醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的有效途經(jīng)研究

曹曦月

吉林省殘疾人康復(fù)中心 吉林省長春市 130000

醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的有效途經(jīng)研究

曹曦月

吉林省殘疾人康復(fù)中心 吉林省長春市 130000

體現(xiàn)醫(yī)院管理水平穩(wěn)健提升主要為醫(yī)院文書檔案管理，對于快速發(fā)展的醫(yī)療水平和逐步完善的醫(yī)療管理體系，對于醫(yī)院文書檔案管理至關(guān)重要?；谄湮臋n管理的重要性，本文就發(fā)展趨勢和管理原則入手，并結(jié)合目前醫(yī)院文書檔案管理存在的現(xiàn)狀進行有效分析，同時總結(jié)管理創(chuàng)新有效途徑。

醫(yī)院文書管理；有效途徑；創(chuàng)新研究

醫(yī)院以往的發(fā)展計劃、基建項目、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、工作計劃、會議記錄、合同、委托書等資料均為醫(yī)院文書檔案管理范圍，為見證醫(yī)院穩(wěn)健發(fā)展和證明的主要憑證。隨醫(yī)院的發(fā)展和擴大，使得文書檔案管理成為了醫(yī)院管理的重要項目組成部分，醫(yī)院必須不斷的創(chuàng)新文書管理模式，以使得管理更為高效化、規(guī)范化和科學(xué)化。查詢相關(guān)文獻發(fā)現(xiàn)對于醫(yī)院文書檔案管理的相關(guān)報道較多，但對于創(chuàng)新管理有效途徑較少，本文就醫(yī)院文書檔案管理的有效途徑進行詳細研究，為今后醫(yī)院管理提供有利參考和證據(jù)，現(xiàn)將報告闡述如下：

1 醫(yī)院文書檔案管理需遵循原則

1.1 標(biāo)準(zhǔn)化原則

醫(yī)院的文書檔案管理主要由日常協(xié)議、委托書等公文日積月累轉(zhuǎn)化而來，對于醫(yī)院檔案管理工作為醫(yī)院穩(wěn)健發(fā)展的主要基礎(chǔ)和前提，而為了快速提升文書檔案應(yīng)用的效率，需提高公文書寫質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)，主要改良內(nèi)容如：書寫紙張應(yīng)采用質(zhì)量優(yōu)良，尺寸符合國家標(biāo)準(zhǔn)；公文制發(fā)應(yīng)符合國家審批權(quán)限，且完全履行公文協(xié)議和真實注明公文日期；對于公文草擬和繕印公文、批注應(yīng)書寫清晰、字跡清有利于長時間封存；對于書寫格式應(yīng)采用統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，同時管理文書技術(shù)應(yīng)采用現(xiàn)代化管理理念。

1.2 規(guī)范化原則

對于醫(yī)院收集和保管的文書檔案應(yīng)建立一套完善、規(guī)范的管理流程。將文檔的立卷實現(xiàn)完整性和時效性，充分的分配工作，科學(xué)和實踐性劃分文書檔案管理時間，將各類分檔分類管理，以及將電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對比，確保準(zhǔn)確無誤。且管理人員應(yīng)采用適合自己的工作模式和工作技巧，方便自己更快的完成本職工作。

1.3 保密性原則

傳統(tǒng)文書檔案管理主要采用紙質(zhì)方式，對于保存長久性存在一定隱患，以及隨著時代的科技化使得對于文書檔案保管更為趨于電子形式，這就涉及到文書檔案保密。第一，保證文書檔案的原始性，對于紙質(zhì)檔案的形成要保證其原始性，具有一定難度，但對于電子版本均統(tǒng)一模式，所以對于文件檔案的電子查詢和紙質(zhì)文檔的存儲較為重要；第二，對于檔案的保密性和電子檔案的加密性應(yīng)有所提高，對于加密文件的鑰匙和電子密鑰應(yīng)采用雙人輸入制度，確保其安全性，同時應(yīng)不定期更改密鑰，同時針對于檔案室電子設(shè)備傳輸儀器和電纜應(yīng)采取加密措施[1]。

2 目前醫(yī)院文書檔案管理存在的現(xiàn)狀

對于目前的醫(yī)院文書管理檔案主要存在以下幾點問題，如：第一，醫(yī)院發(fā)展迅速，使得文書檔案過多，在沉積依舊的文件中無法快速的找到所需的文件，使得對于文件的重要性分類不夠準(zhǔn)確，以及相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定不符合衛(wèi)生部和國家的標(biāo)準(zhǔn)，以及電腦錄入較少，降低了文檔尋找的效率性；第二，部分醫(yī)院對于文檔管理仍然采用手工管理，對于文件的檢索、閱覽等均采用人工翻閱，降低了工作效率，與發(fā)展中的現(xiàn)代化時代背道而馳，未建立廣大的信息化和網(wǎng)絡(luò)化的文檔服務(wù)平臺；第三，對于文檔管理歸還制度尚未完善，使得醫(yī)務(wù)人員借鑒病歷時，出現(xiàn)遲還資料，到時為及時還原檔案而出現(xiàn)檔案缺失，或由于僅采用非專業(yè)人員，使得歸還文檔未歸還遠處，導(dǎo)致今后使用出現(xiàn)查而無果的結(jié)果；第四，文檔管理人員為非專業(yè)人員，且職業(yè)素質(zhì)較低，均由其他科室抽調(diào)前來暫時工作，而抽調(diào)人員對于本職工作尚未了結(jié)或了解未透徹及離開，導(dǎo)致對于文檔室的管理無法完善起來[2]。

3 創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案管理的有效途徑

3.1 加大對于醫(yī)院文書檔案管理設(shè)施的投入

醫(yī)院管理者應(yīng)從醫(yī)院的長遠發(fā)展角度出發(fā)，加大力度投入文書檔案管理的的設(shè)施和硬件的投入。第一，對于文書檔案管理建設(shè)方面應(yīng)完善辦公室的基礎(chǔ)建設(shè)，如增添閱覽室、辦公室、庫房等辦公場所，為本科室投入加密計算機、掃描儀、打印機、復(fù)印機以及制片粉碎機等，同時在各區(qū)域內(nèi)安放監(jiān)控器、消防器材等，定時為文檔室進行清掃檢查線路，防止由于線路老化導(dǎo)致電路失火；第二，建立獨立和完善的文書檔案管理軟件，同時應(yīng)定期為系統(tǒng)進行升級、更新和維護，防止信息和檔案丟失[3]。

3.2 增加信息化文書檔案管理手段

對于醫(yī)院信息化管理也在伴隨著醫(yī)療水平的不斷發(fā)展，呈現(xiàn)著進行式的變化，醫(yī)院應(yīng)將其他醫(yī)院運行和試用較好的系統(tǒng)和管理模式進行拓取，根據(jù)本醫(yī)院的特點和不同進行適當(dāng)?shù)男薷暮驼?，提高文書檔案管理工作的效率性[4]。第一，面對信息化多元化時代的接近我們，對于工作也可采用電子信息和計算機及時，將所有工作的資料采用提前準(zhǔn)備的電子磨具進行套取、整合、歸檔，方便其他使用者的使用[5]；第二，對于獲取醫(yī)院資料的人群應(yīng)采用授權(quán)方式進行獲取資料，提升獲取資料的難度性，同時也提升查詢資料的簡單性和高效性；第三，電子信息化應(yīng)用的保密管理，醫(yī)院應(yīng)設(shè)立醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)維護部門，對于醫(yī)院的全部網(wǎng)絡(luò)線路進行定期檢測和測評，降低風(fēng)險，同時針對于文件應(yīng)進行異地保存，并且針對于文件重要級別進行保密分級保存[6]。

4 總結(jié)語

對于醫(yī)院的文書檔案管理為醫(yī)院發(fā)展水平的體現(xiàn)，同時也是醫(yī)院管理是否穩(wěn)健的基礎(chǔ)，醫(yī)院應(yīng)樹立創(chuàng)新理念，同時學(xué)習(xí)其他先進醫(yī)院的管理經(jīng)驗。

[1]杜瑩瑩.試析精神病醫(yī)院文書檔案管理中信息化技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(05)：33-33.

[2]余曉燕.PDCA循環(huán)原理在推動醫(yī)院文書檔案規(guī)范管理中的初步探索運用[J].醫(yī)學(xué)信息,2016,29(20)：13-14.

[3]聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].城建檔案,2016(03)：57-58.

[4]蘇麗萍.辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新——從信息社會視角下分析[J].科研,2016(11)：00266-00266.

[5]曾娜.高職院校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀分析及優(yōu)化方案簡論[J].教育,2016(09)：00055-00055.

[6]宓丹.淺談信息化技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理中的價值及創(chuàng)新應(yīng)用作用[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘：連續(xù)型電子期刊,2014(36)：334-334.