北京數字檔案館建設之標準體系建設

楊中營

在北京數字檔案館建設項目中，有一項比較特殊的建設內容，就是標準體系建設。

一、北京數字檔案館標準體系概述

北京數字檔案館標準體系是指在規(guī)劃、設計、建設、運行、管理北京數字檔案館的過程中，所涉及的標準按其內在聯系形成的科學的有機整體。首先，北京數字檔案館標準體系是一個整體，體系內各項標準之間具有內在的有機聯系。其次，北京數字檔案館標準體系的組成單元是“標準”，標準體系通過標準體系框架和標準體系表的形式反映該標準體系的概況、總體結構以及體系內各標準之間的內在聯系。其中，標準體系框架可簡單地看做是標準體系表的結構性框架，主要是對現有相關各級各類標準進行系統(tǒng)梳理與概略研究的基礎上，確定分類依據，形成條理明確、層次清晰的標準組成架構，以方便全面、系統(tǒng)了解標準體系。

二、北京數字檔案館標準體系的作用

北京數字檔案館標準體系是北京數字檔案館建設項目的重要內容，同時也是北京市檔案信息化建設的重要內容，其主要作用如下：

一是促進北京市檔案局（館）與各區(qū)檔案局（館）以及各移交單位檔案部門之間的業(yè)務協(xié)同和信息共享。利用標準化手段，增強文件歸檔及整理、編目、管理、移交接收等業(yè)務的統(tǒng)一化，促進不同單位之間的業(yè)務協(xié)同；增強檔案信息資源的規(guī)范化，促進信息共享。

二是確保北京數字檔案館各個子系統(tǒng)之間、北京數字檔案館與其他應用系統(tǒng)之間、北京數字檔案館與其他數字檔案館之間的互聯互通。按照統(tǒng)一標準開發(fā)建設數字檔案館及其子系統(tǒng)，整合現有應用系統(tǒng)，開發(fā)開放性的對外接口，實現全方位的互聯互通，避免系統(tǒng)孤島、信息孤島。

三是確保北京數字檔案館建設安全可靠。數字檔案館建設，無論在管理制度還是在技術手段和措施方面，都要求具有高度的安全性和可靠性。通過標準化，可以規(guī)范相關管理制度的建設，規(guī)范所需基礎設施的建設，規(guī)范數據、業(yè)務活動的安全等級要求，統(tǒng)一安全技術措施，保障系統(tǒng)正常運轉以及系統(tǒng)之間信息交換的安全。

四是規(guī)范北京數字檔案館建設和運營。北京數字檔案館建設是一項大型信息系統(tǒng)工程，通過統(tǒng)一技術要求、業(yè)務要求、管理要求，可使整個工程及相關環(huán)節(jié)的建設有章可循，形成一個有機整體，從而實現北京數字檔案館有序、高效地建設和運營。

五是服務檔案信息化標準化工作。通過構建北京數字檔案館標準體系，能夠全面梳理當前現行相關標準，分析確定數字檔案館所需標準的類目和主要內容，研究制定標準制修訂計劃，為檔案信息化、標準化工作提供參考和依據。

三、北京數字檔案館標準體系的建設目標

根據北京數字檔案館建設項目的總體目標和要求，在充分遵循現有國際標準、國家標準和檔案行業(yè)標準的基礎上，構建一套涵蓋數字檔案館規(guī)劃、設計、建設、運行和管理的標準體系，并通過組織培訓等多種方式促進相關標準規(guī)范的貫徹和實施，進而確保數字檔案館規(guī)劃科學、設計合理、運行規(guī)范、管理有序并具有與其他數字檔案館或其他應用系統(tǒng)互聯互通的能力。

四、北京數字檔案館標準體系的建設思路

數字檔案館的本質是借助信息技術對檔案數字資源進行全程管理、高效管理和便捷利用。按照這一本質特征，可以提煉出數字檔案館涉及的三個主要研究對象，即：信息技術、檔案數字資源本身和檔案數字資源的全生命周期管理。因此，北京數字檔案館標準體系內的標準就應涵蓋此范圍內涉及的信息技術、檔案數字資源本身和檔案數字資源的全生命周期管理所需要的所有標準。在建設北京數字檔案館標準體系的過程中，主要遵照以下建設思路：

（一）注重現有相關標準的借鑒和引用

在建設數字檔案館標準體系時，要注重借鑒和引用檔案信息化領域現有有關國際、國家、行業(yè)及其他標準，要充分研究現有標準在數字檔案館建設項目中的可用性，并將現有標準融入到數字檔案館建設中。因此在建設數字檔案館時，要有可持續(xù)發(fā)展的長遠觀念，為今后檔案信息數據互通、共享和廣泛深入應用打好基礎，避免走回頭路和不必要的重復投入。

（二）注重一體化的管理模式

數字檔案館標準體系，是由數字檔案館建設過程中的各種相關標準規(guī)范構成的互相聯系、互相制約的動態(tài)性、指導性的文件整體。數字檔案館建設既要遵循電子政務相關標準要求，又要遵循檔案信息化相關標準要求；既要考慮檔案的需求，又要兼顧文件的需求；既要考慮電子檔案的需求，又要考慮傳統(tǒng)載體檔案數字副本的需求，同時還要考慮傳統(tǒng)載體檔案輔助管理的需求。因此，數字檔案館標準體系要整體考慮，統(tǒng)籌兼顧，形成一體化的管理模式。

（三）注重信息化建設與標準化建設的相互作用

信息化建設和標準化建設兩者密不可分，互相促進。標準制定給信息化建設起指導作用，同時信息化建設又反過來驗證標準的準確性和可操作性，兩者相輔相成。

（四）注重不同標準間縱向和橫向的邏輯關系

在標準體系建設過程中，不能孤立地看待每個標準，需要頂層設計，既要考慮橫向分類，又要考慮縱向兼容，還要綜合分析每個標準所要管理的方向和側重點，將各個標準縱橫相連，形成一個完整的標準體系，這樣才能完整地覆蓋整個數字檔案館標準規(guī)范建設需求，使之成為一個聯系緊密的有機整體。

（五）注重檔案數字資源的特點和生命周期研究

數字檔案館管理的對象主要為檔案數字資源。相對于傳統(tǒng)載體檔案，檔案數字資源具有以下特點：一是檢索方便，易復制，能快捷地獲取所需信息；二是傳播速度快、范圍廣，具有易共享性；三是易被修改，真實性存在考驗；四是技術依賴性強，隨著軟硬件環(huán)境的改變及信息技術的更新換代，檔案數字資源的可用性需重點關注。從生命周期的角度看，電子文件在形式上模糊了各階段文件的界限，實質上其實是更密切了各階段文件的管理。檔案數字資源是整個標準體系的核心，標準體系內各項標準的最終服務對象都是檔案數字資源，因此，應注重研究檔案數字資源的特點和生命周期，為建立數字檔案館標準體系創(chuàng)造有利條件。

五、北京數字檔案館的業(yè)務邏輯架構

數字檔案館的標準規(guī)范，歸根結底都是為業(yè)務服務的，數字檔案館標準體系建設要緊密結合數字檔案館的具體業(yè)務，因此，就很有必要分析提煉出數字檔案館的業(yè)務邏輯架構。

結合北京數字檔案館的建設任務，根據檔案數字資源的特點，我們可以從綜合管理、業(yè)務需求、信息技術等幾個方面，按照“抓住主線、多維度分析”的思路構建北京數字檔案館的業(yè)務邏輯架構。具體分析如下：

一是綜合管理。綜合管理包括對數字檔案館建設的行政指導意見、管理過程和相關技術的評價和評測等，這些都是數字檔案館管理的重要手段。

二是檔案數字資源業(yè)務。按照檔案數字資源生命周期劃分，主要包括檔案數字資源的收集歸檔、移交接收、保管維護、利用銷毀等管理過程。

三是檔案數字資源實體。作為被管理對象，是指電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數字化副本，主要包括文書、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄，是整個數字檔案館管理的核心。

四是信息技術。即檔案數字資源管理所用到的裝備和系統(tǒng)，裝備（硬件）主要包括：輸入輸出設備、存儲設備、傳輸設備、銷毀設備等，系統(tǒng)（軟件）主要包括：生產軟件、管理軟件、備份系統(tǒng)等。

五是安全。由于涉及國家安全，因此信息安全和人員安全也是檔案數字資源管理領域中必須考慮的要素。

據此，我們可以建立北京數字檔案館業(yè)務邏輯架構圖。如下圖：

六、北京數字檔案館標準體系框架

根據北京數字檔案館業(yè)務邏輯架構，結合標準體系建設的特點和檔案資源體系建設的總體規(guī)劃，北京數字檔案館標準體系框架具體設計見下圖。

（一）數據標準

數據標準是整個檔案數字資源的基礎，應滿足國家相關標準總體設計和總體規(guī)劃要求，結合數字檔案館項目建設實際情況，在原有標準的基礎上進一步細化分類或簡化。本部分應包括元數據標準、編碼標準、封裝標準、數據格式標準、目錄標準等。

（二）業(yè)務標準

業(yè)務標準從檔案數字資源管理角度應分為電子檔案管理和檔案數字化兩類。電子檔案管理標準包括收集歸檔、移交接收、保管維護、存儲備份和利用銷毀等。檔案數字化標準與電子檔案管理標準差異在于其需要有數字化加工的過程及相關標準。

（三）系統(tǒng)標準

系統(tǒng)標準從軟件和硬件兩個角度劃分。軟件標準主要包括規(guī)劃、設計、開發(fā)、測試、實施等標準。硬件標準主要包括規(guī)劃、設計、安裝部署、測試、實施標準以及系統(tǒng)評估測評等。

（四）安全標準

安全標準是保障檔案數字資源本身和數字檔案館系統(tǒng)安全而采取的技術和管理要求，用于規(guī)范檔案數字資源的安全建設。安全標準分為安全技術標準和安全管理標準。其中，安全技術標準包括物理安全、網絡安全、主機安全、應用安全和數據安全等標準；安全管理標準包括安全管理制度、安全管理機構、人員安全管理、系統(tǒng)建設管理、系統(tǒng)運維管理等標準。

（五）管理標準

管理標準可分為政策法規(guī)、通用管理標準和評估評測標準等，具體如下：

1.政策法規(guī)。北京數字檔案館的系統(tǒng)運行、業(yè)務開展和數據管理等各個方面都離不開國家和北京市的有關政策法規(guī)（特別是檔案和信息化有關政策法規(guī)）的宏觀指導，都需要在這些政策法規(guī)規(guī)定的框架之內運轉。

2.通用管理標準。數字檔案館管理的事項很多，涉及的標準也很多，但各個事項對應管理要求中的一些基礎性要求卻是相同的。為此，有必要從全局出發(fā)，根據這些共同要求，專門制定通用管理標準，服務于數字檔案館各個事項管理，服務于數字檔案館整體管理。

3.評估評測標準。若要實現對數字檔案館的有效管理，需明確標準體系內各項標準是否齊全，相關管理措施是否得到落實，設備設施和機構人員是否到位。為能夠全面了解以上事項并進行有效考核，應規(guī)定詳細的管理指標項和考核辦法，用來對數字檔案館進行評估評測。

七、北京數字檔案館標準體系表

有了標準體系框架，就可以在此基礎上對標準體系框架進行逐步細化和完善，進而形成數字檔案館標準體系表，再根據標準體系表制定相應的標準制修訂計劃并按照計劃逐步落實各個標準的制修訂任務，最終構建完成北京數字檔案館標準體系。在制修訂數字檔案館標準體系中的各個標準時，可以按照標準的緊急程度、重要程度等有計劃、分階段地開展，緊急的、核心的標準要優(yōu)先安排制訂修訂，其他標準可以根據實際情況后續(xù)逐步補充完善。在北京數字檔案館標準體系建設中，根據項目情況并結合北京市檔案信息化建設實際情況，優(yōu)先完成“一個體系”和“八個標準”。其中，“一個體系”為《北京數字檔案館標準體系》，“八個標準”分別涉及電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表編制、電子檔案移交與接收、檔案數字資源管理、元數據、目錄數據庫、編碼、數據接口和數字檔案館的使用管理。

在北京數字檔案館標準體系建設過程中，我們注重標準的實施反饋與完善，這些新制定的標準將首先在試點單位試用并及時修改完善，以確保北京數字檔案館標準體系能夠切實規(guī)范和指導北京數字檔案館項目建設及相應的檔案業(yè)務工作。