淺談事業(yè)單位檔案管理發(fā)展趨勢

劉宏銳

（伊春市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局 黑龍江 伊春 153000）

摘 要：本文簡要介紹了事業(yè)單位檔案管理及其作用，從優(yōu)勢與問題兩個方面闡述了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀并分析了事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展趨勢，最后提出了加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)、完善檔案管理制度等事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；發(fā)展趨勢

引言

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，各行業(yè)都面臨著自身改革和創(chuàng)新的任務(wù)，事業(yè)單位檔案管理工作也面臨著信息時代的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。如何將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)載體為基礎(chǔ)的事業(yè)單位檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以電子載體為基礎(chǔ)的事業(yè)單位檔案管理模式，如何將復(fù)雜繁重的紙張文檔管理工作簡化為容易操作的信息化管理工作，是事業(yè)單位檔案管理工作亟待解決的問題。

1 事業(yè)單位檔案管理概述

檔案作為事業(yè)單位日常工作管理所需的信息資源庫，它對事業(yè)單位的管理和發(fā)展起到了重要的資源支持和決策支持的作用，做好檔案管理工作有利于梳理好事業(yè)單位的歷史資料，記錄事業(yè)單位從業(yè)人員的基本資料，為事業(yè)單位發(fā)展工作和項目決策提供參考資料。

事業(yè)單位檔案管理是保存檔案文件、發(fā)掘檔案價值、健全檔案制度、促進(jìn)檔案共享的一項工作，它的工作核心是管理與服務(wù)，它的工作內(nèi)容主要有檔案收集、檔案存儲、檔案編目、檔案價值鑒定、檔案利用與開發(fā)、檔案檢索、檔案統(tǒng)計與研究等部分，在實際的事業(yè)單位檔案管理工作中，工作人員應(yīng)該達(dá)到明確檔案管理工作規(guī)劃、遵循檔案管理統(tǒng)一規(guī)定、保證檔案數(shù)量齊全和順序正確等基本工作要求。

目前，我國事業(yè)單位檔案管理存在各種亟待解決的問題，如檔案信息龐雜冗余、分散凌亂，檔案查詢與利用效率低下、檔案管理信息化程度低、檔案管理技術(shù)相對落后、檔案管理工作轉(zhuǎn)型較慢、檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)較低等，面對這些問題，事業(yè)單位應(yīng)該提高對檔案工作的重視程度，加大檔案信息管理的資金投入，明確檔案管理發(fā)展方向并制定檔案管理發(fā)展規(guī)劃。

2事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢

2.1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

事業(yè)單位檔案管理經(jīng)歷過人工管理、文件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等階段，在現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位檔案管理面臨著信息時代背景下工作模式與工作內(nèi)容轉(zhuǎn)型的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

面對時代機(jī)遇，我國事業(yè)單位檔案管理積極對自身傳統(tǒng)工作進(jìn)行改革和轉(zhuǎn)型，一方面，我國事業(yè)單位對檔案管理工作的重視度有所提高，有些事業(yè)單位建立了檔案管理中心，有些事業(yè)單位實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)集中化管理，有些事業(yè)單位積極開展了檔案信息化建設(shè)；一方面，事業(yè)單位對檔案信息管理工作的資金投入情況有所改善，在先進(jìn)信息技術(shù)和基礎(chǔ)信息設(shè)備方面也在積極引入和配置；另一方面，事業(yè)單位對積極進(jìn)行檔案管理工作的信息化建設(shè)，這提高了檔案存儲的安全性，改善了傳統(tǒng)檔案保存環(huán)境，促進(jìn)了檔案信息的利用和共享，提高了事業(yè)單位檔案管理的工作效率和總體水平。

面對實際挑戰(zhàn)，我國事業(yè)單位檔案管理仍存在諸多不足之處，一方面，檔案信息資源開發(fā)力度不夠，這表現(xiàn)在采集規(guī)模較小，信息冗雜情況嚴(yán)重，存儲技術(shù)較落后，信息化開放水平較低等方面；一方面，事業(yè)單位涉密檔案的信息安全性難以保障，對信息資料的審查程序也不夠嚴(yán)格；另一方面，很多事業(yè)單位中的檔案管理工作人員專業(yè)水平和信息素養(yǎng)有待提高，非檔案專業(yè)的工作人員較為缺乏基礎(chǔ)理論和專業(yè)意識，檔案專業(yè)人員的實踐經(jīng)驗不夠豐富，管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)不到位導(dǎo)致了實際檔案管理工作中的疏漏，不利于事業(yè)單位檔案管理的長期發(fā)展。

2.2事業(yè)單位檔案管理發(fā)展趨勢

第一，事業(yè)單位對檔案管理的重視程度有所提高。在知識經(jīng)濟(jì)時代，信息的重要性日益凸顯，做好檔案管理工作有利于改善事業(yè)單位的工作現(xiàn)狀，我國有很多事業(yè)單位對檔案管理工作愈發(fā)重視，從發(fā)達(dá)地區(qū)到相對不夠發(fā)達(dá)的地區(qū)，我國形成了一個全國性的事業(yè)單位檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，這有利于提高各單位檔案管理責(zé)任意識、實現(xiàn)事業(yè)單位間檔案信息的共享、提高檔案管理的整體工作效率。

第二，事業(yè)單位檔案管理人才專業(yè)化。檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理的總體水平和檔案服務(wù)的整體質(zhì)量有著很大影響，現(xiàn)代檔案管理對人才專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)的要求不斷提高，雖然我國事業(yè)單位的部分檔案管理人員素質(zhì)較低，但很多事業(yè)單位已經(jīng)意識到這個問題并積極改善人才現(xiàn)狀，未來的檔案管理人才不僅要擁有扎實的專業(yè)理論基礎(chǔ)和優(yōu)良的信息素養(yǎng)，還有具備業(yè)務(wù)實際操作能力和計算機(jī)技術(shù)的簡單操作能力。

第三，事業(yè)單位檔案管理趨于信息化。隨著時代發(fā)展和科技進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域愈加廣泛，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)該與時俱進(jìn)，通過引進(jìn)和應(yīng)用新技術(shù)來提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率并推動事業(yè)單位管理工作向信息化轉(zhuǎn)型。信息化和數(shù)字化是事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必然趨勢，這不但避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的檔案管理對環(huán)境要求高的弊端，還有效節(jié)省了檔案存儲空間，對檔案管理安全性和共享性的提升也起到一定的積極作用。

3 事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展策略

3.1 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)該對檔案管理信息化建設(shè)加以重視，從根本上認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展意義，在檔案管理的安全性和保密性方面，事業(yè)單位必須采取有效措施保障涉密檔案信息的信息安全，如對檔案室重要資料進(jìn)行實時監(jiān)控，而且要確保全面全天候監(jiān)控，此外，檔案室應(yīng)做好進(jìn)出人員的登記驗證工作，定期對檔案室工作人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)與考核[1]，實施責(zé)任制度。

3.2 完善檔案管理制度

要解決事業(yè)單位檔案管理存在的問題，就必須先建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)實際工作中的具體問題制定科學(xué)合理的檔案管理計劃，在完善檔案管理制度時，事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，對機(jī)構(gòu)內(nèi)部與外部的檔案信息資源的開放性與共享性進(jìn)行明確的界限制定，并在最大程度上促進(jìn)檔案信息的共享與利用，從而提升檔案信息的利用率與使用價值，確保檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。

結(jié)束語

檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，提升事業(yè)單位檔案管理水平、實現(xiàn)檔案管理模式轉(zhuǎn)型、提高檔案管理人才專業(yè)素質(zhì)、完善檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)是解決目前事業(yè)單位檔案管理諸多問題的重要方法，只要不斷研究和實踐，我國事業(yè)單位檔案管理就會發(fā)展得更好。

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