代化和信息化制度的制定和完善，來實現(xiàn)檔案管理整體水平的提升，才能提升檔案管理工作的高效性，從而為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展所服務(wù)。

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