電子時代文檔管理一體化研究

石廣麗　馬曉晨

摘 要：本文首先分析了文檔管理一體化的理論基礎(chǔ)，然后分析了電子文件時代文檔一體 化管理的實現(xiàn)途徑 ：樹立文檔一體化管理意識；提升軟件研究與開發(fā)力度 ；實施一體化管理體制；加強文書及檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；加強管理軟件的研發(fā)。

關(guān)鍵詞：電子；文檔管理；一體化；

電子文件及管理中心是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物。電子文件 與紙質(zhì)文檔未來的發(fā)展形勢理當(dāng)二存其一，必須對兩者進(jìn)行融合， 使之成為一個整體，實施一體化管理措施，才能保證文檔管理的安 全、完整、真實以及秩序。這是任何個人、集體以及國家進(jìn)行文檔管 理的最佳方式。

一、文檔管理一體化的理論基礎(chǔ)

文檔管理一體化觀點的建立是基于對文檔生命周期以及不同 文檔類型的認(rèn)識上。從文檔生命周期來看，每一份文檔都需要歷經(jīng) 采集、整理、形成、更改、使用、銷毀或永久性保存這一過程，針對其 生命周期的一體化管理就是要針對文檔行為的每一個環(huán)節(jié)進(jìn)行持 久和不間斷的管理。非一體化文檔管理所實施的管理措施不能根 據(jù)文檔生命周期的規(guī)律實施統(tǒng)籌管理，導(dǎo)致文檔在移動和使用的過 程中，出現(xiàn)了損壞或缺失。而一體化管理則正與之相反，它能很好 地銜接文檔的每一個階段，給與文檔持續(xù)性的保護和管理，詳細(xì)的 記述文檔生命周期的每一次改變和挪動。

電子文件的全程管理提倡文檔部門、信息技術(shù)部門和業(yè)務(wù)部門 在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計、開發(fā)、維護過程中開展合作，其合作成果體現(xiàn)在系統(tǒng)中，全體工作人員通過使用 系統(tǒng)來遵守相關(guān)規(guī)定。該舉措增強了管理體制建設(shè)的 靈活性和可操作性，擴大了合作范圍，提高了協(xié)作的水 平。在管理方法方面，傳統(tǒng)的文檔管理過程中，文件的 形成、歸檔和作為檔案的保管與利用等環(huán)節(jié)，都將文件 生命周期劃分為 3 個相對獨立的過程，即現(xiàn)行期、半現(xiàn) 行期、非現(xiàn)行期，并通過現(xiàn)行業(yè)務(wù)部門、機構(gòu)檔案室和 檔案館 3 個物理位置不同的部門分別完成各自的工 作。而電子文檔一體化則將文件、檔案的管理流程實現(xiàn) 了集成，將檔案著錄、鑒定、保存和管理等工作貫穿于 文件的形成、流轉(zhuǎn)、整理、歸檔、保存和銷毀等各個環(huán) 節(jié)，實現(xiàn)工作流程的集成和信息共享。此外，網(wǎng)絡(luò)共享 信息的特點，為實時監(jiān)控提供了可能，極大地降低了文 件管理的風(fēng)險。

二、電子文件時代文檔一體 化管理的實現(xiàn)途徑

（一）樹立文檔一體化管理意識

文檔一體化管理必 須在文件管理部門與檔案管理部門共同努力下才能完 成，各單位的領(lǐng)導(dǎo)和文檔人員必須充分認(rèn)識文檔一體 化管理的必要性，增強推行文檔一體化管理的自覺性、 緊迫感。在文檔一體化管理工作中，打破狹隘的文件檔 案互不干涉、各自獨立發(fā)展的觀念，發(fā)揚互相協(xié)作、目 標(biāo)一致的精神，把檔案工作重心轉(zhuǎn)移到文件信息的整個生命周期。

（二）提升軟件研究與開發(fā)力度

電子文件時期文檔管理難以實現(xiàn)一體化管理的重要原因之一就是管理軟件的缺失。先進(jìn)的文檔管理軟件，能為對象提供更好的 文件管理服務(wù)，單就文件檢索而言，一款能按照輸入制定，搜尋檔 案庫中類似文件，并可做到時間篩選、類目篩選等多種個性篩選的 軟件才符合當(dāng)前大批量文件管理的要求。因此，文件管理部門和檔 案管理部門應(yīng)共同致力于開發(fā)先進(jìn)的文檔管理軟件，并在一體化發(fā) 展要求的基礎(chǔ)上進(jìn)行開發(fā)，開發(fā)文檔管理與檔案管理的系列軟件， 以提升兩種管理工作的交互性，同時注意提升軟件的安全性能，此 外，還可以開發(fā)一些個性服務(wù)，如文檔定時抽取、文件抽取轉(zhuǎn)移等。

（三）實施一體化管理體制

傳統(tǒng)的文檔管理不是文件與檔案分化管理，就是文件與檔案的混亂化交互管理，管理界限與層次極度模糊。為了盡快實現(xiàn)文檔一 體化管理，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)盡快制定文檔一體化管理體制，重新規(guī)定 各部門關(guān)于文檔一體化管理的部門職責(zé)、崗位職責(zé)。實施一體化管 理體制同時需要設(shè)立專業(yè)的管理部門，承擔(dān)文件管理部門和檔案管 理部門媒介角色，并對文檔管理負(fù)責(zé)。

（四）加強文書及檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

文書及檔案 工作標(biāo)準(zhǔn)化是對文書及檔案工作中反復(fù)使用的概念、 遵循往復(fù)的處理程序及其他規(guī)律性的管理活動，通過 制定、實施標(biāo)準(zhǔn)，以獲得文書及檔案工作的最佳效能的 活動過程。它是提高文檔一體化管理工作質(zhì)量和效率 的有效措施。一方面要對原有出臺的文件管理和檔案 管理等業(yè)務(wù)文件進(jìn)行修改完善，尤其是對兩者之間不 協(xié)調(diào)，甚至相沖突、矛盾的內(nèi)容進(jìn)行重點修改；另一方 面要加強電子檔案管理方面的制度建設(shè)，使文書和檔 案工作領(lǐng)域中內(nèi)容需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的重復(fù)性事務(wù)和概念 達(dá)到統(tǒng)一，從而獲得良好的工作秩序，提高工作效率。

（五）加強管理軟件的研發(fā)

檔案管理系統(tǒng)與 OA 系統(tǒng)相統(tǒng)一是實現(xiàn)文檔一體化的前提。一是應(yīng)以文件的內(nèi) 容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息管理為重點，整合兩大系 統(tǒng)，真正實現(xiàn)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)與 OA 系統(tǒng)的無縫 銜接、相互兼容；二是盡快制定出文檔一體化管理軟件 的國家標(biāo)準(zhǔn)，并統(tǒng)一推廣使用，避免出現(xiàn)五花八門的地 方性標(biāo)準(zhǔn)，為日后進(jìn)館做好準(zhǔn)備；三是要從系統(tǒng)軟件、 技術(shù)手段等方面確保網(wǎng)絡(luò)安全，一方面選用性能可靠 的殺毒軟件，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，另一方面對上網(wǎng)信息 進(jìn)行加密，建立內(nèi)網(wǎng)防火墻，限制外網(wǎng)的非法訪問。

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