信息化背景下的檔案信息公共服務架構

劉彩娟 張雷雷

（中國航發(fā)湖南動力機械研究所 株洲 412002）

信息化背景下的檔案信息公共服務架構

劉彩娟 張雷雷

（中國航發(fā)湖南動力機械研究所 株洲 412002）

首先提出了檔案信息公共服務的內涵及特點，然后從檔案信息資源共享和時代發(fā)展需求兩方面介紹了提升檔案信息公共服務能力的必要性，針對目前的檔案信息公共服務情況，從檔案信息公共服務理念、服務方式、服務體系三方面分析了現(xiàn)階段檔案信息公共服務的現(xiàn)狀及存在問題，最后提出信息化背景下檔案信息公共服務架構，并對架構中的每個模塊進行詳細闡述。

信息化 檔案信息 公共服務 架構

G273.5

A

2017-08-08

信息化時代來臨對檔案信息公共服務是一個挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案服務從服務對象、服務方式、服務內容等方面均不能滿足社會發(fā)展需求。檔案部門要緊抓信息化進程中的特點，利用網(wǎng)絡新技術提升服務能力，從信息服務流程的每一環(huán)節(jié)入手，構建一個以信息技術為支撐、以檔案信息資源為服務內容、以新媒介為服務窗口的檔案信息公共服務架構，來滿足公眾的檔案信息需求。

一、檔案信息公共服務的內涵及特點

1.檔案信息公共服務的內涵。檔案信息公共服務，著眼于“公共”二字，本文所講的“公共”是社會意義上的“公共”，即面向整個社會實踐領域、面向最廣大人民，為社會各方面發(fā)展和最廣大人民的需求提供檔案事務服務與檔案信息資源服務意義上的“公共”。檔案信息公共服務指的是專門的檔案機構，包括各級各類檔案行政管理機構、承擔檔案事務管理職責的檔案業(yè)務部門，以及具有獨立法人資格的以提供檔案事務處理服務為基本業(yè)務的檔案社會中介組織等，面向社會各類組織以及公民個人、家庭所提供的檔案事務能力建設服務與檔案信息服務[1]。

具體來說，檔案信息公共服務包括三方面內容：一是檔案信息公共服務主體，不僅包括檔案行政部門，而且包括各級各類檔案館，甚至包括檔案中介服務機構；二是檔案信息公共服務的客體，主要是服務對象，包括國家機關、企事業(yè)單位，尤其是社會公眾；三是檔案信息公共服務的形式和手段，信息化背景下的服務形式已變得多樣化，除了傳統(tǒng)的檔案編研、文化展覽、信息咨詢等以外，還有眾多以新媒介為服務平臺的提供利用形式。

2.檔案信息公共服務的特點。檔案信息公共服務具有需求主體大眾化、服務內容生活化、服務方式多樣化的特點[2]。檔案信息利用的主體越來越擴大化，普通居民也越來越重視對檔案信息的利用，檔案信息利用主體呈現(xiàn)大眾化趨勢；檔案信息服務內容也越來越貼近公眾的日常生活，網(wǎng)絡作為一種方便、快捷、高效的信息服務途徑越來越受到檔案服務部門和服務對象的重視和青睞。各地檔案館紛紛利用計算機及網(wǎng)絡技術建立自己的網(wǎng)站，開通微博、微信等平臺來宣傳和提供服務，用戶擺脫了時間和空間的限制來隨時隨地查看、下載或咨詢所需檔案信息。

二、檔案信息公共服務能力提升的必要性

1.提升檔案信息公共服務能力是檔案信息資源共享的需要。有效開發(fā)和利用檔案信息資源是檔案工作最主要的目的，在保密允許的范圍內，最大限度地提供檔案服務、實現(xiàn)檔案的價值是為了檔案信息資源共享，也是滿足社會公眾的需要。在檔案信息化的背景下，檔案信息的交流共享不僅能夠提升檔案館形象和提升公眾檔案意識，更能夠方便快捷高效地滿足廣大社會公眾的不同需求。

2.提升檔案信息公共服務能力是時代發(fā)展的需要。隨著計算機技術的普及和辦公自動化系統(tǒng)軟件的推廣，檔案信息化建設也隨之發(fā)展到一個新的階段，傳統(tǒng)的檔案信息利用途徑已經(jīng)逐漸被新興的網(wǎng)絡手段所取代，在各行各業(yè)都實現(xiàn)網(wǎng)絡化的趨勢下，檔案部門必須提升信息公共服務能力，利用現(xiàn)代化的檔案利用查詢途徑來開展服務，才能更好地適應社會的發(fā)展、滿足公眾的需求。同時，信息技術的運用也大大提高了工作效率，檔案部門不能故步自封，緊跟時代發(fā)展潮流才能不被社會拋棄。

三、信息化背景下檔案信息公共服務的發(fā)展現(xiàn)狀及問題

1.檔案信息公共服務理念滯后。檔案館受傳統(tǒng)封閉思想的影響，對檔案信息服務的認識有失偏頗，在一些工作中仍然過分重視檔案的保密和管理，對其開發(fā)和利用的認識不到位，更難以適應信息化時代檔案信息新的服務方式和流程。同時，在檔案信息服務主體大眾化、多元化的今天，檔案信息的服務范圍已經(jīng)遍布社會各階層，雖然社會各界人士對不同種類的檔案信息都有一定的需求，但是檔案館的服務對象仍然有一定的局限性，仍然側重于黨政機關、政府機關及各種學術研究機構等，檔案的作用也是傳統(tǒng)意義上的為黨政活動服務，這種服務理念上的偏差也一定程度上限制了檔案信息公共服務能力的提高。

2.檔案信息公共服務方式傳統(tǒng)單一。信息化時代的信息技術改變了社會的方方面面，檔案管理的流程更加優(yōu)化和簡化，檔案的保管更加智能化，利用檢索更加便捷化，同時也衍生了很多技術平臺來為公眾提供檔案信息服務。然而，目前大多數(shù)的檔案館仍然采用傳統(tǒng)方式提供服務。信息化背景下要改變以往的檔案信息服務方式單一性的問題，利用新的技術和平臺實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上服務。

3.檔案信息公共服務體系不健全。從檔案信息資源上說，用戶需要優(yōu)質的檔案信息資源和快捷方便的檢索方法，鑒于目前許多綜合性檔案館普遍存在著館藏資源類型單一、結構單一的特點，用戶很難查找到完全符合自身需求的檔案信息。從檔案信息化設備上講，由于設備的陳舊或者投入資金的有限，服務平臺的功能沒有完全開發(fā)出來。從檔案專業(yè)人員素養(yǎng)來講，專業(yè)的知識儲備和素養(yǎng)是信息化時代檔案信息服務的基本要求，但是現(xiàn)階段檔案服務工作人員專業(yè)水平和技能較低，直接制約著檔案信息公共服務能力的提升[3]。

四、信息化背景下檔案信息公共服務架構的建立

面對信息化條件下檔案信息公共服務進程中呈現(xiàn)出的眾多問題，檔案部門亟需采取一定的措施來克服這些困難，筆者從檔案信息服務的流程出發(fā)，提出了如右圖所示的服務架構，希望檔案部門能夠對此流程中的每個薄弱環(huán)節(jié)進行攻堅，加強管理，以此來提升檔案信息公共服務能力。

檔案信息公共服務架構

1.檔案信息公共服務架構的硬件保障。

（1）信息安全技術。目前影響檔案信息安全的因素主要是計算機網(wǎng)絡設備及其他媒體的物理安全，來自網(wǎng)絡內部和外部的非法訪問，計算機病毒傳播的危害等。檔案部門要確保檔案信息的安全，必須從信息技術安全設施建設，保障信息安全、定期做好檔案信息數(shù)據(jù)的安全備份等方面進行加強；另外，檔案部門也要重視檔案信息的安全，定期進行安全保密培訓和教育，提高檔案工作人員對信息的安全保密意識。

（2）制度規(guī)范。檔案信息的安全性保障、信息服務的可操作性等因素均要求檔案信息公共服務必須要有一套完整科學的制度體系作支撐。首先，信息化時代檔案信息服務方式增加了檔案風險，使得檔案部門對信息安全的控制難度增加，所以檔案行政部門應充分重視行政法規(guī)的力量，制定保護信息安全的法律法規(guī)，對服務過程中信息傳播進行控制，打造良好的服務環(huán)境。其次，各級政府和檔案管理部門要高度重視檔案信息公共服務制度建設工作，對服務目標、服務對象、服務方式等進行制度化，把涉及廣大社會公眾、與公眾自身利益相關的檔案信息公共服務進行制度化，使公眾的信息利用權益得到保障。

（3）基礎設施。要提升檔案信息公共服務能力，首先要改變傳統(tǒng)的檔案部門落后陳舊的設施、設備，增加投入，保障基礎設備到位，比如檔案信息化設備、打印掃描設備、網(wǎng)絡基礎設施等?；A設施到位才能進一步為接下來的工作做鋪墊。

2.檔案信息公共服務架構的軟件支撐。

（1）服務理念。社會公眾利用檔案信息的觀念是影響檔案價值發(fā)揮的重要因素，要提升檔案服務能力不僅要規(guī)范檔案服務主體，也要對服務理念進行更新。一方面，檔案部門要對服務主體進行服務觀念的更新，打破傳統(tǒng)觀念的束縛，提升自身專業(yè)素養(yǎng)，創(chuàng)新信息服務手段和方式，為檔案信息公共服務提供全面全范圍的保障。另一方面，服務對象檔案利用意識應實現(xiàn)轉變，檔案部門應充分利用信息化時代的優(yōu)勢，針對需求對象的特點，把公眾引進檔案館中，鼓勵公眾為檔案館公共服務獻計獻策，為實現(xiàn)公民權利做出貢獻。

（2）人員隊伍。在交互式檔案信息公共服務環(huán)境中，檔案工作人員需要滿足用戶的個性化需求，對計算機技術和信息平臺的操作和基本維護有一定的知悉。所以檔案部門應提升人員隊伍服務能力，對檔案人員進行專業(yè)化檔案管理和服務的培訓，增強其責任感和服務能力。

3.檔案信息公共服務架構的資源組織。檔案信息資源是檔案信息公共服務的基礎，資源構成直接影響著服務的效果和檔案價值的實現(xiàn)。為了使服務能力得到最大程度的提升，使用戶的需求得到最大程度的滿足，檔案部門有必要對檔案信息進行科學有效的配置和組織。

（1）加大檔案信息采集力度。豐富館藏一直是檔案部門致力的目標，檔案部門不僅要接收和保管政府部門的現(xiàn)行文件和檔案，也要鼓勵社會公眾捐贈檔案。檔案部門要大力宣傳檔案捐贈的意義和途徑，發(fā)動社會各方面的力量來完善和豐富檔案資源，使館藏檔案向著多元化方向發(fā)展。

（2）打造品牌檔案信息。檔案信息機構要想更多地提升形象，不僅要豐富自身的館藏資源體系，更要在館藏特色上凸顯自己。在日趨激烈的競爭環(huán)境下，打造品牌檔案，發(fā)揮出獨一無二的作用才能使自己的地位得到提升。檔案部門要在眾多的館藏資源中提煉出屬于自己的精品檔案，用品牌效應提升公眾認知。

（3）以用戶需求為導向。為了滿足公眾的信息需求，必須對檔案信息資源進行科學有效的組織，以用戶為導向，最大限度地滿足用戶的信息需求。在信息組織的過程中，要權衡不同層次用戶的需求，有目的地配置檔案信息資源，使用戶在館藏信息的使用中獲取最大利益[4]。

（4）構建社會信息服務體系。除檔案部門以外，圖書館、博物館、規(guī)劃館等機構共同構成社會的信息服務體系。信息化時代要打破這些機構各自為政的局面，加強機構之間的交流與合作，建立一個完整的信息服務體系，發(fā)揮出整體優(yōu)勢。提升檔案信息公共服務不僅要縱向上加強館際交流和合作，橫向也要與其他信息服務機構進行合作與資源共享，共同構建信息服務體系。

4.檔案信息公共服務架構的窗口建設。

（1）檔案信息中心。信息化背景下，檔案部門要利用互聯(lián)網(wǎng)技術把傳統(tǒng)封閉管理的檔案機構打造成開放的、多種信息資源一體化的檔案信息中心，超越館藏檔案的載體，深入檔案的內容，使信息中心能夠為公眾提供便捷的、深層次的信息服務和知識服務，服務內容從以往的檔案載體轉向有價值的檔案信息等開發(fā)性服務。

（2）新媒介。信息化的發(fā)展促進了多種技術平臺的誕生，也為檔案信息公共服務提供了多個可使用的技術媒介，如檔案網(wǎng)站、微博、微信等平臺，國內很多檔案行政部門已經(jīng)運用這些平臺來開展宣傳和服務，也取得了不錯的成效[5]。新媒介作為檔案信息公共服務平臺將從根本上改變了傳統(tǒng)的檔案服務方式，克服了“人對人、限制工作時間等”服務特點的弊端，使服務變得更加靈活、自由和開放，這會極大地提升檔案服務的效率和效益。

（3）檔案休閑中心。在信息化社會中，檔案部門要擺脫這種“深宅大院”的標簽，打開大門，主動為公眾提供服務，打造成“檔案休閑中心”[1]。一方面，把民眾引進檔案館中去，利用館藏資源豐富自身知識體系，方便民眾生活，使檔案信息的利用變成一種習慣，提升民眾的利用意識。另一方面，把檔案部門打造成集歷史記憶、文化教育、服務民生和公共消遣等多功能一體的組織機構，提升本部門的服務能力。

5.檔案信息公共服務架構的對象。社會公眾作為檔案信息公共服務的對象，檔案部門提升公共服務能力的重要途徑在于找準服務對象，解決信息為誰服務的問題。以往的檔案服務對象主要是機關單位，離百姓的距離很遠，而目前隨著社會公眾檔案意識的加強以及需求的提高，檔案部門必須及時作出工作的調整，在服務對象上進行轉變，滿足越來越多公眾的需求。

6.服務反饋。傳統(tǒng)的檔案信息公共服務側重于檔案信息的單向開發(fā)與提供利用，檔案工作人員處在一個主導的位置，往往形成“主導者”的錯誤意識，忽視檔案用戶的體驗，弱化了檔案用戶在檔案信息公共服務中的關鍵地位。所以說傳統(tǒng)的服務方式中檔案信息是單向傳播的，在信息化條件下，網(wǎng)絡技術的出現(xiàn)為信息的交互性提供了便利，在服務過程中檔案部門要提供專門的信息反饋通道來收集用戶的意見。用戶可以直接通過信息反饋通道來表達自己的想法和需求，檔案部門也要及時收集和整理用戶體驗過程中的反饋信息，讓檔案信息公共服務這一傳播過程表現(xiàn)為“傳播—反饋—再傳播”的雙向信息交流模式。通過收集用戶的反饋信息，掌握新變化及時改進檔案信息公共服務策略并多次地循環(huán)傳播才能保證最優(yōu)的檔案信息傳播效果，提高檔案信息公共服務質量。

[1]何振.檔案公共服務的理念創(chuàng)新與功能拓展[J].檔案學研究，2015（3）.

[2]羅寶勇，楊帆.自媒體時代檔案公共服務新趨勢[J].蘭臺世界，2016（1）.

[3]王俐涵.美國檔案館公共服務現(xiàn)狀研究[J].檔案學研究，2014（1）.

[4]陳輝.改革新階段檔案公共服務轉型策略探析[J].檔案資源開發(fā)，2015.

[5]張東華，黃曉勤.媒介運用對檔案公共服務的影響及策略研究[J].檔案與建設，2013（9）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.12

劉彩娟，畢業(yè)于四川大學檔案學專業(yè)，研究生學歷，現(xiàn)于中國航發(fā)湖南動力機械研究所檔案部門擔任館員職務。張雷雷，本科學歷，現(xiàn)于中國航發(fā)湖南動力機械研究所發(fā)展計劃部擔任工程師職務。