技工院校檔案管理存在的問題及對(duì)策

丁枚

隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，教育改革也在不斷深入，技工院校的檔案管理工作也越來越受到人們的關(guān)注。技工院校檔案管理是當(dāng)前教育事業(yè)的一個(gè)重要的組成部分，也是技工院校培養(yǎng)人才、服務(wù)社會(huì)的直接記錄。伴隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，信息量在不斷增長，人們的思想觀念也在發(fā)生改變， 網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，信息的處理量也越來越大。而當(dāng)前技工院校的檔案管理工作還不夠規(guī)范，檔案管理所需的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還相對(duì)滯后。因此，技工院校的檔案管理工作應(yīng)抓住機(jī)遇，加大檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，使檔案管理工作更好地服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展。

一、檔案管理工作存在的問題

隨著我國教育體制不斷深化改革，技工院校的檔案管理工作也需要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。技工院校檔案是指在以往的辦學(xué)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。它伴隨著學(xué)院的建立、發(fā)展而日漸積累和豐富，真實(shí)記載了學(xué)校教育發(fā)展事業(yè)的奮斗歷程，全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，是學(xué)校寶貴的精神和文化財(cái)富，對(duì)學(xué)校回顧歷史、指導(dǎo)工作、規(guī)劃未來具有重要的意義。因此檔案管理工作如何做好，需要引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。而對(duì)于技工類高職院校檔案管理工作來說，基本上還在延續(xù)原來的管理模式，種種原因造成檔案管理缺乏創(chuàng)新，無法保證對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)、安全的管理，加上信息系統(tǒng)和管理軟件要定期維護(hù)、升級(jí)，需要消耗一定的時(shí)間和人力，這些問題導(dǎo)致技工院校檔案管理工作滯后且難以取得大的發(fā)展。

（一）檔案工作人員整體綜合素質(zhì)不適應(yīng)、缺乏專業(yè)性

很多技工院校的檔案管理工作，都是由學(xué)院根據(jù)需要安排的其他工作人員，缺乏必要的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)素質(zhì)，加上領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度有限，導(dǎo)致檔案管理工作成為學(xué)校無人問津的一個(gè)部門。而當(dāng)前檔案管理工作已經(jīng)不是簡單的檔案保管，檔案工作人員需要與時(shí)俱進(jìn)，具備專業(yè)的檔案管理工作技能和較高的綜合素質(zhì)，并掌握一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。我國的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在不斷提高，應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理已經(jīng)勢(shì)在必行，大量的學(xué)院檔案需要計(jì)算機(jī)錄入，形成電子文檔，以便于使用者隨時(shí)調(diào)取。但是目前檔案管理工作人員很多都不具備專業(yè)的管理技能，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步。學(xué)院的檔案管理工作面對(duì)全校師生，其管理工作必然涉及到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的專業(yè)應(yīng)用。檔案信息化建設(shè)離不開技術(shù)人才的支持，所以現(xiàn)有的檔案管理人員無法滿足新形勢(shì)下檔案管理的要求。

（二）檔案工作人員缺乏服務(wù)意識(shí)

很多技工院校的檔案管理工作可以說是無人問津，校領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，檔案管理工作人員業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏，加上檔案管理模式落后，信息更新不及時(shí)。認(rèn)為檔案管理工作僅僅是保存學(xué)校的歷史資料和學(xué)生教師的檔案，如果需要查找檔案也是你要查什么我就給你找什么，這時(shí)就有可能出現(xiàn)資料不全、信息缺失等問題，因而影響了檔案資料的使用效率和作用，也暴露出檔案管理者缺乏檔案服務(wù)和利用意識(shí)。滿足利用者的需求也就更無從談起了。

（三）現(xiàn)行的檔案管理模式滯后

針對(duì)現(xiàn)代辦公條件下電子文件和電子檔案的大量產(chǎn)生，實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理模式是極其必要的。從我國技工院校檔案管理工作的發(fā)展情況來說，管理模式還普遍原始落后，檔案人員的查全率、查準(zhǔn)率還不高，且存在查找時(shí)間長、手工檢索慢等問題?！笆謱憵w檔”的現(xiàn)象也仍然存在，這都嚴(yán)重降低了檔案管理工作效率和檔案使用率。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)不完善，管理軟件落后或不統(tǒng)一，即使利用電腦對(duì)信息進(jìn)行歸檔，也可能存在信息不完善的問題，從而不能滿足教師和學(xué)生的需求。同時(shí)，原有的檔案管理制度不創(chuàng)新，也不能適應(yīng)當(dāng)前信息化的發(fā)展。

二、提升檔案管理工作質(zhì)量和水平的對(duì)策

學(xué)院檔案管理工作要適應(yīng)發(fā)展的需要，不僅要提高管理層次，更要從思想上加大重視力度，提高檔案服務(wù)意識(shí)，完善檔案管理制度，從多方面著手促進(jìn)檔案管理的進(jìn)步。要切實(shí)做好技工院校檔案管理工作，應(yīng)該從以下三個(gè)方面加以改進(jìn)。

（一）完善和創(chuàng)新檔案管理工作機(jī)制

檔案工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作。是衡量一所學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志之一。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，無論是在總結(jié)教育工作經(jīng)驗(yàn)，探索、掌握教育工作規(guī)律方面，還是維護(hù)教育、科研和管理人員合法權(quán)益方面，都具有不可估量的作用。尤其在技工職業(yè)教育競爭愈演愈烈的今天，檔案工作在擴(kuò)大學(xué)校影響力和知名度、爭創(chuàng)教育品牌，促進(jìn)學(xué)院和諧發(fā)展等方面具有不可忽視的作用。而目前，我國很多技工院校的檔案管理工作并不是一個(gè)獨(dú)立的部門，而是隸屬于學(xué)校的行政部門或者辦公室業(yè)務(wù)部門，抑或是黨政辦公室的分支，主要工作是貫徹落實(shí)學(xué)校的具體要求，而非針對(duì)檔案管理工作制定計(jì)劃。這種管理模式已經(jīng)不適應(yīng)學(xué)?，F(xiàn)代化管理的要求，也影響到技工院校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。因此技工院校要進(jìn)一步加強(qiáng)和完善學(xué)院的科學(xué)管理體制，從本院實(shí)際出發(fā)，摸索經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，使檔案管理工作相對(duì)獨(dú)立，同時(shí)賦予檔案管理工作一定的自主管理權(quán)，激勵(lì)和激發(fā)工作人員的創(chuàng)造活力，不斷滿足師生對(duì)檔案的利用需求。

（二）轉(zhuǎn)變思想觀念，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案部門給予更多的重視，在人員配置上克服盲目性和隨意性，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)。檔案工作人員要改變過去墨守成規(guī)的保守思想，轉(zhuǎn)變重保管、輕利用的觀念。要充分認(rèn)識(shí)到提高自身素質(zhì)的緊迫性，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識(shí)，不斷更新自身的業(yè)務(wù)知識(shí)，改變傳統(tǒng)落后的管理思想和管理方式，樹立超前意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)，做到政治上合格、思想上成熟、業(yè)務(wù)上精通，力爭使自己成為一個(gè)一專多能的復(fù)合型檔案管理人才。也只有提高檔案人員的素質(zhì)，建立一支高素質(zhì)、與時(shí)俱進(jìn)的復(fù)合型多層次的檔案隊(duì)伍，才能實(shí)現(xiàn)檔案工作可持續(xù)發(fā)展。

（三）創(chuàng)新管理手段，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

當(dāng)今世界，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)日新月異，已全面融入社會(huì)生產(chǎn)生活。檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)也必然是網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)據(jù)化，和傳統(tǒng)的檔案工作相比，它使得檔案工作的質(zhì)量更高，效率也有了顯著的提升。因此，科技信息技術(shù)的融入，是技工院校檔案管理工作的重點(diǎn)。學(xué)校應(yīng)該加快推進(jìn)建立檔案數(shù)據(jù)庫工作，以提高檔案的檢索準(zhǔn)確度和速度。加大檔案工作宣傳力度，提高檔案管理意識(shí)，同時(shí)，學(xué)校要針對(duì)自身的發(fā)展情況，增加對(duì)檔案管理人力物力的投入，配備檔案專管人員，做到機(jī)構(gòu)健全，人員落實(shí)，每年檔案工作訂目標(biāo)、有計(jì)劃，職責(zé)明確，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，科學(xué)利用有目標(biāo)。建立有效的激勵(lì)機(jī)制，創(chuàng)新管理手段和管理制度，整合檔案資源，規(guī)范檔案管理，不斷提高檔案管理水平和綜合服務(wù)能力。及時(shí)做好檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有效連接，全面提高檔案管理的信息化水平，以更好的滿足學(xué)校日益增長的服務(wù)需求。

從檔案形成部門的源頭開始抓起，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，且具有相對(duì)獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。加強(qiáng)檔案管理工作力度，明確檔案工作職責(zé)，建立科學(xué)有效的管理制度，使技工院校檔案管理建設(shè)納入規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的軌道。

（作者單位：濟(jì)南市技師學(xué)院）