機(jī)動(dòng)車(chē)安檢機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)策略研究

戴曉鋒

（揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，揚(yáng)州225127，中國(guó)）

機(jī)動(dòng)車(chē)安檢機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)策略研究

戴曉鋒

（揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，揚(yáng)州225127，中國(guó)）

機(jī)動(dòng)車(chē)安檢機(jī)構(gòu)的管理和技術(shù)運(yùn)作應(yīng)通過(guò)建立健全、持續(xù)改進(jìn)、有效運(yùn)行的管理體系來(lái)實(shí)現(xiàn)。機(jī)動(dòng)車(chē)安檢機(jī)構(gòu)應(yīng)建立并有效實(shí)施實(shí)現(xiàn)質(zhì)量方針、目標(biāo)和履行承諾，保證其檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)獨(dú)立、公正、科學(xué)、誠(chéng)信的管理體系。管理體系是指為建立方針和目標(biāo)并實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的體系。包括質(zhì)量管理體系、技術(shù)管理體系和行政管理體系。管理體系的運(yùn)作包括體系的建立、體系的實(shí)施、體系的保持和體系持續(xù)改進(jìn)。

管理體系；質(zhì)量管理；技術(shù)管理；行政管理

《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》4.5中要求機(jī)動(dòng)車(chē)安檢機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱安檢機(jī)構(gòu)）應(yīng)具有并有效運(yùn)行保證其檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)獨(dú)立、公正、科學(xué)、誠(chéng)信的管理體系。

管理體系是指為建立方針和目標(biāo)并實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的體系。包括質(zhì)量管理體系、技術(shù)管理體系和行政管理體系。管理體系的運(yùn)作包括體系的建立、體系的實(shí)施、體系的保持和體系持續(xù)改進(jìn)。

安檢機(jī)構(gòu)的管理和技術(shù)運(yùn)作應(yīng)通過(guò)建立健全、持續(xù)改進(jìn)、有效運(yùn)行的管理體系來(lái)實(shí)現(xiàn)。安檢機(jī)構(gòu)應(yīng)建立符合自身實(shí)際狀況，適應(yīng)自身檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)，并有效實(shí)施實(shí)現(xiàn)質(zhì)量方針、目標(biāo)和履行承諾，保證其檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)獨(dú)立、公正、科學(xué)、誠(chéng)信的管理體系。

1 概論

為使檢驗(yàn)檢測(cè)工作有效運(yùn)行，安檢機(jī)構(gòu)必須系統(tǒng)地識(shí)別和管理許多相互關(guān)聯(lián)和相互作用的過(guò)程，稱為“過(guò)程方法”。該方法使檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)能夠?qū)w系中相互關(guān)聯(lián)和相互依賴的過(guò)程進(jìn)行有效控制，有助于提高其效率。過(guò)程方法包括按照安檢機(jī)構(gòu)的質(zhì)量方針和政策，對(duì)各過(guò)程及其相互作用，系統(tǒng)地進(jìn)行規(guī)定和管理，從而實(shí)現(xiàn)預(yù)期結(jié)果。

安檢機(jī)構(gòu)的管理體系就是通過(guò)對(duì)安檢機(jī)構(gòu)內(nèi)各種過(guò)程進(jìn)行管理來(lái)實(shí)現(xiàn)的，因而就要明確對(duì)過(guò)程管理的要求、管理的人員、管理人員的職責(zé)、實(shí)施管理的方法以及實(shí)施管理所需要的資源，把這些用文件形式表達(dá)出來(lái)，就形成了該安檢機(jī)構(gòu)的管理體系文件。

安檢機(jī)構(gòu)管理體系形成文件后，應(yīng)當(dāng)以適當(dāng)?shù)姆绞絺鬟_(dá)有關(guān)人員，使其能夠“獲取、理解、執(zhí)行”管理體系。

1.1 文件的作用

管理體系文件的作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）規(guī)范性文件

管理體系文件的規(guī)范性在于：給出了最好的、最實(shí)際的達(dá)到質(zhì)量目標(biāo)的方法；界定了職責(zé)和權(quán)限，處理好了接口，使管理體系成為職責(zé)分明、協(xié)調(diào)一致的有機(jī)整體；“該說(shuō)的一定要說(shuō)到，說(shuō)到的一定要做到，做到的一定要可追溯”，通過(guò)認(rèn)真執(zhí)行文件要求而達(dá)到預(yù)期的目的。

（2）審核依據(jù)

管理體系文件是內(nèi)部審核和外部審核的依據(jù)之一，用于：證明過(guò)程已經(jīng)確定；證明程序已被認(rèn)可，并已開(kāi)展和實(shí)施；證明程序處于更改控制中。

（3）質(zhì)量改進(jìn)的保障

管理體系的核心價(jià)值觀在于“法治”。質(zhì)量手冊(cè)作為質(zhì)量管理體系的綱領(lǐng)性文件，其地位相當(dāng)于“憲法”。其它各類文件（管理性文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等）則相當(dāng)于單項(xiàng)“法規(guī)”，規(guī)定了某些方面的具體要求。質(zhì)量手冊(cè)的編制就是“立法”，發(fā)布后的宣貫就是“普法”，讓每一個(gè)人員“知法懂法”，并自覺(jué)地“依法辦事”。還需要職能部門(mén)當(dāng)“警察”“執(zhí)法”，不斷地依據(jù)質(zhì)量手冊(cè)的要求去發(fā)現(xiàn)和糾正偏差。

有了管理體系文件，才能“有‘法’可依，有據(jù)可查，知錯(cuò)能改，與時(shí)俱進(jìn)”。依據(jù)文件確定如何實(shí)施工作及如何評(píng)價(jià)業(yè)績(jī)；增強(qiáng)了更改效果的測(cè)量結(jié)果的可比性和可信度；當(dāng)把質(zhì)量改進(jìn)成果納入文件，變成標(biāo)準(zhǔn)化程序時(shí)，成果可得到有效鞏固。

（4）文件和培訓(xùn)

管理體系文件化后，文件作為培訓(xùn)全體員工的教材，應(yīng)對(duì)全體員工進(jìn)行管理體系文件培訓(xùn)和考核，尋求文件內(nèi)容、技能及培訓(xùn)內(nèi)容之間的適宜平衡，保持被展開(kāi)和實(shí)施的程序的協(xié)調(diào)性取決于文件與人員的技能和培訓(xùn)的有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)文件被全員“獲取、理解、執(zhí)行”。

1.2 文件層次結(jié)構(gòu)

安檢機(jī)構(gòu)應(yīng)將其管理體系、組織結(jié)構(gòu)、程序、過(guò)程、資源等過(guò)程要素文件化。文件可分為四類：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、質(zhì)量和技術(shù)記錄表格。

管理體系文件采用金字塔架構(gòu)，層次可根據(jù)安檢機(jī)構(gòu)的具體情況和習(xí)慣進(jìn)行劃分。通常習(xí)慣劃分為四個(gè)層次，把質(zhì)量手冊(cè)作為第一層次，把程序文件作為第二層次，把質(zhì)量文件中的作業(yè)程序作為第三層次，把質(zhì)量和技術(shù)記錄表格作為第四層次。

文件層次從上到下越來(lái)越具體詳細(xì)，從下到上每一層都是上面一層的支持文件，上下層文件要相互銜接、前后呼應(yīng)，內(nèi)容要求務(wù)必一致，不能有矛盾。典型的管理體系文件結(jié)構(gòu)見(jiàn)圖1。

圖1 典型的管理體系文件層次

1.3 管理體系文件的基本要求

（1）規(guī)范性

安檢機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)管理體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、標(biāo)識(shí)、變更和廢止等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施控制，并依據(jù)制定的文件控制程序控制管理體系的相關(guān)文件。管理體系文件及其相關(guān)文件包括法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和記錄表格，以及通知、計(jì)劃、圖紙、圖表、軟件等。

安檢機(jī)構(gòu)應(yīng)定期審查管理體系文件及其相關(guān)文件，防止使用無(wú)效或作廢文件。失效或廢止文件一般要從使用現(xiàn)場(chǎng)收回，加以標(biāo)識(shí)后銷(xiāo)毀或存檔。如果確因工作需要或其他原因需要保留在現(xiàn)場(chǎng)的，必須加以明顯標(biāo)識(shí)，以防誤用。

質(zhì)量手冊(cè)及其支持文件都是安檢機(jī)構(gòu)的規(guī)范性文件，必須經(jīng)審批才能生效執(zhí)行。批準(zhǔn)生效的文件必須認(rèn)真執(zhí)行，不得違反。如果要修改則必須按規(guī)定的程序進(jìn)行。任何時(shí)候都不能使用無(wú)效版本的文件。

管理體系文件是一個(gè)公司實(shí)施質(zhì)量管理，開(kāi)展質(zhì)量保證活動(dòng)應(yīng)遵守的法規(guī)或行為準(zhǔn)則。因此，管理體系文件要經(jīng)過(guò)一定的批準(zhǔn)程序，正式頒布實(shí)施。對(duì)安檢機(jī)構(gòu)內(nèi)部而言，管理體系文件不是指導(dǎo)性文件，而是必須執(zhí)行的指令性文件。

（2）系統(tǒng)性

安檢機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)其管理體系中采用的全部要素、要求和規(guī)定，有系統(tǒng)、有條理地制定成各項(xiàng)方針和程序；所有的文件應(yīng)按規(guī)定的方法編輯成冊(cè)；層次文件應(yīng)分布合理。必須注意所有文件是一個(gè)有機(jī)整體，應(yīng)注意整體不能因?yàn)槟硞€(gè)局部或部門(mén)的優(yōu)化而破壞整體的功能。

（3）協(xié)調(diào)性

管理體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與安檢機(jī)構(gòu)的其他管理規(guī)定相協(xié)調(diào)；管理體系文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)、互相印證；管理體系文件之間應(yīng)與有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相互協(xié)調(diào)；應(yīng)認(rèn)真處理好各種接口，避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。

各類文件的地位、作用是不同的，處于不同的層次上。每類文件除了重視各層次間的銜接，主要是解決本層次的問(wèn)題。比如，質(zhì)量手冊(cè)是處于最高層次的綱領(lǐng)性文件，不涉及純技術(shù)性的細(xì)節(jié)；作業(yè)指導(dǎo)書(shū)則是最基礎(chǔ)的操作性文件，要求對(duì)各項(xiàng)作業(yè)給予盡可能詳細(xì)的指導(dǎo)，而不需要原則性、概括性的闡述。

（4）唯一性

對(duì)一個(gè)安檢機(jī)構(gòu)，其管理體系文件是唯一的；每一項(xiàng)活動(dòng)只能規(guī)定唯一的程序；每一個(gè)程序文件或作業(yè)指導(dǎo)書(shū)只能有唯一的理解；一項(xiàng)任務(wù)只能有一個(gè)部門(mén)（或人）總負(fù)責(zé)。

強(qiáng)調(diào)管理體系文件的唯一性，是為了防止機(jī)構(gòu)內(nèi)部“政出多門(mén)”，影響機(jī)構(gòu)運(yùn)行效率，增加運(yùn)行成本，以及造成管理混亂現(xiàn)象。

（5）適用性

對(duì)所有安檢機(jī)構(gòu)而言，雖然沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化文件格式，但更應(yīng)注意其適用性和可操作性，因此，編寫(xiě)任何文件都應(yīng)依據(jù)評(píng)審準(zhǔn)則的要求和安檢機(jī)構(gòu)的真實(shí)情況，所有文件的規(guī)定都應(yīng)保證在安檢機(jī)構(gòu)的實(shí)際工作中能完全做到；遵循“最簡(jiǎn)單、最易懂”原則編寫(xiě)各類文件。

（6）受控性

除了部分贈(zèng)送給顧客或其他有關(guān)單位的質(zhì)量手冊(cè)外，各類管理體系文件均是受控的。所謂的受控，就是各類文件的發(fā)放、修改、作廢等均要履行嚴(yán)格的手續(xù)，保證現(xiàn)場(chǎng)使用的都是現(xiàn)行有效的文件。這一點(diǎn)非常重要，如果文件控制不嚴(yán)格，那么文件化的管理體系很容易流于形式，導(dǎo)致失敗。

2 編寫(xiě)管理體系文件的指導(dǎo)思想

2.1 “質(zhì)量第一、客戶至上”的思想

“質(zhì)量第一、客戶至上”，不是空洞的口號(hào)，應(yīng)成為安檢機(jī)構(gòu)的宗旨。管理體系文件中應(yīng)處處體現(xiàn)這一思想，通過(guò)質(zhì)量手冊(cè)、工作程序、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、質(zhì)量記錄等，把這一思想落到實(shí)處。如果指導(dǎo)思想不端正，僅僅為應(yīng)付檢查、審核是不可能編出質(zhì)量好的管理體系文件的。

2.2 實(shí)用有效的思想

編寫(xiě)管理體系文件，不僅要考慮準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)要求，更要考慮安檢機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，所寫(xiě)的一定是機(jī)構(gòu)經(jīng)過(guò)努力能夠做到和行之有效的。脫離機(jī)構(gòu)實(shí)際，隨著唱高調(diào)，最后必然無(wú)法實(shí)施，整個(gè)文件系統(tǒng)也就沒(méi)有任何價(jià)值。

比如說(shuō)《評(píng)審準(zhǔn)則》4.5.5關(guān)于分包的條款以及4.5.17關(guān)于抽樣條款，這兩個(gè)條款對(duì)絕大多數(shù)安檢機(jī)構(gòu)就不適用，因?yàn)椴辉试S對(duì)送檢車(chē)輛檢驗(yàn)項(xiàng)目進(jìn)行分包以及對(duì)送檢車(chē)輛進(jìn)行抽樣，所以這兩個(gè)條款無(wú)需執(zhí)行，應(yīng)加以刪減。

2.3 不斷改進(jìn)的思想

管理體系文件具有相對(duì)穩(wěn)定性，但不是一成不變的。隨著安檢機(jī)構(gòu)經(jīng)營(yíng)外部環(huán)境及內(nèi)部條件的變化，管理體系文件應(yīng)有一定的適應(yīng)能力，因而具有一定的動(dòng)態(tài)性。處理好穩(wěn)定性和動(dòng)態(tài)性的關(guān)系，保證適宜性，是確保管理體系有效性的關(guān)鍵。

例如，質(zhì)量手冊(cè)要采用活頁(yè)裝訂，制定文件修改程序，注明版本號(hào)等，主要是為了便于修改。通過(guò)定期內(nèi)部審核等，找出現(xiàn)行文件的不足，不斷對(duì)體系文件進(jìn)行改進(jìn)，保證其先進(jìn)性和適用性。

2.4 目的明確

要編好管理體系文件，一定要有一個(gè)明確的目的。目的是對(duì)安檢機(jī)構(gòu)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理，提升安檢機(jī)構(gòu)管理水平和能力，從而提高安檢機(jī)構(gòu)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。因此在評(píng)審時(shí)不僅要看體系文件是否符合準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)，更要看體系文件是否已經(jīng)實(shí)施、實(shí)施的證據(jù)、實(shí)施的效果。只是為“符合”準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)而拼湊的東西，是不能產(chǎn)生任何實(shí)用價(jià)值和用途的。

2.5 領(lǐng)導(dǎo)重視

既然管理體系文件的編寫(xiě)是安檢機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)重要的“立法”工作，涉及到機(jī)構(gòu)的方方面面，若沒(méi)有主要領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，是肯定做不到的。一定要讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到，若該項(xiàng)工作流于形式，以后糾正將十分困難，可以說(shuō)是后患無(wú)窮。因此，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)直接抓該項(xiàng)工作。若領(lǐng)導(dǎo)尚未認(rèn)識(shí)清楚，就不要急著做，一旦做了，也只是表面文章，不能起到應(yīng)有的作用。

2.6 組織落實(shí)

為編寫(xiě)好管理體系文件，要有相應(yīng)的組織。通常建立兩個(gè)小組，一個(gè)是管理體系文件編寫(xiě)領(lǐng)導(dǎo)小組，主要負(fù)責(zé)編寫(xiě)原則的確定、編寫(xiě)人員的選擇，以及管理體系文件的初審和終審。另一個(gè)是管理體系文件編寫(xiě)小組，負(fù)責(zé)具體的文件編寫(xiě)工作。一般主要由機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理部門(mén)負(fù)責(zé)，另外從各個(gè)職能部門(mén)各抽出一個(gè)人員，組成編寫(xiě)小組。對(duì)編寫(xiě)小組成員要經(jīng)過(guò)挑選，要求對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，對(duì)機(jī)構(gòu)情況熟悉，具有較強(qiáng)的文字能力。

2.7 資源保證

對(duì)于管理體系文件編寫(xiě)所需的必要辦公條件要給予保證。包括調(diào)查研究、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、資料搜集、電腦排印等所需要費(fèi)用以及時(shí)間保證。尤其是各部門(mén)抽調(diào)到編寫(xiě)組的人員，應(yīng)該在一定時(shí)間內(nèi)脫離或半脫離原有工作或給一定的時(shí)間保證。

3 質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)基本程序

3.1 培訓(xùn)學(xué)習(xí)，理解標(biāo)準(zhǔn)

為了使編寫(xiě)人員掌握文件編寫(xiě)方法，初步掌握結(jié)合本機(jī)構(gòu)的實(shí)際及如何編制有關(guān)文件的基本知識(shí)。

學(xué)習(xí)的內(nèi)容有兩個(gè)大的方面：一是相關(guān)法律、法規(guī)和文件、規(guī)定，計(jì)量、標(biāo)準(zhǔn)化、產(chǎn)品質(zhì)量基礎(chǔ)知識(shí)以及《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》等；二是質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、質(zhì)量計(jì)劃、記錄的編寫(xiě)知識(shí)，包括實(shí)施階段主要任務(wù)和工作內(nèi)容、分工。

3.2 資料調(diào)研及公司實(shí)際情況調(diào)查

以編寫(xiě)小組成員為主對(duì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)查，了解組織機(jī)構(gòu)的現(xiàn)狀（包括機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)范圍及能力、設(shè)備設(shè)施、人員構(gòu)成、環(huán)境以及其他相關(guān)資源）、各部門(mén)職能權(quán)限的現(xiàn)狀、各部門(mén)提出需要解決的接口問(wèn)題、現(xiàn)有的管理制度及執(zhí)行狀況、現(xiàn)有的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行等情況，寫(xiě)出調(diào)研分析報(bào)告。

3.3 擬訂計(jì)劃，分工編寫(xiě)

管理體系文件多，不是一個(gè)或幾個(gè)人就能完成的，因此，在正式編寫(xiě)管理體系文件之前，應(yīng)先擬定管理體系編寫(xiě)格式，制訂編寫(xiě)計(jì)劃。對(duì)各個(gè)層次文件的編排方式、編寫(xiě)格式、內(nèi)容要求以及它們之間的銜接關(guān)系做出設(shè)計(jì)，并要制定編寫(xiě)管理體系文件的編寫(xiě)實(shí)施計(jì)劃，做到每個(gè)項(xiàng)目有人承擔(dān)，有人檢查，按時(shí)完成。

3.4 統(tǒng)一匯總，完成草案

編寫(xiě)組按照評(píng)審準(zhǔn)則和機(jī)構(gòu)實(shí)際情況分工合作進(jìn)行編寫(xiě)。個(gè)人項(xiàng)目編寫(xiě)完成后，編寫(xiě)組對(duì)所有項(xiàng)目進(jìn)行匯總，形成草稿。編寫(xiě)組對(duì)草稿反復(fù)進(jìn)行研討、協(xié)調(diào)、修改、完善，最終形成草案。

3.5 下發(fā)草案，試點(diǎn)運(yùn)行

體系文件是描述管理體系的一整套文件，包括方針、目標(biāo)、政策、制度、計(jì)劃、程序、指導(dǎo)書(shū)等，它是開(kāi)展各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)的依據(jù)，也是評(píng)價(jià)管理體系、進(jìn)行質(zhì)量改進(jìn)不可缺少的依據(jù)。其作用是便于溝通意圖，統(tǒng)一行動(dòng)。編寫(xiě)完成的體系文件草案應(yīng)向有關(guān)人員宣貫，通過(guò)培訓(xùn)使他們理解并貫徹執(zhí)行，以達(dá)到確保檢驗(yàn)檢測(cè)質(zhì)量的目的。

要求機(jī)構(gòu)人員必須認(rèn)真執(zhí)行管理體系文件草案，并將發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整理和記錄，為體系文件的修改、補(bǔ)充和完善提供證據(jù)。

3.6 組織內(nèi)部審核，形成正式文件

對(duì)機(jī)構(gòu)管理體系的管理活動(dòng)和檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)進(jìn)行全面的內(nèi)部審核，以驗(yàn)證所編制的管理體系文件草案是否符合評(píng)審準(zhǔn)則的要求，是否符合機(jī)構(gòu)的具體情況。

以評(píng)審準(zhǔn)則為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)管理體系文件草案進(jìn)行符合性審核，對(duì)不符合要求的文件進(jìn)行修改、補(bǔ)充，形成正式文件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，正式運(yùn)行。

質(zhì)量管理體系編寫(xiě)過(guò)程圖2。

圖2 管理體系文件編寫(xiě)過(guò)程框圖

4 管理體系文件編寫(xiě)注意事項(xiàng)

4.1 系統(tǒng)協(xié)調(diào)

管理體系文件應(yīng)從安檢機(jī)構(gòu)的整體出發(fā)進(jìn)行設(shè)計(jì)、編制。對(duì)影響檢測(cè)質(zhì)量的全部因素進(jìn)行有效的控制，接口嚴(yán)密，相互協(xié)調(diào)，構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的整體。

4.2 科學(xué)合理

管理體系文件不是對(duì)安檢機(jī)構(gòu)管理的簡(jiǎn)單描述，而是對(duì)照《評(píng)審準(zhǔn)則》，結(jié)合安檢機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)工作的特點(diǎn)和管理現(xiàn)狀，做到科學(xué)合理，這樣才能有效地指導(dǎo)檢驗(yàn)工作。

4.3 操作實(shí)施

安檢機(jī)構(gòu)編寫(xiě)管理體系文件的目的在于貫徹實(shí)施，指導(dǎo)機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)工作，所以編寫(xiě)管理體系文件時(shí)始終要結(jié)合本機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，確保所制定的文件都是可操作的，便于實(shí)施、檢查、記錄、追溯。

4.4 職責(zé)分明

管理體系文件語(yǔ)氣應(yīng)肯定，避免使用“大致上”“基本上”“可能”“也許”之類的詞語(yǔ)；結(jié)構(gòu)清晰，文字簡(jiǎn)明；格式統(tǒng)一，文風(fēng)一致。

5 管理體系文件的編寫(xiě)方法

5.1 自上而下依次展開(kāi)的編寫(xiě)方法

這種方法按質(zhì)量方針、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、記錄的順序編寫(xiě)。此方法有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接。此方法對(duì)文件編寫(xiě)人員，特別是手冊(cè)編寫(xiě)人員，對(duì)評(píng)審準(zhǔn)則和安檢機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)知識(shí)要求較高，文件編寫(xiě)時(shí)間較長(zhǎng)，必然會(huì)有反復(fù)修改的情況。

5.2 自下而上的編寫(xiě)方法

此方法按基礎(chǔ)性文件、程序文件、質(zhì)量手冊(cè)的順序編寫(xiě)，適用于管理基礎(chǔ)較好的機(jī)構(gòu)。此方法因無(wú)文件總體方案設(shè)計(jì)指導(dǎo)，易出現(xiàn)混亂。

5.3 從程序文件開(kāi)始，向兩邊擴(kuò)展的編寫(xiě)方法

先寫(xiě)程序文件，再開(kāi)始手冊(cè)和基礎(chǔ)性文件的編寫(xiě)。此方法的實(shí)質(zhì)是從分析活動(dòng)、確定活動(dòng)程序開(kāi)始。此方法有利于評(píng)審準(zhǔn)則要求與組織的實(shí)際緊密結(jié)合，可縮短文件的編寫(xiě)時(shí)間。

采用何種編寫(xiě)方法，不一而足，每一個(gè)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)可以根據(jù)自身需要，采用一種或幾種編寫(xiě)方法進(jìn)行編寫(xiě)，適用、高效的編寫(xiě)方法就好。

6 結(jié)論

《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》頒布實(shí)施以來(lái)，安檢機(jī)構(gòu)普遍反映質(zhì)量管理體系文件重新編寫(xiě)很難，不知道從何下手。綜上所述，質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)的過(guò)程，就是對(duì)安檢機(jī)構(gòu)的現(xiàn)狀、資源全面分析了解的過(guò)程，是一個(gè)“知己”過(guò)程，也是對(duì)《評(píng)審準(zhǔn)則》、相關(guān)法律法規(guī)學(xué)習(xí)和利用的過(guò)程，即“知彼”過(guò)程，知己知彼才能百戰(zhàn)不殆。

管理體系文件質(zhì)量的好壞是相對(duì)的，不是絕對(duì)的。評(píng)價(jià)一個(gè)管理體系好壞有兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，一是是否真實(shí)反映機(jī)構(gòu)現(xiàn)狀，二是是否符合評(píng)審準(zhǔn)則及相關(guān)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。因此在一個(gè)機(jī)構(gòu)運(yùn)行很好的管理體系，在另一個(gè)機(jī)構(gòu)可能寸步難行。對(duì)待其他機(jī)構(gòu)管理體系文件只能借鑒，不能照搬，否則會(huì)驢唇不對(duì)馬嘴，引起管理混亂。

Research on the strategy of document writing for the quality management system of motor vehicle safety inspection agency

DAI Xiaofeng
（Yangzhou Polytechnic Institute,Yangzhou225127,China）

The management and technical operation of the vehicle safety inspection institutions shall be realized through the establishment, continuous improvement and effective operation of management system. The motor vehicle safety inspection institutions shall establish and effectively implement the quality policy, objectives and commitments, to ensure that it`s testing and testing activities independent, impartial, scientific and integrity. A management system is a system that establishes principles and objectives and achieves them, which Includes the quality management system, technology management system and administrative management system. The operation of the management system includes the establishment of the system, the implementation of the system, the maintenance of the system and the continuous improvement of the system.

Management system; quality management; technology management; administrative management