干部人事檔案專項審核視域下的學籍檔案管理

鄭新鶯

（福建師范大學檔案館福州350117）

干部人事檔案專項審核視域下的學籍檔案管理

鄭新鶯

（福建師范大學檔案館福州350117）

學籍檔案是干部人事檔案的重要組成部分，學歷學位材料的審核是干部人事檔案審核工作的一項重要內(nèi)容。通過干部人事檔案專項審核發(fā)現(xiàn)干部的學籍檔案存在材料不齊全、內(nèi)容不規(guī)范、信息不準確、手續(xù)不完備等共性問題，并就學籍檔案管理工作存在問題提出解決的思路與路徑，為干部人事檔案的后續(xù)管理工作打下良好的基礎。

干部人事檔案專項審核學籍檔案規(guī)范管理

G271

A

2017-07-17

干部人事檔案管理是組織人事工作的重要內(nèi)容，是干部管理工作的重要依據(jù)，也是選人用人的重要基礎。黨中央從全面從嚴治黨的戰(zhàn)略高度，從嚴管理監(jiān)督干部，2014年10月起在全國范圍內(nèi)開展干部人事檔案專項審核工作。重點審核干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經(jīng)歷、干部身份等“三齡二歷一身份”信息，尤其審核檔案材料是否涂改造假，干部信息是否真實準確，重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等。作為干部人事檔案重要組成部分的學籍檔案，除了審核干部學歷學位是否真實準確、是否涉嫌造假外，還必須審核檔案材料是否齊全、是否規(guī)范。在當下從嚴管理干部的大環(huán)境下，學籍檔案的真實性、準確性、完整性和規(guī)范性就顯得尤為重要。本文基于干部人事檔案專項審核對學籍檔案的認定依據(jù)，結合審核過程中發(fā)現(xiàn)的共性問題，就學籍檔案管理工作存在的問題進行思考并提出解決路徑，做到防控和管理相結合，為干部檔案的后續(xù)管理工作打下良好的基礎，盡量避免干部因?qū)W籍檔案問題影響到個人發(fā)展。

一、學歷學位審核認定的依據(jù)

我國高校學生檔案內(nèi)容大致分為入學前檔案和在校期間檔案。入學前檔案即高中檔案，主要包括高考報名登記表、高中畢業(yè)生登記表（含成績、學年評語）、體檢表和入團志愿書等。在校期間檔案，即學生在大學或研究生就讀期間形成的，反映學生在校期間德、智、體等方面發(fā)展狀況及達到何種學識水平的檔案材料。由于干部在校期間每個階段形成材料的多樣性，歸入學生檔案的材料內(nèi)容也不同，但每個階段各種相關材料必須能夠相互印證，構成一個時間順序合理、材料完整、互相不矛盾的材料統(tǒng)一體。其中：

（1）大學、?？茖W歷：1977年以前入學的，須有高校畢業(yè)生登記表或高校選拔學生登記表；1977年以后入學的，須有高校學生登記表、學習成績表、高校畢業(yè)生登記表和授予學位的材料。（2）碩士、博士研究生學歷、學位：須有報考登記表、研究生登記表、學習成績表、畢業(yè)研究生登記表、授予學位的材料；參加碩士研究生單獨考試和博士研究生學歷還須有專家推薦表。（3）同等學力申請碩士、博士學位：須有學位課程進修成績表、授予碩士博士學位審批的材料。1996年授予學位的，還須有參加國家組織的英語水平考試成績合格證書復印件；1998年后授予學位的，還須有國家組織的外語和專業(yè)綜合水平考試成績合格證書復印件。（4）黨校學歷：須有學員登記表、學員成績表、學歷證明和學員畢業(yè)鑒定表、畢業(yè)論文評審表。（5）國（境）外取得學歷、學位：須有國（境）外學校出具的學歷、學位證書，2000年以后獲得國（境）外學歷、學位，還須有教育部留學服務中心出具的認證材料。（6）其他學歷：電大、函大、夜大、自大、業(yè)大等五大生，須有教育部規(guī)定的相關材料。

干部學歷學位的認定是以教育部對學歷學位管理的有關政策規(guī)定為依據(jù)。2002年中組部在關于印發(fā)新的《干部任免審批表》通知中提出，將干部的學歷學位按全日制教育和在職教育予以區(qū)分。干部在參加工作之前所取得的學歷學位，按照國家教育部門關于學歷學位的有關規(guī)定，屬于普通全日制教育的，按全日制教育認定。其他情況，一般按在職教育認定。福建省為推動干部學歷學位管理科學化、法制化和規(guī)范化，加大對干部在職學歷學位的管理力度，對干部參加在職學歷學位教育的，報考前須按照干部管理權限進行申報并征得干部主管部門同意，方可報名參加入學考試；干部接受在職學歷學位教育獲得學歷學位后，要求更改學歷或?qū)W位的，應遵循干部本人申請、所在單位審核、干部主管部門審批等程序進行認定。為此，干部人事檔案專項審核中除了必須具備上述對應學歷學位的學籍檔案材料外，檔案中還必須有《干部參加在職學歷學位教育申報表》和《干部學歷學位更改申報表》。

二、學歷學位審核中發(fā)現(xiàn)的問題

1.材料不齊全。有的檔案缺少《入團志愿書》、《高中畢業(yè)生登記表》等入學前檔案材料，這些早期檔案材料是審核認定干部出生時間的有效依據(jù)之一；有的缺少入學時形成的《學生登記表》，且大部分高校未將授予學士學位材料歸入學生檔案中。若僅從檔案材料而言，缺少授予學位材料即意味著干部僅取得了學歷，而未取得學位。另外，非全日制教育如自學考試、成人高考、同等學力申請碩（博）士學位等在職教育形成的學籍材料缺失情況較為突出。

2.信息不準確。干部人事檔案專項審核，對個人信息的審核是其重要內(nèi)容之一。審核中發(fā)現(xiàn)有的存入學生檔案中的學籍材料信息如出生時間、姓名等前后不一致，甚至多個版本。這樣就可能會導致畢業(yè)證書上出生年月及姓名寫法與其他個人檔案信息相矛盾，造成學籍檔案失真，不僅影響了今后的提供利用，也給認定工作帶來困難。

3.手續(xù)不完備。在干部人事檔案專項審核中，有些檔案材料形成的手續(xù)不完備，如教育部高校學生司制表的《報考攻讀碩士或博士學位研究生登記表》中缺少招生單位錄取意見及學校公章；畢業(yè)生登記表需所在院系、職能部門等學校多部門蓋章，多數(shù)情況只蓋章不填寫單位意見；畢業(yè)生鑒定材料中則在單位意見欄上只寫“同意”、“情況屬實”等評語，沒有給予過程性的客觀全面評價；有的獎勵方面形成的審批表無單位意見、蓋章與形成日期等。

4.標準不統(tǒng)一。研究生階段的學籍檔案材料，各高校歸檔范圍不一。有的高校僅將授予碩（博）士學位的決定或通知存入學生檔案，未將申請碩（博）士的審批材料一并歸入；有的高校未將報考博士研究生的專家推薦表歸入學生檔案。由于沒有統(tǒng)一的檔案管理標準，加大了檔案材料的鑒別判斷與收集補檔的難度，影響了干部人事檔案材料的真實度。高中階段學籍檔案各個省份要求不同，歸檔材料格式也不一，特別是高校實行網(wǎng)絡招生后，有的省份未將高中畢業(yè)生報名表歸檔，有的歸入打印的電子報名表但無單位公章。高校新生來自全國各地，學生報到時帶來的檔案五花八門，沒有統(tǒng)一的標準，加上內(nèi)容不完整，導致入學前檔案難以收集齊全，也給新生入校后建檔帶來麻煩。

干部人事檔案學歷學位材料出現(xiàn)上述問題的原因是多方面的，主要有：一是對檔案的重要性認識不足，國民檔案意識不強；二是學籍檔案管理制度和監(jiān)督機制不健全，檔案材料出現(xiàn)多頭管理，部門之間缺乏溝通協(xié)調(diào)，很難保證學籍檔案的各個環(huán)節(jié)不出問題；三是檔案管理人員配備不全，職責范圍不清，管理不到位；四是檔案材料自身的繁雜性，如學習教育形式的多樣性、學籍材料來源渠道的分散性以及檔案管理過程的復雜性等。這些因素的存在導致了干部人事檔案材料缺失、內(nèi)容失范問題的出現(xiàn)，進而也勢必影響組織人事工作的開展。因此，加強檔案管理工作，提高檔案質(zhì)量，已成為干部人事檔案工作的當務之急。

三、加強干部學籍檔案管理的路徑

學籍檔案管理是一項系統(tǒng)工程，學籍檔案項目完整性、內(nèi)容真實性、格式規(guī)范性是學籍檔案的生命線[1]39。

1.加強頂層設計，完善制度建設，促進檔案管理標準化。隨著檔案工作的不斷加強，高校在檔案管理方面建立了相對完善的宏觀管理制度，但缺乏具體實施細則，需要有一整套完善可操作性的工作條例。一要加強學籍檔案管理的頂層設計。教育部應根據(jù)《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等有關法律法規(guī)，盡快制訂出臺具有較強針對性和操作性的高校學籍檔案管理工作條例，以法律的形式、科學的制度來調(diào)控管理，使高校學籍檔案管理工作走向標準化，為高校的學籍檔案管理工作提供合法、科學、有效的指導。二要加大檔案管理的執(zhí)法力度。各高校要結合本校的實際，制定本校的學籍檔案管理實施細則，完善健全檔案收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、移交轉(zhuǎn)遞等各項規(guī)章制度；理順學籍檔案的管理體制，明確檔案管理部門集中統(tǒng)一管理學生檔案，細化各相關部門具體職責、歸檔要求、工作流程以及檔案工作標準，避免各行其是，做到有章可循、責任明確、嚴格執(zhí)行。

2.加強前端控制，注重過程管理，確保歸檔材料規(guī)范化。過程管理是質(zhì)量管理體系中的重要內(nèi)容，也是對工作環(huán)節(jié)進行有效控制與改進、不斷提升工作質(zhì)量的有效抓手。學籍檔案管理是對學生從入校到畢業(yè)全過程的管理，每個環(huán)節(jié)都不能放松，不管中間哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，都會影響學籍檔案的完整性。因此，加強檔案材料的前端控制，注重檔案的過程管理，至關重要。一要把好新生入學檔案的審查關。新生入學后，各院系應對學生檔案進行復查，逐份審查檔案信息，確認檔案材料是否完整齊全，做好缺少材料登記并及時催要，以保證高中階段等早期檔案材料的完整性。二要重視前期材料的制作與收集，把好歸檔關。實行“新生入學與提出歸檔要求同步”，對具體管理學生學籍檔案的兼職檔案員提出具體要求，比如，要求材料要完整，紙型要符合國家標準，書寫要規(guī)范，字跡要工整，歸檔要及時，發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的材料馬上進行糾正，對沒有及時歸檔的材料要求及時歸檔。三要加強對學籍檔案管理的指導。要定期開展學籍檔案的檢查與指導，以問題為導向，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，督促做好學籍檔案整理、移交與轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)，保證學籍檔案不因人員變動等而遺失，切實把檔案管理工作落到實處，以保證歸檔材料的完整性與規(guī)范性。

3.加快檔案數(shù)字化建設步伐，確保檔案信息安全。隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，高校數(shù)字化校園建設也在不斷深化，干部人事檔案數(shù)字化建設勢在必行。在規(guī)范紙質(zhì)檔案的基礎上，建立高校學生電子檔案管理系統(tǒng)，形成一套全面、規(guī)范的學生紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙軌制”管理模式，以作為干部人事檔案修正補充學籍檔案材料的來源與補救渠道，發(fā)揮“以檔補檔，以檔證檔”的憑證作用。檔案數(shù)字化建設，不僅減輕了檔案管理人員的工作強度，提高工作效率和管理水平；而且最大限度地減少直接查閱紙質(zhì)檔案的次數(shù)，防止紙質(zhì)檔案在檔案查閱過程中產(chǎn)生的磨損或人為涂改、抽取或丟失等造成檔案內(nèi)容的缺損，延長檔案的壽命，維護檔案的完整與安全。從2001年起全國高校學生畢業(yè)文憑實行電子注冊，并要求各高校1991年以后畢業(yè)文憑必須進行重新登記、核實和電子注冊，建立全國統(tǒng)一的學歷檔案信息庫，供社會查詢。學歷電子注冊制度的實施有力地打擊了學歷文憑造假等不法行為，也拉開了學籍檔案數(shù)字化建設的序幕，從而抑制了干部人事檔案中學籍檔案造假現(xiàn)象的發(fā)生。

4.提升檔案工作隊伍水平，推動檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展。人才是檔案事業(yè)發(fā)展的第一資源，檔案隊伍是否穩(wěn)定與素質(zhì)高低直接影響著檔案事業(yè)的興衰。創(chuàng)建有效的激勵機制，是調(diào)動檔案工作人員積極性、主動性和創(chuàng)造性的有力策略。

檔案管理是一項繁雜又重復的勞動，是一項默默無聞、無私奉獻的工作。各高校應全面落實《高等學校檔案管理辦法》的規(guī)定，妥善解決高校專職檔案工作人員的職級待遇，在職稱評定、提拔任用、評優(yōu)推先、獎勵表彰等方面享受與教學、科研和其他管理人員同等待遇；對長期接觸有毒有害物質(zhì)的涉密人員，應按照有關規(guī)定予以補助，增強他們的工作責任感與敬業(yè)度，激勵他們投入到檔案工作中去。

由于社會檔案意識薄弱，目前社會對檔案管理工作認同度較低，檔案工作人員在檔案管理工作中付出的辛苦往往被忽略，得不到社會的支持與尊重。因此，檔案領導者要肯定檔案工作的重要性，注重對檔案工作人員的人文關懷，了解他們業(yè)務需求和情感訴求，幫助他們解決工作上的困難，以提升檔案工作人員的職業(yè)信心和職業(yè)歸屬感。同時，檔案管理工作是一項技術性、專業(yè)性、保密性很強的工作，需要一支專業(yè)負責的檔案隊伍，知識激勵是提升檔案管理人員能力的主要途徑[3]69。因此，檔案領導者也要重視檔案人員培訓學習的投入，為他們提供知識培訓和繼續(xù)教育機會。加強業(yè)務知識培訓，提高檔案管理技能，不但是檔案工作人員職務晉升的條件，也是他們實現(xiàn)自我價值的需要，勢必為檔案事業(yè)發(fā)展增添動力。

總之，干部人事檔案專項審核工作是一項常態(tài)化、長效性的任務，是從嚴管理干部的重要手段。學籍檔案作為干部人事檔案的重要組成部分，確保檔案材料完整齊全、檔案內(nèi)容真實準確，推進學籍檔案規(guī)范化管理是當務之急。因此，各級領導要高度重視檔案工作，切實提高對學籍檔案工作的認知度，使高校學籍檔案在干部組織人事工作中發(fā)揮出自身應有的作用。

[1] 成小芬.近二十年高校學籍檔案管理研究綜述[J].宿州教育學院學報，2014（2）.

[2] 葉麗群.高校學籍檔案管理與利用現(xiàn)狀探析[J].蘭州教育學院學報，2014（6）.

[3] 鄧君，賈曉青，劉夢瑩.檔案館員激勵機制研究：國家開放檔案價值實現(xiàn)主體激勵研究之一[J].檔案學研究，2013（2）.

Management of School Archives from the Perspective of Special Audit of Cadre Personnel Archives

Zheng Xinying
(Archives of Fujian Normal University,Fuzhou 350117,China)

The school archives is an important part of the cadre personnel archives,and the audit of academic degree materials is an important part of cadre personnel archives audit.Through the cadre personnel archives special audit,it is found that some common problems exist,such as incomplete material,unstandardized content,inaccurate information and incomplete procedures.Some ideas and path to solve the problems in the management of school archives are put forward to lay a good foundation for the follow-up management work of cadre personnel archives.

cadre personnel archives;special audit;school archives;standardized management

鄭新鶯，福建師范大學檔案館副研究館員，研究方向為檔案管理。