如何加強(qiáng)學(xué)校檔案收集與整理工作的思考

杜婷婷

（?？诮?jīng)濟(jì)學(xué)院海口570203）

如何加強(qiáng)學(xué)校檔案收集與整理工作的思考

杜婷婷

（海口經(jīng)濟(jì)學(xué)院?？?70203）

在學(xué)校綜合管理工作實(shí)踐中，檔案管理工作發(fā)揮著極其重要的作用，是基礎(chǔ)性工作之一，檔案管理工作質(zhì)量對學(xué)校各項(xiàng)管理工作的開展產(chǎn)生著一定的影響，甚至在評判學(xué)校綜合管理水平的過程中，檔案管理是一項(xiàng)較為重要標(biāo)準(zhǔn)，受到高度關(guān)注。所以在積極開展檔案綜合管理工作的過程中，學(xué)校應(yīng)該更加重視檔案的收集和整理工作，并結(jié)合新技術(shù)的引入，積極探索相應(yīng)的收集和整理措施，希望能為學(xué)校檔案管理工作的開展提供相應(yīng)的支持和輔助，為學(xué)校整體管理質(zhì)量的提高提供良好的支持。

學(xué)校檔案管理收集整理

G272

A

2017-06-18

學(xué)校檔案簡單地說就是在學(xué)校綜合管理工作中，各項(xiàng)活動如招生、管理、教學(xué)、科研等活動的歷史記錄，對于學(xué)校的管理工作、學(xué)生的生活以及社會的發(fā)展都具有一定的研究意義和價值。一般情況下，學(xué)校在對檔案進(jìn)行收集和整理的過程中分為文字記錄、圖表信息、影像信息和音頻信息等四個方面，并且記載的載體和在整理活動中使用的方式存在一定的差異。在學(xué)校綜合管理工作實(shí)踐中，合理利用檔案資源，能夠讓人們對檔案形成更為明確的認(rèn)識，并輔助學(xué)校管理人員更好地完成學(xué)校檔案管理工作，學(xué)校檔案管理工作的整體水平也會有所提高。所以新時期背景下，十分有必要對學(xué)校檔案收集和整理工作進(jìn)行研究和分析，并制定合理化的策略，希望能夠全面推進(jìn)學(xué)校檔案收集和整理工作的優(yōu)化開展，促進(jìn)檔案管理作用的發(fā)揮，為學(xué)校的穩(wěn)定運(yùn)行提供良好的支持。

一、學(xué)校檔案收集和整理工作

1.學(xué)校檔案的收集。對學(xué)校檔案進(jìn)行收集需要按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，并且將學(xué)校內(nèi)部相關(guān)部門以及各個科室的工作人員納入到工作體系中，希望能夠獲得多部門工作人員的配合，在多部門的努力下增強(qiáng)檔案收集工作效果，為檔案收集工作的優(yōu)化開展創(chuàng)造良好的條件。在積極開展具體的檔案收集工作實(shí)踐過程中，工作人員應(yīng)該融入完整性思想，將保證檔案資料的完整性作為開展各項(xiàng)工作的前提條件。在實(shí)際工作中，檔案收集工作相對較為繁瑣，并且涉及學(xué)校多個部門及其工作人員。學(xué)校每個部門在開展檔案收集工作的過程中都需要有專門的管理人員進(jìn)行分類和歸檔，再交給檔案室工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的管理。同時，對于學(xué)校綜合管理工作實(shí)踐中形成的不同類型檔案，在開展收集工作的過程中也應(yīng)該盡量結(jié)合不同地區(qū)的工作要求開展收集工作，如文書檔案和教學(xué)檔案應(yīng)該在新學(xué)年開始前完成對上一學(xué)年檔案的歸檔。在對檔案進(jìn)行收集的過程中，收集歸檔工作的要求也存在一定的差異，只有及時進(jìn)行歸檔并整理成冊，才能促進(jìn)檔案管理水平的提高，為檔案資源的有效利用創(chuàng)造良好條件。所以在學(xué)校檔案收集工作中，應(yīng)該從多角度對檔案收集工作進(jìn)行研究和分析，并提出合理化建議，希望能夠促進(jìn)檔案歸檔工作的優(yōu)化開展，全面促進(jìn)學(xué)校檔案資源在新時期背景下的有效利用。

2.學(xué)校檔案的整理工作。學(xué)校檔案的整理工作包含兩個方面的主要內(nèi)容，即對檔案內(nèi)容進(jìn)行整理，并且在整理過程中應(yīng)該注意辨別檔案文件的真假，對檔案整理工作中所涉及的文件資料進(jìn)行及時考證，并對檔案史料進(jìn)行適當(dāng)編輯等，保證檔案整理工作效果。對檔案實(shí)體資料進(jìn)行整理，將學(xué)校綜合管理工作中形成的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化、有序化分類，并且按照一定的要求進(jìn)行組合和編目，保證檔案整理工作的標(biāo)準(zhǔn)性和有序性[1]。一般來說，學(xué)校檔案整理工作與對學(xué)校檔案內(nèi)容的鑒別和檔案所涉及活動的考證存在一定的聯(lián)系，通常情況下，對學(xué)校檔案整理工作進(jìn)行研究和分析，往往將對學(xué)校實(shí)體檔案的整理作為重要的研究對象。同時，學(xué)校的檔案整理工作也是檔案工作的核心工作，需要學(xué)校檔案管理人員加強(qiáng)對整理工作的重視，并注意在開展檔案整理工作的過程中聯(lián)合多部門共同參與整理工作，切實(shí)保證學(xué)校檔案整理工作的實(shí)際效果，為學(xué)校檔案整理工作水平的提高創(chuàng)造良好的條件。唯有如此，學(xué)校檔案整理工作才能夠逐步取得理想的發(fā)展成效，整體整理工作水平也會有所提高，對學(xué)校檔案工作的開展和檔案資源的利用產(chǎn)生著一定的積極影響。所以在學(xué)校建設(shè)和發(fā)展過程中，一定要加強(qiáng)對學(xué)校檔案整理工作的重視，并積極探索相應(yīng)的整理措施，為檔案整理工作的全面推進(jìn)提供良好的支持和借鑒。

二、學(xué)校檔案收集和整理工作的重要特點(diǎn)

在學(xué)校檔案管理工作實(shí)踐中，檔案收集和整理工作表現(xiàn)出一定的個性化特征，學(xué)校檔案管理部門的工作人員要想提高檔案管理效果，就應(yīng)該對檔案收集和整理特點(diǎn)進(jìn)行分析，進(jìn)而制定有針對性的收集和整理措施，為檔案管理工作的順利推進(jìn)創(chuàng)造良好的條件。

1.分類相對較多。調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段學(xué)校檔案的收集和整理工作表現(xiàn)出明顯的分類多特點(diǎn)，按照不同的對象對檔案進(jìn)行劃分，能夠劃分為學(xué)生檔案、教學(xué)檔案、人事檔案、會計檔案等，也能夠按照不同的記錄方式進(jìn)行劃分，如錄像檔案、錄音檔案、文字檔案和照片檔案等。而不論學(xué)校檔案以何種方式存在，都能夠作為重要的文獻(xiàn)資源在學(xué)校綜合管理工作中發(fā)揮數(shù)據(jù)參考作用，對學(xué)校的真實(shí)情況進(jìn)行反應(yīng)，并且能夠?yàn)閷W(xué)校的下一步發(fā)展做出正確的指引，促進(jìn)學(xué)?？茖W(xué)決策水平的不斷提高，推動學(xué)校在新時期背景下的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

2.涉及的范圍較廣。學(xué)校檔案資料的搜集和整理與多個部門存在一定的聯(lián)系，需要學(xué)校所有科室相關(guān)工作人員的共同配合，甚至積極參與其中。所以在開展學(xué)校檔案管理工作的過程中，應(yīng)該注意檔案收集和整理工作所涉及的范圍，保證檔案收集和整理工作的全面性和系統(tǒng)性。此外，在當(dāng)前信息時代背景下，隨著信息技術(shù)在檔案收集和整理工作中的廣泛應(yīng)用，學(xué)校檔案收集和整理的范圍也得到了進(jìn)一步的拓展和延伸，此時要想全面提高檔案管理成效，就應(yīng)該從多角度對檔案收集和整理工作進(jìn)行系統(tǒng)的研究和分析，增強(qiáng)檔案收集和整理工作的全面性。

3.檔案收集和整理工作表現(xiàn)出較強(qiáng)的連續(xù)性。連續(xù)性也是新時期背景下我國學(xué)校檔案管理工作的重要特點(diǎn)，并且這一特點(diǎn)的存在對學(xué)校檔案收集和整理工作的優(yōu)化開展產(chǎn)生著重要的影響。新時期背景下，隨著我國教育教學(xué)改革工作的逐步推進(jìn)，學(xué)校綜合管理工作中每年都會遇到一些具有特殊性的事件，并且部分事件甚至需要跨學(xué)年完成[2]。這就造成學(xué)校檔案收集和整理工作表現(xiàn)出一定的連續(xù)性特征，在開展檔案收集和整理工作的過程中應(yīng)該注意其連續(xù)性，并對各項(xiàng)工作進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，只有如此，才能夠提高學(xué)校檔案收集和整理工作成效，為學(xué)校檔案資源在新時期背景下的優(yōu)化利用提供相應(yīng)的支持和保障。

4.學(xué)校檔案收集和整理會受到多種因素的影響。在學(xué)校綜合管理工作實(shí)踐中，檔案的收集和整理也會受到多種因素的影響而發(fā)生一定程度上的變化，所以要想保證檔案收集和整理工作成效，在開展檔案管理工作過程中應(yīng)該對涉及的相關(guān)要素進(jìn)行系統(tǒng)的研究，并加強(qiáng)對檔案管理制度的構(gòu)建，希望能借助對檔案管理制度的落實(shí)，促進(jìn)學(xué)校檔案收集和整理工作的優(yōu)化開展，提高檔案管理質(zhì)量。這樣，在學(xué)校檔案收集和整理工作中就能夠有效規(guī)避不良影響，檔案管理質(zhì)量也能夠得到明顯提高，對學(xué)校的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展產(chǎn)生一定的積極影響[3]。

三、新時期全面加強(qiáng)學(xué)校檔案收集和整理工作的有效措施

基于新時期全面加強(qiáng)學(xué)校檔案收集和整理工作的重要性以及檔案收集和整理工作對學(xué)校建設(shè)發(fā)展的影響，應(yīng)該結(jié)合檔案管理工作呈現(xiàn)出的新特點(diǎn)對檔案收集和整理進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，增強(qiáng)檔案收集和整理工作的針對性和系統(tǒng)性，希望可以循序漸進(jìn)地改善檔案收集和整理現(xiàn)狀，促進(jìn)檔案管理水平的提升和管理作用的發(fā)揮，以期可以有效促進(jìn)學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展。在具體操作方面，學(xué)校全面加強(qiáng)檔案收集和管理工作，可以從以下方面入手進(jìn)行系統(tǒng)的研究和分析。

1.加強(qiáng)宣傳，提高學(xué)校管理人員的檔案管理意識。學(xué)校要想讓各部門的工作人員都認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并積極配合檔案管理工作的優(yōu)化開展，就應(yīng)該加強(qiáng)宣傳工作，讓更多的人認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，積極配合檔案收集和整理工作的開展。同時，在優(yōu)化開展檔案管理重要性宣傳工作的基礎(chǔ)上，內(nèi)部檔案管理人員的責(zé)任意識也能夠得到適當(dāng)?shù)呐囵B(yǎng)，并且以高度的社會責(zé)任感投入到檔案收集和整理工作中，促進(jìn)學(xué)校檔案收集和整理水平的逐步提高，為檔案資源的有效利用創(chuàng)造良好的條件。同時，借助宣傳教育，也能夠促進(jìn)檔案管理人員自覺加強(qiáng)自身綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，保證能夠與時俱進(jìn)對檔案收集和整理工作方式、方法等進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，有效增強(qiáng)檔案收集和整理工作與時代發(fā)展的契合度，真正發(fā)揮出檔案收集和整理的重要作用，促進(jìn)檔案資源有效利用率的提高，為學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展提供良好的支持。這樣就能夠在宣傳教育的輔助下改變過去被動管理的尷尬局面，從被動管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃犹剿骱头?wù)，為檔案管理工作的全面優(yōu)化創(chuàng)造良好的條件。

2.建立健全學(xué)校檔案管理制度，對檔案歸檔范圍進(jìn)行合理確定。完善的檔案管理制度和明確的檔案管理范圍對檔案管理工作的優(yōu)化開展產(chǎn)生著至關(guān)重要的影響，所以在當(dāng)前檔案管理工作要求和技術(shù)手段發(fā)生一定變化的情況下，學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理制度建設(shè)的重視，并對檔案歸檔范圍進(jìn)行明確規(guī)定，希望能夠有效促進(jìn)檔案管理工作的全面優(yōu)化開展。在具體探索檔案收集和整理工作的過程中，借助完善的管理制度，針對具體情況對檔案收集和整理工作進(jìn)行分析，能夠讓學(xué)校師生以及檔案管理人員對檔案管工作的重要性形成新的認(rèn)識，并且在明確職責(zé)范圍的作用下，檔案管理人員在全校師生群體的配合下積極開展檔案收集和整理工作，能夠促進(jìn)檔案收集和整理工作的全面性和系統(tǒng)性，促進(jìn)檔案管理工作水平的提高[5]。同時，在當(dāng)前檔案收集和整理技術(shù)水平不斷提高的社會背景下，學(xué)校加強(qiáng)對檔案管理制度的構(gòu)建，能夠積極引導(dǎo)全校師生共同參與檔案收集和整理，并且在完成檔案收集和整理后，直接由檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔，檔案收集和整理的及時性和準(zhǔn)確性必然會有所提高。此外，為保證檔案管理工作全面優(yōu)化，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并在對學(xué)校各類型檔案歸檔和保存情況進(jìn)行全面分析的基礎(chǔ)上，對檔案管理人員的工作行為進(jìn)行有效監(jiān)督。唯有如此，檔案管理工作才能夠呈現(xiàn)出新的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，整體管理水平也必然會顯著提高，對學(xué)校檔案資源的利用和檔案管理作用的發(fā)揮產(chǎn)生一定的積極影響。

3.有效溝通，促進(jìn)檔案收集和整理工作的順利推進(jìn)。學(xué)校檔案管理工作涉及全校師生和教研人員，因此良好的溝通在檔案管理工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在學(xué)校檔案管理人員積極探索檔案管理工作的過程中，應(yīng)該明確有效溝通和交流的重要性，在開展檔案收集和整理工作時，注意與不同科室的工作人員進(jìn)行和諧的溝通和交流，爭取獲得各科室工作人員的支持，能夠在各科室工作人員的積極配合下取得理想的檔案管理成效[6]。這樣，通過有效溝通和交流，檔案管理人員能夠與其他部門之間構(gòu)建和諧的工作關(guān)系，進(jìn)而在多部門的努力和配合下，檔案的收集和整理質(zhì)量必然會得到顯著的提高，并且歸檔效率和歸檔準(zhǔn)確性也能進(jìn)一步增強(qiáng)，能夠?yàn)闄n案資源管理作用的發(fā)揮提供相應(yīng)的保障。

4.引入更為先進(jìn)的方法促進(jìn)檔案收集和整理工作的優(yōu)化。在學(xué)校建設(shè)發(fā)展過程中，全面加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，主要是為了能夠借助對檔案資源的有效利用促進(jìn)學(xué)校綜合管理工作的穩(wěn)步開展，增強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性和全面性，為檔案管理工作的有序推進(jìn)提供相應(yīng)的支持。所以新時期背景下，結(jié)合檔案管理工作呈現(xiàn)出的新變化，應(yīng)該嘗試將先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、數(shù)字資源處理技術(shù)等引入到檔案管理工作實(shí)踐中，輔助檔案管理工作的開展，增強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)性和實(shí)效性[7]。同時，學(xué)校也應(yīng)該針對檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際需求加大資源投入，引入更為全面的信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化，這樣能夠有效減少紙質(zhì)檔案占用的存放空間，檔案資源的查詢和借閱也更為便捷，有助于將被動的檔案收集和整理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥臋n案資源供給服務(wù)。此外，在探索學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要明確注意的是信息安全會對檔案管理工作成效產(chǎn)生一定的影響，所以要想全面提高檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量，就應(yīng)該從多角度入手對檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的分析，希望能夠加強(qiáng)檔案信息安全，保證檔案收集和整理信息化建設(shè)效果，為學(xué)校各項(xiàng)工作的開展提供有效的數(shù)據(jù)支持。

5.全面加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)，提供人才保障。檔案管理工作的開展與檔案管理人員的素質(zhì)存在緊密的聯(lián)系，要想保證檔案的收集和整理，最重要的工作之一就是加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，為檔案收集和整理工作的開展提供相應(yīng)的人才支持。所以，在學(xué)校開展檔案收集和整理工作的過程中，應(yīng)該正確認(rèn)識人才的重要性，并結(jié)合新時期檔案管理工作呈現(xiàn)出的新變化對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，希望能夠循序漸進(jìn)地改善檔案管理現(xiàn)狀，提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案收集和整理工作的優(yōu)化開展。在具體操作方面，學(xué)校應(yīng)該全面加強(qiáng)檔案收集和整理人才隊伍建設(shè)，對檔案收集和整理人員的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力加以培養(yǎng)，并且在繼續(xù)教育實(shí)踐中，融入思想道德素質(zhì)，希望能夠提高檔案管理人員的責(zé)任意識和工作積極性，為檔案收集和整理工作的優(yōu)化開展貢獻(xiàn)出一定力量。同時，為了保證人才培養(yǎng)效果，學(xué)?？梢試L試階段性地組織本校檔案收集和整理工作人員參與到日常教育培訓(xùn)活動中，對檔案管理人員的新修養(yǎng)加以培養(yǎng)，為檔案收集和整理信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件[8]。唯有如此，學(xué)校檔案管理工作才能夠循序漸進(jìn)的推進(jìn)，檔案資源的有效利用率也會明顯提高，對檔案資源的利用和學(xué)校綜合管理工作的開展產(chǎn)生著一定的積極影響，甚至能夠?yàn)槲覈逃聵I(yè)的發(fā)展提供良好的支持。

綜上所述，學(xué)校檔案管理工作與學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展存在緊密的聯(lián)系，在新時期背景下，隨著學(xué)校綜合管理工作中對檔案資源的廣泛利用，學(xué)校檔案管理人員也應(yīng)該認(rèn)識到自身管理工作的重要性，并積極探索相應(yīng)的管理措施，希望可以循序漸進(jìn)地改善檔案管理現(xiàn)狀，促進(jìn)檔案管理水平的逐步提高，為學(xué)校檔案管理工作的全面優(yōu)化開展提供良好的支持和借鑒，希望能夠?yàn)閷W(xué)校綜合管理工作的順利推進(jìn)和學(xué)校在新時期背景下的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

[1] 賀莉莉.探究加強(qiáng)學(xué)校檔案收集與整理工作的相關(guān)措施[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報,2016（33）:159-159.

[2] 謝維.新時期如何加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的思考[J].黑龍江史志,2015（13）:45.

[3] 王雪純.加強(qiáng)高校實(shí)物檔案收集整理之我見[J].黑龍江檔案,2016（6）:68-69.

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[5] 李莎.淺談學(xué)校檔案的收集、整理和利用[J].青年時代，2016（32）:255-255.

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杜婷婷，?？诮?jīng)濟(jì)學(xué)院助理館員，研究方向或主要工作性質(zhì)為檔案管理。