高校研究生檔案現(xiàn)代化管理的思考

湯偉

研究生檔案是研究生在校期間形成的報(bào)名、錄取、學(xué)習(xí)培養(yǎng)、思想政治、科研情況、獎懲等具有一定保存價(jià)值的文字材料，是干部人事檔案的重要組成部分。目前，各行各業(yè)技術(shù)轉(zhuǎn)型升級速度加快，社會對于高科技人才的需求急劇增加。國家不斷擴(kuò)大研究生招生規(guī)模，越來越多的人在面臨就業(yè)壓力的情況下選擇了報(bào)考研究生繼續(xù)深造，研究生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，所帶來的研究生檔案管理問題面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

一、高校研究生檔案管理信息化的現(xiàn)狀

研究生檔案管理在高校檔案管理中占有非常重要的位置，其信息化的腳步直接影響到研究生教育體系的培養(yǎng)與發(fā)展，然而當(dāng)前全國高校研究生檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀還存在許多不足之處，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.研究生檔案管理工作的現(xiàn)代化利用程度較低

當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時(shí)代已進(jìn)入到云計(jì)算的時(shí)代，高校研究生檔案管理正從以紙質(zhì)文件為主的模式向紙質(zhì)文件與電子文件并存的模式轉(zhuǎn)型。雖然有些高校已經(jīng)在自己的局域網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)管理，但是在與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息交換方面仍存在軟件不規(guī)范、授權(quán)制度不健全等問題，因此研究生檔案管理的現(xiàn)代化程度較低直接導(dǎo)致了研究生檔案的社會利用率較低。

2.研究生數(shù)量和流動增加，加劇了檔案使用頻率不斷提高與管理方式相對落后的矛盾

每一年高校招生、畢業(yè)、就業(yè)和繼續(xù)深造，使得研究生檔案發(fā)生非常大而且非常頻繁的變動，加之研究生的流動性日益增強(qiáng)，導(dǎo)致研究生檔案經(jīng)常要進(jìn)行跨省市、跨地區(qū)等遠(yuǎn)距離傳遞。然而國內(nèi)有相當(dāng)多的研究生院校的檔案管理，在檔案文件立卷歸檔時(shí)，檔案工作人員還需進(jìn)行手工整理及目錄的編制工作。這種手工編制工作，在勞動強(qiáng)度上不僅工作量大、工作時(shí)間長、速度慢，而且在很大程度上限制了檔案處理的速度。使原本高效利用的研究生檔案，在極慢的檢索速度、較低的準(zhǔn)確率和查全率之下，更無從談到參加檔案工作協(xié)作和為學(xué)術(shù)研究與交流活動提供便利了。

3.研究生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后

近些年來，許多高校為了加快研究生檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，也建成了規(guī)模大小不等的研究生檔案管理數(shù)據(jù)庫，但由于目前各高校研究生檔案管理部門水平方面的限制，數(shù)據(jù)庫在建設(shè)過程中，很難適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展，主要表現(xiàn)在建庫缺乏前瞻性；數(shù)據(jù)庫大多自建自用；建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小、標(biāo)準(zhǔn)化程度低、類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)；數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制。目前高校研究生檔案數(shù)據(jù)庫大多是條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。

4.檔案管理人員計(jì)算機(jī)管理及應(yīng)用技能水平較低

在研究生檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)過程中，檔案管理人員是非常關(guān)鍵的，網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)用和過程的管理都離不開檔案管理人員的監(jiān)督和操作，各項(xiàng)軟硬件技術(shù)的實(shí)施都必須通過檔案管理人員的操作才能發(fā)揮其作用。目前，各大高校研究生檔案管理隊(duì)伍的現(xiàn)代化技術(shù)與實(shí)際應(yīng)用能力都相對較低，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)今高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境，普遍存在缺乏計(jì)算機(jī)及通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，而又熟悉檔案管理業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，因此，研究生檔案管理已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和高校檔案管理事業(yè)發(fā)展的需要，補(bǔ)充此類人才迫在眉睫。

5.研究生檔案信息化建設(shè)缺乏一定的前瞻性和安全性

當(dāng)前高校研究生檔案信息化建設(shè)，未能很好地立足現(xiàn)實(shí)，把握未來的發(fā)展，尤其是信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，沒有足夠重視技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的更新。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)的安全性原則更是一項(xiàng)綜合的系統(tǒng)工程，信息網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、上網(wǎng)檔案信息的準(zhǔn)備、網(wǎng)上檔案信息管理服務(wù)及網(wǎng)站的維護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)都密切關(guān)聯(lián)著安全問題。目前高校在這些安全方面所采取的態(tài)度和措施都是不足的，在建立數(shù)據(jù)庫、規(guī)范管理制度、聯(lián)通網(wǎng)絡(luò)硬件、實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸信息網(wǎng)絡(luò)化、資源交流共享化、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化等方面，更應(yīng)加強(qiáng)安全意識和措施。

二、加快研究生檔案管理信息化的思路

1.建立虛擬研究生檔案管理平臺是加快研究生檔案管理信息化的基礎(chǔ)

在全國統(tǒng)一的高校研究生檔案系統(tǒng)下，各高校首先對研究生入校時(shí)所有原始檔案進(jìn)行掃描，進(jìn)行數(shù)字檔案分類入庫。建立一個(gè)以掃描文件、數(shù)字圖片、數(shù)字影像等為基礎(chǔ)的虛擬檔案庫，而對每一份檔案的物理原件進(jìn)行安全保存。

應(yīng)及時(shí)開發(fā)適應(yīng)各校實(shí)際情況的研究生虛擬檔案管理軟件，健全科學(xué)的使用授權(quán)制度，以保證可以向社會開放的研究生信息，在網(wǎng)絡(luò)上全面開放。

2.建立離網(wǎng)數(shù)據(jù)庫可以保護(hù)研究生電子檔案的安全性

由于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客的威脅，高校應(yīng)對研究生電子檔案進(jìn)行離網(wǎng)備份，而且制定制度要求離網(wǎng)數(shù)據(jù)庫信息的存儲和提取必須使用不同的移動介質(zhì)。

3.建立高校研究生檔案互聯(lián)網(wǎng)定期公布信息共享平臺

信息的價(jià)值在于可流動性和共享性，因此，建設(shè)多形式、多層次的檔案信息共享平臺，促進(jìn)檔案信息資源的公開、共享和循環(huán)利用，既是檔案的要求，也是檔案信息化的目的所在。當(dāng)然，高校檔案在開放的同時(shí)，也要注意對個(gè)人隱私和知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。

總之，信息化是高校研究生檔案管理改革的方向，高校檔案的信息化建設(shè)不僅關(guān)系著高校自身系統(tǒng)內(nèi)部工作的方方面面，是高校組織管理、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)和科研等各項(xiàng)工作順利開展的前提和基礎(chǔ)，而且對整個(gè)社會的資源共享、文化交流、文明進(jìn)步有著重要的推動作用。

（作者單位：寧夏大學(xué)研究生院）