如何面對檔案管理新形勢

王 超

公主嶺市中小企業(yè)服務(wù)中心

如何面對檔案管理新形勢

王 超

公主嶺市中小企業(yè)服務(wù)中心

在現(xiàn)在的信息社會中，事業(yè)單位的檔案管理中的不足開始逐漸的凸顯出來，事業(yè)單位的檔案管理是與單位工作的整體秩序和效率相聯(lián)系的，因此需要改進(jìn)現(xiàn)有工作中的不足，對事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行改革。

事業(yè)單位；檔案管理；改革創(chuàng)新

一、做好事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性工作，它在作為事業(yè)單位工作查考依據(jù)的同時，也是生產(chǎn)生活的參考資料，最重要的是在單位與職工正當(dāng)權(quán)益的維護(hù)中，可作為重要的憑證。另外，它也是提高事業(yè)單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。因此，它在事業(yè)單位管理中是不可或缺的一部分。科學(xué)規(guī)范的檔案管理，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。做好檔案管理工作對于每一個檔案管理工作人員來說，是最主要的任務(wù)。若是沒有意識到這個問題，那么就會在事業(yè)單位健康發(fā)展中埋下隱患。做好檔案管理工作的意義有很多，主要有兩個方面：從單位出發(fā)，單位領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)所記錄的檔案，及時、全面的掌握單位的整體情況，據(jù)此進(jìn)行策略調(diào)整和制定；從社會各界出發(fā)，社會各界可依據(jù)維護(hù)歷史真實面貌的檔案，分析事業(yè)單位的業(yè)績，分析情況，從而為選擇合適機(jī)關(guān)進(jìn)行合作奠定一定的基礎(chǔ)。

今社會飛速發(fā)展，也加深了檔案管理工作創(chuàng)新與改革的進(jìn)程。只有勇于探索和嘗試，才能適應(yīng)社會的競爭，才能將本單位整體發(fā)展的狀況和工作成果更全面、真實地反映出來。檔案管理工作與單位其他方面管理的有機(jī)結(jié)合不僅可實現(xiàn)機(jī)關(guān)單位管理戰(zhàn)略，還能提高單位的管理效率。

二、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

1、工作人員不夠重視檔案管理工作

事業(yè)單位檔案所存儲的信息的容量是非常大的，它與單位的很多重要工作流程都有著密不可分的聯(lián)系。例如，優(yōu)秀員工的篩選，對工作人員的審查等。檔案管理工作人員應(yīng)該重視自己所做的工作，將檔案信息分好類別，這樣，當(dāng)其他的工作人員需要查看檔案時，就會非常容易的找到自己所需要的內(nèi)容。 然而，在現(xiàn)實的生活中，很多事業(yè)單位的檔案管理工作人員并沒有意識到自己工作的重要性，他們的思想仍是停留在“檔案管理工作就只是抄抄寫寫，并沒有什么技術(shù)含量”這個層面上，這種老舊的思想嚴(yán)重的阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

2、不能夠?qū)n案資源合理的利用

有些事業(yè)單位，對檔案的管理處在一個瓶頸的階段，只是一直維持基本的保管、整理以及收集，沒有將檔案資源進(jìn)行開發(fā)以及利用。之所以在單位中建立檔案管理，原因就是要將資料進(jìn)行匯集，并且得到有效的利用。那么，前提就是要將檔案管理的信息正確的提供，要讓此信息能夠為單位帶來有效的參考價值以及系統(tǒng)的服務(wù)?？墒蔷妥罱鼛啄甑默F(xiàn)象來分析，事業(yè)單位在檔案管理的過程當(dāng)中，不能夠?qū)①Y源有效的利用起來，也沒有開發(fā)資源的意向，使得管理的方式比較單一，檔案管理一直在被動的狀態(tài)下維持著。

3、不能夠應(yīng)用現(xiàn)代檔案管理信息化技術(shù)

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，對現(xiàn)代檔案管理工作提出了新的要求，如何將信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到現(xiàn)代檔案管理實踐中，以獲得對檔案信息資料的充分挖掘和整理，最大化的促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的效率和效益。為此，檔案信息管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用，將原本固化的檔案資料實現(xiàn)了信息化和數(shù)字化，并結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠從紛繁的檔案資料中獲得有益的信息決策和分析，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化和現(xiàn)代化水平的提升。

三、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

1、對事業(yè)單位檔案進(jìn)行科學(xué)化、創(chuàng)新性管理

隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，我們的事業(yè)單位需要處理的事物和面臨的問題也越來越多，有著更加龐大的檔案信息需要管理。我們需要采用科學(xué)的技術(shù)手段，以達(dá)到高效的管理。

首先，我們應(yīng)該確保事業(yè)單位檔案信息管理的實效性、準(zhǔn)確性、及時性，以便檔案信息能夠更好地服務(wù)于事業(yè)單位的工作。

其次，我們需要利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將現(xiàn)有的檔案信息數(shù)字化、信息化，實現(xiàn)檔案信息紙質(zhì)化和數(shù)據(jù)格式并存，這樣可以更好地確保檔案信息的安全和完整。

最后，我們可以充分利用網(wǎng)絡(luò)，將我們不屬于保密范圍的檔案信息，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享，實現(xiàn)資源共享，從而更加有效地實現(xiàn)資源的充分利用。

2、制定有效安全的檔案管理制度

檔案的作用是為企事業(yè)單位提供方便快捷完善的信息資源，為檔案使用者提供最好的服務(wù)，其中很多內(nèi)容是單位的秘密文件，所以應(yīng)當(dāng)制定一套有效安全的檔案管理制度來保證檔案安全，消除虛假信息隱患。檔案部門應(yīng)當(dāng)加大對內(nèi)外網(wǎng)的檢測，對上網(wǎng)的檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。同時檔案使用者應(yīng)當(dāng)將使用情況進(jìn)行及時的反饋，檔案管理者也應(yīng)該吸取檔案使用者的意見建議，進(jìn)一步完善事業(yè)單位的檔案管理工作。

3、加大對檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)

傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)資料，這為檔案的采集、儲存、保護(hù)帶來極大的不便。與此同時，信息化的發(fā)展允許將大量的資料通過電子錄入的方式進(jìn)行儲存，檔案儲存所需的空間變小，對檔案的整理及存儲環(huán)境的要求也變得簡單。這就需要事業(yè)單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設(shè)備。

4、強化對檔案管理重視性，制定科學(xué)管理體系

要想提高檔案管理效率，最重要的就是要提高對檔案管理工作的重視性，強化對檔案管理的管理體系的制定。檔案管理是單位發(fā)展的潛在推動力，要想強化工作人員對檔案管理工作的重視，就需要制定出合理完善的管理制度，通過制度來提高工作人員的重視性和效率。同時在制定管理體系的過程中，要結(jié)合檔案管理的特點，盡量的實現(xiàn)管理的科學(xué)性，靈活性和高效性。

結(jié)語

總之，隨著事業(yè)單位對檔案管理的不斷重視和完善，檔案管理工作有了一定突破，但是信息技術(shù)的發(fā)展使得愈來愈多的檔案信息資源需要有效管理，于是對事業(yè)單位檔案管理者提出了新的要求。事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革具有重要的意義，檔案管理者要與時俱進(jìn)，不斷提高自身綜合素質(zhì)，努力做好事業(yè)單位檔案管理工作。