論當前民生檔案管理工作中應完善的幾個方面

陳海玉

（云南大學歷史與檔案學院 昆明 650091）

論當前民生檔案管理工作中應完善的幾個方面

陳海玉

（云南大學歷史與檔案學院 昆明 650091）

本文探討民生檔案的制度、分類、數(shù)字化管理和服務利用等方面問題，可為做好當前民生檔案的管理工作提供借鑒與參考。

民生檔案 檔案管理

G271

A

2017-08-22

關注民生、服務民生是當前我國檔案工作的目標之一，而實現(xiàn)這一目標要做好民生檔案管理工作。自國家檔案局于2007年印發(fā)了《關于加強民生檔案工作的意見》以來，各地區(qū)積極開展了民生檔案管理工作的實踐和研究。從整體上看，民生檔案管理工作已取得了明顯成效。但由于民生檔案保存分散、數(shù)量大、利用頻繁等特點，民生檔案管理中的一些重要問題如制度建設、規(guī)范整理、集中管理、數(shù)字化建設等方面還需進一步完善。探討并厘清民生檔案管理工作中存在的這些重要問題，可為做好當前民生檔案的管理工作提供借鑒與參考。

一、民生檔案的管理制度

科學而規(guī)范的民生檔案管理需要完善的制度體系做保障。建立健全民生檔案管理制度，是各級政府和部門在民生檔案工作中亟待解決的問題，也是民生檔案管理工作能否持續(xù)健康發(fā)展的關鍵。

1.健全民生檔案法規(guī)標準。盡管近年來國家檔案局及相關部門頒布了一系列涉及民生檔案工作的規(guī)范性文件，如《關于加強民生檔案工作的意見》、《婚姻登記檔案管理辦法》、《關于促進民營企業(yè)檔案工作發(fā)展的意見》、《收養(yǎng)登記檔案管理辦法》等，為民生檔案工作的規(guī)范化、標準化管理奠定了基礎。但民生檔案內(nèi)容十分廣泛，這些文件還不能完全覆蓋民生檔案的所有領域，使得有關部門在民生檔案實踐工作中缺乏相關的檔案標準作指導，工作各行其是。其中包括各單位對民生檔案的歸檔管理范圍不明確，造成一些關系群眾切身利益的重要檔案未能得到系統(tǒng)收集和整理；有的對民生檔案整理方法缺乏標準化，使得各部門的檔案資源整合困難重重。同時，隨著社會的發(fā)展，以往頒布的業(yè)務標準已不能很好地解決目前新出現(xiàn)的諸多問題[1]。因此，建立健全民生檔案法規(guī)標準體系迫在眉睫。

2.完善民生檔案管理規(guī)范。民生檔案管理規(guī)范的建立可著重從民生檔案歸檔、保管、利用三個方面入手，并以各級檔案局（館）為主體，在廣泛聽取各相關部門特別是民生檔案保有量大、利用率高的部門建議意見后，制定、完善民生檔案管理辦法和制度，為民生檔案的規(guī)范管理提供比較完備的法規(guī)和制度保證。例如，各級檔案行政管理部門要制定各類民生檔案收集歸檔的時間、范圍及要求。在民生檔案計算機著錄規(guī)則問題上，應該對民眾最關心的民生檔案如婚姻、知青、招工、土地承包、移民、計生、林權(quán)、房產(chǎn)、公證、社保、居（村）民健康等檔案的數(shù)字化處理和計算機著錄做出規(guī)范，形成一定區(qū)域范圍內(nèi)的統(tǒng)一制度，以便實現(xiàn)民生檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建和信息的共享利用。同時按照有關標準編制民生檔案檢索工具，以此提高民生檔案的查詢利用水平。

二、民生檔案的范圍種類

《辭?！分袑Α懊裆钡慕忉屖恰叭嗣竦纳嫛保习傩盏纳顏碓磫栴}。可見民生概念幾乎可以延伸到經(jīng)濟、社會、政治、文化等任一領域，無所不包。在此基礎上產(chǎn)生的民生檔案，具有形成主體多，內(nèi)容涉及廣，保管機構(gòu)復雜，利用需求不一等特點。為了使民生檔案形成一個有機體系，方便民生檔案資源的共享利用，各地區(qū)各部門應該有一個相對規(guī)范統(tǒng)一的分類。筆者認為可以按照民生檔案所涉及的內(nèi)容和反映的問題將之劃分為不同的類別。

（1）民主政治類檔案，包括公民在參與民主選舉、保障權(quán)益、申訴個人利益問題等方面所形成的檔案。（2）社會保障類檔案，包括公民在勞動就業(yè)、工資福利、收入分配、養(yǎng)老保險、生育保險、工傷保險、退休失業(yè)、消費者權(quán)益保護、社會救助、生產(chǎn)安全等方面所形成的檔案。（3）國企轉(zhuǎn)制類檔案，包括國企轉(zhuǎn)制后企業(yè)資產(chǎn)評估、流向、轉(zhuǎn)讓、拍賣、重組以及職工安置、分流、政策處理等方面所形成的檔案。（4）教育衛(wèi)生類檔案，包括學校教育收費、學生招錄、公平施教以及群眾看病、就診、醫(yī)保、醫(yī)患處理、病案防保等方面所形成的檔案[2]。（5）房屋土地類檔案，包括土地承包和流轉(zhuǎn)、拆遷征用、房屋權(quán)屬、山林延包、環(huán)境居住等方面所形成的檔案。（6）公共服務類檔案，包括移民安置、人口婚姻、轉(zhuǎn)業(yè)復退、知青安置、食品安全以及公民在出行、旅游、休閑、娛樂、辦事等方面所形成的檔案。

三、民生檔案資源的數(shù)字化管理

民生檔案服務民生，具有較強的實用性。為了及時發(fā)揮民生檔案的作用，要積極推進民生檔案數(shù)字化建設，加快實現(xiàn)其管理和服務的現(xiàn)代化。由于受各地局域網(wǎng)的限制，有關部門對分散保存的各類民生檔案信息進行集中統(tǒng)一管理困難重重，因此目前還未建立全國范圍內(nèi)的民生檔案信息數(shù)據(jù)庫，這使得當前我國民生檔案資源缺乏整合，館社聯(lián)動難以實現(xiàn)，給民眾查詢民生檔案帶來諸多不便。鑒于此，當前應當著手改變區(qū)域間、部門間各司其職、各自為戰(zhàn)的現(xiàn)狀，解決相關技術(shù)問題，以實現(xiàn)民生檔案的一體化、規(guī)范化管理。具體說來可以從以下幾方面入手。

1.建立起區(qū)域性、多層次、規(guī)范化的民生檔案數(shù)據(jù)庫群。各級政府和領導部門首先要提高思想認識，建立統(tǒng)一的民生檔案資源交流共享平臺，便于一定區(qū)域不同部門采集數(shù)據(jù)建庫。對于已做好數(shù)字化的，要根據(jù)專項進行數(shù)據(jù)整合，并把數(shù)據(jù)導入計算機管理系統(tǒng)。各涉民單位要做好民生檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)備份工作，根據(jù)本單位檔案歸檔制度，按時向綜合檔案室移交紙質(zhì)和電子檔案，確保民生檔案收集齊全，保管安全。

2.逐步推進民生檔案資源的整合。實現(xiàn)民生檔案資源的整合，需要通過不同的技術(shù)手段，協(xié)調(diào)部門局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和民生檔案數(shù)據(jù)庫的建設，在各級政府、各單位、各部門的協(xié)力下促成：一是建立民生檔案目錄中心；二是建立民生檔案專題數(shù)據(jù)庫；三是建立民生檔案網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，最后有計劃、有步驟地將各單位保存的民生檔案實體接收到綜合檔案館集中保存[3]。

四、民生檔案的服務機制

信息服務在互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)生了很大變革。信息收集速度加快，信息存儲量劇增，這一變化推進了信息服務內(nèi)容從單一向綜合性服務拓展；服務主體從單個主體向多元主體聯(lián)合服務的模式轉(zhuǎn)變；服務方式呈現(xiàn)傳統(tǒng)渠道與大眾媒體平臺結(jié)合的格局。這些變化給民生檔案信息服務帶來了挑戰(zhàn)與機遇。如何加強民生檔案服務機制建設，實現(xiàn)民生檔案服務工作轉(zhuǎn)型，可以從以下幾個方面考慮。

1.民生檔案的創(chuàng)新服務意識。檔案人員提高和改善民生檔案的服務質(zhì)量，要切實樹立“以人為本”的服務理念，關注社會發(fā)展動向，把握民眾需求走向，要與時俱進不斷創(chuàng)新服務意識，既要了解社會各界對民生檔案需求的熱點，還要注重解決用戶利用信息的難點，以使民生檔案工作更貼近社會貼近民意。

2.民生檔案的一站式服務。民生檔案的一站式服務要以檔案服務民生為著力點，實現(xiàn)“就地查詢、跨館出證、館社聯(lián)動、全市通辦”的民生檔案遠程利用服務。當前隨著社會發(fā)展和民計民生的改善，社會公眾對婚姻檔案、知青檔案、用工檔案等民生檔案查檔利用需求越來越多，但隨著城市建設、區(qū)劃調(diào)整、個人居住等情況的不斷變化，許多民眾不清楚自己要查的檔案存放在哪里，常常要輾轉(zhuǎn)幾家檔案館才能開具相關證明，很不方便，傳統(tǒng)的查詢服務方式已經(jīng)不能適應和滿足民眾的利用要求。因此，檔案館目前的重點是構(gòu)建一站式遠程協(xié)同服務新機制，最大限度地方便市民查閱利用檔案資源，以提升新形勢下檔案工作服務保障的能力。例如天津市為確?！耙徽臼健狈枕樌_展，全市20家國家綜合檔案館共同簽訂了《天津市民生檔案信息館際“一站式”服務公約》和《天津市民生檔案信息館際“一站式”服務責任書》?！豆s》簡化了民眾利用民生檔案的手續(xù)條件，極大地提升了民眾利用民生檔案的水平，社會反響很好，值得在全國其他地區(qū)推廣。

3.民生檔案的個性化服務。在當前的網(wǎng)絡背景下，許多用戶習慣使用自媒體閱讀瀏覽信息，以解決生活工作中遇到的問題。因此檔案部門要廣泛利用公共媒體，適時調(diào)整民生檔案服務平臺，拓展信息利用渠道，進行廣泛的用戶調(diào)查，掌握翔實的用戶需求、興趣、背景等信息，構(gòu)建不同用戶群的信息數(shù)據(jù)庫，通過微博、電郵和在線等形式隨時隨地向用戶提供個性化民生檔案信息服務，以滿足不同民眾的需求。

4.民生檔案的主動服務。在開展民生檔案的服務工作中，檔案部門應當扮演一個積極而活躍的角色。從民生檔案的收集工作開始，檔案部門就要加強和檔案形成單位的合作，豐富民生檔案種類，豐富信息量，進一步加強對民生檔案的管理，擴大民生檔案的覆蓋面，確保民生檔案信息的完整與有效。此外，檔案人員要摒棄以往“坐等上門”的工作作風，利用電子信息技術(shù)為主要手段開展主動服務工作，根據(jù)各界民生工作的展開以及民眾的民生需求，實時檢索、篩選和加工民眾所需的信息，并不間斷地對網(wǎng)上的民生信息資源進行整理和開發(fā)，使之系統(tǒng)化和程序化。

五、民生檔案信息資源的開發(fā)

開發(fā)利用民生檔案信息資源，是推進民生工作的重要手段與途經(jīng)，具有顯著的時代意義。

1.民生檔案的開放。民生檔案是一種社會文化資源，是國家機構(gòu)、社會組織和個人社會活動的真實記錄。因此，檔案館要依法加強鑒定開放工作，探索開放新機制，及時主動開放各類檔案和提供政府公開信息服務。涉民檔案的各級部門要把為民眾提供優(yōu)質(zhì)高效服務作為一切工作的出發(fā)點和落腳點，努力提高服務質(zhì)量，以多種方式開放民生檔案為社會提供利用。

2.民生檔案的編研與公布。民生檔案是改善民生、服務民生工作不可或缺的資源，但它又分散保存于不同的基層單位，難以有效滿足民眾的利用需要。因此，要及時捕捉民眾的民生需求，并以此為導向，加強涉民機構(gòu)的協(xié)同合作，在資源整合的基礎上編制民生檔案聯(lián)合目錄。如匯編黨和政府改善民生方面的政策文件，特別要對利用率高，與公眾利益密切相關的婚姻、職稱、退休、公證、房產(chǎn)、土地承包、家譜等檔案優(yōu)先編制專題目錄，建設起適應民生需求的檔案目錄體系。對于一些重要的民生檔案資源，還可通過編輯檔案參考資料、專題匯編的方式向社會公布，讓社會各界廣泛利用民生檔案的信息資源，實現(xiàn)民生檔案服務民生。

3.民生檔案工作的互通交流。民生檔案資源的整合勢在必行，首要任務是各保存民生檔案的機構(gòu)應該定期開展民生檔案工作經(jīng)驗交流活動，共同研討，互通有無，掌握民生檔案的收藏利用情況。同時，各部門要分區(qū)域按步驟推進現(xiàn)存民生檔案資源的共享，以便為今后民生檔案的深層次利用與系統(tǒng)化開發(fā)奠定基礎。

[1]楚玲菲.民生檔案未來管理模式探析[J].黑龍江檔案，2010（4）：50.

[2]張明峰，等.民生檔案的內(nèi)涵和開展途徑[J].蘭臺世界，2008（12）：22.

[3]楊芳展，張良俊，裴艷.關于民生檔案資源體系建設的幾點思考[J].湖北檔案，2009（7）:14.

On the Aspects to Be Improved in the Management Work of Livelihood Archives

Chen Haiyu
(School of History and Archives of Yunnan University,Kunming 650091,China)

This paper discusses the system,classification，digital management and utilization of people's livelihood archives，which can provide reference for the management of the current livelihood archives.

livelihood archives;archives management

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.02

陳海玉，云南大學歷史與檔案學院副教授，檔案學博士，碩士生導師，主要研究檔案學、文書學等。