關(guān)于檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

楊青

摘 要 知識經(jīng)濟(jì)時代，隨著數(shù)字技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)在人們生活、工作和學(xué)習(xí)中起到了深遠(yuǎn)影響，信息化、數(shù)字化已經(jīng)成為時代的潮流，是社會向前發(fā)展的趨勢。由此，檔案信息化建設(shè)也必然成為時代的選擇，檔案信息化對于政務(wù)信息化有著巨大的推動和影響作用，檔案信息化的水平將直接影響著政府的競爭力和服務(wù)管理質(zhì)量。本文就檔案信息化建設(shè)的意義、特點(diǎn)，當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問題，對檔案信息化建設(shè)提出幾點(diǎn)思考。

關(guān)鍵詞 檔案管理 信息化建設(shè) 思考

中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1檔案信息化建設(shè)的意義

（1）檔案信息化是信息化建設(shè)的要求。政務(wù)信息化的發(fā)展將以電子政府成為信息化建設(shè)的重要標(biāo)志，互聯(lián)網(wǎng)將成為政府職能的重要表現(xiàn)形式和媒介，政府的信息披露、網(wǎng)上辦公、政府采購與招標(biāo)等活動將更多地通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)；電子政府將成為一個跨越政府部門和管理行業(yè)的綜合平臺，將成為各級政府機(jī)關(guān)與企業(yè)和民眾的連接中心，它是社會信息化重要標(biāo)志之一。

（2）檔案信息化可以極大地改變檔案管理工作的方式。一是檔案管理不再費(fèi)時費(fèi)力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時費(fèi)力；二是檢索查詢方便。檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時查詢，極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

（3）檔案信息化為決策提供信息支持。一是可為黨和政府決策提供可靠正確的信息，對此，檔案信息有著獨(dú)特的優(yōu)勢，可以為科學(xué)決策發(fā)揮重要作用；二是可為科學(xué)研究和知識普及提供智能化服務(wù)。

2檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)

（1）檔案信息的正確性和可靠性較高。檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)，在資源建設(shè)過程中，保證信息的正確性、可靠性尤為關(guān)鍵。檔案信息資源包含的內(nèi)容廣泛，信息量巨大，且資源增長速度快，重構(gòu)難度大，如果資源包含的信息正確性、可靠性不高，將使資源的利用困難，最終影響信息化建設(shè)的成敗。

（2）信息的安全性必須得到保證。檔案信息化建設(shè)的目的是為社會提供檔案信息服務(wù)，不可避免地借助現(xiàn)有的各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，由于信息具有易傳播、易擴(kuò)散、易損壞的特點(diǎn)，信息資產(chǎn)比傳統(tǒng)的實(shí)物資產(chǎn)更加脆弱，更容易受到損害，這樣勢必威脅檔案信息的安全性。為了保證信息的安全性，必須在信息資源建設(shè)的過程做好檔案信息的鑒定工作，在通過網(wǎng)絡(luò)為社會提供信息服務(wù)的過程中，要采取多方面的安全措施，保證檔案信息的安全。

（3）信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)工程。傳統(tǒng)的社會經(jīng)濟(jì)使檔案信息化缺乏應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)動力，檔案意識的淡薄使檔案信息化缺乏了應(yīng)有的精神動力，盡管當(dāng)代社會環(huán)境為檔案信息化建設(shè)提供了良好的社會基礎(chǔ)，有著獨(dú)到的“天時地利人和”，但檔案信息化建設(shè)與政府其他的信息化建設(shè)比較，存在著明顯的不足與落伍，甚至是滯后，欠帳太多，受財力、技術(shù)力量等因素不同程度的影響，注定檔案信息化建設(shè)時間周期長，必須采取分步實(shí)施和邊開發(fā)邊利用原則，將信息化工作穩(wěn)步推進(jìn)。

（4）需要成熟、通用的技術(shù)及產(chǎn)品作保障。在檔案信息化建設(shè)的過程中，將采用多種信息處理技術(shù)和產(chǎn)品，這些技術(shù)和產(chǎn)品必須是成熟的，以保證信息資源建設(shè)和利用的可靠性。另一方面，檔案信息資源的保存利用是長期的、永久的，這樣必須要求資源建設(shè)的過程采用的技術(shù)必須是通用的、標(biāo)準(zhǔn)的，非通用的、非標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)會導(dǎo)致資源共享困難，甚至在將來無法利用，造成極大的人力、物力和資源的浪費(fèi)。

3檔案信息化建設(shè)存在的問題

（1）檔案人員專業(yè)化水平不高。目前，相當(dāng)一部分檔案專業(yè)人員在信息化方面知識缺乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)不能適應(yīng)信息化建設(shè)需要。特別是在縣一級檔案部門，畢業(yè)于檔案專業(yè)或計算機(jī)專業(yè)的人才極少，多數(shù)人員的年齡、文化知識結(jié)構(gòu)不合理。尤其是一些機(jī)關(guān)檔案員，兼職過多，更迭頻繁，不僅不具備檔案信息化建設(shè)所需要的知識水平，而且連一般的檔案業(yè)務(wù)任務(wù)都難以完成。

（2）檔案信息化建設(shè)工作繁重。進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工程中，不僅要對當(dāng)前存檔的檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入處理，利用掃描等現(xiàn)代化手段將其轉(zhuǎn)化成電子格式；又要在電腦上用相關(guān)文檔軟件按照統(tǒng)一要求對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行編制，方便日后檢索查閱；甚至對于一些機(jī)密性的數(shù)據(jù)，還要有相關(guān)的技術(shù)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)加密保護(hù)，設(shè)置防火墻等手段阻擋黑客攻擊；這些工作完成之后，還需要不定期的對電子檔案進(jìn)行維護(hù)，防止因突發(fā)情況造成的檔案資源丟失或損壞。

（3）缺乏經(jīng)費(fèi)保障機(jī)制。要想搞好檔案信息化建設(shè)，需要企業(yè)投入大量資金，前期的建設(shè)需要大量經(jīng)費(fèi)，而且在后期的維護(hù)和升級中還需要另一筆投入，這樣就造成了檔案信息化建設(shè)難以大規(guī)模普及。

（4）數(shù)字化檔案應(yīng)用系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全性有待提高。數(shù)字化檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)向社會公眾提供高效快捷的檔案信息服務(wù)，必須要采用一套完整的安全措施，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性，防止黑客的攻擊和病毒的入侵，使數(shù)據(jù)和應(yīng)用系統(tǒng)不被破壞，系統(tǒng)時刻保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)，信息傳輸?shù)倪^程中重要信息不泄漏或被修改。

（5）信息化建設(shè)區(qū)域發(fā)展不平衡。在區(qū)域經(jīng)濟(jì)還不夠發(fā)達(dá)的縣市，一些辦公自動化程度較高的部門，由于綜合信息化建設(shè)基礎(chǔ)較好，只要稍加指導(dǎo)和及時開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案信息化建設(shè)就能很快有所作為。而在大部分單位，由于領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識問題和信息化建設(shè)基礎(chǔ)條件滯約，很難在檔案信息化建設(shè)方面有效地開展工作。

4檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢

（1）因地制宜，抓好規(guī)劃。結(jié)合本地實(shí)際，要對當(dāng)?shù)鼐唧w情況進(jìn)行具體分析。一是在宏觀方面，要積極爭取將檔案信息化建設(shè)納入當(dāng)?shù)匦畔⒒ㄔO(shè)總體規(guī)劃，使檔（下轉(zhuǎn)第158頁）（上接第155頁）案信息化建設(shè)和社會信息化建設(shè)同步發(fā)展。二是在信息化建設(shè)的技術(shù)環(huán)節(jié)上，要明確具體的建設(shè)指標(biāo)和任務(wù)。三是要把檔案信息化建設(shè)列入檔案工作目標(biāo)任務(wù)，并結(jié)合各自的實(shí)際，分部門、分行業(yè)進(jìn)行具體要求，力爭營造良好的檔案信息化建設(shè)內(nèi)外部工作環(huán)境，保證檔案信息化建設(shè)得以全面推進(jìn)。

（2）引進(jìn)和培養(yǎng)信息化建設(shè)人才。從目前基層檔案人員學(xué)歷上看，大專院校畢業(yè)的人員比例偏少，對檔案信息化工作的開展十分不利。要改變這種狀況，比較簡捷的辦法就是調(diào)入大專院校畢業(yè)生，改變隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)新的工作需要。對有發(fā)展前途的年輕同志，要進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)懂得計算機(jī)知識與檔案管理的復(fù)合型人才，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障，促進(jìn)這項(xiàng)工作的健康發(fā)展。

（3）做好檔案安全保障工作。做好檔案信息資源的安全體系保障，企業(yè)根據(jù)自身檔案建設(shè)情況，從實(shí)際出發(fā)制定合理的檔案信息資源保護(hù)機(jī)制和檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對于突發(fā)情況和自然災(zāi)害，檔案管理人員能夠在第一時間進(jìn)行組織搶救和轉(zhuǎn)移資源，最大限度的防止突發(fā)情況對檔案資料造成的損壞，提高應(yīng)對各種危險情況的快速反應(yīng)能力，切實(shí)保證檔案資源的安全。

（4）明確重點(diǎn)，尋求突破。當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在電子文件的管理上。這樣，有利于把數(shù)字檔案信息資源建設(shè)前移至文件形成部門。對庫藏檔案的數(shù)字化要防止急于求成、片面追求結(jié)果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。目前，各地都在加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。因此，要立足實(shí)際，對于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要在引進(jìn)成熟軟件的基礎(chǔ)上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據(jù)接口工作。

（5）規(guī)范流程，強(qiáng)化服務(wù)，確保檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)常態(tài)化、合法化、穩(wěn)定化。檔案信息化的首要前提，是檔案管理工作自身流程的規(guī)范化。要結(jié)合實(shí)際，對現(xiàn)有的工作進(jìn)行一次梳理。對于不適應(yīng)、不符合的，堅(jiān)決予以整改。要轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”上升到“服務(wù)”的理念。明確信息資源關(guān)鍵在于利用，否則，再好的信息化技術(shù)手段都是“擺設(shè)”。充分發(fā)揮局域網(wǎng)的快速、便捷的效能，建立內(nèi)部的檔案應(yīng)用服務(wù)平臺。

當(dāng)前，我國已經(jīng)把社會信息化擺在重要位置，這為檔案信息化建設(shè)提供了廣闊的發(fā)展前景。隨著科技不斷進(jìn)步，檔案信息化建設(shè)的全面實(shí)行將不再遙遠(yuǎn)，利用電子計算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備和一套完整的機(jī)制作保障，有助于加快檔案信息化現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的建設(shè)步伐。

參考文獻(xiàn)

[1] 蘇建瑞.檔案信息化建設(shè)應(yīng)以人才培養(yǎng)為基點(diǎn)[J].檔案天地，2005（B06）.

[2] 鄭東明.檔案信息化建設(shè)過程中的問題及對策研究[J].黑龍江科技信息，2010（25）.

[3] 楊公之.檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論[M].北京：中國檔案出版社，2001.

[4] 張超.實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的幾點(diǎn)思考[J].金融財會，2012（07）.

[5] 李芳.淺析人事檔案管理的信息化發(fā)展趨勢[J].群文天地，2011（12）.