文秘工作與檔案管理“一體化”的思考

文/王化成

文秘工作與檔案管理“一體化”的思考

文/王化成

文檔一體化是從文書(shū)和檔案工作全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件制作生成、發(fā)送到歸檔管理的全過(guò)程控制。文檔一體化的意義在于，使檔案收集更完整、系統(tǒng)、便捷、準(zhǔn)確、安全，文檔超前控制，提高信息檢索效率，有助于科學(xué)決策，提高行政效率，有利于人、財(cái)、物的合理利用。主要包括文檔生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化以及文檔規(guī)范一體化。

一、文檔一體化的內(nèi)在聯(lián)系

文秘工作和檔案管理聯(lián)系十分密切，相輔相成。傳統(tǒng)的文秘工作與檔案工作是相互獨(dú)立的，文秘工作形成檔案材料，檔案工作主要是收集、整理、加工、保管和利用這些材料，二者之間的工作聯(lián)系要通過(guò)一系列的交接環(huán)節(jié)來(lái)完成。做好文秘工作是確保檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，兩者之間雖緊密相連，但是具有各自的獨(dú)立性。而現(xiàn)代的文秘工作和檔案管理，新的信息技術(shù)使兩者在管理理念、服務(wù)方式、服務(wù)手段等方面結(jié)合得越來(lái)越緊密，有“同一化”的趨勢(shì)。要求文件資料和檔案管理系統(tǒng)由實(shí)體保管型向虛擬智能型轉(zhuǎn)變，工作重心要轉(zhuǎn)向數(shù)字化信息管理，由紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)向電子文檔管理，管理模式要由被動(dòng)服務(wù)型轉(zhuǎn)向主動(dòng)參與型，實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接高度融合。服務(wù)方式要從封閉保守型向開(kāi)放交流型轉(zhuǎn)變，建立信息共享的開(kāi)放環(huán)境，開(kāi)展對(duì)信息的開(kāi)發(fā)、加工和利用，為社會(huì)提供智能化服務(wù)。因此，文秘工作與檔案管理實(shí)行“文檔一體化”管理模式勢(shì)在必行。

二、文檔一體化的新定位

1.檔案載體形式變化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，信息與載體是一體的，有固定的物理位置。而電子檔案的載體是磁盤、光盤等，這載體具有驚人的海量信息存儲(chǔ)特點(diǎn)。信息存儲(chǔ)高密度與多種信息媒體集成性，可使文字、聲音、圖像用數(shù)字化信息高密度存儲(chǔ)。

2.信息與載體之間的可分離性。電子文件具有虛擬化制作方式和便于拷貝的特點(diǎn)，使得“原件”和“復(fù)制件”難以區(qū)分，電子文件中的信息不再具有固定的物理位置，不再具有物理意義上的“實(shí)”體狀態(tài)。信息與載體卻是可分離的，電子檔案的本質(zhì)是信息的獨(dú)立性。

3.信息的可變性。信息可以以真實(shí)獨(dú)立的形態(tài)選擇不同的電子載體，可以通過(guò)電子手段脫離原載體進(jìn)行傳輸。利用者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取信息，而不必同時(shí)獲取載體。電子文件在傳輸、利用過(guò)程中，由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的信息易于增刪，數(shù)據(jù)易于更新和補(bǔ)充，均可使電子文件中的信息發(fā)生變化。信息技術(shù)的更新和新型載體的出現(xiàn)，對(duì)于存儲(chǔ)介質(zhì)亦需轉(zhuǎn)換，而這將不可避免地帶來(lái)信息損失和變化。

4.電子檔案帶來(lái)了新的管理方式和新的管理空間。電子文件從“紙庫(kù)”到“腦庫(kù)”，實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)化共享。電子文件的信息數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)了信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)快捷化，從而實(shí)現(xiàn)信息共享化。

三、實(shí)現(xiàn)文檔一體化的措施

1.制定流程技術(shù)規(guī)則。按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，形成一體化業(yè)務(wù)流程，以保證歸檔電子文檔系統(tǒng)的移交，實(shí)現(xiàn)檔案目錄、文件原文和電子文檔的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，建立文檔安全與管理體系。通過(guò)建立嚴(yán)格的管理制度和工作程序，確保工作人員依據(jù)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)公文進(jìn)行辦理，所制定的公文辦理程序，要具有細(xì)化、簡(jiǎn)捷以及操作性強(qiáng)的特點(diǎn)。為了有效執(zhí)行公文行文規(guī)則，要對(duì)審核簽發(fā)制度進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，除此之外，在裝訂要求等方面也要嚴(yán)格把關(guān)。

2.樹(shù)立質(zhì)量管理意識(shí)。檔案是我國(guó)歷史發(fā)展最真實(shí)的記錄，也是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科學(xué)研究等方面最有利的依據(jù)，在我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)管理工作中，有著不可替代性。因此，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，樹(shù)立人人有責(zé)的檔案管理思想，有著極為重要的現(xiàn)實(shí)工作意義。檔案工作人員必須要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，在工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，都要樹(shù)立質(zhì)量第一的思想觀念，明確自身的工作崗位、責(zé)任和義務(wù)。

3.建立技術(shù)保障體系。信息技術(shù)在給電子檔案帶來(lái)先進(jìn)的管理和利用手段的同時(shí)，也給電子檔案信息的真實(shí)性和可靠性帶來(lái)一定的弊端。對(duì)于電子檔案信息的真實(shí)性和可靠性，要利用其超能的技術(shù)特性提供保障，要建立電子文件運(yùn)行生命周期表，完整地記載電子文件在生命期內(nèi)的全部活動(dòng)情況，要采用簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防止改寫等措施來(lái)保證周期表記錄信息的準(zhǔn)確性和原始性。電子文檔周期表將作為檢驗(yàn)其真實(shí)性的唯一依據(jù)和憑證，為其建立規(guī)范的電子文件歸檔技術(shù)和嚴(yán)密的檢驗(yàn)技術(shù)。對(duì)進(jìn)庫(kù)的文檔及其周期表提供檢驗(yàn)報(bào)告，創(chuàng)建校驗(yàn)文檔與備份光盤。建立非法電子檔案數(shù)據(jù)處理及原始數(shù)據(jù)恢復(fù)的完整技術(shù)。建立嚴(yán)密的檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出、入庫(kù)技術(shù)。提供檢驗(yàn)報(bào)告和光盤備份并制定嚴(yán)密的檔案轉(zhuǎn)、入庫(kù)制度，最終確保檔案管理的安全性。

（作者單位：公主嶺市外派勞務(wù)服務(wù)中心）