醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題與建議

黃思敏

（復(fù)旦大學(xué)附屬華山醫(yī)院 上海 200040）

醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題與建議

黃思敏

（復(fù)旦大學(xué)附屬華山醫(yī)院 上海 200040）

當(dāng)前，雖然各大醫(yī)院陸續(xù)開展檔案數(shù)字化工作，但檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程依舊相當(dāng)緩慢，存在數(shù)字化意識薄弱、軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施不足、電子化認(rèn)可度低、復(fù)合型人才稀缺等問題，嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，制約醫(yī)院檔案信息化管理。針對上述問題進(jìn)行分析，提出加強醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點建議，希望能夠提高醫(yī)院檔案信息化管理水平。

醫(yī)院檔案 數(shù)字化建設(shè) 問題 建議

G270.7

A

2017-08-22

近幾年，隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的深入發(fā)展，醫(yī)院服務(wù)模式不斷優(yōu)化，醫(yī)療業(yè)務(wù)量的擴大使得醫(yī)院各職能部門在管理工作中的文件不斷激增，形成了各種門類的醫(yī)院檔案。醫(yī)院檔案涵蓋了醫(yī)院管理的各個方面，涉及黨政、科研、教育、設(shè)備、基建、人事和財務(wù)等多方面信息，形成了文書檔案、科研檔案、教學(xué)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、人事檔案等多種門類的檔案。醫(yī)院檔案作為記錄和保存醫(yī)院行政管理工作和醫(yī)療、科研、教育等各項工作查考的憑證，在為醫(yī)院臨床研究、基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)等提供可靠資料的同時，也為醫(yī)院管理者決策提供了科學(xué)數(shù)據(jù)和可靠依據(jù)[1]。

基于此，不斷增長的檔案文件總量使得檔案信息的利用價值日益提高，各部門對檔案的需求和期望值日益提升，為了提高服務(wù)質(zhì)量與工作效率，傳統(tǒng)的手工管理與單純的實體管理模式已不能滿足檔案現(xiàn)代化發(fā)展的需要，醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)勢在必行。雖然各大醫(yī)院都建立了檔案專用軟件系統(tǒng)，并專設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫用以存儲電子文件，但使用范圍仍舊非常狹小。目前，醫(yī)院檔案的目錄信息已基本數(shù)字化，但檔案全文信息的數(shù)字化進(jìn)程發(fā)展緩慢，醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)僅限于表面工程，從而使得醫(yī)院檔案信息化管理處于滯后狀態(tài)。

一、醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

1.檔案數(shù)字化意識薄弱。醫(yī)院檔案反映了醫(yī)院在醫(yī)療運作與管理建設(shè)中的方方面面，雖然目前醫(yī)院對檔案的收集與保管利用愈加重視，但對檔案數(shù)字化建設(shè)趨勢仍然認(rèn)識不足。醫(yī)務(wù)工作者對檔案文件的觀念仍然停留在紙質(zhì)存檔階段，文件的相互流轉(zhuǎn)也仍以紙質(zhì)傳閱形式為主，極少開展電子文件的閱覽，使得檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程緩慢。與此同時，兼職檔案員的檔案數(shù)字化意識不強。不少兼職檔案員仍以傳統(tǒng)的收集管理模式整理文件，即使在實際工作中產(chǎn)生了電子文件，有些經(jīng)過多次修改確定了最終版本后，也會以紙質(zhì)化的形式進(jìn)行歸檔，而將電子版本刪除，在對該份紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化時必須重新開始掃描，錄入數(shù)據(jù)庫，無形之中就增加了檔案數(shù)字化的工作量。

2.檔案軟硬件設(shè)施不完善。檔案的數(shù)字化建設(shè)需要硬件與軟件兩方面設(shè)施的保障。在硬件方面，將“存量”檔案數(shù)字化需要適配專業(yè)、高效且功能強大的掃描儀器。目前，多數(shù)醫(yī)院對手寫的病歷檔案進(jìn)行電子信息化時均采用高速拍攝儀，其優(yōu)點在于拍攝速度快，成像質(zhì)量高，且無需拆卸檔案，避免了裝訂還原檔案的過程。雖然高拍儀的使用相當(dāng)便捷與輕松，卻無法滿足不同類型不同載體檔案的數(shù)字化要求。檔案數(shù)字化的目的不僅僅在于利用便利，同時也為了保護(hù)檔案的原始性與完整性。開展檔案數(shù)字化工作就是要保存檔案的原始面貌，以電子化的途徑獲取有價值的信息。但高拍儀在對檔案進(jìn)行拍攝時，受到外部影響因素較多，很難保證掃描儀批量化錄入時的品質(zhì)與一致性，且圖片質(zhì)量也低于掃描儀掃描出圖片的品質(zhì)。因此，陳舊的單一類型的掃描設(shè)備難以滿足檔案高質(zhì)量的成像效果，新型掃描設(shè)備的購買與更新非常有必要。與此同時，“增量”檔案電子化需要依賴軟件方面的支持。雖然醫(yī)院檔案有專設(shè)的軟件系統(tǒng)，但管理系統(tǒng)單一且孤立，未與醫(yī)院的辦公自動化（OA）系統(tǒng)進(jìn)行對接。由于醫(yī)院的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計單位不同，軟件形成的環(huán)境也不同，造成兩系統(tǒng)間形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法進(jìn)行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄入造成了一定的困難[2]。同時，檔案的數(shù)字化建設(shè)需要基于網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)，但數(shù)據(jù)庫存儲的服務(wù)器僅設(shè)置于小范圍的局域網(wǎng)之內(nèi)，無法將目錄數(shù)據(jù)庫與醫(yī)院其他利用者共享，也造成檔案數(shù)字化相對“雞肋”的現(xiàn)象。

3.電子文件的認(rèn)可度低。醫(yī)院檔案數(shù)字化的實現(xiàn)以電子文件為基礎(chǔ)[3]，鄧巧玲在《當(dāng)前醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題及對策》[3]中談到電子文件的功能較弱，其中提及電子文件的修改操作非常簡單，容易復(fù)制粘貼，且電子文件無法實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)簽名蓋章，難以判斷原件屬性等。筆者認(rèn)為電子文件確實存在這些問題，但它在提供利用方面非常簡便，且能保護(hù)原始檔案避免翻動與查閱，其操作的便捷性不言而喻。因此電子文件的功能其實非常強大，但由于形成的簡易性與可修改的特殊性導(dǎo)致其保密性與安全性相比同類紙質(zhì)文件有所減弱，從而降低了人們對電子文件的認(rèn)可度，并未將它視為正式的文件。沒有簽名或蓋章的電子文件僅作為參考之用，即便有電子簽名的電子文檔，簽名的有效性也一直處在爭議之中。所以電子文件的低認(rèn)可度延緩了檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

4.檔案專兼職人員信息化程度不高。檔案數(shù)字化是一項技術(shù)工作，因此醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)需要大量既通曉檔案專業(yè)知識又熟悉信息化技術(shù)的復(fù)合型人才。但醫(yī)院多數(shù)兼職檔案員為各部門所屬人員，主要處理本職能部門的專業(yè)事務(wù)，其檔案知識的儲備能力與業(yè)務(wù)水平相對有限，加之信息化程度不高，難以勝任檔案數(shù)字化的工作，從而產(chǎn)生抵觸厭惡的情緒，影響電子文件的預(yù)立卷與歸檔工作。而檔案專職管理人員雖然在檔案管理工作中較為專業(yè)，但對數(shù)字化檔案管理知識掌握程度不足，在計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)等方面較為薄弱，也難以驅(qū)動醫(yī)院檔案的數(shù)字化建設(shè)。

二、醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點建議

1.轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案數(shù)字化觀念。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視醫(yī)院檔案數(shù)字化工作，這是保障該項工作有序開展的首要條件。雖然醫(yī)院的工作以醫(yī)療、教育、科研為主，檔案僅是為各臨床與職能科室提供利用的服務(wù)部門，但如果檔案的查詢借閱一直使用紙質(zhì)檔案，會嚴(yán)重影響到各部門的工作效率。實現(xiàn)檔案數(shù)字化可以打破檔案利用的種種局限，使檔案管理更簡便、更開放[4]。醫(yī)院應(yīng)將該項工作納入醫(yī)院的整體發(fā)展規(guī)劃中，給予大力支持，檔案數(shù)字化建設(shè)工作才能真正有的放矢，平穩(wěn)開展。其次，兼職檔案員要轉(zhuǎn)變文件收集整理的傳統(tǒng)觀念，意識到電子文件有利于實現(xiàn)資源共享的重要性，在工作初期產(chǎn)生的電子文檔并非無用的“電子垃圾”，而是有利用價值的檔案文件，從而在前期工作中做好檔案數(shù)字化的第一步。再次，檔案專職管理人員也應(yīng)與時俱進(jìn)，更新管理理念，改變原先“收集滯后”的工作狀態(tài)，將管理工作的關(guān)口前移，提前參與到兼職檔案員產(chǎn)生文件的電子化中，這樣才有利于減少后期整理歸檔中紙質(zhì)文件數(shù)字化的工作量，從而真正做到“增量檔案”電子化。

2.努力完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟硬件基礎(chǔ)是達(dá)成檔案數(shù)字化管理目標(biāo)的基礎(chǔ)條件[5]。在硬件方面，醫(yī)院需要根據(jù)檔案數(shù)字化建設(shè)的要求配備較為先進(jìn)的硬件設(shè)施，比如電腦、高清數(shù)碼攝像機、復(fù)印機、打印機、平板掃描儀、高速掃描儀、刻錄機等設(shè)備。其中掃描儀的采購應(yīng)根據(jù)不同門類不同載體的檔案的實際需求進(jìn)行，務(wù)必要保證檔案掃描成像的質(zhì)量。在軟件方面，檔案管理軟件系統(tǒng)應(yīng)與醫(yī)院辦公自動化（OA）系統(tǒng)設(shè)置對接接口，如在收發(fā)文模塊中增加預(yù)立卷一欄，提前建立電子文件入口，開放相應(yīng)權(quán)限，使檔案專職人員可以提早查看文件預(yù)立卷歸檔情況，指導(dǎo)兼職檔案員如何整理組卷收發(fā)文，提高檔案工作效率。如果有條件將檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院現(xiàn)有的財務(wù)、人事管理、設(shè)備管理等系統(tǒng)進(jìn)行銜接，就可以更好地建立醫(yī)院檔案資料數(shù)據(jù)庫，使檔案資源變得更加豐富與充實。同時將檔案數(shù)據(jù)庫從狹小的局域網(wǎng)升級為醫(yī)院大網(wǎng)絡(luò)版，讓檔案信息的查詢與利用變得更加便捷，檔案資源的使用更加靈活多樣，檔案管理不再是徒手整理布滿灰塵的文件資料，檔案的數(shù)字化建設(shè)才更具實際意義。

3.建立數(shù)字檔案相關(guān)管理制度。由于電子檔案在其形成、處理和歸檔、保存等各環(huán)節(jié)，均有可能出現(xiàn)信息刪改或丟失等情況，故在積極引進(jìn)各類信息安全技術(shù)的同時，醫(yī)院檔案管理部門還需制定出管理制度，以確保各項信息安全技術(shù)作用的充分發(fā)揮，進(jìn)而在實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理基礎(chǔ)上確保檔案信息的安全性與完整性[6]。醫(yī)院應(yīng)結(jié)合自己的實際情況，參考1997年7月國家檔案局公布實施的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，制定出迎合本院數(shù)字檔案管理工作的相關(guān)制度，如建立《電子文件管理辦法》，對電子文件最初的形成、收集、鑒定、歸檔作相關(guān)規(guī)定，或制定檔案數(shù)字化規(guī)程、檔案安全保密、檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)、檔案設(shè)備維護(hù)使用等制度，以確保數(shù)字檔案的安全，提升電子文件與數(shù)字檔案的認(rèn)可度。

4.加強檔案復(fù)合型人才培養(yǎng)。醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)要取得良好效果，高素質(zhì)復(fù)合型人才隊伍的建設(shè)至關(guān)重要。由于醫(yī)院檔案特殊性，如涉及科研檔案數(shù)字化時，不但需要專業(yè)化的檔案管理知識，同時也要有一定的醫(yī)學(xué)科研知識背景，同時還要具備高水平的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如掌握多媒體、計算機軟件、互聯(lián)網(wǎng)操作等技能與知識，成為綜合型的管理人才[5]，為醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)做好鋪墊。醫(yī)院要鼓勵檔案專兼職人員參加各類檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員必要的理論知識水平。醫(yī)院檔案室應(yīng)當(dāng)邀請專業(yè)的計算機信息技術(shù)教師來院授課，

DOI：10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.21

三、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)是一項繁復(fù)而又艱巨的工程，未來醫(yī)院的醫(yī)療信息會發(fā)展到何種程度，不得而知。但醫(yī)院檔案要想更好地發(fā)揮自身價值，只有不斷地務(wù)實創(chuàng)新，求同尋變，將數(shù)字化建設(shè)堅持到底，才能守護(hù)其歷史使命，為醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃盡職盡力。

[1]楊亦軍，等.淺談如何做好醫(yī)院檔案的登記與統(tǒng)計工作[J].中國保健營養(yǎng)，2016，26（9）:314.

[2]付善鋒，劉志剛，耿輝.淺談醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2012，4（4）:137-139.

[3]鄧巧玲.當(dāng)前醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（4）:182.

[4]徐茁.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的應(yīng)用與體會[J].醫(yī)院管理論壇，2013（3）:57-59.

[5]黃桂敏.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的可行性探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（13）:91-92.

[6]趙雪玲.創(chuàng)新醫(yī)院綜合檔案在信息化環(huán)境中數(shù)字化管理的應(yīng)用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2012（33）:195.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.20

黃思敏，復(fù)旦大學(xué)附屬華山醫(yī)院檔案室科員，研究方向為醫(yī)院檔案管理。強化檔案人員信息化隊伍，并引用檔案數(shù)字化實際操作中的案例鼓勵大家分析討論，豐富培訓(xùn)內(nèi)容，提高兼職檔案員的熱情，積極主動地投入檔案數(shù)字化的工作中。