基層需要的多途徑檔案管理方式探討

張建銘 王春曉 鄧文榮

（中國工程物理研究院流體物理研究所綿陽621900）

基層需要的多途徑檔案管理方式探討

張建銘 王春曉 鄧文榮

（中國工程物理研究院流體物理研究所綿陽621900）

本文通過開展網(wǎng)上問卷調查的方式，對單位科研課題檔案管理狀況進行了調查。結果顯示科研人員認為歸檔是科研活動的重要環(huán)節(jié)，課題完成后需按要求和程序進行歸檔，單位應該有組織、有計劃地開展檔案信息化工作。根據(jù)需求對檔案管理方式變革進行了分析探索，對加強檔案信息化管理工作、促進電子文件收集歸檔、提高檔案利用效率具有積極作用。

問卷調查檔案管理檔案信息化

G271

A

2017-05-22

科技檔案是科研單位在從事科研活動中按照歸檔要求整理后形成的、具有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、聲像、圖表、電子文件等各種載體，是歷代科研人員從事科研活動中知識和技術的積累，是單位的寶貴財富。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，各種類型的電子文件越來越多，管理工作越來越困難，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到不同程度的影響。為掌握科研人員對檔案的價值、收集、管理、利用的了解程度，持續(xù)改進檔案管理工作，更好地服務科研生產(chǎn)，我們在全所范圍內組織策劃了一次科研檔案管理工作網(wǎng)上問卷調查活動，對科研基層需求的檔案利用管理方式進行了探討。

結果顯示，參與調查人員普遍認為檔案歸檔是科研活動的重要環(huán)節(jié)，課題完成后需按單位檔案工作要求和程序進行歸檔?？傮w上，科研檔案利用率明顯偏低，檔案管理信息化程度低、利用方式落后是影響利用的主要因素。單位應有計劃地組織開展檔案信息化工作，促進電子文件收集歸檔，對提高科研檔案的利用有積極作用。

一、問卷設計及調查開展主要情況

檔案業(yè)務工作包括收集歸檔、整理、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計、移交、銷毀八個環(huán)節(jié)。根據(jù)調查對象和目的，本次調查僅涉及檔案管理的收集、整理和利用環(huán)節(jié)。調查問卷共設計十個選擇性問題，一個開放性問題，內容包括檔案利用狀況、對歸檔的認識、開展檔案資源信息化的必要性等。本次采用網(wǎng)上答題方式，技術人員采用SQLServer數(shù)據(jù)庫和ASP技術開發(fā)完成了B/S結構的調查問卷制作，可以同時在網(wǎng)上完成答題、實時查詢及結果統(tǒng)計?；顒訌?016年11月21日-12月25日，在單位B網(wǎng)（用戶774人）公開進行。調查期間采用通知、發(fā)郵件等方式通知到全所用戶，每個用戶可參與投票一次，對每題4—6個選項可進行多選。經(jīng)過為期一個月的調查，點擊306人次，答卷人數(shù)79人次，提出20條意見和建議。

二、調查結果及統(tǒng)計分析

1.關注人群對檔案管理認識分析。全所B網(wǎng)用戶774人，參與調查79人次，占10.21%。全所正高職稱72人，參與7人，占9.72%；副高級職稱196人，參與33人，占16.84%；中級職稱275人，參與30人，占10.91%。結果顯示，職工對檔案管理關注度偏低，副高職稱人員對調查關注明顯高于均值，該部分人員主要是課題負責人和重要管理崗位人員。

從調查人員回答情況看，81%的人員清楚“課題完成后需按單位檔案工作要求和程序進行歸檔”，11%還認為“歸檔情況應納入科研管理活動，實行獎罰制度”，同時還有8%認為歸檔是管理部門和其他人的事，與自己無關。91%認為“歸檔是科研活動的重要環(huán)節(jié)，是科研課題是否完成的標志，有價值的科技資料要整理歸檔”，但是對“歸檔是做好科技檔案工作的基礎和起點”“歸檔是維護國家、單位科技秘密的保證”“歸檔是貫徹集中統(tǒng)一保管的主要措施”僅為10%。調查人員對檔案“憑證價值”“歷史參考價值”“技術情報價值”都有一定的認識，分別為25%、27%和38%。僅10%選擇“不知道，我對檔案知識了解很少”。

2.檔案借閱和利用滿意情況。從檔案利用的目的、頻率和滿意程度結果顯示，利用目的主要是工作查考（包括立項、開題論證所需），檔案利用偏低，對檔案利用滿意程度結果顯示，滿意為17%、較滿意為53%、不滿意30%。對不滿意的原因進一步調查顯示，76%認為檔案管理信息化程度低，方式落后；19%認為檔案查找困難。對未查到檔案進一步調查顯示借閱人不能提供有效信息、檢索方式落后、相關檔案未移交到檔案室占98%。檔案人員原因造成的不滿意僅占2%。

3.對開展檔案管理工作的建議。關于如何開展檔案工作，46%認為完成一件事項，將資料整理完畢后移交檔案室；22%認為歸檔工作是動態(tài)的，在科研課題結題后3個月內完成；16%認為有計劃開展，每年定期統(tǒng)一移交上一年度完成課題文件資料；也有16%不希望任何資料存在手上，收到文件后立即移交檔案室。

對于開展檔案資源信息化的必要性，92%認為單位檔案信息化是必要的，僅有8%認為建設成本高、保密風險等沒必要開展。對于了解檔案知識的方式，53%選擇定期培訓，其他方式也有選擇。

三、檔案管理和利用方式變革分析

通過本次調查活動及結果顯示，科研人員對科技檔案的價值和歸檔的重要意義認識清楚，91%認為歸檔是科研活動的重要環(huán)節(jié)，是科研課題是否完成的標志，有價值的科技資料要整理歸檔?？傮w上，關注檔案的人員比例偏低，利用率偏低，利用人員基本滿意。信息化程度低、檢索方式落后、相關資料未歸檔是影響滿意度的主要原因。

參與調查人員提出了“開展檔案資源信息化”的需求，該結果與檔案管理工作的行業(yè)發(fā)展形勢一致。在電子文件大量生成和無紙化辦公管理的新形勢下，電子文件的歸檔管理越來越重要。傳統(tǒng)檔案室紙質檔案的接收、整理方式已不能滿足當前檔案管理工作的需求，管理應提前介入到文件的形成和流轉過程中，組建一個標準化的電子檔案收集、管理和利用體系，才能做好新形勢下的檔案管理工作，提高檔案關注度、用戶的利用率和滿意度。

1.規(guī)范文件流轉管理，建立覆蓋全員的電子文檔管控體系。管理部門需要將電子文件管理流程進一步細化，依據(jù)文件管理辦法和科研項目技術文件審批程序、實施的程序文件要求，梳理和優(yōu)化科研項目文件產(chǎn)生、檔案利用全程管理和關鍵控制環(huán)節(jié)，形成以項目管理為主線的層級式文檔控制體系和文檔一體化管理控制流程。

體系的建設應參照質量、安全、保密體系的建設，由管理部門牽頭，組織管理、檔案、信息化、科研室等所內涉及文件產(chǎn)生、管理的相關部門制定體系管理文件和作業(yè)程序文件，形成各類課題的歸檔范圍、保管期限表和文件材料分類方案，明確區(qū)別具有長期的保存和利用價值的電子文件、在各系統(tǒng)中運行短期保存電子文件和個人工作機上的過程性文件。要求應具體到某份文件是否需要歸檔、歸檔文件保管期限劃定以及文件所屬類別判斷等。體系的良性運轉離不開專業(yè)數(shù)字化檔案室管理隊伍建設——管理人員專業(yè)化、職責分工明確化，隊伍包括：專業(yè)檔案管理人員、檔案信息技術管理人員、計算機系統(tǒng)管理、日常運行維護人員等。單位應根據(jù)科研能力、發(fā)展規(guī)模，配套檔案管理人員發(fā)展規(guī)模，依據(jù)數(shù)字化檔案室的管理需求按計劃引進相關專業(yè)人員，達到隊伍年齡梯度恰當、人員配置合理的結構狀態(tài)。并借用保密、質量體系獎懲機制，將制度常規(guī)化，對于維持、提高檔案隊伍的素質具有促進作用。

2.規(guī)范電子文件的歸檔與管理，提高檔案利用效率。單位組織建成檔案管理系統(tǒng)時，應重點考慮“原生性電子文件”的歸檔與管理設計，電子文件的產(chǎn)生是必須依賴信息技術或者系統(tǒng)，是電子信息技術下的系統(tǒng)工程，與用信息技術管理手段管理傳統(tǒng)檔案有明顯區(qū)別[1]。只有按照《數(shù)字檔案室建設指南》、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）的規(guī)定，將來源于各業(yè)務系統(tǒng)的電子文件進行采集，實現(xiàn)電子文件的歸檔流程和電子檔案的封裝流程，封裝固化后的電子檔案，可正式納入電子檔案管理系統(tǒng)，真正實現(xiàn)電子檔案的在線和遠程借閱利用服務，才能從根本上解決檔案的高效利用問題。

目前，我所檔案室已完成大部分檔案的目錄編制工作，目錄采集使用了幾個檔案管理系統(tǒng)，檔案分類標準不統(tǒng)一，錄入的目錄數(shù)據(jù)難以有效整合。落后的檢索方式嚴重影響檔案利用效率，成為影響科研人員利用檔案的積極性和滿意度的主要因素。當前應先規(guī)范電子文件的歸檔管理，解決增量文件的電子檔案采集工作。對于傳統(tǒng)存量檔案，可先行上傳目錄，可開展已數(shù)字化的部分科技檔案數(shù)據(jù)檢查、讀取、建庫、權限設置和掛接利用工作，對電子化檔案同時接收電子檔案輸出存檔，對未數(shù)字化部分檔案進行規(guī)范化整理和數(shù)字化加工，同時完成全文上傳工作。兩者結合起來，逐步進入“增量電子化”、“存量數(shù)字化”檔案管理新模式。

3.檔案的利用還需要組織檔案應用系統(tǒng)的建設工作。對開展檔案資源信息化的必要性調查顯示，科研人員對文件在線歸檔、檔案在線利用的需求較為強烈。檔案應用系統(tǒng)建設是解決上述問題的主要措施，單位應有計劃、有組織地開展檔案資源應用系統(tǒng)的建設工作，系統(tǒng)解決辦公自動化系統(tǒng)、其他業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸問題，實現(xiàn)原生電子檔案的在線歸檔和管理。我所目前在用的兩套檔案管理系統(tǒng)均達不到在線收集、查閱和利用的需求，單位應考慮檔案的核心應用系統(tǒng)建設，建設覆蓋“歸檔單位—檔案室—利用者”三大層次用戶、滿足“在線文件接收—檔案管理—在線利用”三大主要功能、涵蓋“電子文件—檔案目錄—檔案全文”三大層次的數(shù)據(jù)資源。

系統(tǒng)由歸檔單位電子文件管理、電子文件數(shù)據(jù)交換平臺、檔案管理工作流引擎、電子文件元數(shù)據(jù)管理、檔案存儲管理、數(shù)字檔案室管控中心、數(shù)字資源保護決策支持、數(shù)據(jù)訪問控制、檔案信息利用服務平臺等多個子系統(tǒng)（或模塊）組成的數(shù)字化管理應用系統(tǒng)。通過以上措施和查閱訪問權限的設置，可逐步實現(xiàn)全所“智慧型檔案室”的建設及管理工作。

[1] 鄒杰.《歸檔文件整理規(guī)則》對電子文件整理一般要求的適用（之六）[J].中國檔案,2017（3）：26-28.