中職學(xué)校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及應(yīng)對策略

阮娟妮

摘 要：中職學(xué)校在日常的檔案管理工作中，文書檔案是檔案管理的基礎(chǔ)工作，同時(shí)也是記錄學(xué)校日常工作的核心載體，文書作為信息的載體，檔案屬于記錄文書信息的一種重要方式，做好中職學(xué)校的文書檔案管理工作，可使信息得到較好的保存。然而在文書檔案管理工作開展時(shí)，常會(huì)出現(xiàn)很多問題，如管理資料較分散、管理方法陳舊、管理制度不夠健全等，均會(huì)對中職學(xué)校文書檔案管理工作造成很大影響，需引起引起重視。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；文書檔案；管理現(xiàn)狀；解決對策

引言

檔案管理工作實(shí)施起來較為繁瑣、復(fù)雜，且需要很長的時(shí)間來整個(gè)各項(xiàng)資料，文書檔案管理作為檔案管理工作的一個(gè)重要部分，對于管理中各項(xiàng)資料收集、整理起到很大促進(jìn)作用。而檔案開發(fā)、收集、整理等作為中職學(xué)校開展管理工作的核心內(nèi)容之一，尤其是文書檔案對學(xué)校教學(xué)、科研、發(fā)展等均起到重要作用，對學(xué)校的管理、建設(shè)工作也會(huì)產(chǎn)生很大影響。因此，本文從當(dāng)前中職學(xué)校文書檔案工作的現(xiàn)狀著手分析，針對存在的問題，重點(diǎn)探究具體的應(yīng)對措施，以進(jìn)一步提升文書檔案管理工作質(zhì)量及工作效率。

1.關(guān)于中職學(xué)校文書檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1中職學(xué)校的檔案管理制度還需不斷完善

中職學(xué)校管理工作中，文書檔案管理工作是其中一個(gè)部分，其管理不當(dāng)直接反映出學(xué)校的管理工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)、制度不夠健全，缺乏高效的管理制度行為約束，易降低管理工作效率。如：學(xué)校管理人員在收集、整理文書期間，各個(gè)部門管理人員未及時(shí)溝通，造成合作不順暢等，均會(huì)影響管理工作進(jìn)度及水平；在調(diào)取、使用文書的過程中，其管理?xiàng)l例、程序等不夠成熟，使文書調(diào)取過程較混亂，會(huì)造成文書遺失的現(xiàn)象，從而影響學(xué)校文書檔案管理工作的有序開展。

1.2中職學(xué)校文書檔案資料收集較分散

目前很多中職學(xué)校的高層管理者，對于學(xué)校內(nèi)部的文書檔案管理工作并未引起重視，且關(guān)注度非常小，他們更多的注意力都集中于提升學(xué)校的教學(xué)水平方面。此種管理狀態(tài)長此以往，將影響各業(yè)務(wù)部門文書檔案收集整理的重視程度，以致沒把檔案收集、整理等過程直接納入到主要工作組成中，這就容易降低管理人員的工作主動(dòng)性，且易引發(fā)文書檔案收集、整理不夠完整，很多資料較分散等問題，嚴(yán)重的使文書檔案的收集和檔案管理工作間的銜接出現(xiàn)問題[1]。這主要因?yàn)槲臅鴻n案管理和普通檔案管理之間即有聯(lián)系又有區(qū)別，若二者難以較好地銜接，則會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作相互脫節(jié)，從而影響中職學(xué)校的整個(gè)檔案管理工作的開展。

1.3中職學(xué)校對文書檔案管理工作者培訓(xùn)不足

中職學(xué)校在開展文書檔案管理工作時(shí)，未對有關(guān)管理工作者提出較嚴(yán)格的要求，且日常管理工作中缺乏對檔案管理工作者的重視程度偏低，未對其做相應(yīng)的培訓(xùn)，僅僅把培訓(xùn)重心轉(zhuǎn)移到學(xué)校教師培訓(xùn)上。更有甚者，很多中職學(xué)校的文書檔案管理工作主要由學(xué)校教師兼職，在未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)的情況之下，使得文書檔案管理者的工作效率、工作質(zhì)量等受很多影響，這就很難滿足學(xué)校日常文書檔案管理工作。

1.4中職學(xué)校文書檔案管理信息化程度偏低

中職學(xué)校因受資金投入、管理方式等因素限制，使學(xué)校開展文書檔案管理工作時(shí)，常常出現(xiàn)檔案室基礎(chǔ)設(shè)備與標(biāo)準(zhǔn)不符、安保標(biāo)準(zhǔn)地、現(xiàn)代化、信息化水平低等，從而影響文書檔案管理現(xiàn)代化程度，尤其在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等方面，文書檔案管理部門的現(xiàn)代化水平較落后，而上述因素會(huì)大大降低學(xué)校文書檔案管理工作效率。

2.改善中職學(xué)校文化檔案管理的核心措施

2.1完善中職學(xué)校文書檔案管理制度

制度作為一種使各項(xiàng)工作按照計(jì)劃達(dá)到預(yù)期設(shè)定的目的、需人們一同遵守的行為準(zhǔn)則，對人們的日常行為起到一定的規(guī)范作用。首先，在開展文書檔案管理工作的過程中，中職學(xué)校應(yīng)堅(jiān)持以制度作為管理規(guī)范，仔細(xì)熟知各檔案法、不同種類公文的處理辦法，按照相關(guān)部門的公文管理規(guī)定，提出相應(yīng)的管理方法，并整合以往的規(guī)定，構(gòu)建一體化、規(guī)范化的文書檔案管理策略。同時(shí)要將文書檔案管理辦法納入單位部門規(guī)章，進(jìn)一步提高管理人員對檔案管理執(zhí)行程序的統(tǒng)一性，提高辦事效率和辦事質(zhì)量，減少工作復(fù)核量。

其次，制定規(guī)范、統(tǒng)一的管理方法，可使整個(gè)文書檔案工作做到有據(jù)可依，有章可循，且制定可文書檔案管理方法后，管理者需在文件形成初期，嚴(yán)格檢查、鑒定、分類、歸檔文書編號(hào)，以做好檔案管理有關(guān)工作，縮減重復(fù)工作量，確保檔案和文書協(xié)調(diào)；最后，中職學(xué)校文書檔案管理者需全面、細(xì)致地檢查案卷，將學(xué)校中無用的文件完全剔除，重新整理、歸類案卷，盡可能地把有聯(lián)系的文件整理在一起，以使案卷更加規(guī)范化。同時(shí)文書檔案管理者需規(guī)范文書題名，在記錄各資料的簡稱時(shí)，需規(guī)范有效，保證檢索文書資料的準(zhǔn)確度，在管理文書檔案時(shí)健全規(guī)章制度，使工作流程更加規(guī)范化，從而提升學(xué)校文書檔案管理工作水平。

2.2促進(jìn)中職學(xué)校檔案管理和文書檔案工作間的協(xié)調(diào)

中職學(xué)校內(nèi)部的檔案管理和文書檔案管理工作即存在一定的聯(lián)系又互相區(qū)別，對此，想要提升文書檔案管理效率，就需先做好學(xué)校普通檔案管理工作。文件作為檔案基礎(chǔ)，檔案屬于文件的歸宿，學(xué)校文書工作水平對于文書檔案管理水平會(huì)產(chǎn)生直接的影響，因此，學(xué)校的文書工作者需具備相應(yīng)的檔案管理意識(shí)，在執(zhí)行歸檔制度的過程中，應(yīng)保證整個(gè)檔案文件完整、準(zhǔn)確，并以文件資料收集、整理工作為準(zhǔn)，促進(jìn)檔案室內(nèi)工作人員和管理者之間的聯(lián)系，使各個(gè)工作者做好各自的檔案審查職責(zé)，從而做好學(xué)校的文書檔案管理工作[2]。

2.3加強(qiáng)對中職學(xué)校文書檔案管理人員的培訓(xùn)

針對中職學(xué)校的文書檔案管理者，其職業(yè)技能、檔案管理意識(shí)施做基本的要求，這就需學(xué)校加強(qiáng)對檔案管理者的培訓(xùn)，以增長其見識(shí)，同時(shí)多思考一些問題，以提升其認(rèn)知能力，同時(shí)學(xué)校需告知檔案管理者不斷學(xué)習(xí)、思考，以培養(yǎng)管理者的各方面能力及提升其綜合素質(zhì)?，F(xiàn)在大多數(shù)中職學(xué)校教師、各部門管理者入職后，均會(huì)對其做相應(yīng)的培訓(xùn)，時(shí)間在15-30天左右，主要便于相關(guān)工作者盡快地熟悉自己的工作環(huán)境，同時(shí)也為進(jìn)一步培養(yǎng)及鍛煉工作者的工作能力。中職學(xué)校的文書檔案管理工作雖然表面上看比較簡單，但是內(nèi)容較多，所涉及的數(shù)據(jù)資料也非常多，管理起來任務(wù)較繁重，需綜合素質(zhì)高且專業(yè)技能較強(qiáng)的管理者才可勝任。

2.4促進(jìn)中職學(xué)校文書檔案現(xiàn)代化管理

中職學(xué)校以往的文書檔管理方法，盡管確保文件和文件間互相聯(lián)系，這樣能確保單份的文件不會(huì)磨損、遺失，其保密性、安全性均能保障，但在互聯(lián)網(wǎng)普遍運(yùn)用的環(huán)境下，學(xué)校以往的管理方法在文書管理中的缺點(diǎn)慢慢凸顯出來，這就難以確保案卷質(zhì)，對學(xué)校文書檔案銷毀、利用及鑒定等方面會(huì)產(chǎn)生很大影響，且難以適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)管理需求。

對此，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校文書檔案現(xiàn)代化管理非常關(guān)鍵，首先，中職學(xué)校文書檔案管理者應(yīng)選取與學(xué)校文書管理工作相符的軟件，以計(jì)算機(jī)對文書檔案做相應(yīng)的整理、編號(hào)、立卷等，并構(gòu)建檢索、查閱引擎，并對接好文書檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)兩系統(tǒng)間無縫對接，確保電子文件中的數(shù)據(jù)信息可錄入系統(tǒng)當(dāng)中[3]；其次，文書檔案的計(jì)算機(jī)的檢索工具運(yùn)用較多樣化，能使檔案由文件級順次向檔案專題、案卷等級別發(fā)展，利用多角度、多層次檢索體系，可加大檢索工具的覆蓋率，從而使檢索工具及時(shí)、快速、準(zhǔn)確地提供所需文書檔案，最終提升文書檔案利用率。最后，應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在中職學(xué)校構(gòu)建相應(yīng)的文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)一步規(guī)范管理各種文書檔案，且運(yùn)用檔案系統(tǒng)于各部門間較好地傳遞文件、資料，以實(shí)現(xiàn)文書檔案資源共享。

3.結(jié)語

綜上闡述，中職學(xué)校的文書檔案管理是學(xué)校展開各方面管理工作的關(guān)鍵部分，也是學(xué)校朝著規(guī)范化、制度化發(fā)展的重要標(biāo)志，只有做好文書檔案管理工作，不斷健全管理制度，提升管理者的管理意識(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)構(gòu)建文書檔案管理系統(tǒng)等，才能進(jìn)一步提升中職學(xué)校文書檔案管理效率及管理水平，最終適應(yīng)當(dāng)前學(xué)校文書檔案管理事業(yè)發(fā)展需要。

參考文獻(xiàn)

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