淺議土地檔案管理中的信息化建設(shè)

梁英

摘 要：由于我國國土面積龐大，能夠加以利用的土地類型種類較多，管理的工作量和信息量都比較大，如果按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法，不僅需要占用較大的管理空間，檔案管理效率也不高，容易造成檔案混亂和丟失。隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化管理成為土地檔案管理的必然趨勢。本文分析了現(xiàn)階段我國土地檔案管理的現(xiàn)狀問題，探討了我國土地檔案信息化管理的有效途徑。

關(guān)鍵詞：土地檔案；檔案管理；信息化建設(shè)

前言

土地檔案是國土資源管理部門在土地資源開發(fā)、利用的過程中形成的一系列的文字、圖表、音像等資料，記載了土地資源開發(fā)、利用的全過程，包括土地調(diào)查、土地勘測、土地登記、土地規(guī)劃、土地承包、土地流轉(zhuǎn)、土地糾紛解決等內(nèi)容，其可分為地籍管理檔案、建設(shè)用地檔案、土地監(jiān)督管理檔案、土地利用規(guī)劃檔案等。正作為記錄土地各種信息的土地檔案，具有不可或缺的保存價值和應(yīng)用價值。隨著國土資源事業(yè)的深入發(fā)展，土地檔案管理工作逐步在各級國土資源部門推廣開來，土地檔案在國土資源管理工作中的作用也越發(fā)舉足輕重。

1 當前土地檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.1 對土地檔案作用的認識不足，不重視信息化的建設(shè)

土地檔案的管理不能直接的產(chǎn)生經(jīng)濟效益，而且費時、費力，導致領(lǐng)導者的檔案管理意識薄弱，檔案管理的價值常常被忽視，工作上敷衍了事。部分領(lǐng)導對檔案作用的認識不足，沒有把土地檔案管理工作放在其應(yīng)用的高度來抓，檔案管理的信息化建設(shè)就更無從談起。

1.2 檔案管理人員的信息技術(shù)水平有待提高

近年來，土地檔案管理工作的重要性愈發(fā)凸顯，部分國土資源管理部門開始重視信息化建設(shè)，實施土地檔案的數(shù)字化管理。但由于部分年齡偏大的工作人員信息技術(shù)水平較低，難以在段時間內(nèi)適應(yīng)新的檔案管理模式，應(yīng)用計算機管理土地檔案的效率甚至低于傳統(tǒng)方式，數(shù)字化管理模式受到排斥，降低了土地檔案信息化建設(shè)的速度。

1.3 硬件設(shè)施和軟件資源欠缺

土地檔案的信息化管理需要借助良好的計算機硬件和軟件系統(tǒng)的支持。目前，部分基層部門設(shè)備陳舊老化、配置較低，使得國土資料歸檔、儲存處于尷尬的境地。另外，由于電子檔案管理理論的不成熟，目前國內(nèi)研制的檔案管理軟件呈現(xiàn)出一些問題：首先，大多是單機版的電子檔案管理軟件，支持網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不多；其次，大多是軟件的開發(fā)平臺、工具比較陳舊；然后，大多是針對某一特定種類檔案的管理，不具備通用性；還有，大多是對已經(jīng)歸檔的檔案進行管理，忽略了歸檔過程的自動化；最后，大多是對紙質(zhì)檔案的計算機輔助管理，由于電子文件有不同于紙質(zhì)文件的特性，所以電子文件的計算機管理應(yīng)有不同于紙質(zhì)文件管理的方法，其系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)、工作流程、功能等都將有所改變。軟件功能缺陷或不夠人性化難以滿足土地檔案管理數(shù)字化的需求，給信息化建設(shè)帶來了一定的困難。

2 土地檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1 強化檔案意識。土地檔案管理是土地資源開發(fā)和利用的依據(jù)。各級領(lǐng)導應(yīng)重視、關(guān)心、支持檔案工作，進一步提高對檔案工作重要性的認識。一是要加強檔案宣傳，做好《檔案法》和《檔案法實施辦法》等法規(guī)的宣傳，讓檔案工作的重要性深入人心；二是要加強對檔案工作的領(lǐng)導，切實把檔案工作列入年度工作計劃和領(lǐng)導工作的職責范圍，及時分析研究解決檔案工作遇到的問題，并把檔案工作列入本部門年度考核范圍，為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造一個良好的內(nèi)部環(huán)境。

2.2 加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。開發(fā)或引進先進的檔案管理軟件。信息化管理離不開基本的軟硬件設(shè)施，因此國土資源部門應(yīng)該加大投入，為土地檔案實現(xiàn)信息化管理創(chuàng)造一些基本條件，而不能因為土地檔案管理部門目前不產(chǎn)生較大的經(jīng)濟效益就舍不得投資。計算機的普遍應(yīng)用，使得土地電子檔案數(shù)量大幅增加，相應(yīng)的管理方法也需要改變，之前的硬件設(shè)備和粗放的管理模式都已經(jīng)不能滿足土地檔案資源現(xiàn)代化管理的需求。這就需要提高計算機硬件水平，添置高性能的服務(wù)器和終端設(shè)備。更重要的是要結(jié)合土地檔案管理實際工作開發(fā)或引進與之相適應(yīng)的檔案管理軟件，如專業(yè)的土地檔案管理信息系統(tǒng)，全面推動土地檔案管理信息化建設(shè)。

2.3 培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才，促進檔案管理現(xiàn)代化。作為一項科技含量較高的工作，土地檔案信息化建設(shè)應(yīng)該將信息技術(shù)人才的開發(fā)放在首要位置，以此來確保土地檔案的價值充分展現(xiàn)。要做好技術(shù)人才的引進，富有責任心、事業(yè)心并且專業(yè)技術(shù)水準較高的人才引入，為技術(shù)人員營造出一個合適的發(fā)展空間，以此來保障技術(shù)人才進來之后能夠留得住、用得好，可以有長足的發(fā)展。要做好全員的專業(yè)培訓，站在實際的角度上將全員的信息化素質(zhì)提升到新的層次上，以此來促進土地檔案管理信息化的建設(shè)。

2.4 加強土地檔案信息化管理的靈活性。目前，各級國土部門檔案已經(jīng)基本實現(xiàn)了電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔，并建立了土地檔案信息庫，變靜態(tài)土地檔案信息為動態(tài)土地檔案信息。這就要求除了計算機及其配套設(shè)施必須跟上外，土地檔案管理人員還要強化信息意識和信息觀念，增強土地檔案管理的靈活性，克服“等”的思想，開發(fā)和利用現(xiàn)有信息資源，不能因為土地檔案管理要實現(xiàn)信息化便將現(xiàn)在的所有土地檔案材料束之高閣、拋棄不用、一切從“零”開始，而要重視其繼承性，要對現(xiàn)有的土地檔案資源進行全面的分類檢索拷貝，按類儲存，逐步地適應(yīng)。一是將原有的歷史檔案掃描錄入，按照土地關(guān)鍵要素進行歸檔存儲，如宗地和權(quán)利人；二是可以將系統(tǒng)業(yè)務(wù)辦理后的結(jié)果自動轉(zhuǎn)入檔案庫中管理。通過這兩種方式，可以建立全面的檔案數(shù)據(jù)庫。

2.5 提高對檔案工作重要性的認識，加大檔案宣傳工作。做好檔案的宣傳指導工作，使檔案管理的觀念深入人心。檔案同人民群眾的生活息息相關(guān)，了解檔案知識，樹立檔案觀念，需要加強檔案專業(yè)知識的學習，檔案工作者在加強檔案業(yè)務(wù)知識及法律法規(guī)知識學習的同時，還要加強檔案的宣傳指導工作。檔案工作者要加大檔案知識的宣傳，增強人民群眾的檔案觀念，使依法管檔的觀念深入人心。國土地籍管理檔案直接關(guān)系到人民群眾的切身利益、農(nóng)村宅基地用地建設(shè)、城市化進程中的拆遷改造等等，都要利用到大量的檔案資料，了解檔案，利用好檔案，可以更加合理地保護自身利益，促進各項工作更好開展，避免出現(xiàn)大的問題及糾紛，促進社會和諧發(fā)展。

結(jié)束語

土地檔案是土地管理工作的一項重要的基礎(chǔ)工作。土地管理工作各項業(yè)務(wù)建設(shè)都離不開土地檔案，尤其是在轉(zhuǎn)變土地利用方式和深化土地管理改革的新形勢下，土地檔案的信息化建設(shè)在土地管理工作中的意義愈來愈重要。只有把檔案管理與信息化相結(jié)合，才能用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，才能實現(xiàn)檔案管理歷史性的跨越，才能更好的適應(yīng)當代社會日趨激烈的信息化“戰(zhàn)爭”，從而保證檔案信息化建設(shè)與全社會信息化同步發(fā)展。而土地管理信息化將徹底改變傳統(tǒng)以手工為主的耗時耗力的管理模式，使其更好的為土地檔案資源管理人員服務(wù)，為我國國土資源的發(fā)展做貢獻。

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