河南省高校檔案管理信息化建設(shè)路徑研究

劉建民

（河南大學(xué)開封475001）

河南省高校檔案管理信息化建設(shè)路徑研究

劉建民

（河南大學(xué)開封475001）

信息化社會(huì)的到來，為河南省高校的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，高校檔案管理工作信息化已成大的趨勢。目前河南高校檔案管理工作中信息化建設(shè)存在諸多發(fā)展問題，急需轉(zhuǎn)變思想觀念，提高認(rèn)識(shí)，加大檔案信息化基礎(chǔ)硬件投入，建設(shè)一支適應(yīng)對信息化建設(shè)的高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，加快推進(jìn)河南高校檔案管理的信息化進(jìn)程。

河南高校檔案管理信息化建設(shè)路徑

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，對檔案管理工作提出了新的更高的要求。早在2002年，國家檔案局出臺(tái)了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》文件，對檔案管理中的檔案信息化建設(shè)提出了新的要求，將檔案信息化建設(shè)納入國家電子政務(wù)建設(shè)和政府信息公開的數(shù)據(jù)庫。作為承擔(dān)培養(yǎng)和輸送高級專業(yè)人才的高校，檔案信息化建設(shè)顯得尤為重要。如何充分利用信息技術(shù)，提升河南高校檔案管理工作的信息化水平和服務(wù)水平，更好地推動(dòng)全省高校各方面工作的科學(xué)發(fā)展，這是全省高校檔案管理面臨的新方向和大趨勢。

從目前來看，河南省各高校都存在著檔案資源信息化建設(shè)相對滯后、亟待向前發(fā)展等問題。而相對“先天不足”的一些高校，其檔案管理信息化建設(shè)更有待發(fā)展?；诖耍疚脑噺娜「咝n案管理信息化建設(shè)的發(fā)展思路與現(xiàn)實(shí)路徑方面加以探討。

一、高校檔案管理工作的主要內(nèi)涵與現(xiàn)實(shí)意義

進(jìn)行高校檔案管理信息化建設(shè)，首先要明確高校檔案管理工作的內(nèi)涵。作為高校管理工作的重要組成部分之一，檔案管理在學(xué)校整體發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。從工作范圍來看，高校檔案管理主要包括人事檔案、學(xué)生檔案等及學(xué)校在工作開展與管理中形成的需有效保存的、有重要參考價(jià)值與收藏意義的文獻(xiàn)資料、媒體音像制品等。這些檔案資料是高等教育事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，從檔案中我們能夠觸摸到高校歷史發(fā)展的昨天和明天，可在檔案館藏資料的借鑒中，有效地解決各高校在發(fā)展中遇到的問題。

檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)內(nèi)容龐大，體系嚴(yán)密的系統(tǒng)性工程，涵蓋內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)體系明確，全省大多數(shù)高校的檔案管理信息化建設(shè)中主要包括幾個(gè)方面[1]。

1.檔案信息的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化。在全省高校檔案信息化建設(shè)中最基礎(chǔ)的組成部分，就是開啟檔案管理的信息化進(jìn)程的智慧大門。檔案管理信息的數(shù)字化，一方面包括紙質(zhì)檔案、文獻(xiàn)資料的數(shù)字化，照片等圖文資料的數(shù)字化；另一方面包括錄音、錄像等媒體檔案的數(shù)字化，對這些檔案資料與文獻(xiàn)資料進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。因這些檔案的性質(zhì)不同，管理上難度較大，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式無法滿足這些檔案查閱的需求。對這些零碎多樣的資料，檔案管理信息化要做的就是實(shí)現(xiàn)其數(shù)字化轉(zhuǎn)化，用專業(yè)的輸入設(shè)備與轉(zhuǎn)換器將紙質(zhì)文件、照片、圖紙、音像資料轉(zhuǎn)化為便于查閱與存儲(chǔ)的數(shù)字化形式[2]。

2.借助專業(yè)的管理軟件，建立檔案信息管理與檔案查詢利用的互聯(lián)互通。高校檔案管理工作中的重要任務(wù)是實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，而首要的是建立檔案信息管理與檔案的查詢利用之間的互聯(lián)互通，在建立兩者之間聯(lián)系時(shí)需要借助專業(yè)的檔案管理軟件與管理系統(tǒng)。目前河南省高校的檔案管理主要包括檔案信息的記錄、檔案信息的檢索、檔案信息的統(tǒng)計(jì)、檔案文獻(xiàn)資料的有效存儲(chǔ)，而在檔案管理系統(tǒng)中最為核心的部分是檔案資料的查閱與利用，進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)的目的就是形成規(guī)范、有效的檔案管理系統(tǒng)，為檔案的管理與利用提供便利條件，這是檔案信息化建設(shè)的最終目的。因此，做好檔案管理系統(tǒng)與檔案的查詢、利用之間的聯(lián)系與協(xié)調(diào)，是檢驗(yàn)檔案管理信息化成敗的標(biāo)準(zhǔn)[3]。

3.實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享與檔案的有效移交。檔案管理除了方便檢索與查閱外，要做好檔案館之間的檔案信息數(shù)據(jù)資源的有效共享，只有在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享的基礎(chǔ)上，廣大師生在進(jìn)行檔案管理與檢索時(shí)才更加方便、快捷，要在檔案的管理工作中借助檔案資源的共享，才能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一綜合性的管理。各個(gè)高校的檔案信息不是孤立存在的，與檔案信息的管理、利用是密切相關(guān)的，這種資源的共享性貫穿于高校檔案管理信息化建設(shè)的全過程。在高校檔案信息的共享中以數(shù)據(jù)為核心，根據(jù)客戶身份的有效確認(rèn)、檔案數(shù)據(jù)的有效授權(quán)等幾個(gè)方面開展工作。在有效的時(shí)間內(nèi)，客戶登記與檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，進(jìn)行必要的驗(yàn)證后給予查閱的權(quán)利，并合理管理用戶的查閱記錄與查閱范圍，真正實(shí)現(xiàn)讓“信息多跑路、群眾少跑腿?！?/p>

4.做好檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)與整理，確保檔案信息安全。檔案作為一種機(jī)密與私人性的文件資料，對于安全性的要求特別高。涉及的安全內(nèi)容包括身份的保密、身份的確認(rèn)、用戶信息的完整性，如果檔案信息被不法分子獲取，檔案數(shù)據(jù)的安全岌岌可危。身份認(rèn)證是通過一定的通訊方式，對進(jìn)行用戶查閱檔案時(shí)的身份確認(rèn)，只有確保用戶身份信息的準(zhǔn)確無誤，才可以授予其檔案查閱的權(quán)利?？陀脩粜畔⒌耐暾允侵赣脩魝€(gè)人的信息沒有出現(xiàn)被更改的痕跡，是對用戶身份的再次安全確認(rèn)。安全問題是各個(gè)高校檔案信息化建設(shè)必須要保證做到的重要的方面。

二、全省高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與難點(diǎn)

與其他省份高校檔案管理相比，我省高校檔案管理工作起步較晚，普遍存在專業(yè)化程度不夠、標(biāo)準(zhǔn)化程度低等問題，這是全省高校檔案管理工作的通病。

作為地方高校，其特有屬性決定了其各方面發(fā)展不能與國家重點(diǎn)高校相媲美。就檔案管理任務(wù)而言，大都是檔案室或基于檔案室基礎(chǔ)上建立的檔案館承擔(dān)的。就其建制，往往是以學(xué)校的教學(xué)輔助部門存在，有的不是獨(dú)立建制，僅僅是掛靠單位，附屬于某個(gè)部門。學(xué)校往往將經(jīng)費(fèi)優(yōu)先考慮教學(xué)、科研第一線，因此就其發(fā)展而言，無論是從重視程度，還是扶持力度，大都處于邊緣化地位，與其他同類的教學(xué)輔助部門不可同日而語。

就目前而言，據(jù)筆者調(diào)查，河南省高校檔案管理工作普遍存在配套硬件不足和檔案管理人員編制不足、結(jié)構(gòu)不合理等諸多問題。如基礎(chǔ)設(shè)施、配套硬件方面，首先是庫房不足，很多高校檔案室（檔案館）辦公、庫房合一，沒有獨(dú)立的館舍，在用房緊張的情況下，只能利用分散保存或定期淘汰等做法；其次，設(shè)備配備嚴(yán)重不足，多是電腦、打印機(jī)而已，其他專業(yè)的信息化設(shè)備幾乎沒有。有的高校，基本的檔案管理軟件都沒有購買安裝。再者，就從事檔案管理人員而言，往往是人員不足、結(jié)構(gòu)不夠合理，面臨著人才青黃不接的局面，而檔案學(xué)專業(yè)出身的幾乎是鳳毛麟角。綜上所述，就社會(huì)發(fā)展總體趨勢而言，在今天的互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，河南省高校檔案管理信息化建設(shè)亟待探求可行性發(fā)展路徑[4]。

三、河南省高校檔案信息化建設(shè)的可行性研究分析

“它山之石，可以攻玉”，地方專業(yè)檔案館和重點(diǎn)高校檔案管理的經(jīng)驗(yàn)都可以值得我省學(xué)習(xí)、借鑒。

1.形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理依據(jù)。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，就要為檔案的管理制定明確、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)和前提。高校這一特殊主體的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理與建設(shè)是指借助各種規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)性與統(tǒng)一性。這是保證高校檔案管理其他工作正常開展的基礎(chǔ)性工作。但目前全省高校的檔案管理中各自為政，管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的現(xiàn)象十分嚴(yán)重，在進(jìn)行高校檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，要盡快打破高校檔案管理上混亂、分散的狀態(tài)，整合成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范性的檔案管理模式，為檔案管理提供管理的科學(xué)性依據(jù)。在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定時(shí)，要專門召開檔案管理全體會(huì)議，統(tǒng)一高校檔案管理人員的思想與行動(dòng)，分析檔案管理的發(fā)展趨勢，借鑒先進(jìn)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定時(shí)要兼顧各方面的利益，綜合考慮制定出各方都比較認(rèn)同的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。目前，比較認(rèn)同的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)、文獻(xiàn)檢索標(biāo)準(zhǔn)等等，只有形成統(tǒng)一的高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，才能加快推動(dòng)高校檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.實(shí)現(xiàn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)傳輸與信息共享。高校中最常見的還是以紙質(zhì)檔案為主，前面提到過高校的檔案管理首先就是將檔案的載體統(tǒng)一起來，即實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)到電子的轉(zhuǎn)化。鑒于紙質(zhì)文獻(xiàn)資料在實(shí)際的檔案管理中出現(xiàn)的占用空間大、環(huán)境要求苛刻及工作量大與查閱不方便等突出的建設(shè)問題，在由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案之后，彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案管理的不足，基本解決傳統(tǒng)檔案的泛黃與污損，保證檔案文獻(xiàn)的正常查閱，在完成檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作后，借助現(xiàn)代的檔案管理軟件，對電子文檔資源進(jìn)行排序與整理，分門別類的放置到各個(gè)文件之中，存儲(chǔ)與備份上都方便、快捷，也能更好的實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)絡(luò)傳輸與信息資源共享。

3.提高思想意識(shí)，將檔案管理工作納入學(xué)校管理工作之中。在多數(shù)人的眼里，檔案工作就是一項(xiàng)簡單的基礎(chǔ)性工作，無非就是簡單的保管、存檔，這或許是與檔案工作很難直接或明顯產(chǎn)生社會(huì)效益有關(guān)。所以，在高校全盤工作中，檔案工作不受重視的現(xiàn)象十分普遍。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代，檔案管理信息化工作的開展，首先要求從思想上轉(zhuǎn)變觀念。正如前文所述，高校檔案管理信息化工作的有效開展，必將打破紙質(zhì)的時(shí)代，在為學(xué)校發(fā)展提供可觸性歷史的基礎(chǔ)上，檔案館（室）要充分發(fā)揮其自身優(yōu)勢，更好地服務(wù)教學(xué)和科研。所以，從廣大教職工到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，都應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，提高思想認(rèn)識(shí)，將檔案管理工作納入學(xué)校管理工作之中，加大對檔案管理信息化工作給予人、財(cái)、物等各方面支持力度。如在推動(dòng)高校檔案的信息化建設(shè)中，要做好硬件設(shè)施的完善，加大對硬件基礎(chǔ)設(shè)施的投資。在檔案管理中常用的硬件設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、非線性高速掃描儀、數(shù)字化的存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù)資源庫、數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)連接器等等，這些都是進(jìn)行高校檔案信息化管理的硬件基礎(chǔ)。在硬件設(shè)施完善配備的基礎(chǔ)上，也要注意定期更新設(shè)備與系統(tǒng)，跟上時(shí)代的步伐，不至于淘汰落伍。

4.打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，推動(dòng)全省高校檔案管理的信息化建設(shè)。在全省高校檔案管理中，占據(jù)主體地位的是檔案管理人員，檔案管理人員的管理水平與綜合管理素質(zhì)影響著檔案的管理效果，也決定著檔案管理信息化程度的高低。要想實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化建設(shè)，一要做好高校檔案管理人員的培養(yǎng)，從檔案管理人員的專業(yè)管理技能、職業(yè)道德素養(yǎng)、個(gè)人品格魅力等方面進(jìn)行全面的培訓(xùn)與指導(dǎo)，可采取走出去、請進(jìn)來等多種方式進(jìn)行；二要在學(xué)校內(nèi)部建立科學(xué)、完善的檔案管理培訓(xùn)體系，有計(jì)劃、有針對性的進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要全面，培訓(xùn)方式要合理，重點(diǎn)培養(yǎng)高校檔案管理人員的現(xiàn)代檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使用技術(shù)、檔案法的有關(guān)規(guī)定等等，既有理論知識(shí)的教育與指導(dǎo)，又有操作能力的演示與示范；三要在進(jìn)行高校檔案管理的信息化建設(shè)時(shí)，著力打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，使檔案管理人員在短的時(shí)間內(nèi)，以最佳的工作狀態(tài)融入到高校的檔案管理中，積極投入到高校檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程之中。經(jīng)過專門培訓(xùn)的檔案管理人員必須掌握最先進(jìn)的檔案管理方式，以滿足高校檔案管理的需要，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化與數(shù)字化。

5.在進(jìn)行高校檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，還要注意網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。高校檔案管理的信息化建設(shè)在帶來管理便捷的同時(shí)也帶來了一系列的安全隱患問題，加上檔案所具有特殊性質(zhì)，對于網(wǎng)絡(luò)的安全性要求更高。因此，在高校檔案管理信息化建設(shè)時(shí)要充分保證網(wǎng)絡(luò)的安全與穩(wěn)定。在檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)時(shí)可從以下著手：一方面要對高校的檔案管理人員進(jìn)行專門的上崗培訓(xùn)，加強(qiáng)其檔案安全管理意識(shí)，端正工作態(tài)度，避免個(gè)人工作失誤，認(rèn)真做好對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)黑客的有效監(jiān)控與防御，定期檢查計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，防止因上述原因?qū)е聶n案銷毀或丟失現(xiàn)象發(fā)生，做好檔案工作的安全性管理；另一方面要做好高校檔案的保密工作，學(xué)校對于檔案的保密有明確的界定，有的檔案是沒有查閱限制的，有的檔案只允許內(nèi)部人員查閱，有的檔案是需要嚴(yán)格保密的，作為高校的檔案管理人員要熟知并明確這些檔案規(guī)定，在實(shí)際檔案管理的過程中切實(shí)做好檔案的安全保密工作。在高校檔案管理信息化建設(shè)時(shí)要把檔案安全放在檔案管理的重要位置，保證檔案的保密與安全性。根據(jù)各個(gè)學(xué)校的不同情況，應(yīng)制定合理的檔案管理安全條例，對于違犯條例的行為要給與嚴(yán)厲制裁，同時(shí)要加強(qiáng)對檔案管理人員的安全保密教育，采取責(zé)任到人的策略，每一環(huán)節(jié)都要分工明確，出現(xiàn)問題全權(quán)負(fù)責(zé)。同時(shí)我們可以借鑒并引入國家有關(guān)部委制定的有關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，借鑒兄弟院校先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)管理經(jīng)驗(yàn)，在檔案安全管理的過程中，結(jié)合物理手段有效的防范網(wǎng)絡(luò)“黑客”，嚴(yán)防網(wǎng)絡(luò)“病毒”入侵，認(rèn)真做好高校檔案的安全管理工作，為河南省高校檔案管理的信息化建設(shè)提供安全的建設(shè)環(huán)境。

[1]孟世恩，王穎，何芳.對我國檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考[J].檔案學(xué)研究，2004（5）.

[2]李連第.構(gòu)建檔案館數(shù)字化設(shè)想實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享[J].濟(jì)南職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2006（5）.

[3]張莉萍，胡杰軍.高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（4）.

[4]李海軍.檔案管理信息化之理念探討：以高校檔案管理信息化建設(shè)為背景[J].北京檔案，2007（2）.

★該論文榮獲2016全國檔案工作者優(yōu)秀論文二等獎(jiǎng)。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.17.12

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2017-02-23