當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的困境與對(duì)策

陳婧婧 尹遠(yuǎn)芳 肖俊杰

（上海申康醫(yī)院發(fā)展中心 上海 200041）

當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的困境與對(duì)策

陳婧婧 尹遠(yuǎn)芳 肖俊杰

（上海申康醫(yī)院發(fā)展中心 上海 200041）

檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部管理的重要組成部分，通過(guò)檔案的科學(xué)保管和提供利用，為醫(yī)院各項(xiàng)工作順利開展提供有力保障。當(dāng)前，檔案管理意識(shí)淡薄、資源投入不足、制度不健全是給醫(yī)院檔案工作中的主要問(wèn)題。建議對(duì)醫(yī)院檔案管理工作開展廣泛宣傳，加大投入力度，加強(qiáng)制度建設(shè)，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理水平的提高。

醫(yī)院檔案管理 困境 對(duì)策

G271

A

2017-08-31

醫(yī)院檔案，是醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的客觀真實(shí)記錄，是國(guó)家檔案資源的重要組成部分。做好醫(yī)院檔案管理工作，不僅能促進(jìn)醫(yī)院自身的建設(shè)和發(fā)展，還對(duì)國(guó)家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和促進(jìn)社會(huì)和諧有著不可估量的作用。但是，隨著我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理中存在的一些問(wèn)題日益凸顯，迫切需要找到相應(yīng)的解決之道。

一、醫(yī)院檔案管理當(dāng)前的困境

1.醫(yī)院管理層檔案管理意識(shí)淡薄。醫(yī)院管理層對(duì)檔案管理的重要性和必要性缺少正確的認(rèn)識(shí)和足夠的重視，存在重業(yè)務(wù)輕檔案的傾向。許多醫(yī)院對(duì)檔案管理存在主觀的輕視，認(rèn)為醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，沒有很高的技術(shù)性，需要找資料的時(shí)候只要找到當(dāng)事人把東西找出來(lái)就可以，甚至認(rèn)為檔案工作沒有太大的利用價(jià)值，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展不重要，沒有必要加強(qiáng)檔案的建設(shè)，忽視了檔案在醫(yī)院管理、科研教學(xué)、解決醫(yī)療糾紛、提高醫(yī)療質(zhì)量及存史育人等方面的重要作用。醫(yī)院管理層很少將檔案管理工作納入醫(yī)院的重點(diǎn)工作予以考慮，一般也很難列入醫(yī)院的中長(zhǎng)期規(guī)劃和年度計(jì)劃之中，甚至在醫(yī)院的工作總結(jié)與安排中都很難見到與檔案管理相關(guān)的內(nèi)容，日常的工作交流更是鮮少提及檔案工作的開展與完善[1]。

2.對(duì)檔案管理的資源投入不足、現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差。大部分醫(yī)院為了在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)，投入大量的資金用于購(gòu)置先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備，提高醫(yī)護(hù)人員的醫(yī)療水平，改善醫(yī)院的基礎(chǔ)建設(shè)等硬件設(shè)施方面，卻忽略了檔案管理工作的建設(shè)。醫(yī)院的預(yù)算安排中，一般都沒有檔案工作的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，在安排信息化資金時(shí)也沒有對(duì)檔案信息化所需的平臺(tái)、設(shè)備予以安排。醫(yī)院常常以醫(yī)療用房緊張為由，擠占檔案用房，造成檔案用房面積不足，有的是把普通房屋進(jìn)行改建，用來(lái)作為檔案庫(kù)房，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，最嚴(yán)重的是檔案管理設(shè)備陳舊、不完善，導(dǎo)致檔案資源受到損失，嚴(yán)重制約了檔案工作的開展和檔案作用的發(fā)揮。有些醫(yī)院甚至把檔案室和倉(cāng)庫(kù)合并在一起，堆放雜物，也有醫(yī)院把檔案室放在地下室，由于地下室的地理環(huán)境又潮又濕，珍貴的案卷很容易發(fā)霉，久而久之，案卷會(huì)損壞，并難以修復(fù)。另外，醫(yī)院對(duì)檔案工作信息化重視不夠，不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展，主要體現(xiàn)在：一是檔案管理主要還停留在手工狀態(tài)，對(duì)檔案的收集、利用和開發(fā)工作帶來(lái)了諸多不利影響，已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化的發(fā)展步伐；二是文件歸檔還是單純的紙質(zhì)歸檔，沒有電子檔案[2]。

3.醫(yī)院檔案材料移交、收集不及時(shí)。按照《檔案材料收集歸檔規(guī)定》，形成檔案材料的各職能部門，應(yīng)在文件材料辦理完畢的第二年第一季度，按照檔案館的歸檔時(shí)間、歸檔質(zhì)量的要求，歸檔到檔案室。然而目前，醫(yī)院的材料都分散在相關(guān)科室或職能部門，沒有統(tǒng)一歸口管理，檔案材料沒有形成清晰的材料目錄，給材料查詢和使用帶來(lái)了極大的障礙?？剖遥ú块T）內(nèi)部相關(guān)部門形成的應(yīng)歸檔材料，如績(jī)效部門形成的院長(zhǎng)年度績(jī)效考核材料、績(jī)效平臺(tái)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、運(yùn)行分析等材料；黨委辦公室的一些信訪件等都沒有及時(shí)移交或收集歸檔。同時(shí)，在檔案管理工作中，普遍存在由于形成材料的部門缺乏移交歸檔意識(shí)，而將材料長(zhǎng)期留存在部門的管理人員手中的情況。例如：基建部門形成的項(xiàng)目建議書請(qǐng)示與批復(fù)、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告的請(qǐng)示與批復(fù)、項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)階段的請(qǐng)示與批復(fù)、基建項(xiàng)目施工圖以及批復(fù)擴(kuò)初設(shè)計(jì)投資對(duì)照分析報(bào)告、項(xiàng)目竣工審計(jì)階段的資料；審計(jì)部門形成的審計(jì)報(bào)告，仍留存在個(gè)人手中，未及時(shí)移交或收集歸檔。此外，很多陳舊的檔案由于缺少合理的保管或處理方式，已經(jīng)殘破或內(nèi)容缺失，不能真正發(fā)揮檔案對(duì)工作的支撐作用。

4.醫(yī)院檔案管理制度不健全。與其他行業(yè)相比，《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案利用制度》、《閱文制度》、《庫(kù)房管理制度》、《各類文件歸檔制度》、《檔案查閱暫行規(guī)定》、《歸檔范圍、分類方案及保管期限表》等一系列規(guī)章制度在醫(yī)院管理制度體系中都少有出現(xiàn)。由于管理制度的缺失，導(dǎo)致在設(shè)置檔案管理崗位時(shí)不完善，就沒有辦法落實(shí)相應(yīng)的崗位職責(zé)，出現(xiàn)了檔案流失等問(wèn)題。此外，由于醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和模式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，各個(gè)醫(yī)院只能自行制定管理規(guī)則，導(dǎo)致檔案卻沒有及時(shí)得到管理，不應(yīng)該納入管理的材料又被接納，造成人力、財(cái)力、物力極大的浪費(fèi)。更為重要的是，由于醫(yī)院檔案中還包含病案等與患者健康和切身利益密切相關(guān)的重要材料，因此醫(yī)院還應(yīng)該有專門的制度對(duì)病案資料的回收、整理、裝訂、編號(hào)、歸檔和提供進(jìn)行規(guī)范，既為醫(yī)院內(nèi)部管理提供支撐，也充分保障患者的正當(dāng)權(quán)益，維護(hù)和諧的醫(yī)患關(guān)系。但是，目前醫(yī)院病案管理的專業(yè)性和規(guī)范性都缺少統(tǒng)一的指導(dǎo)，各醫(yī)院的管理制度和工作流程科學(xué)化、專業(yè)化、規(guī)劃化程度差異較大；大部分醫(yī)院病案管理還停留既有材料的保管上，對(duì)病案記錄的內(nèi)容進(jìn)行深加工，提煉出信息，對(duì)病案資料質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控，向使用人員提供信息服務(wù)等方面的管理制度普遍欠缺[3]。

5.檔案管理學(xué)科人才建設(shè)落后于工作需要。醫(yī)院檔案管理職責(zé)一般設(shè)在院長(zhǎng)辦公室，與臨床技術(shù)人員和其他行政管理人員相比，檔案管理崗位一般沒有專業(yè)人員，而是由文秘或其他辦公室人員兼任，人員隊(duì)伍整體素質(zhì)和穩(wěn)定性都比較差。各級(jí)醫(yī)院人手本身就很緊張，具有檔案管理專業(yè)學(xué)科水平的工作人員更少，大多數(shù)沒有接受過(guò)正規(guī)專業(yè)學(xué)習(xí)，就算參加了檔案管理上崗培訓(xùn)，但是人員本身學(xué)歷偏低，導(dǎo)致檔案人員管理水平跟不上社會(huì)發(fā)展的步伐，思想觀念落后，在開展工作時(shí)墨守成規(guī)，生搬硬套老辦法，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，影響了檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。隨著互聯(lián)網(wǎng)+的不斷推進(jìn)，醫(yī)院檔案管理中信息技術(shù)的使用也更為廣泛，但是大部分的檔案管理人員受年齡、學(xué)歷等條件的限制，對(duì)信息平臺(tái)和設(shè)備的知曉度、使用成熟度都比較低，在很大程度上限制了檔案管理信息化的推進(jìn)和檔案工作效率的提升[4]。

二、加強(qiáng)和改進(jìn)醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

1.多管齊下，增強(qiáng)醫(yī)院上下的檔案意識(shí)。上至醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層，下至醫(yī)院的每一個(gè)員工，都應(yīng)努力增強(qiáng)檔案意識(shí)，加快轉(zhuǎn)變觀念，充分了解檔案在醫(yī)院管理中的重要性，真正認(rèn)識(shí)到檔案工作與自己日常工作和生活關(guān)系密切，支持檔案工作，并積極主動(dòng)地參與到檔案管理工作中。檔案管理人員應(yīng)該將能體現(xiàn)檔案工作重要性的鮮活事例告知單位，要通過(guò)多種形式大力宣傳檔案管理在醫(yī)院管理中的重要意義，利用宣傳欄、例會(huì)、印發(fā)傳單等途徑，引起全院職工的重視。作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，要把檔案管理當(dāng)作醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容，做到與醫(yī)院業(yè)務(wù)一起規(guī)劃、一起發(fā)展；可以讓各科室將檔案管理作為責(zé)任目標(biāo)之一，與考核獎(jiǎng)懲掛鉤，促使各科室加強(qiáng)檔案管理工作，以點(diǎn)帶面，各科室的檔案管理工作做好了，整個(gè)醫(yī)院的檔案管理工作也就會(huì)順利開展。

2.加大投入，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。醫(yī)院在繁忙的醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)中出現(xiàn)了大量的音像資料、電子病歷等，導(dǎo)致檔案工作業(yè)務(wù)量越來(lái)越大，傳統(tǒng)的手工管理方法不僅對(duì)人力、物力、財(cái)力造成浪費(fèi)，而且落后于時(shí)代發(fā)展。因此，高科技的管理手段已成為醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，可以將檔案利用制度、檔案借閱制度、檔案收集工作加入到醫(yī)院的辦公自動(dòng)化平臺(tái)上。醫(yī)院要根據(jù)具體情況對(duì)檔案工作加大投入，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，改變手工操作導(dǎo)致的信息儲(chǔ)存量少、檢索慢的狀況，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，提高檔案管理的工作效率。例如，本市某三級(jí)甲等?？漆t(yī)院開發(fā)運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，將各科室每年需要?dú)w檔的文字材料目錄在每年12月31日晚12點(diǎn)定向發(fā)送給醫(yī)院檔案室，讓檔案管理人員能盡早掌握這一年科室的主要工作。不僅能讓龐大的檔案工作量得到精簡(jiǎn)，減少不必要的重復(fù)，而且有利于檔案人員收集、整理、統(tǒng)計(jì)信息，便于發(fā)揮醫(yī)院信息的整體效能。此外，對(duì)檔案管理的物理環(huán)境也要進(jìn)行改善，要配備必要的去濕、空調(diào)、高效滅蟲、安全、滅火等設(shè)施。

3.認(rèn)真做好檔案材料的日常收集，將檔案材料的收集融入醫(yī)院檔案管理工作全過(guò)程。建立收集平臺(tái)和檔案材料的移交轉(zhuǎn)遞制度。醫(yī)院根據(jù)本單位部門分布和形成應(yīng)歸檔材料的實(shí)際情況，通過(guò)制度保證檔案材料形成部門及時(shí)移交應(yīng)歸檔材料。其中要明確各類應(yīng)歸檔材料對(duì)應(yīng)的形成部門以及材料形成后移交歸檔的時(shí)間要求、歸檔的職責(zé)和歸檔工作的考核辦法等，督促檔案材料形成部門在材料形成的第二年第一季度內(nèi)按要求送交醫(yī)院檔案管理部門歸檔，部分基建資料要求在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收完成后將資料完整移交檔案管理部門。

4.健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為。健全檔案管理制度，能夠有效降低檔案管理的隨意性，為醫(yī)院檔案管理規(guī)范化提供重要保證。首先，檔案人員要以《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合自己醫(yī)院的工作實(shí)際，完善檔案的歸檔、保管、查閱、安全等各項(xiàng)規(guī)章制度，并對(duì)工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)提出明確的要求，保證檔案管理工作有章可循。同時(shí)，要求醫(yī)院每個(gè)科室都要有一名兼職檔案管理人員，與醫(yī)院檔案室管理人員進(jìn)行縱向?qū)?，使醫(yī)院每個(gè)科室的檔案管理工作人員實(shí)行崗位責(zé)任制，明確其職責(zé)和義務(wù)，將檔案管理工作落實(shí)到人，減少相互推諉、不作為等不良現(xiàn)象的發(fā)生，每年委派部分科室的檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。其次，院辦要加大監(jiān)督力度，定期與不定期檢查相結(jié)合，對(duì)于不按制度開展工作的行為予以處罰，對(duì)于做得好的部門和個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)，充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，激發(fā)他們的工作熱情，以便于更好地開展檔案管理工作。最后，檔案管理的目的是為了發(fā)揮檔案的功能，這就要求檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，因此，要對(duì)行政方面的文書、病人治療方案的記錄以及各種檢查報(bào)告等檔案分類存放，對(duì)其格式及質(zhì)量進(jìn)行規(guī)范，提高檔案利用的效率。

5.提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，如果醫(yī)院條件允許，可以招聘專業(yè)對(duì)口的高校畢業(yè)生。對(duì)于現(xiàn)有檔案人員，應(yīng)該加大對(duì)他們業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高工作人員的素質(zhì)，滿足醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的需要。首先，醫(yī)院應(yīng)將提高檔案人員業(yè)務(wù)水平放在醫(yī)院工作的重要位置，制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，有針對(duì)性地開展檔案管理培訓(xùn)，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等手段，提高業(yè)務(wù)水平，確保培訓(xùn)有一定的效果。要鼓勵(lì)檔案管理人員參加各級(jí)檔案行政管理部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及繼續(xù)教育課程，加強(qiáng)檔案人員對(duì)外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，為現(xiàn)代化科學(xué)化管理打下基礎(chǔ)。其次，培訓(xùn)形式要靈活，可以聘請(qǐng)專家走進(jìn)醫(yī)院講授，不僅讓專職、兼職檔案管理人員參加，也可以讓主管領(lǐng)導(dǎo)參加，更可以邀請(qǐng)對(duì)檔案管理工作有興趣的同志一起參加?？梢宰屌嘤?xùn)人員走出去，多參加一些學(xué)習(xí)班的學(xué)習(xí)活動(dòng)，還可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程培訓(xùn)，不出單位就能與專家面對(duì)面，也可以組織同類型單位檔案管理人員經(jīng)驗(yàn)交流，互相取長(zhǎng)補(bǔ)短。還要鼓勵(lì)工作人員自學(xué)，多學(xué)習(xí)檔案管理理論知識(shí)，定期組織專職檔案人員與兼職檔案人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識(shí)考評(píng)活動(dòng)，并鼓勵(lì)成績(jī)優(yōu)異者，以提高大家學(xué)習(xí)的積極性。另外，及時(shí)對(duì)學(xué)習(xí)情況進(jìn)行總結(jié)，建立培訓(xùn)后的考試、考察制度，鞏固培訓(xùn)成果，把學(xué)習(xí)表現(xiàn)與職位的晉升、聘任掛鉤，最大限度地激發(fā)檔案人員的潛能和工作積極性。

[1]毛霏霏.現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（13）.

[2]李師軍.試析現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題及有效策略探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（11）.

[3]韓靜，馬躍原.淺談醫(yī)院檔案管理與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（3）.

[4]金哲洙，許日.基層醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2012（1）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.13

陳婧婧，上海申康醫(yī)院發(fā)展中心館員；尹遠(yuǎn)芳，上海申康醫(yī)院發(fā)展中心辦公室主任；肖俊杰，上海申康醫(yī)院發(fā)展中心辦公室副主任。