高校檔案管理模式創(chuàng)新思考

蔣 珍 （中原工學(xué)院 450007）

高校檔案管理模式創(chuàng)新思考

蔣 珍 （中原工學(xué)院 450007）

在高校發(fā)展的道路中，檔案管理有著極其重要的作用，能夠在一定程度上促進(jìn)高校科研和教育的發(fā)展，并且高校檔案管理也是對(duì)高校管理、科研水平進(jìn)行衡量的重要依據(jù)，是組成高校文化建設(shè)體系的一個(gè)重要內(nèi)容。本文首先對(duì)當(dāng)前高校檔案管理的重要性和管理模式進(jìn)行分析，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)行創(chuàng)新思考，旨在構(gòu)建高效、優(yōu)質(zhì)的高校檔案管理模式，推動(dòng)高?？蒲泻徒逃陌l(fā)展。

高校檔案；管理模式；創(chuàng)新研究

現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，儲(chǔ)存完好的檔案資源不但能夠在一定程度上推動(dòng)高校的發(fā)展建設(shè)，同時(shí)，也為國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了重大力量。因此，在學(xué)校的日常工作中，檔案管理有著極其重要的意義，而對(duì)于高校檔案管理工作人員而言，如何對(duì)檔案實(shí)施高效、優(yōu)質(zhì)的管理是一個(gè)必須給予足夠重視的問(wèn)題。為了使高校檔案管理能夠順應(yīng)信息時(shí)代下對(duì)高校的發(fā)展提出的新要求，就必須對(duì)其管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，使高校檔案管理能夠?qū)⒆陨韮r(jià)值充分發(fā)揮。

一、高校檔案管理的重要性

高校檔案通常包括學(xué)生的個(gè)人信息、教學(xué)過(guò)程中累積的圖文和文字材料、影像視頻以及科研信息等。其中有關(guān)教學(xué)的資料是該學(xué)校所有教師的文化知識(shí)和教育經(jīng)驗(yàn)，是教師和學(xué)生長(zhǎng)期的勞動(dòng)、學(xué)習(xí)成果；而教學(xué)科研信息是所有教師不斷研究、探索得到的寶貴資料。這些檔案資料能夠?qū)⒔逃陌l(fā)展歷程、教學(xué)理念以及創(chuàng)新的教學(xué)方法、模式等充分的反映。高校檔案資料不但能夠?qū)氋F的教學(xué)資料提供給今后的教學(xué)研究，同時(shí)還能將這些寶貴資料提供給其他教師教學(xué)、學(xué)生學(xué)習(xí)作為借鑒。并且，通過(guò)對(duì)高校檔案資料的研究還能對(duì)目前高校的教學(xué)質(zhì)量給予適當(dāng)?shù)脑u(píng)估，能夠有效的推動(dòng)教學(xué)改革、促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高。

二、當(dāng)前高校檔案管理模式分析

隨著檔案管理的發(fā)展，以往紙質(zhì)版的實(shí)體管理已經(jīng)逐漸變?yōu)殡娮訖n案信息化管理模式，該模式有著智能化、多樣化以及管理范圍廣的優(yōu)點(diǎn)。但是，現(xiàn)階段中仍有部分高校未能及時(shí)接受新的觀念，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)使用的還是傳統(tǒng)的你查我調(diào)、重視保管輕視利用、閉架借閱模式。

隨著信息化社會(huì)的快速到來(lái)，推動(dòng)了高校檔案管理信息化發(fā)展的趨勢(shì)。目前，大部分高校已經(jīng)將校園網(wǎng)接軌于局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了相互聯(lián)系和溝通。但是1，仍有部分高校并沒(méi)有將校園網(wǎng)與局域網(wǎng)連通，僅僅是將少數(shù)工作機(jī)連接到校園網(wǎng)中，未能全面實(shí)現(xiàn)信息化的高校檔案管理。

在傳遞信息的方式中，紙張是傳統(tǒng)方法中主要的載體、媒介。而隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案信息存儲(chǔ)模式對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行了創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)了能夠?qū)⒁磺行枰獫M足的電子檔案。相對(duì)于紙質(zhì)檔案，電子檔案的存儲(chǔ)量能夠多出幾十倍甚至上千倍。

三、高校檔案管理模式創(chuàng)新

1.創(chuàng)新管理形式

將管理形式結(jié)合紙質(zhì)檔案、電子檔案和文檔一體化以及雙歸檔制進(jìn)行管理，這是管理創(chuàng)新形式的基本原則。高校在自動(dòng)化辦公實(shí)施規(guī)劃中，應(yīng)在自動(dòng)化辦公中融入信息化檔案管理以此統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)劃安排，將檔案管理與自動(dòng)化辦公的共同發(fā)展實(shí)現(xiàn)；同時(shí)，高校應(yīng)構(gòu)建檔案內(nèi)部局域網(wǎng)，并與互聯(lián)網(wǎng)或外部網(wǎng)實(shí)現(xiàn)連接，這是對(duì)管理創(chuàng)新形式的基本要求。要求高校將適應(yīng)于網(wǎng)絡(luò)特點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和政策制定，而一套能跨平臺(tái)運(yùn)作、操作性強(qiáng)并能統(tǒng)一管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)十分重要，能使信息時(shí)代下高校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)不斷完善；對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，借助電子檔案管理軟件和掃描等多種方法，在各類磁盤、光盤等儲(chǔ)存器里儲(chǔ)存記錄。而對(duì)于部分極其重要、使用頻率較高或是記憶受損的檔案信息應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行數(shù)字化管理和處理。

2.嚴(yán)格控制檔案資料質(zhì)量

對(duì)于所有需要儲(chǔ)存的檔案資料，特別是工作人員填寫的信息材料，高校應(yīng)組織相關(guān)人員嚴(yán)格進(jìn)行審查把控，需要本人簽字的資料必須經(jīng)過(guò)本人簽字再由高校組織完成審查、加蓋公章后才能進(jìn)行歸檔。本人不在無(wú)法簽字的情況下，必須將原因告知上層組織并加蓋公章后才能進(jìn)行歸檔。檔案資料有部分字跡不規(guī)范不清晰的地方存在應(yīng)要求退回重寫，達(dá)到規(guī)定條件后才能進(jìn)行歸檔。將檔案資料的質(zhì)量嚴(yán)格把控，嚴(yán)禁不規(guī)范、不完整的檔案歸檔，能夠使高校檔案管理質(zhì)量得到一定的提升。

3.提高管理人員管理職能

高校檔案管理模式的創(chuàng)新和提升與檔案管理工作人員的專業(yè)性存在著不可缺少的關(guān)系，對(duì)高校檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新要求必須對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)、思想道德素養(yǎng)的培養(yǎng)。首先，高校應(yīng)以檔案管理崗位職責(zé)需求為依據(jù)，對(duì)各個(gè)崗位職責(zé)和人員需求的技術(shù)水平明確，進(jìn)行工作人員的優(yōu)化；其次，高校應(yīng)將相應(yīng)的檔案管理制度完善，對(duì)檔案管理人員的工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，確保工作人員能夠正常進(jìn)行檔案管理工作，并使其工作完成的效率和準(zhǔn)確率得到提升。通過(guò)對(duì)檔案管理工作人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為檔案的安全與完整提供保障。通過(guò)檔案法律、業(yè)務(wù)知識(shí)競(jìng)賽的開展，使高校全體師生對(duì)檔案有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，深入到每位教師、學(xué)生的頭腦中。同時(shí)，高校還應(yīng)實(shí)施績(jī)效考核制度2，通過(guò)激勵(lì)制度使工作人員能夠積極主動(dòng)的及時(shí)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的完成檔案管理工作；最后，通過(guò)教育工作和再學(xué)習(xí)制度的開展使管理工作人員能夠得到持續(xù)、永久的學(xué)習(xí)、進(jìn)步。通過(guò)多樣化專業(yè)知識(shí)競(jìng)賽和檔案管理技術(shù)研討會(huì)等活動(dòng)的開展，確保檔案管理工作人員能夠?qū)ψ钚隆⒆钕冗M(jìn)的檔案管理知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而能夠更好的完成檔案管理的工作。

4.創(chuàng)建信息管理系統(tǒng)

信息化高校檔案管理體系的構(gòu)建是高校檔案管理模式創(chuàng)新的必然趨勢(shì)。對(duì)高校檔案進(jìn)行信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建的前提是對(duì)檔案管理和檔案應(yīng)用過(guò)程中的實(shí)際需求進(jìn)行了解，對(duì)高校檔案管理信息系統(tǒng)與聯(lián)網(wǎng)協(xié)議的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，并對(duì)高校校園網(wǎng)、數(shù)據(jù)接口和數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)源等統(tǒng)一協(xié)議，使高校檔案信息化管理體系能夠在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)校園網(wǎng)、教育網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的共享，使信息資源能夠進(jìn)行共同管理；在構(gòu)建高校檔案信息化管理體系的過(guò)程中，必須給予信息化管理體系的安全性足夠的重視。信息化存在著極大的安全隱患，其安全性能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)體系造成極大的影響。因此，在對(duì)高校檔案進(jìn)行信息化管理體系構(gòu)建過(guò)程中，必須對(duì)系統(tǒng)操作應(yīng)用權(quán)限進(jìn)行加強(qiáng)，借助加密保護(hù)數(shù)據(jù)、信息認(rèn)證和信息傳輸和網(wǎng)絡(luò)簽名等措施，對(duì)高校檔案信息化體系提供最大程度的安全保障。

四、結(jié)語(yǔ)

高校檔案能夠促進(jìn)高校的正常發(fā)展，并且還能將相關(guān)的資料提供給高校學(xué)術(shù)的研究和應(yīng)用，對(duì)于高校文化的建設(shè)、形成和傳承也有著一定的作用。必須給予高校檔案管理模式的創(chuàng)新以及管理效率、質(zhì)量的提高足夠的重視，通過(guò)對(duì)工作人員技術(shù)水平和管理職能的提升和管理形式的改變以及信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建，為高校的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

注釋：

1.路長(zhǎng)蘭.高校檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，(17)：94-95.

2.劉可人.現(xiàn)代高校檔案管理模式與創(chuàng)新思維[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2013，(16)：240-241.