信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

徐頻 四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院

信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

徐頻 四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作要不斷進(jìn)行創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會的發(fā)展。在檔案管理工作中，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，能夠有效提高檔案管理工作的效率，使其保證檔案管理工作開展的高效性與準(zhǔn)確性。

信息時(shí)代 檔案管理 創(chuàng)新工作

檔案資料作為社會重要的信息資源，記錄了個(gè)人、用人單位的相關(guān)信息。在信息時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足社會的發(fā)展，只有將檔案管理工作不斷的創(chuàng)新，運(yùn)用先進(jìn)的管理手段，學(xué)習(xí)高效的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使其有效推動用人單位在經(jīng)濟(jì)市場中的長久發(fā)展。

一、信息時(shí)代下檔案管理相關(guān)概述

（一）信息化檔案管理概念。信息化檔案管理便是在實(shí)際檔案管理工作中，融入現(xiàn)代信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對檔案的信息進(jìn)行收集、整理、保存，并為用人單位及社會提供檔案新信息服務(wù)功能。當(dāng)下，很多用人單位在檔案管理工作中都在積極的將傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化、信息化的管理模式轉(zhuǎn)變。

（二）信息化檔案管理特征。

1.在信息時(shí)代下，開展檔案管理工作一定要遵守相關(guān)的法律法規(guī)、政策制度，而這必須要由檔案管理有關(guān)的行政部門進(jìn)行統(tǒng)一的制定。

2.信息化檔案管理是一種電子文件與電子檔案重要的社會信息化的表現(xiàn)形式，檔案管理信息化的產(chǎn)生，標(biāo)志了政府以及用人單位已經(jīng)走向了信息化。

3.信息化的檔案管理工作在很大程度上發(fā)揮了現(xiàn)代信息技術(shù)所具有的優(yōu)勢，有效實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的數(shù)字化、現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，這對檔案管理工作的質(zhì)量有積極地促進(jìn)作用。

二、信息時(shí)代下檔案管理工作存在的問題

隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用。充分運(yùn)用信息資源已經(jīng)是當(dāng)代社會發(fā)展的主要形勢。但是，在信息時(shí)代背景下，單位在開展檔案管理工作中，采用信息技術(shù)進(jìn)行管理，依然存在很多問題。很多單位在開展檔案管理工作中，依然存在工作理念滯后的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的管理理念注重對檔案的收藏，卻忽略了檔案的實(shí)用性。由于在信息環(huán)境下，檔案管理工作信息量過大，并且要求要具備一定的實(shí)用性，要注重樹立檔案人員服務(wù)意識。另外，傳統(tǒng)檔案管理模式對信息存檔是員工進(jìn)行手工編輯的，這樣存在一定的不足，不能對檔案信息進(jìn)行有效的整理，檢索信息效率低，并不能有效發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的作用。另外，檔案管理工作規(guī)劃滯后，檔案管理工作在開展中受地域等因素的影響，在發(fā)展中存在一定的約束。

三、信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新實(shí)踐

1.創(chuàng)新檔案管理工作的理念。在信息時(shí)代下，創(chuàng)新檔案管理工作，首先就是要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作理念，將檔案管理工作注重對信息收藏的理念轉(zhuǎn)為注重檔案信息的使用價(jià)值，為個(gè)人、用人單位以及社會提供資良好的檔案信息服務(wù)。因此，各單位在開展檔案管理中，保證能夠意識到檔案管理工作的重要性，相關(guān)管理人員組織檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷培養(yǎng)檔案管理工作人員的創(chuàng)新思想理念，使檔案管理工作人員更加符合社會的發(fā)展，滿足個(gè)人及用人單位的實(shí)際需求，不斷學(xué)習(xí)國外先進(jìn)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，使其不斷加強(qiáng)自身的專業(yè)能力，做好檔案管理相關(guān)工作。

2.創(chuàng)新檔案管理工作的服務(wù)。在信息時(shí)代下開展檔案管理工作，首先要?jiǎng)?chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適用社會的發(fā)展，無法有效提高檔案管理工作效率。創(chuàng)建統(tǒng)一的檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)臺，能夠不受時(shí)間、地點(diǎn)、空間等客觀因素的影響，可以及時(shí)利用相關(guān)的驗(yàn)證信息對檔案信息進(jìn)行查詢。各單位可以加強(qiáng)對電子檔案信息采取自動化的管理模式，電子信息能夠進(jìn)行自動化上傳并進(jìn)行整理，上傳的電子檔案信息通過自主下載便能有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的實(shí)際作用。檔案管理的實(shí)施，主要目的便是為社會、單位以及個(gè)人提供較好的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，使其能夠及時(shí)查詢相關(guān)信息，這樣才能夠更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)目的。

3.完善檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。我國當(dāng)下在很多時(shí)候處理文件都是在運(yùn)用信息技術(shù)管理的過渡時(shí)期，想要更好的完善檔案的信息化管理，最重要的便是更好的完善檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。但是創(chuàng)建完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫并不是一件容易的事情，在實(shí)際建設(shè)中需要經(jīng)歷一個(gè)長期的工程才能更好的形成。所以，在實(shí)際建設(shè)中，要保證檔案信息數(shù)據(jù)庫在建設(shè)中遵守由低到高的原則，并且要將檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行有效結(jié)合，還要加強(qiáng)協(xié)調(diào)兩者之間的工作，并且還要將單獨(dú)的每個(gè)檔案目錄庫與綜合數(shù)據(jù)庫的進(jìn)行結(jié)合，使其能夠形成一種分布形式與網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的數(shù)據(jù)庫，使其能夠在很大程度上提高其檔案管理工作效率。

4.有效實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化與現(xiàn)代化。在信息時(shí)代下，開展檔案管理工作中，要根據(jù)社會的發(fā)展情況，以及單位的實(shí)際需求，將檔案信息以及電子文件進(jìn)行較好的保存，最重要的便是檔案管理信息系統(tǒng)、CAD系統(tǒng)、CAM系統(tǒng)與信息管理系統(tǒng)，并且將這些現(xiàn)代化的、數(shù)字化的先進(jìn)的信息化的設(shè)備技術(shù)融入到實(shí)際檔案管理工作中，并且要不斷的創(chuàng)新管理思想理念。

創(chuàng)建專業(yè)化的、數(shù)字化以及現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理信息化平臺，將檔案管理信息服務(wù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)系統(tǒng)進(jìn)行有效的融合，使其能夠在互聯(lián)網(wǎng)信息平臺上實(shí)行公開的、透明的服務(wù)模式，主要目的是為了能夠更好的拓寬各個(gè)單位檔案管理信息工作的視野，不斷完善與創(chuàng)新檔案管理工作的思維，并創(chuàng)建符合自身發(fā)展的數(shù)據(jù)庫信息管理系統(tǒng)，保證檔案管理工作能夠較好的發(fā)揮社會價(jià)值與實(shí)際功能，不斷開拓新的管理局面。時(shí)代在不斷的發(fā)展進(jìn)步，社會在不斷的變化，在開展檔案管理工作中，只有順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展才能更好的生存。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案對個(gè)人、用人單位以及社會具有重要的作用。隨著科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也在快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)被廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也在隨著社會的變化產(chǎn)生變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足與當(dāng)代的社會發(fā)展需求。在信息時(shí)代下，開展檔案管理工作，能夠有效提高檔案管理工作效率。

[1]王麗麗.淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江科技信息,2017,(16):293.

[2]孟艷麗.信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新探究[J].辦公室業(yè)務(wù),2017,(03):147.

徐頻，女，四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院，副研究館員，研究方向：檔案管理。